2026年跨境電商公司質(zhì)量記錄管理制度第一章總則第一條制定目的。為規(guī)范公司跨境電商業(yè)務(wù)全流程質(zhì)量記錄的管理工作，明確質(zhì)量記錄的生成、收集、整理、歸檔、存儲、借閱、使用及銷毀等環(huán)節(jié)的操作標(biāo)準(zhǔn)與責(zé)任邊界，保障質(zhì)量記錄的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確與可追溯，支撐商品質(zhì)量管控、合規(guī)審核及業(yè)務(wù)改進(jìn)工作，維護(hù)消費(fèi)者合法權(quán)益與公司品牌聲譽(yù)，確保符合國內(nèi)外相關(guān)法律法規(guī)及海外市場監(jiān)管要求，結(jié)合公司跨境電商業(yè)務(wù)特性及質(zhì)量管控實(shí)際，特制定本制度。第二條制定依據(jù)。本制度依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國產(chǎn)品質(zhì)量法》《中華人民共和國進(jìn)出口商品檢驗(yàn)法》及海外目標(biāo)市場相關(guān)質(zhì)量記錄管理法規(guī)（如歐盟質(zhì)量追溯要求、美國FDA記錄保存規(guī)定、東南亞各國進(jìn)口商品質(zhì)量檔案管理規(guī)范等），結(jié)合公司跨境電商運(yùn)營管理體系、合規(guī)管理規(guī)范及質(zhì)量管控實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)制定。第三條適用范圍。本制度適用于公司所有部門、下屬分支機(jī)構(gòu)及全體員工（含正式員工、試用期員工、實(shí)習(xí)生、勞務(wù)派遣人員及外包人員），覆蓋跨境商品采購、驗(yàn)收、倉儲、跨境運(yùn)輸、平臺銷售、售后服務(wù)、質(zhì)量檢驗(yàn)、不合格商品處置等全流程中各類質(zhì)量記錄的生成、收集、整理、歸檔、存儲、借閱、使用、銷毀及追溯等管理工作。適用于公司各類質(zhì)量相關(guān)記錄，包括電子記錄與紙質(zhì)記錄。第四條核心原則。質(zhì)量記錄管理工作堅(jiān)持“真實(shí)準(zhǔn)確、全程管控、安全可控、便捷可溯、權(quán)責(zé)明晰”的原則，以保障質(zhì)量記錄的有效性與可追溯性為核心，確保質(zhì)量記錄管理全流程合規(guī)，為質(zhì)量管控與業(yè)務(wù)改進(jìn)提供可靠數(shù)據(jù)支撐。第五條術(shù)語定義。本制度所稱“質(zhì)量記錄”，指公司在跨境電商業(yè)務(wù)質(zhì)量管控過程中形成的，能夠反映商品質(zhì)量狀況、質(zhì)量管控工作開展情況及合規(guī)性的各類文字、電子、影像等不同形式的記錄資料，包括但不限于采購驗(yàn)收記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、倉儲抽檢記錄、運(yùn)輸質(zhì)量監(jiān)控記錄、銷售質(zhì)量追溯記錄、售后質(zhì)量反饋記錄、不合格商品處置記錄等；“全生命周期管理”，指質(zhì)量記錄從生成、收集、整理、歸檔、存儲、借閱、使用到銷毀的完整管理過程；“電子質(zhì)量記錄”，指以數(shù)字形式存儲在電子介質(zhì)上的質(zhì)量記錄資料；“紙質(zhì)質(zhì)量記錄”，指以紙張為載體的質(zhì)量記錄資料。第二章職責(zé)分工第六條質(zhì)量部職責(zé)。作為質(zhì)量記錄管理工作的牽頭部門，負(fù)責(zé)制定和修訂質(zhì)量記錄管理制度及操作規(guī)范；負(fù)責(zé)明確各類質(zhì)量記錄的生成要求、收集范圍、整理標(biāo)準(zhǔn)及保存期限；負(fù)責(zé)牽頭開展質(zhì)量記錄全流程管理的監(jiān)督檢查，建立質(zhì)量記錄管理臺賬；負(fù)責(zé)組織開展質(zhì)量記錄管理相關(guān)培訓(xùn)，提升全員質(zhì)量記錄管理意識；負(fù)責(zé)質(zhì)量記錄管理相關(guān)資料的匯總分析，為質(zhì)量改進(jìn)提供數(shù)據(jù)支撐；負(fù)責(zé)質(zhì)量記錄管理過程中的合規(guī)審核與風(fēng)險(xiǎn)防控。第七條各業(yè)務(wù)部門職責(zé)。各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人為本部門質(zhì)量記錄管理第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門員工學(xué)習(xí)并嚴(yán)格執(zhí)行本制度；負(fù)責(zé)規(guī)范本部門業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)質(zhì)量記錄的生成，確保記錄真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、及時(shí)；負(fù)責(zé)本部門質(zhì)量記錄的初步收集、整理與按時(shí)提交工作；負(fù)責(zé)配合質(zhì)量部開展質(zhì)量記錄的核查、歸檔及追溯工作；發(fā)現(xiàn)質(zhì)量記錄管理問題時(shí)，及時(shí)向質(zhì)量部報(bào)告并配合整改；負(fù)責(zé)本部門臨時(shí)保管質(zhì)量記錄的安全防護(hù)。第八條檔案管理部職責(zé)。負(fù)責(zé)質(zhì)量記錄的正式歸檔、分類存儲及日常保管工作；負(fù)責(zé)建立質(zhì)量記錄管理檔案，清晰記錄質(zhì)量記錄的歸檔、借閱、使用、銷毀等全流程信息；負(fù)責(zé)保障質(zhì)量記錄存儲環(huán)境的安全，防范記錄損壞、丟失或泄露；負(fù)責(zé)按規(guī)定辦理質(zhì)量記錄的借閱、復(fù)制及歸還手續(xù)；負(fù)責(zé)定期對質(zhì)量記錄進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保記錄賬實(shí)相符；負(fù)責(zé)按規(guī)定開展質(zhì)量記錄的銷毀工作。第九條IT技術(shù)部職責(zé)。負(fù)責(zé)搭建并維護(hù)電子質(zhì)量記錄管理系統(tǒng)，保障系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行及功能適配；負(fù)責(zé)實(shí)現(xiàn)電子質(zhì)量記錄的線上生成、收集、整理、存儲、查詢、借閱等全流程管理，優(yōu)化系統(tǒng)操作體驗(yàn)；負(fù)責(zé)保障電子質(zhì)量記錄管理系統(tǒng)的信息安全，搭建數(shù)據(jù)加密、訪問控制、日志記錄、備份恢復(fù)等安全防護(hù)機(jī)制；負(fù)責(zé)處理系統(tǒng)運(yùn)行過程中的技術(shù)故障，及時(shí)響應(yīng)各部門的技術(shù)需求；負(fù)責(zé)配合質(zhì)量部落實(shí)電子質(zhì)量記錄管理的合規(guī)要求。第十條合規(guī)部職責(zé)。負(fù)責(zé)對質(zhì)量記錄管理全流程進(jìn)行合規(guī)審核，包括記錄生成、收集、存儲、使用、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合國內(nèi)外相關(guān)法律法規(guī)及海外市場監(jiān)管要求；負(fù)責(zé)識別質(zhì)量記錄管理過程中的合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)（如記錄缺失、虛假記錄、存儲不合規(guī)、泄露風(fēng)險(xiǎn)等），制定風(fēng)險(xiǎn)防控措施；負(fù)責(zé)處理質(zhì)量記錄管理相關(guān)的合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)事件，指導(dǎo)相關(guān)部門整改；負(fù)責(zé)配合外部監(jiān)管機(jī)構(gòu)開展質(zhì)量記錄相關(guān)的核查工作。第十一條財(cái)務(wù)部職責(zé)。負(fù)責(zé)審核質(zhì)量記錄管理相關(guān)的費(fèi)用支出（如記錄存儲設(shè)備采購、系統(tǒng)維護(hù)、檔案整理服務(wù)等費(fèi)用），對費(fèi)用支出進(jìn)行管控；負(fù)責(zé)核算質(zhì)量記錄管理工作的成本，提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析支持；負(fù)責(zé)相關(guān)費(fèi)用的報(bào)銷審核與支付工作，確保費(fèi)用支出合規(guī)可追溯。第十二條人力資源部職責(zé)。負(fù)責(zé)將質(zhì)量記錄管理制度納入公司全員培訓(xùn)體系，組織開展質(zhì)量記錄管理培訓(xùn)，提升員工記錄管理意識與合規(guī)素養(yǎng)；負(fù)責(zé)將質(zhì)量記錄管理相關(guān)工作表現(xiàn)納入員工績效考核，配合質(zhì)量部及檔案管理部開展考核相關(guān)工作。第三章質(zhì)量記錄全流程管控第十三條記錄生成與收集管控。各業(yè)務(wù)部門需在對應(yīng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)及時(shí)生成質(zhì)量記錄，確保記錄真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、清晰，填寫內(nèi)容規(guī)范、要素齊全（包括記錄名稱、生成日期、業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)、相關(guān)人員簽字、關(guān)鍵數(shù)據(jù)等），嚴(yán)禁虛假記錄、補(bǔ)填漏填或隨意篡改。質(zhì)量記錄的收集需遵循“及時(shí)、全面”原則，各業(yè)務(wù)部門需在業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)結(jié)束后3個(gè)工作日內(nèi)完成本部門質(zhì)量記錄的收集工作，對電子記錄需及時(shí)備份歸檔，對紙質(zhì)記錄需妥善保管并整理成冊。收集范圍包括但不限于：采購驗(yàn)收環(huán)節(jié)的供應(yīng)商資質(zhì)證明、商品檢驗(yàn)報(bào)告、驗(yàn)收記錄；倉儲環(huán)節(jié)的抽檢記錄、溫濕度監(jiān)控記錄、商品出入庫質(zhì)量核查記錄；運(yùn)輸環(huán)節(jié)的運(yùn)輸協(xié)議、溫控記錄、破損異常記錄；銷售環(huán)節(jié)的商品質(zhì)量追溯碼記錄、平臺質(zhì)量承諾記錄；售后環(huán)節(jié)的質(zhì)量投訴記錄、退換貨檢驗(yàn)記錄；不合格商品處置環(huán)節(jié)的檢驗(yàn)報(bào)告、處置方案、銷毀記錄等。第十四條記錄整理與歸檔管控。各業(yè)務(wù)部門收集質(zhì)量記錄后，需按質(zhì)量部制定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步整理，標(biāo)注記錄名稱、生成日期、業(yè)務(wù)類別、形成部門等關(guān)鍵信息，于每周五前提交至質(zhì)量部審核。質(zhì)量部在收到記錄后2個(gè)工作日內(nèi)完成審核，審核內(nèi)容包括記錄的真實(shí)性、完整性、規(guī)范性及合規(guī)性。審核通過的記錄，由質(zhì)量部移交至檔案管理部進(jìn)行正式歸檔；審核未通過的，需明確告知相關(guān)業(yè)務(wù)部門未通過原因及整改要求，業(yè)務(wù)部門需在2個(gè)工作日內(nèi)完成整改并重新提交審核。檔案管理部接收審核通過的質(zhì)量記錄后，需按“年度-部門-業(yè)務(wù)類別-記錄類型”的分類體系進(jìn)行系統(tǒng)分類，采用“年度-部門-類別-序號”的編碼規(guī)則進(jìn)行統(tǒng)一編號，確保每一份記錄編號唯一、規(guī)范可追溯，編號信息需同步記錄至質(zhì)量記錄管理臺賬及電子管理系統(tǒng)。第十五條記錄存儲與保管管控。質(zhì)量記錄采用電子記錄與紙質(zhì)記錄雙重存儲模式。電子質(zhì)量記錄由IT技術(shù)部通過專用電子記錄管理系統(tǒng)進(jìn)行加密存儲，定期開展數(shù)據(jù)備份（至少每月備份一次，備份數(shù)據(jù)保存至少2年），確保數(shù)據(jù)安全可靠；紙質(zhì)質(zhì)量記錄需存儲在專用檔案庫房，庫房需具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防高溫等安全防護(hù)設(shè)施，記錄存放需有序排列，便于查閱。檔案管理部需建立詳細(xì)的質(zhì)量記錄管理臺賬，記錄記錄的存儲位置、編號、生成日期、借閱情況、保存期限等信息，定期更新臺賬內(nèi)容。對涉及商業(yè)秘密或個(gè)人信息的質(zhì)量記錄，需采取額外的保密防護(hù)措施，嚴(yán)格控制訪問范圍。第十六條記錄借閱與使用管控。公司內(nèi)部員工因工作需要借閱質(zhì)量記錄的，需填寫《質(zhì)量記錄借閱申請表》，注明借閱記錄名稱、編號、借閱用途、借閱期限，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人及質(zhì)量部負(fù)責(zé)人審批同意后，到檔案管理部辦理借閱手續(xù)。電子記錄借閱通過電子記錄管理系統(tǒng)進(jìn)行，系統(tǒng)自動記錄借閱信息；紙質(zhì)記錄借閱需當(dāng)場核對記錄數(shù)量及完整性，明確借閱期限（一般不超過7個(gè)工作日，特殊情況需延長的，需重新審批）。借閱人員需妥善保管借閱的記錄，嚴(yán)禁轉(zhuǎn)借、復(fù)制、篡改、損毀或用于非工作用途，借閱期滿后需及時(shí)歸還，檔案管理部需核對記錄完整性后辦理歸還手續(xù)。外部單位因監(jiān)管檢查、司法調(diào)查等需要查閱質(zhì)量記錄的，需提供相關(guān)證明文件，經(jīng)公司管理層審批同意后，在質(zhì)量部及檔案管理部人員陪同下查閱，嚴(yán)禁外部人員自行查閱或復(fù)制記錄，查閱過程需全程記錄。第十七條記錄保存期限管控。質(zhì)量記錄保存期限分為永久保存和定期保存兩類。永久保存的記錄包括：公司核心跨境商品質(zhì)量管控檔案、重大質(zhì)量事故處理記錄、涉及司法訴訟的質(zhì)量記錄、監(jiān)管部門重大檢查相關(guān)質(zhì)量記錄等；定期保存的記錄根據(jù)其重要程度及業(yè)務(wù)需求，分為5年、10年、20年三個(gè)檔次，具體保存期限由質(zhì)量部結(jié)合相關(guān)法律法規(guī)及業(yè)務(wù)實(shí)際確定，其中直接關(guān)系消費(fèi)者健康安全的商品質(zhì)量記錄保存期限不低于商品保質(zhì)期屆滿后5年，無保質(zhì)期的保存期限不低于銷售后10年。檔案管理部需在質(zhì)量記錄管理臺賬中明確標(biāo)注每一份記錄的保存期限，定期對到期記錄進(jìn)行梳理。第十八條記錄銷毀管控。定期保存的質(zhì)量記錄保存期限屆滿后，由檔案管理部提出銷毀申請，編制《質(zhì)量記錄銷毀清單》，注明記錄名稱、編號、生成日期、保存期限、銷毀原因等信息，提交至質(zhì)量部審核。質(zhì)量部審核通過后，報(bào)公司管理層審批。審批通過后，由檔案管理部組織銷毀工作，質(zhì)量部及合規(guī)部人員現(xiàn)場監(jiān)督銷毀過程。電子記錄需采用不可恢復(fù)的方式銷毀，紙質(zhì)記錄需采用粉碎或焚燒等安全方式銷毀，確保記錄信息完全滅失。銷毀工作完成后，監(jiān)督人員需在《質(zhì)量記錄銷毀清單》上簽字確認(rèn)，清單由檔案管理部歸檔永久保存。第四章風(fēng)險(xiǎn)防控第十九條真實(shí)性與完整性風(fēng)險(xiǎn)防控。各業(yè)務(wù)部門需對提交的質(zhì)量記錄真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)，質(zhì)量部加強(qiáng)記錄審核力度，對疑似缺失、虛假、篡改的記錄堅(jiān)決不予通過審核，要求相關(guān)部門限期整改；建立質(zhì)量記錄生成與審核責(zé)任追溯機(jī)制，對因記錄缺失、虛假導(dǎo)致質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)或合規(guī)問題的，追究相關(guān)部門及人員責(zé)任；定期開展質(zhì)量記錄完整性清查工作，每年至少開展一次全面清查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并補(bǔ)充缺失記錄。第二十條信息安全風(fēng)險(xiǎn)防控。IT技術(shù)部與檔案管理部聯(lián)合搭建質(zhì)量記錄信息安全防護(hù)體系，電子記錄實(shí)行全程加密傳輸與存儲，嚴(yán)格控制系統(tǒng)訪問權(quán)限，落實(shí)最小權(quán)限原則，定期開展系統(tǒng)安全檢測與漏洞掃描，及時(shí)修復(fù)安全隱患；紙質(zhì)記錄庫房加強(qiáng)安全管控，安裝監(jiān)控設(shè)備，嚴(yán)格執(zhí)行出入登記制度，防止記錄丟失或泄露；完善質(zhì)量記錄操作日志記錄，對記錄的生成、審核、借閱、銷毀等全流程操作進(jìn)行詳細(xì)記錄，確保全程可追溯；嚴(yán)禁任何部門或個(gè)人擅自將質(zhì)量記錄帶出公司或泄露給外部單位及個(gè)人。第二十一條合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)防控。合規(guī)部定期梳理國內(nèi)外相關(guān)法律法規(guī)及海外市場質(zhì)量記錄管理規(guī)則，及時(shí)向各部門傳達(dá)最新要求；質(zhì)量部結(jié)合監(jiān)管變化及時(shí)更新質(zhì)量記錄的收集范圍、保存期限及操作規(guī)范，確保記錄管理全流程符合合規(guī)要求；定期開展質(zhì)量記錄管理專項(xiàng)合規(guī)自查，重點(diǎn)核查記錄生成、存儲、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)的合規(guī)性，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并整改合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)；加強(qiáng)對員工的合規(guī)培訓(xùn)，提升合規(guī)記錄管理意識。第二十二條記錄滅失風(fēng)險(xiǎn)防控。檔案管理部定期檢查紙質(zhì)記錄庫房的安全防護(hù)設(shè)施，確保防火、防潮、防蟲等設(shè)施正常運(yùn)行，定期對庫房環(huán)境進(jìn)行監(jiān)測與調(diào)整；IT技術(shù)部定期對電子記錄管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，落實(shí)數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)機(jī)制，防范因系統(tǒng)故障、自然災(zāi)害等導(dǎo)致電子記錄丟失或損毀；建立質(zhì)量記錄損毀應(yīng)急處置預(yù)案，對突發(fā)的記錄損毀事件，及時(shí)啟動應(yīng)急響應(yīng)，采取補(bǔ)救措施，減少損失。第五章監(jiān)督考核第二十三條監(jiān)督檢查機(jī)制。公司建立質(zhì)量記錄管理全流程監(jiān)督檢查機(jī)制，檔案管理部負(fù)責(zé)日常執(zhí)行情況監(jiān)督，重點(diǎn)核查記錄收集的及時(shí)性、整理的規(guī)范性、存儲的安全性及借閱使用的合規(guī)性；質(zhì)量部每月開展一次專項(xiàng)監(jiān)督檢查，重點(diǎn)核查記錄審核的準(zhǔn)確性、風(fēng)險(xiǎn)防控措施的落實(shí)情況；合規(guī)部每季度開展一次合規(guī)專項(xiàng)檢查，重點(diǎn)核查記錄管理流程的合規(guī)性；管理層每半年開展一次全面監(jiān)督檢查，核查全公司質(zhì)量記錄管理工作成效。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，下達(dá)整改通知書，明確整改責(zé)任部門、整改時(shí)限及要求，跟蹤整改效果，形成閉環(huán)管理。第二十四條考核指標(biāo)設(shè)定。將質(zhì)量記錄管理相關(guān)指標(biāo)納入各相關(guān)部門及員工的績效考核體系，核心考核指標(biāo)包括：記錄收集完整率、記錄提交及時(shí)率、記錄審核通過率、借閱合規(guī)率、記錄安全事故發(fā)生率、合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)事件發(fā)生率等。具體考核指標(biāo)及權(quán)重根據(jù)部門職責(zé)與崗位特性確定，確?？己丝茖W(xué)合理、可衡量。第二十五條考核結(jié)果應(yīng)用。考核結(jié)果與部門績效獎(jiǎng)金、員工薪酬晉升、評優(yōu)評先直接掛鉤。對質(zhì)量記錄管理工作成效顯著、合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)防控到位的部門及個(gè)人，公司給予通報(bào)表揚(yáng)及相應(yīng)績效獎(jiǎng)勵(lì)；對未按要求落實(shí)工作職責(zé)、出現(xiàn)記錄缺失、虛假、泄露、管理混亂等問題的部門及個(gè)人，公司給予通報(bào)批評、扣減績效獎(jiǎng)金等處罰；情節(jié)嚴(yán)重的，追究相關(guān)責(zé)任人的管理責(zé)任；造成公司經(jīng)濟(jì)損失或品牌損害的，依法追究相應(yīng)責(zé)任；涉嫌違法犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)處理。第六章附則第二十六條申訴機(jī)制。各部門及員工對質(zhì)量記錄管理的監(jiān)督檢查結(jié)論、考核結(jié)果及相關(guān)處分決定有異議的，可在收到相關(guān)通知后3個(gè)工作日內(nèi)，向人力資源部提交書面申訴申請，說明申訴理由并提供相關(guān)證明材料。人力資源部需在收到申訴申請后5個(gè)工作日內(nèi)，聯(lián)合質(zhì)量部、合規(guī)部及檔案管理部開展重新核查，形成申訴處理意見并反饋給申訴人，申訴處理意見為最終結(jié)果。第二十七條制度培訓(xùn)。本制度發(fā)布后，人力