物業(yè)公司合同管理操作手冊范本一、目的與適用范圍為規(guī)范物業(yè)公司合同管理流程，防范法律與經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，提升合同履約效率，特制定本操作手冊。本手冊適用于公司各職能部門、各物業(yè)服務(wù)項(xiàng)目的合同管理工作，涵蓋合同從發(fā)起、起草、審核、簽訂、履行至歸檔的全生命周期管理。二、合同管理組織架構(gòu)與職責(zé)（一）合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組由公司總經(jīng)理、分管副總經(jīng)理、法務(wù)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人組成，負(fù)責(zé)重大合同（如年度物業(yè)服務(wù)總合同、金額較高的外包合同）的審批，統(tǒng)籌合同管理中的跨部門協(xié)調(diào)事項(xiàng)。（二）各部門職責(zé)1.業(yè)務(wù)發(fā)起部門（如項(xiàng)目服務(wù)中心、采購部）：負(fù)責(zé)提出合同需求，開展合作方初步調(diào)研（含信用狀況、服務(wù)能力、行業(yè)口碑等），起草合同文本，跟蹤合同履行進(jìn)度，收集履約過程中的變更、爭議信息。2.法務(wù)部（或合同管理崗）：審核合同的合法性、合規(guī)性，評估法律風(fēng)險(xiǎn)，提供條款優(yōu)化建議，處理合同糾紛，保管合同標(biāo)準(zhǔn)模板并定期更新。3.財(cái)務(wù)部：審核合同費(fèi)用的合理性、付款方式的合規(guī)性，核對預(yù)算匹配度，跟蹤發(fā)票開具與資金支付，參與合同終止后的結(jié)算工作。4.行政部：負(fù)責(zé)合同用印的登記與審批，保管合同檔案（含紙質(zhì)與電子檔案），確保檔案存儲環(huán)境安全（防潮、防火、防盜）。三、合同分類與模板管理（一）合同分類按業(yè)務(wù)性質(zhì)分為以下類型（可根據(jù)公司實(shí)際調(diào)整）：物業(yè)服務(wù)類：前期物業(yè)服務(wù)合同、業(yè)主委員會委托服務(wù)合同、臨時(shí)管理規(guī)約等；外包服務(wù)類：保潔外包、秩序維護(hù)外包、設(shè)施設(shè)備維保外包等；采購類：物資采購（如安防設(shè)備、保潔用品）、服務(wù)采購（如電梯年檢、綠化養(yǎng)護(hù)）；租賃類：場地租賃（如社區(qū)商鋪出租）、設(shè)備租賃（如臨時(shí)發(fā)電機(jī)租賃）；其他類：廣告合作合同、社區(qū)活動合作協(xié)議等。（二）模板管理法務(wù)部牽頭制定合同標(biāo)準(zhǔn)模板庫，針對高頻業(yè)務(wù)（如常規(guī)保潔外包、物資采購）設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化文本，明確核心條款（如服務(wù)范圍、費(fèi)用結(jié)算、違約責(zé)任、爭議解決）。特殊業(yè)務(wù)需起草非模板合同時(shí)，發(fā)起部門應(yīng)說明特殊條款的必要性，經(jīng)法務(wù)部審核后使用。四、合同管理流程（一）合同發(fā)起與起草1.需求提出：業(yè)務(wù)部門根據(jù)工作需要，填寫《合同發(fā)起申請表》，說明合作背景、需求內(nèi)容、預(yù)算金額、合作方初步信息（名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系方式）。2.合作方調(diào)研：優(yōu)先選擇公司合格供應(yīng)商庫內(nèi)的合作方；新合作方需核查其營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書（如維保單位的特種設(shè)備維修資質(zhì)）、信用報(bào)告（可通過國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)、行業(yè)協(xié)會查詢），避免與失信主體合作。3.合同起草：優(yōu)先使用標(biāo)準(zhǔn)模板，填寫關(guān)鍵信息（如服務(wù)期限、費(fèi)用金額、付款節(jié)點(diǎn)）；非模板合同需明確雙方權(quán)利義務(wù)，重點(diǎn)條款包括：服務(wù)內(nèi)容：量化指標(biāo)（如保潔頻次、綠化養(yǎng)護(hù)面積）、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如設(shè)施設(shè)備維修響應(yīng)時(shí)間）；費(fèi)用與支付：明確金額、付款方式（如按月/季度結(jié)算）、發(fā)票要求（增值稅專用/普通發(fā)票）；違約責(zé)任：約定違約情形（如逾期付款、服務(wù)不達(dá)標(biāo)）的賠償方式或解除權(quán)；爭議解決：優(yōu)先選擇公司住所地法院或仲裁機(jī)構(gòu)，便于糾紛處理。（二）合同審核1.部門初審：發(fā)起部門負(fù)責(zé)人對合同內(nèi)容進(jìn)行初審，確認(rèn)是否符合業(yè)務(wù)需求、條款是否清晰可執(zhí)行，簽署初審意見。2.法務(wù)審核：審查合同主體資格（如對方是否具備簽約能力）、條款合法性（如是否違反《民法典》《物業(yè)管理?xiàng)l例》等）；評估格式條款的提示說明義務(wù)（如免責(zé)條款需加粗提示），提出風(fēng)險(xiǎn)修改建議（如“乙方需對服務(wù)過程中的安全事故承擔(dān)全部責(zé)任”需明確責(zé)任范圍）。3.財(cái)務(wù)審核：核對合同費(fèi)用是否在預(yù)算內(nèi)，付款方式是否符合公司財(cái)務(wù)制度（如禁止“先付款后服務(wù)”的高風(fēng)險(xiǎn)條款）；確認(rèn)發(fā)票類型、稅率與付款節(jié)點(diǎn)的匹配性，避免稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。4.審核反饋與修改：各部門審核意見以書面形式反饋至發(fā)起部門，發(fā)起部門修改后重新提交審核，直至所有部門無異議。（三）合同簽訂1.用印與簽署：合同經(jīng)審核通過后，發(fā)起部門填寫《用印申請表》，附審核意見、合同文本，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字后，至行政部用?。环ǘù砣嘶蚴跈?quán)代表簽字（授權(quán)代表需持《授權(quán)委托書》，明確授權(quán)范圍與期限）；合同簽訂份數(shù)：至少一式三份（公司留存兩份，合作方一份），重要合同需增加份數(shù)（如涉及業(yè)主共有權(quán)益的合同需向街道辦、住建局報(bào)備）。2.騎縫章要求：多頁合同需加蓋騎縫章，確保合同完整性，防止頁間替換。（四）合同履行1.履約跟蹤：業(yè)務(wù)部門建立《合同履約臺賬》，記錄服務(wù)進(jìn)度、付款節(jié)點(diǎn)、質(zhì)量驗(yàn)收情況（如每月保潔服務(wù)評分、設(shè)備維保報(bào)告）；付款前需完成驗(yàn)收（如采購物資的數(shù)量、質(zhì)量驗(yàn)收單，外包服務(wù)的滿意度調(diào)查），無驗(yàn)收合格證明的，財(cái)務(wù)部不予付款。2.變更與解除：合同變更：因政策調(diào)整、業(yè)務(wù)需求變化需變更條款的，按原審核流程重新審批，簽訂《補(bǔ)充協(xié)議》；合同解除：符合法定或約定解除條件的，提前書面通知對方，協(xié)商處理善后事宜（如費(fèi)用結(jié)算、設(shè)備返還），重大解除需法務(wù)部介入。3.爭議處理：履約爭議優(yōu)先通過協(xié)商解決，協(xié)商不成的，按合同約定的爭議解決方式處理（仲裁或訴訟）；法務(wù)部牽頭收集證據(jù)（如合同、付款憑證、溝通記錄、驗(yàn)收報(bào)告），制定糾紛應(yīng)對方案。（五）合同歸檔1.歸檔要求：合同簽訂后3個(gè)工作日內(nèi)，業(yè)務(wù)部門將合同原件（含附件：如對方資質(zhì)、報(bào)價(jià)單、驗(yàn)收單）移交行政部；行政部按“年份-業(yè)務(wù)類型-序號”規(guī)則編號（如2023-WY-001，WY代表物業(yè)服務(wù)類），建立紙質(zhì)檔案與電子檔案（掃描件）；電子檔案存儲于公司加密服務(wù)器，設(shè)置訪問權(quán)限（僅合同管理員、法務(wù)、財(cái)務(wù)可查閱）。2.保管期限：短期合同（如單次采購、臨時(shí)租賃）保管3年；長期合同（如物業(yè)服務(wù)合同、外包服務(wù)年度合同）保管10年；涉及業(yè)主共有權(quán)益、重大投資的合同永久保管。五、風(fēng)險(xiǎn)防控要點(diǎn)（一）合作方風(fēng)險(xiǎn)禁止與列入“失信被執(zhí)行人名單”“經(jīng)營異常名錄”的主體合作；外包服務(wù)類合同需要求對方購買足額商業(yè)保險(xiǎn)（如保潔公司的雇主責(zé)任險(xiǎn)），降低事故賠償風(fēng)險(xiǎn)。（二）條款風(fēng)險(xiǎn)避免“最終解釋權(quán)歸甲方所有”等無效格式條款；違約責(zé)任需對等（如甲方逾期付款的違約金比例與乙方服務(wù)不達(dá)標(biāo)的違約金比例應(yīng)匹配）。（三）履行風(fēng)險(xiǎn)定期（每季度）開展合同履約檢查，重點(diǎn)關(guān)注高風(fēng)險(xiǎn)合同（如金額大、期限長的外包合同）；付款節(jié)點(diǎn)與服務(wù)成果綁定（如“服務(wù)驗(yàn)收合格后15個(gè)工作日內(nèi)付款”），防止提前付款后對方違約。（四）檔案風(fēng)險(xiǎn)紙質(zhì)檔案存放于防火、防潮的專用檔案室，電子檔案定期備份（至少每月一次）；員工離職前需移交全部合同資料，禁止私自留存。六、附則1.本手冊由法務(wù)部負(fù)責(zé)解釋與修訂，修訂需經(jīng)總經(jīng)理辦公