養(yǎng)老院物資采購制度第一章總則第一條為貫徹落實國家關(guān)于養(yǎng)老服務(wù)體系建設(shè)的法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標準，規(guī)范養(yǎng)老院內(nèi)物資采購行為，防控采購風險，提升物資管理效能，保障老年人權(quán)益，結(jié)合本企業(yè)實際情況，制定本制度。本制度依據(jù)《中華人民共和國招標投標法》《中華人民共和國政府采購法》等法律法規(guī)，以及集團母公司關(guān)于內(nèi)部風險防控的相關(guān)規(guī)定，旨在構(gòu)建科學、規(guī)范、高效的物資采購管理體系。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工在養(yǎng)老院運營管理過程中涉及物資采購的所有業(yè)務(wù)場景，包括但不限于醫(yī)療設(shè)備、生活用品、食品食材、維修材料等采購活動。第三條本制度中下列術(shù)語的含義：（一）物資采購專項管理：指企業(yè)為規(guī)范物資采購行為，防控采購風險，提升采購效益，所建立的一整套管理制度、流程及操作規(guī)范，涵蓋需求提出、預算審批、供應(yīng)商選擇、招標投標、合同簽訂、履約驗收、付款結(jié)算等全流程管理。（二）采購風險：指在物資采購過程中可能出現(xiàn)的各類風險，包括但不限于供應(yīng)商資質(zhì)風險、價格風險、質(zhì)量風險、合規(guī)風險、廉政風險等。（三）采購合規(guī)：指物資采購活動嚴格遵循國家法律法規(guī)、行業(yè)準則及企業(yè)內(nèi)部管理制度，確保采購行為合法、合規(guī)、透明。第四條物資采購專項管理應(yīng)遵循以下核心原則：（一）全面覆蓋：物資采購全過程納入專項管理體系，實現(xiàn)風險防控無死角。（二）責任到人：明確各層級、各部門在物資采購中的職責，確保責任可追溯。（三）風險導向：以風險防控為核心，優(yōu)先識別、評估、處置重大采購風險。（四）持續(xù)改進：定期評估物資采購管理體系的有效性，優(yōu)化管理流程，提升管理效能。第二章管理組織機構(gòu)與職責第五條公司主要負責人為養(yǎng)老院物資采購專項管理工作的第一責任人，對物資采購行為的合規(guī)性、安全性負總責；分管領(lǐng)導為直接責任人，負責組織協(xié)調(diào)物資采購專項管理工作，對具體采購行為的合規(guī)性負直接責任。第六條設(shè)立養(yǎng)老院物資采購專項管理領(lǐng)導小組，由公司主要負責人擔任組長，分管領(lǐng)導擔任副組長，成員包括財務(wù)部、審計部、法務(wù)部、運營部等部門負責人。領(lǐng)導小組負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)物資采購專項管理工作，研究決策重大采購事項，監(jiān)督評估采購行為的合規(guī)性，定期聽取工作匯報，及時解決管理難題。第七條物資采購專項管理領(lǐng)導小組下設(shè)辦公室，掛靠運營部，負責日常管理工作，具體職責包括：（一）統(tǒng)籌物資采購專項管理制度建設(shè)，確保制度符合國家法律法規(guī)及企業(yè)實際情況。（二）組織開展物資采購風險識別、評估與防控，建立風險預警機制。（三）監(jiān)督考核各部門物資采購行為的合規(guī)性，定期通報管理情況。（四）組織開展物資采購培訓宣貫，提升全員合規(guī)意識。第八條物資采購專項管理實行分工負責制，各層級、各部門職責如下：（一）牽頭部門（運營部）：1.統(tǒng)籌物資采購專項管理制度建設(shè)，負責制度的修訂完善。2.組織開展物資采購需求論證，編制采購計劃。3.負責供應(yīng)商管理，建立合格供應(yīng)商名錄。4.監(jiān)督采購流程執(zhí)行，確保采購行為合規(guī)。5.負責采購合同簽訂、履約驗收等環(huán)節(jié)的管理。（二）專責部門（財務(wù)部、審計部、法務(wù)部）：1.財務(wù)部：負責采購預算管理、資金支付審核、發(fā)票管理等工作。2.審計部：負責采購活動的獨立審計，監(jiān)督采購行為的合規(guī)性。3.法務(wù)部：負責采購合同的合法性審核，提供法律支持。（三）業(yè)務(wù)部門/下屬單位：1.負責提出物資采購需求，配合開展需求論證。2.負責采購物資的日常使用管理，提出驗收意見。3.負責落實本領(lǐng)域物資采購的合規(guī)要求，開展日常風險防控。第九條基層執(zhí)行崗（如采購員、驗收員等）應(yīng)履行以下合規(guī)操作責任：（一）嚴格遵守物資采購流程，確保采購行為合法合規(guī)。（二）如實記錄采購過程，完整保存相關(guān)資料。（三）發(fā)現(xiàn)采購風險或違規(guī)行為，及時向?qū)Ｘ煵块T或領(lǐng)導小組報告。（四）簽署崗位合規(guī)承諾書，明確個人責任。第三章專項管理重點內(nèi)容與要求第十條供應(yīng)商盡職調(diào)查：采購前必須對供應(yīng)商進行充分盡職調(diào)查，包括但不限于以下內(nèi)容：（一）供應(yīng)商資質(zhì)：核實供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、行業(yè)準入證明等，確保其具備合法經(jīng)營資格。（二）經(jīng)營狀況：評估供應(yīng)商財務(wù)狀況、信譽記錄、市場口碑等，確保其具備穩(wěn)定供貨能力。（三）質(zhì)量控制：審查供應(yīng)商質(zhì)量管理體系，確保其能夠提供符合標準的物資產(chǎn)品。（四）價格競爭力：通過市場詢價、比價等方式，確保采購價格合理。禁止與存在利益輸送、違規(guī)行為的供應(yīng)商開展合作。第十一條招標投標管理：采購金額達到一定標準的物資，必須通過招標方式選擇供應(yīng)商，具體要求如下：（一）招標方式：根據(jù)采購需求選擇公開招標、邀請招標、競爭性談判等方式。（二）招標流程：編制招標文件、發(fā)布招標公告、資格預審、開標評標、中標公示等環(huán)節(jié)必須合規(guī)。（三）評標標準：以綜合評分法為主，綜合考慮價格、質(zhì)量、服務(wù)、信譽等因素。（四）合同簽訂：中標結(jié)果確定后，必須在規(guī)定時限內(nèi)簽訂采購合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)。第十二條采購預算管理：物資采購必須納入年度預算管理，具體要求如下：（一）預算編制：運營部根據(jù)業(yè)務(wù)需求編制采購預算，經(jīng)財務(wù)部審核后報領(lǐng)導小組審批。（二）預算執(zhí)行：采購活動必須以批準的預算為準，不得超預算采購。（三）預算調(diào)整：確需調(diào)整預算的，必須履行審批程序，并說明調(diào)整原因。第十三條合同簽訂與履行：物資采購合同必須符合以下要求：（一）合同內(nèi)容：明確采購物資的規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量標準、價格、交貨時間、付款方式、違約責任等。（二）合同審核：法務(wù)部負責合同合法性審核，確保合同條款符合法律法規(guī)及企業(yè)內(nèi)部管理制度。（三）合同履行：雙方必須嚴格履行合同約定，及時交付、驗收、付款。第十四條物資驗收管理：采購物資必須嚴格驗收，具體要求如下：（一）驗收標準：以采購合同、技術(shù)規(guī)格書等為依據(jù)，確保物資質(zhì)量符合要求。（二）驗收程序：由業(yè)務(wù)部門/下屬單位組織驗收，必要時可邀請第三方機構(gòu)參與。（三）驗收記錄：驗收合格后，必須簽署驗收報告，并附相關(guān)資料存檔。第十五條付款結(jié)算管理：物資采購付款必須符合以下要求：（一）付款條件：以驗收合格、發(fā)票合規(guī)為付款前提。（二）付款審批：財務(wù)部根據(jù)采購合同、驗收報告、發(fā)票等資料審核付款申請，經(jīng)授權(quán)人員審批后支付。（三）付款方式：優(yōu)先采用銀行轉(zhuǎn)賬方式，確保資金安全。第十六條價格管理：物資采購價格必須合理，具體要求如下：（一）市場詢價：通過多家供應(yīng)商詢價、比價等方式，確保采購價格具有競爭力。（二）價格公示：采購價格必須在一定范圍內(nèi)公示，接受監(jiān)督。（三）價格審核：財務(wù)部負責采購價格的合理性審核，防止價格虛高。第十七條廉政風險防控：物資采購必須防范廉政風險，具體要求如下：（一）禁止利益輸送：嚴禁采購人員與供應(yīng)商串通操縱采購行為。（二）禁止收受回扣：嚴禁收受供應(yīng)商的財物或好處。（三）禁止違規(guī)兼職：采購人員不得在供應(yīng)商處兼職或領(lǐng)取報酬。第四章專項管理運行機制第十八條制度動態(tài)更新機制：根據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)準則及企業(yè)實際情況，定期評估物資采購專項管理制度的有效性，及時修訂完善，確保制度始終符合管理需求。第十九條風險識別預警機制：運營部每年至少開展一次物資采購風險排查，識別潛在風險點，進行分級評估，并發(fā)布風險預警通知，要求相關(guān)部門落實防控措施。第二十條合規(guī)審查機制：將物資采購合規(guī)審查嵌入業(yè)務(wù)流程，具體要求如下：（一）需求提出階段：運營部對采購需求進行合規(guī)性審查，確保需求合理合法。（二）供應(yīng)商選擇階段：運營部對供應(yīng)商資質(zhì)、經(jīng)營狀況等進行合規(guī)性審查。（三）合同簽訂階段：法務(wù)部對合同條款進行合法性審查。（四）付款結(jié)算階段：財務(wù)部對付款申請進行合規(guī)性審查。未經(jīng)合規(guī)審查的采購行為一律不得實施。第二十一條風險應(yīng)對機制：根據(jù)風險等級，分級處置采購風險事件，具體要求如下：（一）一般風險：由業(yè)務(wù)部門/下屬單位負責處置，并及時向運營部報告。（二）重大風險：由運營部牽頭，協(xié)調(diào)相關(guān)部門共同處置，必要時向領(lǐng)導小組報告。（三）應(yīng)急流程：發(fā)生重大采購風險事件時，必須立即啟動應(yīng)急預案，采取補救措施，并上報領(lǐng)導小組。第二十二條責任追究機制：對違反物資采購專項管理制度的行為，視情節(jié)輕重進行相應(yīng)處理，具體要求如下：（一）違規(guī)情形：包括但不限于未履行審批程序、采購價格虛高、收受回扣、泄露商業(yè)秘密等。（二）處罰標準：輕微違規(guī)給予警告，一般違規(guī)給予通報批評，嚴重違規(guī)給予紀律處分，涉嫌違法的依法移送司法機關(guān)。（三）責任聯(lián)動：將違規(guī)行為納入績效考核，與績效、評優(yōu)掛鉤。第二十三條評估改進機制：每年對物資采購專項管理體系的有效性進行評估，重點關(guān)注以下內(nèi)容：（一）制度執(zhí)行情況：檢查各項制度是否得到有效落實。（二）風險防控效果：評估風險防控措施的實際效果。（三）管理漏洞：識別管理流程中的薄弱環(huán)節(jié)，提出改進建議。評估結(jié)果作為制度修訂的重要依據(jù)。第五章專項管理保障措施第二十四條組織保障：各層級領(lǐng)導必須高度重視物資采購專項管理工作，將其納入重要議事日程，定期研究解決管理難題，確保各項工作順利推進。第二十五條考核激勵機制：將物資采購合規(guī)情況納入部門及個人的年度考核，考核結(jié)果與績效、評優(yōu)掛鉤，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人給予獎勵，對違規(guī)行為的責任人進行處罰。第二十六條培訓宣傳機制：分層級開展物資采購專項培訓，具體要求如下：（一）管理層培訓：重點培訓合規(guī)履職、風險防控等內(nèi)容。（二）業(yè)務(wù)人員培訓：重點培訓采購流程、供應(yīng)商管理、合同簽訂等內(nèi)容。（三）基層員工培訓：重點培訓崗位合規(guī)操作、風險上報等內(nèi)容。通過培訓提升全員合規(guī)意識和管理能力。第二十七條信息化支撐：利用信息化系統(tǒng)實現(xiàn)物資采購流程自動化、風險實時監(jiān)控，具體要求如下：（一）采購平臺：建立物資采購信息化平臺，實現(xiàn)需求提報、供應(yīng)商管理、招標投標、合同管理等功能。（二）風險監(jiān)控：通過系統(tǒng)實時監(jiān)控采購流程，及時發(fā)現(xiàn)并處置風險事件。（三）數(shù)據(jù)分析：利用系統(tǒng)數(shù)據(jù)開展采購分析，優(yōu)化管理決策。第二十八條文化建設(shè)：通過多種形式營造全員合規(guī)氛圍，具體要求如下：（一）發(fā)布合規(guī)手冊：編制物資采購合規(guī)手冊，明確行為規(guī)范和違規(guī)后果。（二）簽訂合規(guī)承諾書：全體員工必須簽署合規(guī)承諾書，明確個人責任。（三）開展合規(guī)宣傳：通過宣傳欄、內(nèi)部刊物等方式宣傳合規(guī)理念，提升全員合規(guī)意識。第二十九條報告制度：建立物資采購專項管理報告制度，具體要求如下：（一）風險事件報告：發(fā)生采購風