2026年跨境電商公司行政后勤服務(wù)保障管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司行政后勤服務(wù)保障管理工作，構(gòu)建高效、有序、安全的后勤保障體系，滿足公司日常運(yùn)營及跨境業(yè)務(wù)發(fā)展需求，提升員工工作體驗(yàn)與企業(yè)凝聚力，保障公司資產(chǎn)安全與運(yùn)營穩(wěn)定，依據(jù)《中華人民共和國安全生產(chǎn)法》《中華人民共和國消防法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及公司相關(guān)管理規(guī)定，結(jié)合跨境電商行業(yè)特性（涉及多區(qū)域辦公協(xié)調(diào)、跨境物資流轉(zhuǎn)、外籍員工服務(wù)等專項(xiàng)需求）及實(shí)際運(yùn)營情況，制定本制度。第二條本制度所稱行政后勤服務(wù)保障，是指為公司運(yùn)營發(fā)展及員工工作生活提供的各類支撐性服務(wù)，涵蓋辦公環(huán)境管理、物資采購與管理、固定資產(chǎn)管理、車輛服務(wù)、餐飲保障、安全保衛(wèi)、跨境業(yè)務(wù)專項(xiàng)后勤保障、員工福利服務(wù)等核心領(lǐng)域。本制度適用于公司全體在職員工、行政后勤部門及參與后勤服務(wù)保障工作的相關(guān)協(xié)作單位（如物業(yè)公司、供應(yīng)商、服務(wù)商等）；覆蓋行政后勤服務(wù)保障從需求提報(bào)、服務(wù)實(shí)施、過程管控到效果評(píng)估的全流程管理。第三條行政后勤服務(wù)保障遵循“服務(wù)優(yōu)先、高效便捷、安全合規(guī)、成本可控、協(xié)同聯(lián)動(dòng)”的原則，以“滿足運(yùn)營需求、提升服務(wù)質(zhì)量”為核心目標(biāo)，不斷優(yōu)化服務(wù)流程，提升保障能力，為公司業(yè)務(wù)發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)支撐。第四條公司建立行政后勤服務(wù)保障動(dòng)態(tài)管理機(jī)制，行政部作為牽頭部門統(tǒng)籌推進(jìn)各項(xiàng)工作，各業(yè)務(wù)部門協(xié)同配合反饋需求與評(píng)估服務(wù)質(zhì)量，確保制度落地見效。第二章組織架構(gòu)與職責(zé)第五條行政部是行政后勤服務(wù)保障管理的牽頭責(zé)任部門，整體職責(zé)包括：制定行政后勤服務(wù)保障具體操作細(xì)則；統(tǒng)籌規(guī)劃后勤服務(wù)保障工作，明確服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、流程及時(shí)間節(jié)點(diǎn)；負(fù)責(zé)辦公環(huán)境、物資、固定資產(chǎn)、車輛、安全等核心領(lǐng)域的日常管理；篩選、評(píng)估及管理協(xié)作單位，規(guī)范合作流程；受理員工后勤服務(wù)需求與投訴，及時(shí)協(xié)調(diào)解決問題；編制行政后勤年度預(yù)算并控制執(zhí)行；建立后勤服務(wù)保障檔案，定期開展服務(wù)質(zhì)量評(píng)估與優(yōu)化。第六條各業(yè)務(wù)部門職責(zé)包括：根據(jù)本部門運(yùn)營需求，及時(shí)向行政部提報(bào)后勤服務(wù)申請(qǐng)（如物資采購、車輛使用、會(huì)議保障等）；配合行政部開展辦公環(huán)境維護(hù)、資產(chǎn)盤點(diǎn)、安全檢查等工作；反饋本部門員工對(duì)后勤服務(wù)的意見與建議；教育引導(dǎo)本部門員工遵守后勤管理相關(guān)規(guī)定，愛護(hù)公司公共資產(chǎn)與辦公環(huán)境。第七條協(xié)作單位職責(zé)包括：按照合作協(xié)議約定提供合規(guī)、優(yōu)質(zhì)的后勤服務(wù)（如物業(yè)維護(hù)、餐飲供應(yīng)、物資配送等）；建立服務(wù)響應(yīng)機(jī)制，及時(shí)處理行政部及員工提出的服務(wù)問題；配合行政部開展服務(wù)質(zhì)量評(píng)估與檢查，按要求整改存在的問題；保守服務(wù)過程中獲取的公司商業(yè)機(jī)密。第八條員工職責(zé)包括：自覺遵守公司行政后勤管理規(guī)定，愛護(hù)辦公設(shè)施設(shè)備與公共環(huán)境；規(guī)范使用后勤服務(wù)資源（如車輛、會(huì)議設(shè)備、辦公用品等）；按流程提報(bào)后勤服務(wù)需求，配合行政部及協(xié)作單位開展服務(wù)工作；對(duì)后勤服務(wù)中存在的問題及時(shí)反饋，積極參與服務(wù)質(zhì)量評(píng)估。第九條公司管理層職責(zé)包括：審批行政后勤服務(wù)保障相關(guān)制度及年度預(yù)算；審批重大后勤服務(wù)項(xiàng)目（如大額物資采購、協(xié)作單位合作等）；協(xié)調(diào)解決后勤服務(wù)保障工作中的重大問題；監(jiān)督后勤服務(wù)保障工作的合規(guī)性與有效性。第三章核心服務(wù)保障管理第一節(jié)辦公環(huán)境管理第十條辦公區(qū)域日常維護(hù)：行政部負(fù)責(zé)統(tǒng)籌辦公區(qū)域的清潔、綠化、水電、空調(diào)等設(shè)施的日常維護(hù)工作，明確清潔頻次（每日至少1次全面清潔，每周1次深度清潔）與標(biāo)準(zhǔn)；建立設(shè)施巡檢機(jī)制，每日對(duì)水電、空調(diào)、消防設(shè)施等進(jìn)行巡檢，發(fā)現(xiàn)故障及時(shí)聯(lián)系維修，確保辦公環(huán)境安全舒適。第十一條辦公區(qū)域規(guī)劃與調(diào)整：行政部根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需求，統(tǒng)籌規(guī)劃辦公區(qū)域布局，合理劃分功能區(qū)域（如辦公區(qū)、會(huì)議區(qū)、休息區(qū)、儲(chǔ)物區(qū)等）；員工因工作需要調(diào)整辦公位置或申請(qǐng)新增辦公區(qū)域的，需向行政部提交申請(qǐng)，經(jīng)審批后由行政部統(tǒng)籌安排。第十二條會(huì)議服務(wù)保障：行政部負(fù)責(zé)會(huì)議室的日常管理，建立會(huì)議室預(yù)約制度，員工通過指定系統(tǒng)或方式預(yù)約使用；提前做好會(huì)議準(zhǔn)備工作（如設(shè)備調(diào)試、茶水供應(yīng)、資料打印等）；會(huì)議結(jié)束后及時(shí)安排清潔整理，確保會(huì)議室整潔有序。第二節(jié)物資采購與管理第十三條物資采購管理：行政部建立“集中采購、分級(jí)審批”的物資采購機(jī)制，明確采購范圍、流程及審批權(quán)限。常用辦公用品（如文具、打印耗材等）由行政部定期盤點(diǎn)庫存，根據(jù)需求制定采購計(jì)劃；專項(xiàng)物資（如辦公設(shè)備、會(huì)議用品等）由各部門提交采購申請(qǐng)，經(jīng)審批后由行政部統(tǒng)一采購。采購過程中需對(duì)比多家供應(yīng)商報(bào)價(jià)，選擇資質(zhì)合規(guī)、性價(jià)比高的供應(yīng)商，確保采購物資質(zhì)量合格、價(jià)格合理。第十四條物資入庫與領(lǐng)用：行政部建立物資臺(tái)賬，詳細(xì)記錄物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購價(jià)格、入庫時(shí)間、領(lǐng)用情況等信息。物資入庫時(shí)需核對(duì)數(shù)量與質(zhì)量，確認(rèn)無誤后登記入賬；員工領(lǐng)用辦公用品需通過指定流程申請(qǐng)，行政部按標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放；專項(xiàng)物資領(lǐng)用需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批，明確使用用途。第十五條物資庫存管理：行政部定期對(duì)物資庫存進(jìn)行盤點(diǎn)（每月至少1次），確保賬實(shí)相符；對(duì)臨期、損壞或淘汰的物資及時(shí)清理，按規(guī)定流程處置；優(yōu)化庫存結(jié)構(gòu)，避免物資積壓或短缺。第三節(jié)固定資產(chǎn)管理第十六條固定資產(chǎn)登記：行政部負(fù)責(zé)公司固定資產(chǎn)（如辦公電腦、打印機(jī)、投影儀、辦公家具等）的統(tǒng)一登記管理，建立固定資產(chǎn)臺(tái)賬，詳細(xì)記錄資產(chǎn)名稱、規(guī)格、型號(hào)、采購價(jià)格、購置日期、使用部門、使用人、資產(chǎn)編號(hào)等信息，為每臺(tái)固定資產(chǎn)粘貼唯一標(biāo)識(shí)標(biāo)簽。第十七條固定資產(chǎn)使用與維護(hù)：固定資產(chǎn)使用人負(fù)責(zé)資產(chǎn)的日常保管與維護(hù)，避免資產(chǎn)損壞或丟失；資產(chǎn)出現(xiàn)故障時(shí)，及時(shí)向行政部提交維修申請(qǐng)，由行政部統(tǒng)籌安排維修。員工調(diào)動(dòng)或離職時(shí)，需辦理固定資產(chǎn)交接手續(xù)，確保資產(chǎn)完整移交。第十八條固定資產(chǎn)盤點(diǎn)與處置：行政部每季度組織一次固定資產(chǎn)盤點(diǎn)，核對(duì)資產(chǎn)實(shí)際使用情況與臺(tái)賬記錄，發(fā)現(xiàn)差異及時(shí)查明原因并整改；對(duì)達(dá)到使用年限、無法維修或報(bào)廢的固定資產(chǎn)，由使用部門提交處置申請(qǐng)，經(jīng)審批后按規(guī)定流程處置（如報(bào)廢、變賣等），處置收入及時(shí)上繳公司財(cái)務(wù)。第四節(jié)車輛服務(wù)管理第十九條車輛調(diào)度管理：行政部負(fù)責(zé)公司公務(wù)車輛的統(tǒng)一調(diào)度與管理，建立車輛使用預(yù)約制度。員工因公務(wù)需要使用車輛的，需提前提交預(yù)約申請(qǐng)，說明出行時(shí)間、目的地、出行事由及隨行人員，經(jīng)審批后由行政部統(tǒng)籌安排。行政部根據(jù)出行需求合理調(diào)配車輛，提高車輛使用效率。第二十條車輛使用規(guī)范：駕駛員需遵守交通法規(guī)，安全駕駛車輛，保持車輛整潔；出車前檢查車輛狀況（如油量、胎壓、剎車等），發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理；行車過程中嚴(yán)格遵守駕駛規(guī)范，杜絕違章駕駛；返程后及時(shí)將車輛停放至指定位置，填寫行車記錄（如行駛里程、油耗、出行事由等）。第二十一條車輛維護(hù)與保養(yǎng)：行政部建立車輛維護(hù)保養(yǎng)機(jī)制，定期安排車輛進(jìn)行保養(yǎng)（如常規(guī)保養(yǎng)、年檢等），確保車輛性能良好；車輛出現(xiàn)故障時(shí)，及時(shí)安排維修，維修費(fèi)用按規(guī)定流程報(bào)銷；建立車輛維修保養(yǎng)臺(tái)賬，記錄維修保養(yǎng)時(shí)間、項(xiàng)目、費(fèi)用等信息。第五節(jié)餐飲與福利服務(wù)保障第二十二條餐飲服務(wù)保障：行政部負(fù)責(zé)公司員工餐飲服務(wù)的統(tǒng)籌管理，選擇資質(zhì)合規(guī)、衛(wèi)生達(dá)標(biāo)的餐飲供應(yīng)商或食堂運(yùn)營方。明確餐飲服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)（如食材質(zhì)量、菜品種類、衛(wèi)生要求等），定期對(duì)餐飲服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行檢查評(píng)估；收集員工對(duì)餐飲的意見與建議，及時(shí)與供應(yīng)商溝通整改，保障員工飲食安全、健康。第二十三條員工福利服務(wù)：行政部統(tǒng)籌推進(jìn)員工福利服務(wù)工作，包括節(jié)日福利、體檢福利、團(tuán)建活動(dòng)等。根據(jù)公司規(guī)定制定福利發(fā)放計(jì)劃，按時(shí)發(fā)放節(jié)日福利；每年組織一次員工體檢，保障員工身體健康；定期策劃組織團(tuán)建活動(dòng)，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)凝聚力。福利發(fā)放過程中需建立臺(tái)賬，確保發(fā)放規(guī)范、可追溯。第六節(jié)安全保衛(wèi)管理第二十四條日常安全管理：行政部建立辦公區(qū)域安全巡查機(jī)制，安排專人或委托物業(yè)安保人員每日巡查辦公區(qū)域，重點(diǎn)檢查門窗鎖閉、水電關(guān)閉、消防設(shè)施等情況，及時(shí)消除安全隱患；加強(qiáng)辦公區(qū)域出入管理，規(guī)范外來人員登記流程，禁止無關(guān)人員進(jìn)入辦公區(qū)域。第二十五條消防安全管理：行政部負(fù)責(zé)消防設(shè)施的日常維護(hù)與管理，定期檢查消防器材（如滅火器、消防栓等）的有效性，確保消防通道暢通；定期組織消防知識(shí)培訓(xùn)與演練，提升員工消防安全意識(shí)與應(yīng)急處置能力；建立消防安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急響應(yīng)流程與責(zé)任分工。第二十六條應(yīng)急處置管理：行政部建立突發(fā)事件應(yīng)急處置機(jī)制，針對(duì)火災(zāi)、盜竊、自然災(zāi)害、設(shè)備故障等突發(fā)事件制定應(yīng)急預(yù)案。發(fā)生突發(fā)事件時(shí)，及時(shí)啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，協(xié)調(diào)相關(guān)部門開展應(yīng)急處置工作，保障員工人身安全與公司財(cái)產(chǎn)安全；事后及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，優(yōu)化應(yīng)急預(yù)案。第四章跨境業(yè)務(wù)專項(xiàng)后勤保障第二十七條跨境物資流轉(zhuǎn)保障：行政部配合業(yè)務(wù)部門做好跨境物資（如樣品、辦公用品、設(shè)備等）的流轉(zhuǎn)保障工作，明確跨境物資收發(fā)流程與責(zé)任分工。對(duì)接合規(guī)的國際物流服務(wù)商，確保物資跨境運(yùn)輸安全、高效；協(xié)助辦理跨境物資相關(guān)手續(xù)（如報(bào)關(guān)、報(bào)檢等），保障物資順利流轉(zhuǎn)；建立跨境物資流轉(zhuǎn)臺(tái)賬，跟蹤物資運(yùn)輸進(jìn)度，及時(shí)反饋流轉(zhuǎn)信息。第二十八條外籍員工服務(wù)保障：針對(duì)外籍員工，行政部提供專項(xiàng)后勤服務(wù)保障，包括協(xié)助辦理住宿、簽證續(xù)簽、工作許可、交通出行、生活配套等相關(guān)事宜；了解外籍員工生活需求，及時(shí)協(xié)調(diào)解決生活中遇到的問題；組織跨文化交流活動(dòng)，幫助外籍員工快速融入公司文化。第二十九條跨區(qū)域辦公協(xié)調(diào)保障：針對(duì)公司跨區(qū)域辦公需求，行政部統(tǒng)籌協(xié)調(diào)跨區(qū)域后勤服務(wù)保障工作，建立跨區(qū)域辦公溝通機(jī)制；統(tǒng)一協(xié)調(diào)跨區(qū)域辦公所需的辦公場地、物資、設(shè)備等資源；定期收集跨區(qū)域辦公員工的后勤服務(wù)需求，及時(shí)優(yōu)化服務(wù)保障方案，確?？鐓^(qū)域辦公順利開展。第五章服務(wù)監(jiān)督與考核第三十條服務(wù)監(jiān)督機(jī)制：行政部建立多維度的服務(wù)監(jiān)督機(jī)制，保障后勤服務(wù)質(zhì)量。通過日常巡查、定期檢查、員工反饋等方式，對(duì)后勤服務(wù)工作進(jìn)行全面監(jiān)督；設(shè)立后勤服務(wù)投訴渠道（如意見箱、專屬郵箱、電話等），及時(shí)受理員工投訴與建議，一般問題在3個(gè)工作日內(nèi)反饋處理結(jié)果，復(fù)雜問題在7個(gè)工作日內(nèi)解決并反饋。第三十一條服務(wù)質(zhì)量評(píng)估：行政部每季度開展一次后勤服務(wù)質(zhì)量評(píng)估，通過問卷調(diào)查、部門座談、現(xiàn)場檢查等方式，收集員工對(duì)后勤服務(wù)各領(lǐng)域的評(píng)價(jià)意見；結(jié)合協(xié)作單位服務(wù)響應(yīng)速度、服務(wù)質(zhì)量、問題整改情況等，對(duì)協(xié)作單位進(jìn)行綜合評(píng)估。評(píng)估結(jié)果作為優(yōu)化后勤服務(wù)流程、調(diào)整協(xié)作單位的重要依據(jù)。第三十二條考核激勵(lì)機(jī)制：公司將行政后勤服務(wù)保障工作納入行政部及相關(guān)協(xié)作單位的考核體系。對(duì)后勤服務(wù)工作表現(xiàn)突出、員工滿意度高的行政部人員，給予表彰及物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)服務(wù)質(zhì)量優(yōu)異、配合度高的協(xié)作單位，優(yōu)先考慮續(xù)簽合作協(xié)議；對(duì)服務(wù)質(zhì)量差、存在違規(guī)行為的協(xié)作單位，及時(shí)提出整改要求，整改不合格的終止合作協(xié)議。第六章責(zé)任追究第三十三條對(duì)違反本制度規(guī)定的部門或個(gè)人，公司根據(jù)情節(jié)輕重給予通報(bào)批評(píng)、績效扣分等處分；情節(jié)嚴(yán)重的，追究相關(guān)負(fù)責(zé)人責(zé)任；造成公司經(jīng)濟(jì)損失的，依法追究賠償責(zé)任。具體違規(guī)情形包括：（一）未按流程提報(bào)或?qū)徟笄诜?wù)需求、物資采購、車輛使用等申請(qǐng)的；（二）虛報(bào)、冒領(lǐng)物資或固定資產(chǎn)，導(dǎo)致公司資產(chǎn)流失的；（三）不愛護(hù)辦公環(huán)境與公共設(shè)施，造成設(shè)施損壞或環(huán)境臟亂的；（四）違反車輛使用規(guī)范，出現(xiàn)違章駕駛、交通事故或造成