2026年跨境營銷策劃公司采購流程優(yōu)化管理制度第一章總則第一條制定目的。為優(yōu)化公司采購管理流程，提升采購效率，降低采購成本，規(guī)范采購行為，強化采購風險防控，保障公司跨境營銷策劃業(yè)務(wù)所需物資、服務(wù)的及時供應(yīng)與質(zhì)量可控，依據(jù)《中華人民共和國民法典》《中華人民共和國招標投標法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司跨境業(yè)務(wù)經(jīng)營實際，特制定本制度。第二條適用范圍。本制度適用于公司所有與跨境營銷策劃業(yè)務(wù)相關(guān)的采購活動，包括但不限于營銷物料采購、海外媒體投放資源采購、跨境物流服務(wù)采購、市場調(diào)研服務(wù)采購、設(shè)計制作服務(wù)采購等。公司各部門及所有參與采購工作的人員，均需嚴格遵守本制度規(guī)定。第三條核心原則。采購工作應(yīng)遵循“合規(guī)高效、成本最優(yōu)、質(zhì)量保障、公開透明”的核心原則，在符合法律法規(guī)及公司規(guī)章制度的前提下，以滿足業(yè)務(wù)需求為導向，通過流程優(yōu)化實現(xiàn)采購全周期的規(guī)范化管理，兼顧采購效率與風險防控。第四條管理職責。公司設(shè)立采購管理牽頭部門（以下簡稱“采購部”），統(tǒng)籌負責采購流程的優(yōu)化、采購活動的組織實施、供應(yīng)商管理、采購檔案歸檔等工作；各業(yè)務(wù)部門為采購需求提報單位，負責精準提報采購需求、參與供應(yīng)商篩選與驗收等工作；財務(wù)部負責采購預(yù)算審核、付款審核及采購成本核算工作；審計部門負責對采購流程的合規(guī)性進行監(jiān)督審計。第二章采購需求提報與預(yù)算審核流程第五條采購需求提報。各業(yè)務(wù)部門根據(jù)跨境營銷策劃項目推進需求，提前梳理采購需求，填寫《采購需求申請表》，明確采購標的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量標準、交付時間、預(yù)算金額、用途及其他特殊要求。采購需求需經(jīng)部門負責人審核確認后，提交至采購部。對于跨境采購項目，需額外注明目標市場相關(guān)合規(guī)要求、跨境運輸及清關(guān)需求等關(guān)鍵信息。第六條采購需求審核。采購部收到《采購需求申請表》后，需在3個工作日內(nèi)完成需求審核工作。審核內(nèi)容包括采購需求的合理性、明確性、合規(guī)性，重點核查是否符合公司跨境業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃、是否存在重復(fù)采購等情況。對審核通過的需求，轉(zhuǎn)入預(yù)算審核環(huán)節(jié)；對需求不明確、不合規(guī)的，退回提報部門補充完善后重新提報。第七條預(yù)算審核。采購部將審核通過的《采購需求申請表》連同初步采購方案提交至財務(wù)部，財務(wù)部依據(jù)公司年度預(yù)算及項目專項預(yù)算，對采購預(yù)算的合理性、準確性進行審核。審核通過的，出具預(yù)算審核意見；審核未通過的，由采購部聯(lián)合提報部門調(diào)整采購方案及預(yù)算后重新提交審核。預(yù)算審核完成后，采購需求方可進入采購實施環(huán)節(jié)。第三章供應(yīng)商篩選與管理流程第八條供應(yīng)商儲備庫建立。采購部牽頭建立公司供應(yīng)商儲備庫，通過行業(yè)展會、同行推薦、公開征集、線上平臺篩選等多種渠道拓展供應(yīng)商資源，重點吸納具備跨境服務(wù)能力、資質(zhì)齊全、信譽良好、性價比高的供應(yīng)商。供應(yīng)商儲備庫需按采購品類分類管理，定期更新維護。第九條供應(yīng)商篩選。對于采購需求，采購部從供應(yīng)商儲備庫中篩選符合條件的供應(yīng)商，篩選標準包括資質(zhì)合規(guī)性、產(chǎn)品/服務(wù)質(zhì)量、價格競爭力、交付能力、跨境服務(wù)經(jīng)驗、售后服務(wù)水平及信譽狀況等。對于預(yù)算金額超過5萬元的采購項目，需至少篩選3家及以上符合條件的供應(yīng)商；對于跨境重大采購項目，需額外核查供應(yīng)商的跨境業(yè)務(wù)資質(zhì)、目標市場運營經(jīng)驗及合規(guī)記錄。篩選完成后，形成《供應(yīng)商候選名單》提交至提報部門及相關(guān)部門聯(lián)合評審。第十條供應(yīng)商評審與確定。采購部組織提報部門、財務(wù)部、審計部門及相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成評審小組，對《供應(yīng)商候選名單》中的供應(yīng)商進行聯(lián)合評審。評審采取現(xiàn)場考察、資料審核、樣品測試、報價對比等多種方式進行，評審小組根據(jù)評審結(jié)果形成《供應(yīng)商評審報告》，確定中選供應(yīng)商。對評審?fù)ㄟ^的供應(yīng)商，納入合格供應(yīng)商名錄；對未通過評審的，說明原因并從候選名單中剔除。第十一條供應(yīng)商動態(tài)管理。采購部建立合格供應(yīng)商動態(tài)管理機制，每季度對合格供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量、交付及時性、價格穩(wěn)定性、合規(guī)情況等進行考核評估，形成《供應(yīng)商考核評估報告》。對考核優(yōu)秀的供應(yīng)商，在后續(xù)采購項目中優(yōu)先合作；對考核不合格的供應(yīng)商，提出整改要求，整改仍不合格的，移出合格供應(yīng)商名錄，3年內(nèi)不再合作。同時，采購部需定期收集各業(yè)務(wù)部門對供應(yīng)商的反饋意見，持續(xù)優(yōu)化供應(yīng)商資源配置。第四章采購實施與合同簽訂流程第十二條采購方式確定。根據(jù)采購預(yù)算金額及采購項目復(fù)雜度，確定相應(yīng)的采購方式：預(yù)算金額低于2萬元的小額采購項目，可采取直接采購方式，從合格供應(yīng)商中擇優(yōu)確定合作方；預(yù)算金額在2萬元至10萬元的采購項目，采取詢價采購方式，向至少3家合格供應(yīng)商詢價，根據(jù)報價及服務(wù)方案擇優(yōu)確定；預(yù)算金額超過10萬元的重大采購項目，采取招標采購方式，通過公開招標或邀請招標的方式確定合作方；對于特殊品類、獨家供應(yīng)的采購項目，經(jīng)公司管理層審批后，可采取單一來源采購方式。第十三條采購談判。確定候選供應(yīng)商后，采購部組織相關(guān)人員與供應(yīng)商進行采購談判，談判內(nèi)容包括價格、質(zhì)量標準、交付時間、付款方式、售后服務(wù)、跨境運輸及清關(guān)責任、違約責任等關(guān)鍵條款。對于跨境采購項目，需重點明確匯率風險承擔、跨境合規(guī)責任劃分等內(nèi)容。談判過程需形成《采購談判記錄》，由雙方參與人員簽字確認。第十四條合同簽訂。談判達成一致后，采購部依據(jù)《采購談判記錄》及相關(guān)法律法規(guī)，擬定采購合同。采購合同需明確雙方權(quán)利義務(wù)、采購標的詳細信息、履行期限、驗收標準、付款方式、違約責任、爭議解決方式等核心條款。合同擬定完成后，需經(jīng)法務(wù)部門審核合同合規(guī)性、財務(wù)部審核付款條款，審核通過后提交雙方簽字蓋章。合同簽訂后，采購部需將合同副本分送財務(wù)部、提報部門等相關(guān)單位備案。第五章采購履約跟蹤與驗收流程第十五條履約跟蹤。合同簽訂后，采購部指定專人負責跟蹤供應(yīng)商履約情況，定期與供應(yīng)商溝通進度，核查產(chǎn)品/服務(wù)的生產(chǎn)、備貨及交付進度，確保符合合同約定的交付時間要求。對于跨境采購項目，需全程跟蹤跨境運輸、清關(guān)等環(huán)節(jié)，及時協(xié)調(diào)解決履約過程中出現(xiàn)的問題。履約跟蹤過程需形成《履約跟蹤記錄》，存檔備查。第十六條驗收流程。供應(yīng)商按合同約定交付產(chǎn)品/服務(wù)后，采購部組織提報部門、相關(guān)技術(shù)人員組成驗收小組，依據(jù)合同約定的質(zhì)量標準、驗收標準及采購需求，開展驗收工作。驗收分為外觀檢查、數(shù)量核對、質(zhì)量檢測、功能測試等環(huán)節(jié)，對于跨境采購產(chǎn)品，需額外核查清關(guān)文件、產(chǎn)品合規(guī)認證等資料。驗收合格的，填寫《采購驗收合格單》，由驗收小組人員簽字確認；驗收不合格的，出具《驗收不合格通知書》，明確不合格事項及整改要求，要求供應(yīng)商在規(guī)定期限內(nèi)整改后重新驗收，整改仍不合格的，依據(jù)合同約定追究供應(yīng)商違約責任。第六章付款與檔案管理流程第十七條付款申請。驗收合格后，采購部憑《采購合同》《采購驗收合格單》《發(fā)票》等相關(guān)資料，填寫《付款申請表》，提交至財務(wù)部。付款申請需明確付款金額、付款方式、付款期限等信息，經(jīng)采購部負責人審核確認后，報財務(wù)部審核。第十八條付款審核與支付。財務(wù)部收到《付款申請表》及相關(guān)資料后，對資料的完整性、合規(guī)性及付款金額的準確性進行審核，審核通過后，按照公司付款審批流程報管理層審批。審批通過后，財務(wù)部依據(jù)合同約定的付款方式及期限完成付款操作，并將付款憑證反饋至采購部。對于跨境付款項目，需嚴格遵守國家外匯管理相關(guān)規(guī)定，確保付款流程合規(guī)。第十九條采購檔案管理。采購部負責牽頭整理采購全流程相關(guān)資料，包括《采購需求申請表》《供應(yīng)商評審報告》《采購合同》《履約跟蹤記錄》《采購驗收合格單》《付款申請表》《發(fā)票》及其他相關(guān)文件，按采購項目分類歸檔，建立電子及紙質(zhì)雙重檔案。采購檔案需妥善保管，保管期限不少于5年，確保檔案的完整性、可追溯性。各相關(guān)部門需配合采購部完成檔案資料的收集與歸檔工作。第七章采購流程優(yōu)化機制第二十條流程復(fù)盤。采購部每季度組織各相關(guān)部門開展采購流程復(fù)盤工作，梳理采購全流程中存在的問題，包括流程繁瑣、審批效率低、供應(yīng)商管理不到位、跨境采購風險防控不足等，分析問題產(chǎn)生的原因，形成《采購流程復(fù)盤報告》。第二十一條優(yōu)化措施制定與實施。根據(jù)《采購流程復(fù)盤報告》，采購部牽頭制定針對性的流程優(yōu)化措施，明確優(yōu)化方向、責任部門、完成時限。優(yōu)化措施包括簡化審批環(huán)節(jié)、優(yōu)化供應(yīng)商篩選標準、完善跨境采購風險防控機制、引入數(shù)字化采購管理工具等。各相關(guān)部門需積極配合優(yōu)化措施的實施，確保優(yōu)化工作落地見效。第二十二條優(yōu)化效果評估。優(yōu)化措施實施后，采購部聯(lián)合財務(wù)部、審計部門等對優(yōu)化效果進行評估，評估指標包括采購效率提升情況、采購成本降低幅度、采購合規(guī)率、各部門滿意度等。根據(jù)評估結(jié)果，進一步調(diào)整完善優(yōu)化措施，形成“復(fù)盤—優(yōu)化—評估—完善”的閉環(huán)管理機制，持續(xù)提升采購流程的科學性與高效性。第八章監(jiān)督考核與獎懲第二十三條監(jiān)督檢查。審計部門定期或不定期對采購流程的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，重點核查采購需求提報、供應(yīng)商篩選、合同簽訂、驗收付款等環(huán)節(jié)的合規(guī)性，及時發(fā)現(xiàn)并糾正采購流程中存在的違規(guī)行為。對跨境采購項目，需重點檢查跨境合規(guī)條款的落實情況。第二十四條考核機制。公司將采購流程執(zhí)行情況納入相關(guān)部門及人員的績效考核體系，考核指標包括采購需求提報準確性、采購流程合規(guī)性、采購效率、采購成本控制效果、供應(yīng)商管理質(zhì)量等?？己私Y(jié)果與績效薪酬、崗位晉升、培訓機會等掛鉤。第二十五條獎勵措施。對在采購流程優(yōu)化工作中提出有效建議、顯著提升采購效率或降低采購成本的部門及個人，公司給予表彰及物質(zhì)獎勵；對嚴格遵守采購制度、采購工作成效顯著的部門及個人，在績效考核中予以加分獎勵；對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予長期合作優(yōu)先權(quán)及合作激勵。第二十六條懲處措施。對違反本制度規(guī)定，出現(xiàn)以下情形之一的，公司將根據(jù)情節(jié)輕重給予相關(guān)部門及人員通報批評、績效扣減、崗位調(diào)整等處罰；造成公司經(jīng)濟損失的，依法追究賠償責任；構(gòu)成違法犯罪的，移交司法機關(guān)處理：未按規(guī)定提報采購需求或提報虛假需求的；未經(jīng)審核擅自開展采購活動的；在供應(yīng)商篩選中弄虛作假、收受回扣的；簽訂不合規(guī)采購合同的；驗收工作流于形式、未發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題的；違規(guī)付款或虛報付款