部門行政工作流程及規(guī)范手冊(cè)一、引言本手冊(cè)旨在規(guī)范部門行政工作流程，明確崗位權(quán)責(zé)，提升行政工作效率與質(zhì)量，確保各項(xiàng)事務(wù)有序開(kāi)展。適用于本部門全體行政人員及涉及行政工作的相關(guān)崗位，各崗位需嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行。二、行政事務(wù)管理（一）日?？记诠芾砜记诜绞剑翰捎弥讣y/人臉識(shí)別打卡，員工因出差、外勤等特殊情況無(wú)法打卡時(shí)，需提前填寫(xiě)《外勤登記表》，經(jīng)直屬上級(jí)審批后交行政崗備案。請(qǐng)假流程：?jiǎn)T工請(qǐng)假需提前填寫(xiě)《請(qǐng)假申請(qǐng)表》，附相關(guān)證明材料（病假需提供醫(yī)院診斷證明）。請(qǐng)假1個(gè)工作日內(nèi)由直屬上級(jí)審批，3個(gè)工作日內(nèi)由部門負(fù)責(zé)人審批，超過(guò)3個(gè)工作日需報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，《請(qǐng)假申請(qǐng)表》交行政崗錄入考勤系統(tǒng)。考勤統(tǒng)計(jì)：行政崗每周一匯總上周考勤數(shù)據(jù)，核對(duì)遲到、早退、曠工等異常情況，及時(shí)反饋至部門負(fù)責(zé)人；每月末生成月度考勤報(bào)表，報(bào)送人力資源部備案。（二）值班安排與管理值班計(jì)劃：行政崗每月25日前結(jié)合崗位需求與員工個(gè)人情況，制定下月《值班表》，報(bào)部門負(fù)責(zé)人審批后公示。值班職責(zé)：值班人員需負(fù)責(zé)當(dāng)日辦公區(qū)域安全檢查（水電關(guān)閉、門窗鎖閉）、緊急事務(wù)處理、重要文件接收與記錄，次日將《值班日志》交接給行政崗。值班記錄：值班人員需詳細(xì)填寫(xiě)《值班日志》，記錄當(dāng)日事件、處理結(jié)果及待辦事項(xiàng)，交接時(shí)雙方簽字確認(rèn)。行政崗每周整理日志，對(duì)遺留問(wèn)題跟蹤督辦。三、公文處理流程（一）收文管理收文登記：行政崗收到外部文件（紙質(zhì)/電子）后，立即在《收文登記簿》記錄文號(hào)、標(biāo)題、來(lái)文單位、收文時(shí)間，電子文件同步轉(zhuǎn)存至指定共享文件夾。擬辦與批辦：行政崗根據(jù)文件內(nèi)容提出擬辦意見(jiàn)（如“呈部門負(fù)責(zé)人閱示”“轉(zhuǎn)XX崗位辦理”），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批辦后，轉(zhuǎn)交相關(guān)人員。辦理人需在《文件處理單》簽字確認(rèn)，明確辦理時(shí)限。辦理與反饋：辦理人按批辦要求推進(jìn)工作，如需跨部門協(xié)作，行政崗協(xié)助溝通協(xié)調(diào)。處理完畢后，辦理人填寫(xiě)結(jié)果反饋至部門負(fù)責(zé)人，行政崗將文件歸檔。（二）發(fā)文管理發(fā)文起草：業(yè)務(wù)崗位起草文件時(shí)，需嚴(yán)格遵循公司《公文寫(xiě)作規(guī)范》（字體、排版、文號(hào)格式等），經(jīng)直屬上級(jí)審核后提交行政崗。審核與簽發(fā)：行政崗審核文件格式、內(nèi)容合規(guī)性，報(bào)部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)；涉及公司層面的重要文件，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。發(fā)文與歸檔：行政崗對(duì)文件編號(hào)、排版后，以紙質(zhì)（加蓋部門公章）或電子形式發(fā)出，同時(shí)留存電子檔與紙質(zhì)檔。電子檔上傳至公司文檔系統(tǒng)，紙質(zhì)檔按檔案管理要求歸檔。四、會(huì)議管理規(guī)范（一）會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)議申請(qǐng)：會(huì)議發(fā)起部門填寫(xiě)《會(huì)議申請(qǐng)表》，說(shuō)明會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程等，報(bào)部門負(fù)責(zé)人審批。行政崗根據(jù)審批結(jié)果協(xié)調(diào)會(huì)議室（核查使用情況、調(diào)試投影/音響設(shè)備）。材料準(zhǔn)備：會(huì)議組織者需提前1天準(zhǔn)備議程、資料，發(fā)送至參會(huì)人員；行政崗準(zhǔn)備會(huì)議用品（紙筆、茶水等），并提前半小時(shí)調(diào)試設(shè)備。（二）會(huì)中組織簽到管理：行政崗或指定人員負(fù)責(zé)簽到，記錄參會(huì)情況，遲到、缺席人員信息及時(shí)反饋給會(huì)議主持人。會(huì)議記錄：指定記錄員（或行政崗）需完整記錄會(huì)議議題、討論結(jié)果、行動(dòng)項(xiàng)、責(zé)任人及時(shí)間節(jié)點(diǎn)，會(huì)后24小時(shí)內(nèi)整理成《會(huì)議紀(jì)要》，經(jīng)主持人審核后分發(fā)至參會(huì)人員。（三）會(huì)后跟進(jìn)行動(dòng)項(xiàng)跟蹤：行政崗將《會(huì)議紀(jì)要》中的行動(dòng)項(xiàng)錄入《任務(wù)跟蹤表》，定期提醒責(zé)任人；每周匯總進(jìn)展情況，反饋至部門負(fù)責(zé)人。資料歸檔：會(huì)議資料（議程、紀(jì)要、簽到表、附件等）由行政崗整理，按檔案管理要求歸檔。五、檔案管理流程（一）檔案收集日常收集：各崗位每月末將工作中形成的文件（紙質(zhì)/電子）移交行政崗，行政崗檢查完整性后，填寫(xiě)《檔案移交清單》，雙方簽字確認(rèn)。專項(xiàng)收集：項(xiàng)目結(jié)束或?qū)ｍ?xiàng)工作完成后，責(zé)任人整理相關(guān)資料，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后移交行政崗。（二）檔案整理分類編號(hào)：行政崗按文件類型（公文、會(huì)議、項(xiàng)目、人事等）分類，編制檔案編號(hào)（格式：部門代號(hào)+年份+類別+序號(hào)），紙質(zhì)檔案裝盒存放，電子檔案建立對(duì)應(yīng)文件夾。編目存檔：制作《檔案目錄》，記錄檔案編號(hào)、名稱、形成時(shí)間、保管期限；紙質(zhì)檔案存放于專用檔案柜，電子檔案?jìng)浞葜凉痉?wù)器。（三）檔案借閱借閱申請(qǐng)：?jiǎn)T工借閱檔案需填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，說(shuō)明用途、檔案編號(hào)，經(jīng)直屬上級(jí)審批后交行政崗。六、辦公用品與固定資產(chǎn)管理（一）辦公用品管理申領(lǐng)流程：?jiǎn)T工填寫(xiě)《辦公用品申領(lǐng)單》，注明物品名稱、數(shù)量，經(jīng)直屬上級(jí)審批后交行政崗。行政崗根據(jù)庫(kù)存情況發(fā)放，無(wú)庫(kù)存則登記需求，安排采購(gòu)。采購(gòu)管理：行政崗匯總需求后，選擇合格供應(yīng)商（比價(jià)、質(zhì)量審核），簽訂采購(gòu)合同（或訂單）。到貨后，行政崗驗(yàn)收并填寫(xiě)《驗(yàn)收單》，登記入庫(kù)，同步更新《庫(kù)存臺(tái)賬》。庫(kù)存管理：行政崗每月盤(pán)點(diǎn)庫(kù)存，核對(duì)臺(tái)賬與實(shí)物，編制《庫(kù)存報(bào)表》報(bào)部門負(fù)責(zé)人。對(duì)低值易耗品（筆、紙等）按需補(bǔ)充，固定資產(chǎn)單獨(dú)管理。（二）固定資產(chǎn)管理登記建檔：行政崗對(duì)新購(gòu)入的固定資產(chǎn)（電腦、打印機(jī)等）登記《固定資產(chǎn)臺(tái)賬》，記錄編號(hào)、名稱、型號(hào)、購(gòu)置時(shí)間、使用人，粘貼資產(chǎn)標(biāo)簽。使用與維護(hù)：使用人負(fù)責(zé)日常維護(hù)，故障時(shí)及時(shí)報(bào)行政崗。行政崗聯(lián)系維修或報(bào)廢，報(bào)廢需填寫(xiě)《固定資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部審批后處理。盤(pán)點(diǎn)清查：行政崗每季度盤(pán)點(diǎn)固定資產(chǎn)，核對(duì)臺(tái)賬與實(shí)物，更新使用狀態(tài)；差異情況報(bào)部門負(fù)責(zé)人，確保賬實(shí)相符。七、后勤保障管理（一）辦公環(huán)境管理衛(wèi)生管理：行政崗制定《辦公區(qū)域衛(wèi)生值日表》，明確各區(qū)域責(zé)任人。每日下班前，責(zé)任人需打掃區(qū)域（桌面整潔、地面干凈），行政崗每周檢查并通報(bào)結(jié)果。安全管理：行政崗每月檢查消防設(shè)施（滅火器、應(yīng)急燈）、電路安全，排查隱患；每半年組織消防培訓(xùn)與演練，確保員工掌握逃生技能。（二）設(shè)施維護(hù)報(bào)修流程：?jiǎn)T工發(fā)現(xiàn)設(shè)施故障（空調(diào)、照明等），填寫(xiě)《設(shè)施報(bào)修單》報(bào)行政崗。行政崗聯(lián)系維修人員，跟蹤進(jìn)度，驗(yàn)收后確認(rèn)閉環(huán)。維護(hù)計(jì)劃：行政崗制定設(shè)備維護(hù)計(jì)劃（如空調(diào)每年清洗、打印機(jī)每月保養(yǎng)），按計(jì)劃執(zhí)行并記錄維護(hù)情況，確保設(shè)備正常運(yùn)行。八、工作監(jiān)督與改進(jìn)（一）工作檢查日常檢查：行政崗每日檢查考勤、辦公環(huán)境、文件處理進(jìn)度，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提醒；每周匯總檢查結(jié)果，報(bào)部門負(fù)責(zé)人。專項(xiàng)檢查：每季度開(kāi)展行政工作專項(xiàng)檢查（如檔案管理、固定資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)），形成《檢查報(bào)告》，提出改進(jìn)建議。（二）反饋與優(yōu)化意見(jiàn)收集：行政崗?fù)ㄟ^(guò)問(wèn)卷、座談會(huì)等方式收集員工