企業(yè)內(nèi)部檔案管理流程規(guī)范一、檔案管理的核心價(jià)值與基本原則企業(yè)檔案是經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、管理決策、合規(guī)運(yùn)營(yíng)的核心憑證，承載著企業(yè)發(fā)展軌跡與關(guān)鍵信息。規(guī)范檔案管理需遵循真實(shí)性、完整性、安全性、可利用性原則，確保檔案從形成到銷毀的全生命周期管理合法合規(guī)、高效有序。二、檔案收集：全周期覆蓋與精準(zhǔn)歸集（一）收集范圍與責(zé)任分工檔案收集需覆蓋企業(yè)全業(yè)務(wù)鏈，各部門(mén)按職責(zé)分工負(fù)責(zé)：文書(shū)類：規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、合同協(xié)議等（行政部、法務(wù)部主導(dǎo)）；財(cái)務(wù)類：憑證、賬簿、審計(jì)報(bào)告等（財(cái)務(wù)部主導(dǎo)）；人事類：?jiǎn)T工合同、薪酬記錄、培訓(xùn)檔案等（人力資源部主導(dǎo)）；業(yè)務(wù)類：項(xiàng)目方案、客戶資料、研發(fā)成果等（業(yè)務(wù)部門(mén)或項(xiàng)目組主導(dǎo)）。（二）收集要求與時(shí)間節(jié)點(diǎn)1.日常歸集：各部門(mén)指定檔案員，實(shí)時(shí)收集本部門(mén)文件，確?！耙皇乱粰n”“一人一檔”；2.定期匯總：每月末/季度末，部門(mén)檔案員對(duì)零散文件進(jìn)行完整性檢查（如簽章、附件是否齊全）；3.專項(xiàng)移交：項(xiàng)目結(jié)束、年度審計(jì)、人員離職等節(jié)點(diǎn)，需在30個(gè)工作日內(nèi)完成專項(xiàng)檔案整理（如項(xiàng)目檔案需包含立項(xiàng)、執(zhí)行、驗(yàn)收全流程資料）。三、檔案整理：分類編碼與立卷歸檔（一）分類與編號(hào)規(guī)則1.分類邏輯：采用“年度-部門(mén)-類型-保管期限”四級(jí)分類（例：2024-行政部-文書(shū)-永久），確保同類檔案邏輯關(guān)聯(lián)；2.編號(hào)規(guī)則：檔號(hào)由“年度+部門(mén)代碼+類型代碼+順序號(hào)”組成（例：2024-XZ-____，其中XZ為行政部代碼），便于檢索與管理。（二）立卷與目錄編制1.立卷要求：按“問(wèn)題/項(xiàng)目+時(shí)間”組卷，同一事項(xiàng)的文件需合并裝訂（如某合同的洽談?dòng)涗?、審批單、簽署版需歸入同一卷）；2.目錄編制：每卷檔案需附《卷內(nèi)文件目錄》，包含檔號(hào)、文件標(biāo)題、形成日期、頁(yè)數(shù)、責(zé)任人等信息，電子目錄同步更新至檔案系統(tǒng)。四、檔案歸檔：合規(guī)審核與雙套管理（一）歸檔條件與審核1.歸檔條件：文件需為原件（特殊情況附復(fù)印件并標(biāo)注說(shuō)明）、手續(xù)完備（如審批簽字、用印齊全）、內(nèi)容真實(shí)有效；2.部門(mén)初審：部門(mén)檔案員對(duì)擬歸檔文件進(jìn)行完整性、準(zhǔn)確性審核，填寫(xiě)《檔案移交清單》；3.檔案部門(mén)復(fù)核：重點(diǎn)檢查涉密檔案的密級(jí)標(biāo)注、敏感信息脫敏情況。（二）移交與登記1.移交雙方現(xiàn)場(chǎng)清點(diǎn)檔案，簽署《檔案移交登記表》（注明數(shù)量、類型、移交時(shí)間）；2.電子檔案通過(guò)加密傳輸至系統(tǒng)，確保與紙質(zhì)檔案“雙套制”管理（特殊場(chǎng)景可單套制，但需滿足長(zhǎng)期可讀要求）。五、檔案保管：安全防護(hù)與動(dòng)態(tài)臺(tái)賬（一）保管場(chǎng)所與設(shè)備1.檔案庫(kù)房需獨(dú)立設(shè)置，滿足溫濕度控制（溫度14-24℃，濕度45%-60%）、防火（配備滅火器、煙感）、防潮（安裝除濕機(jī)）、防蟲(chóng)（定期投放驅(qū)蟲(chóng)劑）要求；2.重要檔案（如合同、審計(jì)報(bào)告）需存放于防磁柜或保險(xiǎn)柜，電子檔案定期備份（至少兩地三備份）。（二）保管期限與臺(tái)賬管理1.保管期限劃分：永久：企業(yè)章程、股權(quán)變更、年度審計(jì)報(bào)告等；定期：業(yè)務(wù)合同（3-10年）、員工考勤（3年）、日常發(fā)文（5年）等（參考《企業(yè)檔案管理規(guī)定》及企業(yè)制度）；2.建立《檔案保管臺(tái)賬》，記錄檔案出入庫(kù)、借閱、銷毀等動(dòng)態(tài)，每年末全面盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。六、檔案利用：合規(guī)借閱與保密管控（一）利用申請(qǐng)與審批1.內(nèi)部利用：?jiǎn)T工填寫(xiě)《檔案利用申請(qǐng)表》，注明用途，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后可查閱/復(fù)制（涉密檔案需分管領(lǐng)導(dǎo)審批）；2.外部利用：審計(jì)、司法調(diào)閱需憑公函及經(jīng)辦人證件，經(jīng)法務(wù)/合規(guī)部門(mén)審核后，由檔案員陪同查閱（原則上不外借原件）。（二）利用方式與保密要求1.利用方式：現(xiàn)場(chǎng)查閱、復(fù)制（加蓋檔案專用章）、線上查閱（僅限授權(quán)電子檔案）；2.保密要求：涉密檔案利用需簽署《保密承諾書(shū)》，禁止拍攝、傳播敏感信息，利用后及時(shí)歸還并登記。七、檔案銷毀：鑒定審批與安全執(zhí)行（一）鑒定與清單編制成立“檔案鑒定小組”（由檔案、法務(wù)、審計(jì)人員組成），每5年對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定：確無(wú)保存價(jià)值的，編制《檔案銷毀清單》（含檔號(hào)、名稱、形成時(shí)間、保管期限）；仍有利用價(jià)值的，延長(zhǎng)保管期限并更新臺(tái)賬。（二）審批與銷毀執(zhí)行1.銷毀清單經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)或分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案部門(mén)會(huì)同監(jiān)銷人（至少2人）執(zhí)行銷毀；2.銷毀方式：紙質(zhì)檔案采用粉碎或焚燒（確保不可復(fù)原），電子檔案徹底刪除并記錄過(guò)程，監(jiān)銷人簽字確認(rèn)《檔案銷毀登記表》。八、監(jiān)督與持續(xù)改進(jìn)1.監(jiān)督機(jī)制：檔案管理部門(mén)每季度檢查各部門(mén)檔案工作，審計(jì)部門(mén)每年開(kāi)展專項(xiàng)審計(jì)，重點(diǎn)排查歸檔不及時(shí)、保管不善、利用違規(guī)等問(wèn)題；2.持續(xù)改進(jìn)：結(jié)合《檔案法》修訂、企業(yè)業(yè)務(wù)變化（如數(shù)字化轉(zhuǎn)型），每年優(yōu)化流程（如新增電子檔案元數(shù)據(jù)管理要求），確保管理規(guī)