2026年跨境電商公司內(nèi)部通知傳達(dá)與落實(shí)管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司內(nèi)部通知的傳達(dá)與落實(shí)管理，確保各類通知信息傳遞及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，保障公司決策部署、業(yè)務(wù)要求、管理規(guī)定等有效落地，提升內(nèi)部協(xié)作效率，防范因信息傳遞不暢導(dǎo)致的業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)（如跨境平臺(tái)規(guī)則遺漏、海外政策誤判等），根據(jù)公司內(nèi)部管理相關(guān)規(guī)定，結(jié)合跨境電商行業(yè)業(yè)務(wù)分散、響應(yīng)要求高的特性，制定本制度。第二條本制度所稱內(nèi)部通知，是指公司各部門基于經(jīng)營管理需要，向內(nèi)部相關(guān)部門或全體員工發(fā)布的各類信息告知、工作部署、要求傳達(dá)等正式文件，包括但不限于業(yè)務(wù)通知、管理通知、會(huì)議通知、應(yīng)急通知、政策解讀通知等。第三條本制度適用于公司各業(yè)務(wù)部門、職能部門及下屬分支機(jī)構(gòu)的所有通知發(fā)布、傳達(dá)、接收、落實(shí)、反饋及歸檔等相關(guān)活動(dòng)，全體員工均需嚴(yán)格遵守。第四條內(nèi)部通知傳達(dá)與落實(shí)遵循以下基本原則：（一）及時(shí)高效原則：通知發(fā)布后需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成傳達(dá)，確保相關(guān)人員第一時(shí)間獲取信息，保障工作及時(shí)推進(jìn)；（二）準(zhǔn)確完整原則：傳達(dá)過程中需保持通知內(nèi)容原汁原味，不得擅自篡改、刪減，確保信息傳遞無偏差、無遺漏；（三）責(zé)任明確原則：明確通知發(fā)布部門、傳達(dá)部門、接收部門及相關(guān)人員的職責(zé)，確保每一項(xiàng)通知都有專人跟進(jìn)、專人落實(shí)；（四）閉環(huán)管理原則：建立“發(fā)布-傳達(dá)-接收確認(rèn)-落實(shí)-反饋-歸檔”全流程閉環(huán)管理機(jī)制，確保通知落實(shí)情況可追溯、可核查；（五）分類管控原則：根據(jù)通知的緊急程度、重要性及涉及范圍，實(shí)行分類傳達(dá)與管控，提升管理效率。第五條公司行政部門是內(nèi)部通知傳達(dá)與落實(shí)的歸口管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌通知管理規(guī)范制定、傳達(dá)渠道維護(hù)、傳達(dá)落實(shí)監(jiān)督、材料歸檔等工作；各部門指定專人作為通知聯(lián)絡(luò)人，負(fù)責(zé)本部門通知的接收、內(nèi)部傳達(dá)、落實(shí)跟蹤及反饋工作；通知發(fā)布部門負(fù)責(zé)通知內(nèi)容的起草、審核、發(fā)布及落實(shí)情況的跟蹤督促；人力資源部門負(fù)責(zé)將通知傳達(dá)與落實(shí)情況納入員工及部門績效考核。第二章通知的分類與發(fā)起第六條內(nèi)部通知按緊急程度分為三類：（一）特急通知：涉及公司重大緊急事項(xiàng)、應(yīng)急處置、跨境業(yè)務(wù)突發(fā)風(fēng)險(xiǎn)（如平臺(tái)賬號異常、海外政策突變等），需立即傳達(dá)并落實(shí)的通知，標(biāo)注“特急”字樣；（二）緊急通知：涉及重要業(yè)務(wù)部署、時(shí)間節(jié)點(diǎn)明確的關(guān)鍵工作，需在24小時(shí)內(nèi)傳達(dá)并啟動(dòng)落實(shí)的通知，標(biāo)注“緊急”字樣；（三）普通通知：常規(guī)性工作告知、管理規(guī)定傳達(dá)等，無緊急時(shí)間要求，需在3個(gè)工作日內(nèi)完成傳達(dá)的通知，無需標(biāo)注緊急等級。第七條內(nèi)部通知按內(nèi)容性質(zhì)分為四類：（一）業(yè)務(wù)類通知：涉及跨境電商平臺(tái)運(yùn)營、產(chǎn)品銷售、客戶服務(wù)、供應(yīng)鏈管理、物流配送等業(yè)務(wù)相關(guān)的部署、要求及信息告知；（二）管理類通知：涉及公司規(guī)章制度制定與修訂、人事調(diào)整、薪資福利、考勤管理、財(cái)務(wù)管控等管理相關(guān)的要求傳達(dá)；（三）會(huì)議類通知：涉及公司各類會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議題、材料準(zhǔn)備等信息的告知；（四）其他類通知：涉及公司活動(dòng)組織、信息公示、外部政策解讀等其他相關(guān)事項(xiàng)的告知。第八條通知發(fā)起需遵循以下流程：（一）起草通知：由通知發(fā)布部門指定人員起草通知，通知內(nèi)容需做到主題明確、條理清晰、內(nèi)容具體、語言簡潔，明確通知對象、核心要求、落實(shí)時(shí)限、責(zé)任部門/人及反饋方式等關(guān)鍵信息；涉及跨境業(yè)務(wù)的通知，需明確業(yè)務(wù)適用范圍、海外市場針對性要求等細(xì)節(jié)。（二）部門審核：通知起草完成后，需經(jīng)發(fā)布部門負(fù)責(zé)人審核，審核重點(diǎn)包括內(nèi)容準(zhǔn)確性、表述嚴(yán)謹(jǐn)性、要求合理性及是否符合公司相關(guān)規(guī)定；涉及多部門協(xié)作的通知，需提前與相關(guān)部門溝通確認(rèn)，達(dá)成一致意見后再提交審核。（三）審批發(fā)布：普通通知經(jīng)發(fā)布部門負(fù)責(zé)人審批通過后，即可提交行政部門登記發(fā)布；緊急通知需經(jīng)發(fā)布部門負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，提交行政部門登記發(fā)布；特急通知可先通過臨時(shí)渠道緊急傳達(dá)，同時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)，24小時(shí)內(nèi)完成正式發(fā)布流程。涉及公司重大決策、全員權(quán)益的通知，需經(jīng)總經(jīng)理審批通過后發(fā)布。（四）登記備案：行政部門對擬發(fā)布的通知進(jìn)行統(tǒng)一登記，建立《內(nèi)部通知管理臺(tái)賬》，詳細(xì)記錄通知編號、標(biāo)題、類型、緊急等級、發(fā)布部門、發(fā)布時(shí)間、通知對象、落實(shí)時(shí)限等信息，確保通知可追溯。第三章通知的傳達(dá)流程第九條公司建立多元化通知傳達(dá)渠道，根據(jù)通知類型、緊急程度及通知對象，選擇合適的傳達(dá)渠道，確保傳達(dá)全覆蓋：（一）核心渠道：公司內(nèi)部OA系統(tǒng)、企業(yè)微信工作群，用于各類通知的正式發(fā)布與傳達(dá)，是通知傳達(dá)的主要渠道；（二）輔助渠道：電子郵件，用于需要留存書面記錄的重要通知傳達(dá)，同時(shí)作為核心渠道的補(bǔ)充；（三）應(yīng)急渠道：電話、短信，僅用于特急通知的緊急傳達(dá)，確保相關(guān)人員第一時(shí)間接收；（四）線下渠道：部門會(huì)議、公告欄，用于不便通過線上渠道傳達(dá)的通知，或需現(xiàn)場解讀、確認(rèn)的重要通知。第十條不同類型通知的傳達(dá)要求：（一）特急通知：行政部門收到審批通過的特急通知后，立即通過企業(yè)微信工作群、電話雙重渠道傳達(dá)至所有通知對象；通知聯(lián)絡(luò)人需在1小時(shí)內(nèi)逐一對本部門接收人員進(jìn)行確認(rèn)，確保無遺漏，并將確認(rèn)情況反饋至行政部門及發(fā)布部門；涉及跨境業(yè)務(wù)應(yīng)急事項(xiàng)的，需同步傳達(dá)至相關(guān)海外業(yè)務(wù)對接人員。（二）緊急通知：行政部門在收到審批通過的緊急通知后，2小時(shí)內(nèi)通過OA系統(tǒng)、企業(yè)微信工作群發(fā)布，同時(shí)通過電子郵件送達(dá)相關(guān)部門及人員；通知聯(lián)絡(luò)人需在12小時(shí)內(nèi)完成本部門內(nèi)部傳達(dá)及接收確認(rèn)，形成《通知接收確認(rèn)表》，提交行政部門備案。（三）普通通知：行政部門在收到審批通過的普通通知后，1個(gè)工作日內(nèi)通過OA系統(tǒng)、企業(yè)微信工作群發(fā)布；通知聯(lián)絡(luò)人需在3個(gè)工作日內(nèi)完成本部門內(nèi)部傳達(dá)，確保所有通知對象知曉，并將傳達(dá)情況反饋至行政部門。（四）全員性通知：需傳達(dá)至全體員工的通知，除通過核心渠道發(fā)布外，行政部門需協(xié)調(diào)各部門通知聯(lián)絡(luò)人開展全員傳達(dá)確認(rèn)，確保每位員工均收到并知曉通知內(nèi)容；必要時(shí)組織全員線上或線下解讀會(huì)，解答員工疑問。第十一條通知傳達(dá)過程中，如發(fā)現(xiàn)通知對象不明確、內(nèi)容表述模糊或存在歧義等問題，通知聯(lián)絡(luò)人需立即向行政部門或發(fā)布部門反饋，由發(fā)布部門予以澄清或修訂后重新傳達(dá)；修訂后的通知需重新登記并標(biāo)注修訂版本及原因。第十二條員工因出差、休假等原因未能及時(shí)接收通知的，返回工作崗位后1個(gè)工作日內(nèi)，需主動(dòng)向本部門通知聯(lián)絡(luò)人詢問未接收的通知信息，通知聯(lián)絡(luò)人需及時(shí)補(bǔ)充傳達(dá)；通知聯(lián)絡(luò)人也需主動(dòng)提醒休假返崗員工查閱相關(guān)通知，確保信息不遺漏。第四章通知的落實(shí)與反饋第十三條通知接收部門及人員需嚴(yán)格按照通知要求，結(jié)合工作實(shí)際制定落實(shí)計(jì)劃，明確落實(shí)責(zé)任人、落實(shí)步驟及完成時(shí)限，確保通知要求落地見效。第十四條不同類型通知的落實(shí)要求：（一）業(yè)務(wù)類通知：相關(guān)業(yè)務(wù)部門需結(jié)合跨境業(yè)務(wù)實(shí)際，精準(zhǔn)落實(shí)通知要求，如涉及平臺(tái)運(yùn)營調(diào)整的，需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成運(yùn)營策略優(yōu)化；涉及供應(yīng)鏈調(diào)整的，需及時(shí)與供應(yīng)商溝通對接，確保供應(yīng)鏈穩(wěn)定；落實(shí)過程中需做好業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)記錄，便于后續(xù)核查。（二）管理類通知：各部門需組織員工學(xué)習(xí)理解通知要求，嚴(yán)格按照通知規(guī)定調(diào)整內(nèi)部管理流程，如涉及規(guī)章制度修訂的，需及時(shí)更新部門內(nèi)部執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)；涉及人事、財(cái)務(wù)調(diào)整的，需嚴(yán)格遵照執(zhí)行并做好相關(guān)銜接工作。（三）會(huì)議類通知：參會(huì)人員需提前做好會(huì)議材料準(zhǔn)備，按時(shí)參會(huì)；因特殊原因無法參會(huì)的，需提前向會(huì)議組織部門請假，經(jīng)批準(zhǔn)后可委托相關(guān)人員代為參會(huì)或會(huì)后查閱會(huì)議紀(jì)要；會(huì)議相關(guān)要求的落實(shí)，參照業(yè)務(wù)類或管理類通知落實(shí)流程執(zhí)行。（四）特急、緊急通知：相關(guān)部門需優(yōu)先推進(jìn)落實(shí)工作，安排專人全程跟蹤，確保在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成落實(shí)任務(wù)；落實(shí)過程中如遇重大困難或無法按時(shí)完成的情況，需立即向發(fā)布部門及公司分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，協(xié)商解決方案。第十五條通知落實(shí)完成后，落實(shí)部門或人員需在通知規(guī)定的反饋時(shí)限內(nèi)，向發(fā)布部門提交書面落實(shí)情況報(bào)告，說明落實(shí)完成情況、取得成效、相關(guān)數(shù)據(jù)及存在問題等；涉及多部門協(xié)作的通知，由牽頭部門匯總各協(xié)作部門落實(shí)情況后，統(tǒng)一向發(fā)布部門反饋。第十六條如因客觀原因無法在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成通知落實(shí)的，需在時(shí)限到期前1個(gè)工作日向發(fā)布部門提交延期申請，說明延期原因、預(yù)計(jì)完成時(shí)間及保障措施，經(jīng)發(fā)布部門審批同意后，方可延期落實(shí)；延期申請需提交行政部門備案。第十七條發(fā)布部門需對通知落實(shí)情況進(jìn)行跟蹤督促，及時(shí)了解落實(shí)進(jìn)展，對落實(shí)過程中出現(xiàn)的問題提供指導(dǎo)支持；對未按要求落實(shí)或延期未獲批的部門及人員，及時(shí)向行政部門及公司管理層反饋。第十八條行政部門需協(xié)助發(fā)布部門開展落實(shí)情況跟蹤，匯總各通知的落實(shí)反饋信息，更新《內(nèi)部通知管理臺(tái)賬》，形成通知傳達(dá)落實(shí)閉環(huán)。第五章監(jiān)督檢查與責(zé)任追究第十九條行政部門聯(lián)合人力資源部門、風(fēng)控部門，建立常態(tài)化通知傳達(dá)與落實(shí)監(jiān)督檢查機(jī)制，定期（每月）或不定期開展專項(xiàng)檢查，重點(diǎn)檢查以下內(nèi)容：（一）通知傳達(dá)的及時(shí)性、完整性，是否存在遺漏傳達(dá)、延遲傳達(dá)等情況；（二）通知接收確認(rèn)的規(guī)范性，是否按要求完成接收確認(rèn)及備案；（三）通知落實(shí)的時(shí)效性、有效性，是否按要求完成落實(shí)任務(wù)，落實(shí)效果是否符合預(yù)期；（四）通知相關(guān)材料的歸檔情況，是否按規(guī)定整理歸檔相關(guān)文件。第二十條監(jiān)督檢查可采取查閱《內(nèi)部通知管理臺(tái)賬》、《通知接收確認(rèn)表》、落實(shí)情況報(bào)告等書面材料，與各部門通知聯(lián)絡(luò)人及相關(guān)員工座談，實(shí)地核查落實(shí)成效等方式開展；檢查結(jié)果需形成《通知傳達(dá)與落實(shí)檢查報(bào)告》，報(bào)送公司管理層，并通報(bào)各部門。第二十一條對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，相關(guān)部門需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成整改，行政部門跟蹤整改落實(shí)情況，確保問題整改到位；對整改不力或拒不整改的，加重追究相關(guān)責(zé)任。第二十二條對在通知傳達(dá)與落實(shí)過程中存在以下行為的，公司將追究相關(guān)部門及人員責(zé)任：（一）通知發(fā)布部門未按規(guī)定流程起草、審核、審批通知，導(dǎo)致通知內(nèi)容錯(cuò)誤、表述模糊，造成不良影響或業(yè)務(wù)損失的；（二）行政部門未按規(guī)定及時(shí)發(fā)布通知、維護(hù)傳達(dá)渠道，或未做好通知登記備案，導(dǎo)致通知傳達(dá)延誤、遺漏的；（三）通知聯(lián)絡(luò)人未按要求完成本部門通知傳達(dá)、接收確認(rèn)及反饋工作，導(dǎo)致信息傳遞不暢、落實(shí)滯后的；（四）員工無正當(dāng)理由拒絕接收通知、不按要求落實(shí)通知內(nèi)容，或故意隱瞞通知信息，導(dǎo)致工作失誤、業(yè)務(wù)損失或不良影響的；（五）在通知落實(shí)過程中弄虛作假、虛報(bào)落實(shí)情況，或未按規(guī)定反饋落實(shí)進(jìn)展，造成嚴(yán)重后果的。第二十三條責(zé)任追究方式包括通報(bào)批評、扣減績效考核分?jǐn)?shù)、取消評優(yōu)評先資格等；造成公司經(jīng)濟(jì)損失的，需承擔(dān)相應(yīng)賠償責(zé)任；情節(jié)嚴(yán)重的，按公司員工獎(jiǎng)懲管理相關(guān)規(guī)定給予紀(jì)律處分；涉嫌違法犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)處理。第六章通知的歸檔管理第二十四條通知傳達(dá)與落實(shí)完成后，行政部門需牽頭做好通知相關(guān)材料的歸檔管理工作，確保歸檔材料完整、規(guī)范。第二十五條歸檔材料包括以下內(nèi)容：（一）通知原件及修訂版本（如有）；（二）通知審批表、發(fā)布登記臺(tái)賬；（三）《通知接收確認(rèn)表》及傳達(dá)情況反饋記錄；（四）通知落實(shí)情況報(bào)告、延期申請及相關(guān)佐證材料；（五）監(jiān)督檢查相關(guān)材料及問題整改記錄。第二十六條歸檔管理要求：（一）歸檔方式：實(shí)行電子歸檔與紙質(zhì)歸檔相結(jié)合，電子檔案存儲(chǔ)于公司指定文件管理系統(tǒng)，紙質(zhì)檔案整理裝訂后存放于行政部門檔案柜；（二）歸檔時(shí)限：通知落實(shí)完成并收到最終反饋后10個(gè)工作日內(nèi)，完成相關(guān)材料的整理歸檔；（三）保管期限：普通通知?dú)w檔材料保管期限不少于3年，緊急、特急通知及涉及公司重大決策、核心業(yè)務(wù)的通知?dú)w檔材料保管期限不少于5年；（四）查閱管理：各部門因工作需要查閱歸檔材料的，需向行政部門提交查閱申請，經(jīng)批準(zhǔn)后在指定地點(diǎn)查閱，嚴(yán)禁擅自復(fù)制、摘抄或帶出；查閱過程中需愛護(hù)檔案材料，確保檔案完整。第二十七條檔案保管期滿后，由行政部門牽頭組織相關(guān)部門進(jìn)行鑒定，對無繼續(xù)保存價(jià)值的檔案，按公司檔案管理相關(guān)規(guī)定辦理銷毀手續(xù)，銷