2026年跨境電商公司隱私政策合規(guī)管理制度第一章總則第一條為規(guī)范XX跨境電商公司（以下簡稱“公司”）隱私政策合規(guī)管理工作，建立系統(tǒng)、嚴密的用戶隱私保護體系，保障跨境業(yè)務合法合規(guī)開展，防范境內(nèi)外隱私保護相關法律風險，維護用戶合法權益與公司品牌聲譽，依據(jù)《中華人民共和國個人信息保護法》《中華人民共和國數(shù)據(jù)安全法》《中華人民共和國網(wǎng)絡安全法》及歐盟《通用數(shù)據(jù)保護條例》（GDPR）、美國《加州消費者隱私法案》（CCPA）等海外目標市場隱私保護相關法律法規(guī)，結合公司跨境業(yè)務發(fā)展戰(zhàn)略與實際經(jīng)營情況，制定本制度。第二條本制度所指隱私政策合規(guī)管理，是指對公司在境內(nèi)外跨境電商業(yè)務開展過程中，用戶個人信息的收集、存儲、使用、加工、傳輸、提供、公開、刪除等全流程進行規(guī)范，確保隱私政策的制定、發(fā)布、更新及執(zhí)行全環(huán)節(jié)符合境內(nèi)外相關法律法規(guī)要求，保障用戶對個人信息處理活動的知情權、決定權、查閱權、更正權、刪除權等合法權益。第三條隱私政策合規(guī)管理遵循“合法正當、最小必要、透明可追溯、風險可控”的核心原則，所有涉及用戶個人信息的處理活動均需以合規(guī)為前提，堅決杜絕過度收集、違規(guī)使用、擅自泄露用戶個人信息等行為。第四條本制度適用于公司所有涉及用戶個人信息處理及隱私政策相關的部門及員工，包括海外運營部、市場部、用戶服務部、技術部、海外合規(guī)審核部、法務部、人力資源部等；各部門需協(xié)同配合，共同落實隱私政策合規(guī)管理要求。第五條各部門核心職責分工：（一）海外合規(guī)審核部：作為隱私政策合規(guī)管理的牽頭部門，負責制定隱私政策合規(guī)管理標準與流程，開展隱私政策合規(guī)風險排查與評估，組織合規(guī)培訓，提供隱私政策合規(guī)咨詢支持；（二）法務部：負責隱私政策及相關文件的法律審核，跟蹤境內(nèi)外隱私保護法規(guī)更新，處理隱私合規(guī)相關法律糾紛，提供法律支持；（三）業(yè)務部門（海外運營部、市場部等）：作為隱私政策的直接執(zhí)行部門，負責在業(yè)務開展過程中落實隱私政策要求，規(guī)范用戶個人信息處理行為，排查并上報潛在隱私合規(guī)風險；（四）技術部：負責搭建用戶個人信息安全保護技術體系，落實數(shù)據(jù)加密、訪問控制、安全審計等技術措施，保障個人信息存儲與傳輸安全；（五）用戶服務部：負責接收用戶關于隱私政策的咨詢、投訴與權利請求，按流程響應并反饋處理結果；（六）人力資源部：負責組織開展隱私政策合規(guī)專項培訓，將合規(guī)要求納入員工績效考核；（七）公司管理層：負責審批隱私政策及重大合規(guī)管理事項，裁決合規(guī)管理中的重大爭議，保障合規(guī)管理體系有效運行。第二章核心崗位職責第六條隱私合規(guī)管理崗崗位職責：（一）標準制定：牽頭制定公司隱私政策合規(guī)管理細則、風險評估指標、隱私政策模板等，規(guī)范全流程管理標準；（二）政策管控：負責公司隱私政策的起草、修訂、審核工作，確保隱私政策內(nèi)容符合境內(nèi)外法規(guī)要求，明確用戶個人信息處理的范圍、目的、方式及用戶權利；（三）風險管控：建立隱私政策合規(guī)風險臺賬，定期開展全業(yè)務流程風險排查，重點監(jiān)測用戶信息收集、跨境傳輸、第三方共享等高風險領域，及時預警風險隱患；（四）合規(guī)監(jiān)督：監(jiān)督業(yè)務部門隱私政策執(zhí)行情況，跟蹤違規(guī)問題的整改落實，確保合規(guī)要求落地執(zhí)行；（五）動態(tài)跟蹤：跟蹤境內(nèi)外隱私保護法規(guī)政策更新及監(jiān)管執(zhí)法動態(tài)，及時調(diào)整公司隱私政策及合規(guī)管理策略。第七條業(yè)務部門隱私合規(guī)對接崗崗位職責：（一）合規(guī)執(zhí)行：在業(yè)務開展過程中嚴格遵守隱私政策及合規(guī)要求，規(guī)范用戶個人信息收集、使用等行為，確保符合“最小必要”原則；（二）風險上報：發(fā)現(xiàn)潛在隱私合規(guī)風險或違規(guī)線索時，第一時間向隱私合規(guī)管理崗及部門負責人上報，配合開展風險核查；（三）用戶告知：在用戶信息收集環(huán)節(jié)，主動向用戶告知隱私政策核心內(nèi)容及信息處理目的，獲取用戶明確同意；（四）資料提交：按要求向海外合規(guī)審核部提交業(yè)務相關的用戶信息處理方案、第三方合作協(xié)議等材料，配合完成合規(guī)審核及整改工作。第八條技術安全崗崗位職責：（一）技術保障：搭建并維護用戶個人信息安全保護技術系統(tǒng)，落實數(shù)據(jù)加密、訪問控制、安全審計、數(shù)據(jù)備份等技術措施，防范數(shù)據(jù)泄露、篡改、丟失風險；（二）權限管理：建立用戶個人信息訪問權限管理制度，嚴格控制訪問范圍，定期開展權限核查，及時回收無效權限；（三）應急處置：協(xié)助處理用戶信息安全事件，制定技術層面的應急處置方案，保障數(shù)據(jù)安全。第九條用戶服務崗崗位職責：（一）咨詢響應：負責解答用戶關于隱私政策的咨詢，清晰告知用戶權利及行使方式；（二）請求處理：接收并記錄用戶提出的個人信息查詢、更正、刪除、撤回同意等權利請求，按流程流轉(zhuǎn)至相關部門處理，并及時向用戶反饋處理結果；（三）投訴處理：處理用戶關于隱私政策執(zhí)行及個人信息保護的投訴，跟蹤處理進度，確保用戶訴求得到妥善解決。第三章全流程隱私政策合規(guī)管理要求第十條隱私政策制定與更新管理：（一）制定要求：隱私政策制定需以境內(nèi)外相關法律法規(guī)為依據(jù)，內(nèi)容應清晰、通俗、易懂，明確告知用戶個人信息處理的范圍、目的、方式、存儲期限、跨境傳輸情況、第三方共享情況及用戶權利、行使途徑、投訴渠道等核心內(nèi)容；避免使用模糊表述或過于專業(yè)的法律術語，確保用戶能夠充分理解；（二）審核流程：隱私政策草案由隱私合規(guī)管理崗牽頭起草，經(jīng)海外合規(guī)審核部審核、法務部法律審核后，報公司管理層審批；審批通過后方可正式發(fā)布；（三）更新機制：當境內(nèi)外隱私保護法規(guī)發(fā)生變化、公司業(yè)務范圍調(diào)整、用戶信息處理方式變更等情況時，需及時修訂隱私政策；修訂后的隱私政策需重新履行審核審批流程，并以顯著方式向用戶公示，確保用戶知曉更新內(nèi)容；（四）公示要求：隱私政策需在公司官網(wǎng)、跨境電商平臺店鋪、APP等用戶觸達渠道顯著位置公示，提供便捷的查閱方式；首次使用服務的用戶，需以彈窗、勾選等方式獲取用戶對隱私政策的明確同意。第十一條用戶個人信息收集與使用合規(guī)管理：（一）收集原則：用戶個人信息收集需遵循“合法正當、最小必要”原則，僅收集與業(yè)務開展直接相關的信息，不得過度收集；收集過程需獲得用戶明確同意，不得通過默認勾選、捆綁服務等方式變相強制用戶同意；（二）收集告知：收集用戶個人信息前，需向用戶明確告知信息收集的目的、范圍、使用方式及存儲期限，告知內(nèi)容需清晰、具體，便于用戶理解；（三）使用規(guī)范：用戶個人信息的使用需嚴格遵循隱私政策約定的目的，不得超出約定范圍使用；確需超出約定范圍使用的，需重新獲得用戶同意；（四）未成年人保護：針對未成年人個人信息的收集，需嚴格遵守境內(nèi)外相關法規(guī)要求，取得未成年人監(jiān)護人的明確同意，并采取特殊的保護措施。第十二條用戶個人信息存儲與安全管理：（一）存儲要求：用戶個人信息需存儲在公司指定的安全服務器中，落實數(shù)據(jù)加密、訪問控制、安全審計等技術措施；存儲期限需遵循“最小必要”原則，超出存儲期限的，需及時、安全地刪除或匿名化處理；（二）安全防護：技術部需定期開展用戶個人信息安全風險評估，及時修復安全漏洞；建立數(shù)據(jù)安全事件應急預案，對可能發(fā)生的數(shù)據(jù)泄露、篡改、丟失等事件進行預警和處置；（三）訪問管控：建立嚴格的用戶個人信息訪問權限管理制度，明確各崗位訪問權限；訪問用戶個人信息需進行身份驗證和操作記錄，確保訪問行為可追溯；（四）備份管理：定期對用戶個人信息進行備份，備份數(shù)據(jù)需采取與原始數(shù)據(jù)同等的安全保護措施，確保數(shù)據(jù)可恢復。第十三條用戶個人信息跨境傳輸合規(guī)管理：（一）傳輸原則：用戶個人信息跨境傳輸需嚴格遵守境內(nèi)外相關法規(guī)要求，確保傳輸過程安全可控；確需向境外傳輸?shù)模璺戏ǘl件；（二）合規(guī)審核：跨境傳輸用戶個人信息前，需由隱私合規(guī)管理崗會同法務部開展合規(guī)評估，制定跨境傳輸方案，履行相應的審批程序；涉及敏感個人信息跨境傳輸?shù)模璋匆筮M行安全評估或認證；（三）傳輸保障：跨境傳輸過程中需采取加密、安全通道等技術措施，確保數(shù)據(jù)傳輸安全；與境外接收方簽訂數(shù)據(jù)處理協(xié)議，明確雙方的權利義務及數(shù)據(jù)安全保護責任；（四）事后監(jiān)管：定期對境外接收方的用戶個人信息處理情況進行監(jiān)督，確保其嚴格遵守協(xié)議約定及相關法規(guī)要求。第十四條用戶權利響應管理：（一）響應機制：用戶服務部接收用戶提出的個人信息查詢、更正、刪除、撤回同意、注銷賬號等權利請求后，需在1個工作日內(nèi)流轉(zhuǎn)至相關部門，明確處理時限；（二）處理要求：相關部門需在規(guī)定時限內(nèi)完成用戶請求的核查與處理，普通請求處理時限不超過7個工作日，復雜請求不超過15個工作日；處理完成后，由用戶服務部及時向用戶反饋結果；（三）資料留存：對用戶權利請求的處理過程、結果等相關資料進行完整留存，保存期限不少于3年，確保處理過程可追溯。第十五條第三方共享與委托處理合規(guī)管理：（一）合作審核：公司需將用戶個人信息共享給第三方或委托第三方處理的，需對第三方的資質(zhì)、數(shù)據(jù)安全保障能力進行嚴格審核，確保第三方符合相關合規(guī)要求；（二）協(xié)議約束：與第三方簽訂數(shù)據(jù)共享或委托處理協(xié)議，明確雙方的權利義務、數(shù)據(jù)安全保護責任及違約責任；協(xié)議需經(jīng)海外合規(guī)審核部及法務部審核通過后簽訂；（三）事前告知：將用戶個人信息共享給第三方的，需事先向用戶告知共享的目的、范圍及第三方的名稱、聯(lián)系方式等信息，獲得用戶明確同意；（四）事后監(jiān)督：定期對第三方的用戶個人信息處理情況進行監(jiān)督檢查，確保其嚴格遵守協(xié)議約定及相關法規(guī)要求；發(fā)現(xiàn)第三方存在違規(guī)行為的，需立即要求整改，必要時終止合作，并追究其違約責任。第四章風險管控與違規(guī)處理第十六條風險排查機制：建立常態(tài)化隱私政策合規(guī)風險排查機制，海外合規(guī)審核部每季度開展一次全面風險排查，重點排查用戶信息收集、使用、跨境傳輸、第三方共享、隱私政策公示等領域；對新開展的業(yè)務或進入的海外市場，實行事前專項風險排查，確保風險早發(fā)現(xiàn)、早處置。第十七條風險評估體系：建立隱私政策合規(guī)風險評估指標體系，從業(yè)務類型、信息敏感程度、法規(guī)適配性、監(jiān)管執(zhí)法力度等維度進行量化評估，劃分風險等級（低、中、高），針對不同風險等級制定差異化管控措施，高風險業(yè)務實行重點監(jiān)控。第十八條違規(guī)處理措施：（一）內(nèi)部處理：公司員工違反本制度規(guī)定，存在隱私合規(guī)違規(guī)行為或未履行合規(guī)職責的，視情節(jié)輕重采取以下措施：書面警告、通報批評、績效處罰、崗位調(diào)整、解除勞動合同；造成公司損失的，依法追究賠償責任；涉嫌違法犯罪的，移交司法機關處理；（二）外部應對：若發(fā)生隱私合規(guī)違規(guī)被監(jiān)管機構調(diào)查或處罰，或引發(fā)法律糾紛、用戶投訴集中等情況，由法務部會同海外合規(guī)審核部、相關業(yè)務部門立即啟動應急處置預案，積極配合監(jiān)管調(diào)查，制定應對策略，及時整改問題，最大限度降低公司損失與聲譽影響；（三）合作方處理：若合作第三方存在違反數(shù)據(jù)共享或委托處理協(xié)議約定的隱私合規(guī)違規(guī)行為，立即暫停合作，要求限期整改；整改未通過或情節(jié)嚴重的，終止合作并追究違約責任，將其納入公司黑名單，禁止后續(xù)合作。第十九條應急處置機制：建立隱私合規(guī)應急處置預案，明確應急處置流程、責任部門、應對措施及信息上報路徑；針對數(shù)據(jù)泄露、違規(guī)使用用戶信息、監(jiān)管調(diào)查、重大用戶投訴等突發(fā)事件，相關部門需立即響應，協(xié)同配合，及時處置，降低風險影響。第五章考核與保障措施第二十條考核機制：公司將隱私政策合規(guī)管理成效納入相關部門及員工的績效考核體系，核心考核指標包括：隱私政策合規(guī)審核通過率、風險排查完成率、違規(guī)事件發(fā)生率、用戶權利請求響應及時率及滿意度、數(shù)據(jù)安全事件發(fā)生率等；考核結果與績效薪酬、評優(yōu)評先、崗位晉升直接掛鉤，對合規(guī)工作表現(xiàn)突出的部門及個人給予表彰獎勵，對違規(guī)部門及個人實行績效降級或處罰。第二十一條保障措施：（一）制度保障：海外合規(guī)審核部每半年對本制度的執(zhí)行情況進行梳理評估，結合公司業(yè)務發(fā)展及境內(nèi)外法規(guī)變化，提出制度修訂建議，經(jīng)公司管理層審批后更新實施；（二）資源保障：公司為隱私政策合規(guī)管理工作提供必要的資源支持，包括合規(guī)審核工具、專業(yè)律所合作、海外合規(guī)咨詢服務、數(shù)據(jù)安全技術投入、合規(guī)培訓經(jīng)費等；（三）培訓保障：人力資源部聯(lián)合海外合規(guī)審核部，定期組織開展隱私政策合規(guī)專項培訓，內(nèi)容包括境內(nèi)外隱私保護法規(guī)解讀、隱私政策執(zhí)行規(guī)范、數(shù)據(jù)安全防護措施、典型案例分析等，提升員工合規(guī)意識與專業(yè)能力；新員工入職需接受隱私合規(guī)培訓，考核合格后方可上崗；（四）技術保障：技術部為隱私政策合規(guī)管理工作提供技術支持，持續(xù)優(yōu)化數(shù)據(jù)安全保護系統(tǒng)，提升用戶個人信息存儲、傳