2026年跨境營銷策劃公司采購資料歸檔管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司采購資料的歸檔管理工作，保障采購資料的真實(shí)性、完整性、安全性和可追溯性，強(qiáng)化采購業(yè)務(wù)全流程管控，為公司經(jīng)營決策、審計(jì)監(jiān)督、風(fēng)險(xiǎn)防控提供可靠依據(jù)，結(jié)合公司跨境營銷策劃業(yè)務(wù)采購工作實(shí)際，特制定本制度。第二條本制度適用于公司各類采購業(yè)務(wù)相關(guān)資料的收集、整理、審核、歸檔、保管、利用及銷毀等全生命周期管理工作，涵蓋跨境營銷策劃所需的物料采購、服務(wù)采購、技術(shù)采購等各類采購項(xiàng)目，包括但不限于境內(nèi)采購、境外采購業(yè)務(wù)產(chǎn)生的全部資料。第三條采購資料歸檔管理遵循“統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、分級(jí)負(fù)責(zé)、全程管控、安全保密、便于利用”的原則，確保采購資料歸檔及時(shí)、分類清晰、管理規(guī)范，同時(shí)嚴(yán)格遵守國家檔案管理相關(guān)法律法規(guī)及公司保密管理規(guī)定。第四條公司檔案管理部門為采購資料歸檔管理的統(tǒng)籌責(zé)任部門，負(fù)責(zé)制定采購資料歸檔標(biāo)準(zhǔn)、組織開展歸檔指導(dǎo)、負(fù)責(zé)資料的集中保管與利用審批；采購部負(fù)責(zé)采購資料的日常收集、初步整理、按時(shí)移交；財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)采購費(fèi)用結(jié)算相關(guān)資料的提供與審核；各需求部門（如市場(chǎng)部、創(chuàng)意策劃部等）配合提供采購需求相關(guān)資料；人力資源部負(fù)責(zé)相關(guān)責(zé)任人的考核問責(zé)。第二章采購資料歸檔范圍界定第五條采購資料歸檔范圍涵蓋采購業(yè)務(wù)全流程產(chǎn)生的各類具有保存價(jià)值的文件資料，包括紙質(zhì)版資料、電子版文件及相關(guān)電子存儲(chǔ)介質(zhì)，具體分為以下六大類：（一）采購決策與審批類資料：包括采購需求申請(qǐng)表、采購可行性分析報(bào)告、采購立項(xiàng)審批表、招標(biāo)/詢價(jià)方案及審批文件、采購方式確認(rèn)書（公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來源采購等）、管理層關(guān)于采購事項(xiàng)的決策紀(jì)要等。（二）采購交易類資料：包括供應(yīng)商資質(zhì)文件（營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、信用證明、境外供應(yīng)商合規(guī)證明等）、招標(biāo)公告、投標(biāo)文件、詢價(jià)函及回復(fù)、報(bào)價(jià)單、比價(jià)表、中標(biāo)通知書、采購合同及補(bǔ)充協(xié)議（含境內(nèi)外采購合同）、采購訂單、訂單變更文件等。（三）采購執(zhí)行類資料：包括采購物料或服務(wù)的驗(yàn)收單、檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量合格證明、物流運(yùn)輸單據(jù)（含跨境運(yùn)輸單據(jù)、報(bào)關(guān)單據(jù)等）、入庫單、出庫單、供應(yīng)商履約評(píng)價(jià)報(bào)告、采購過程中的溝通函件（郵件、書面函等）等。（四）費(fèi)用結(jié)算類資料：包括采購發(fā)票（含增值稅發(fā)票、境外發(fā)票）、付款申請(qǐng)單、銀行轉(zhuǎn)賬憑證、費(fèi)用報(bào)銷單、成本核算相關(guān)資料、采購尾款支付審批文件等。（五）供應(yīng)商管理類資料：包括供應(yīng)商準(zhǔn)入審核表、供應(yīng)商信息檔案、供應(yīng)商年度評(píng)估報(bào)告、供應(yīng)商黑名單文件、供應(yīng)商合作終止協(xié)議及說明等。（六）其他相關(guān)資料：包括采購業(yè)務(wù)相關(guān)的政策法規(guī)文件、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)部管理規(guī)范、采購爭(zhēng)議處理文件（協(xié)商記錄、仲裁決定書、判決書等）、采購項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告等。第六條以下資料不納入采購資料歸檔范圍：重復(fù)打印或復(fù)制的無價(jià)值資料、與采購業(yè)務(wù)無關(guān)的個(gè)人文件、臨時(shí)通知類文件（無長期保存價(jià)值）、已作廢且無參考價(jià)值的草稿、復(fù)印件（有原件的）等。第三章采購資料歸檔流程第七條資料收集。采購部指定專人作為采購資料管理員，負(fù)責(zé)采購業(yè)務(wù)全流程資料的實(shí)時(shí)收集工作。在采購項(xiàng)目啟動(dòng)后，同步跟進(jìn)資料生成情況，確保各類資料在產(chǎn)生時(shí)及時(shí)收集齊全，無遺漏、無缺失。對(duì)于境外采購業(yè)務(wù)資料，需同步收集符合境內(nèi)外相關(guān)規(guī)定的合規(guī)性文件，確保資料可追溯、可核查。各相關(guān)部門需積極配合采購部，及時(shí)提供本部門負(fù)責(zé)的采購相關(guān)資料。第八條整理與審核。采購資料管理員在采購項(xiàng)目完成（或階段性完成）后15個(gè)工作日內(nèi)，對(duì)收集的資料進(jìn)行系統(tǒng)整理。整理需遵循“按項(xiàng)目分類、按流程排序”的原則，將同一采購項(xiàng)目的資料集中整理，按采購決策、交易、執(zhí)行、結(jié)算、供應(yīng)商管理的順序排列，對(duì)資料進(jìn)行編號(hào)、裝訂（紙質(zhì)版）。整理完成后，填寫《采購資料整理審核表》，提交采購部負(fù)責(zé)人審核。審核重點(diǎn)關(guān)注資料的完整性、真實(shí)性、合規(guī)性，審核通過后，方可移交歸檔；審核發(fā)現(xiàn)資料缺失或不合規(guī)的，需及時(shí)補(bǔ)充完善后再提交審核。第九條移交與歸檔。采購部將審核通過的采購資料移交至檔案管理部門，移交時(shí)需提交《采購資料移交清單》，明確移交資料的項(xiàng)目名稱、資料類別、數(shù)量、紙質(zhì)版/電子版情況等信息。檔案管理部門接收后，需在3個(gè)工作日內(nèi)完成資料核查，核對(duì)資料與移交清單是否一致、資料整理是否規(guī)范。核查無誤后，雙方在移交清單上簽字確認(rèn)，完成移交手續(xù)。檔案管理部門需對(duì)接收的資料進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)、登記，建立采購資料歸檔臺(tái)賬，紙質(zhì)版資料存入專用檔案庫房，電子版資料納入公司電子檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)行加密存儲(chǔ)。第十條電子版資料歸檔特殊要求。電子版采購資料需單獨(dú)建立電子檔案目錄，與紙質(zhì)版資料編號(hào)對(duì)應(yīng)，確保一一可追溯。電子檔案需采用符合安全標(biāo)準(zhǔn)的存儲(chǔ)格式，定期進(jìn)行備份（至少雙重備份），備份介質(zhì)需妥善保管，做好標(biāo)識(shí)。對(duì)于境外采購業(yè)務(wù)的電子資料，需確保符合跨境數(shù)據(jù)傳輸相關(guān)規(guī)定，避免數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)。第四章采購資料保管與利用管理第十一條保管環(huán)境與期限。檔案管理部門需為采購資料提供安全適宜的保管環(huán)境，紙質(zhì)版資料庫房需具備防潮、防火、防蟲、防盜、防光、防高溫等防護(hù)措施，定期檢查庫房環(huán)境，確保資料完好。采購資料保管期限按以下標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行：采購合同、結(jié)算憑證、供應(yīng)商資質(zhì)等核心資料保管期限為永久；采購決策審批資料、驗(yàn)收資料、履約評(píng)價(jià)等資料保管期限為15年；其他一般性資料保管期限為5年。保管期限自采購項(xiàng)目完成次年1月1日起計(jì)算。第十二條資料利用審批。公司內(nèi)部部門因工作需要查閱、借閱采購資料的，需填寫《采購資料利用申請(qǐng)表》，說明利用目的、利用范圍、利用方式（查閱/借閱），經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人及檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批同意后，方可利用。查閱紙質(zhì)版資料需在檔案管理部門指定場(chǎng)所進(jìn)行，不得帶出；借閱紙質(zhì)版資料需明確借閱期限（一般不超過15天），到期需按時(shí)歸還，檔案管理部門需做好借閱登記與歸還核查。電子版資料的利用需嚴(yán)格控制訪問權(quán)限，經(jīng)審批后，由檔案管理部門提供指定范圍的電子資料，嚴(yán)禁擅自復(fù)制、傳播。第十三條外部利用管理。外部單位（如審計(jì)機(jī)構(gòu)、監(jiān)管部門、司法機(jī)關(guān)等）需查閱采購資料的，需提供相關(guān)單位的正式函件及經(jīng)辦人有效證件，經(jīng)公司管理層審批同意后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱，嚴(yán)格按照審批范圍提供資料，做好利用記錄，嚴(yán)禁向無關(guān)外部單位或個(gè)人提供采購資料。第十四條資料保密管理。所有接觸采購資料的人員需嚴(yán)格遵守公司保密規(guī)定，嚴(yán)禁泄露采購資料中的商業(yè)秘密（如供應(yīng)商報(bào)價(jià)、合同價(jià)款、客戶信息等）。檔案管理部門需建立采購資料保密管理臺(tái)賬，對(duì)資料利用、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，定期開展保密檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并消除保密隱患。第五章采購資料銷毀管理第十五條銷毀條件與審批。采購資料達(dá)到規(guī)定保管期限，且經(jīng)核查無繼續(xù)保存價(jià)值的，可申請(qǐng)銷毀。銷毀需由檔案管理部門提出申請(qǐng)，填寫《采購資料銷毀申請(qǐng)表》，說明銷毀資料的項(xiàng)目名稱、類別、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，附《采購資料銷毀清單》，提交公司管理層審批。涉及重大采購項(xiàng)目的資料銷毀，需經(jīng)管理層集體審議通過后，方可實(shí)施。第十六條銷毀實(shí)施與監(jiān)督。銷毀工作由檔案管理部門牽頭組織，采購部、財(cái)務(wù)部派專人監(jiān)督。銷毀前需再次核查銷毀資料，確保與銷毀清單一致，無遺漏或誤銷情況。紙質(zhì)版資料采用粉碎方式銷毀，電子版資料采用永久刪除、銷毀存儲(chǔ)介質(zhì)的方式處理，確保資料無法恢復(fù)。銷毀完成后，監(jiān)督人員與執(zhí)行人員需在銷毀清單上簽字確認(rèn)，檔案管理部門需將銷毀申請(qǐng)表、銷毀清單等資料歸檔保存，建立銷毀檔案，確保銷毀過程可追溯。第六章責(zé)任劃分與考核獎(jiǎng)懲第十七條責(zé)任劃分。采購部對(duì)采購資料的收集、整理、審核的及時(shí)性、完整性、真實(shí)性負(fù)直接責(zé)任；檔案管理部門對(duì)采購資料的保管、歸檔、利用、銷毀的規(guī)范性、安全性負(fù)主要責(zé)任；各需求部門、財(cái)務(wù)部對(duì)提供資料的及時(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)相應(yīng)責(zé)任；相關(guān)人員因個(gè)人疏忽導(dǎo)致資料丟失、泄露、損壞的，承擔(dān)直接責(zé)任。第十八條考核獎(jiǎng)懲。公司將采購資料歸檔管理工作納入相關(guān)部門及人員的績效考核體系：（一）獎(jiǎng)勵(lì)：對(duì)于嚴(yán)格執(zhí)行本制度，采購資料收集完整、歸檔及時(shí)，在資料利用、風(fēng)險(xiǎn)防控中發(fā)揮重要作用的部門或個(gè)人；發(fā)現(xiàn)資料管理隱患并及時(shí)上報(bào)解決的人員，公司將給予表彰及物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。（二）問責(zé)：對(duì)于未按規(guī)定收集、整理、移交采購資料，導(dǎo)致資料缺失、延誤歸檔的；檔案管理部門未按規(guī)定保管資料，導(dǎo)致資料損壞、丟失的；違規(guī)提供、復(fù)制、傳播采購資料，造成商業(yè)秘密泄露或公司損失的；銷毀資料未按規(guī)定流程執(zhí)行，出現(xiàn)誤銷、漏銷的，根據(jù)情節(jié)輕重對(duì)相關(guān)責(zé)任人給予警告、