2026年跨境營銷策劃公司檔案資料分類保管管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司檔案資料的分類、保管、利用等管理工作，保障檔案資料的完整性、安全性和可追溯性，充分發(fā)揮檔案資料在公司跨境營銷策劃業(yè)務(wù)開展、經(jīng)營管理中的支撐作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)要求，結(jié)合公司跨境營銷策劃業(yè)務(wù)特點，制定本制度。第二條本制度適用于公司各部門及全體員工在開展跨境營銷策劃業(yè)務(wù)、行政管理、經(jīng)營決策等活動中形成的各類檔案資料的收集、分類、整理、保管、借閱、移交、銷毀等全過程管理。第三條公司檔案資料管理遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級負責(zé)、分類歸檔、安全規(guī)范、便捷利用”的原則，確保檔案資料管理工作有序開展。第四條行政部為公司檔案資料管理的歸口部門，負責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全公司檔案資料的分類、保管、監(jiān)督檢查等工作；各業(yè)務(wù)部門指定專人擔任兼職檔案員，負責(zé)本部門日常檔案資料的收集、整理、初步審核后移交行政部歸檔。第二章檔案資料分類標準第五條公司檔案資料以“業(yè)務(wù)屬性為核心、管理維度為輔助”進行分類，共分為六大類，各類別下細分具體子類，確保分類清晰、歸屬明確。第六條第一類：跨境營銷策劃業(yè)務(wù)檔案。指公司在開展跨境營銷策劃業(yè)務(wù)過程中形成的各類資料，具體包括：（一）項目策劃檔案：各類跨境營銷項目的策劃方案、可行性分析報告、市場調(diào)研資料、目標市場分析報告、競品分析報告、創(chuàng)意提案、策劃案修訂記錄等；（二）項目執(zhí)行檔案：跨境營銷項目的執(zhí)行計劃、執(zhí)行進度表、合作方溝通記錄、物料制作清單、活動執(zhí)行現(xiàn)場記錄、線上推廣數(shù)據(jù)記錄、線下活動影像資料說明等；（三）項目驗收檔案：跨境營銷項目的驗收報告、客戶反饋意見、項目總結(jié)報告、項目效果評估報告、項目回款相關(guān)憑證復(fù)印件等。第七條第二類：客戶檔案。指公司在與跨境客戶合作過程中形成的各類資料，具體包括：（一）客戶基礎(chǔ)資料：客戶資質(zhì)證明復(fù)印件、聯(lián)系方式、合作意向說明、客戶需求調(diào)研記錄等；（二）合作協(xié)議檔案：與客戶簽訂的跨境營銷服務(wù)合同、補充協(xié)議、合作備忘錄等；（三）客戶維護檔案：客戶回訪記錄、需求變更記錄、投訴處理記錄、合作延續(xù)性溝通記錄等。第八條第三類：行政管理檔案。指公司在行政管理過程中形成的各類資料，具體包括：（一）規(guī)章制度檔案：公司各項管理制度、管理辦法、實施細則、修訂說明等；（二）會議檔案：公司各類會議的通知、議程、會議紀要、參會人員簽到表等；（三）公文檔案：公司對外發(fā)出的各類函件、請示、報告，以及收到的各類批復(fù)、通知、函件等；（四）后勤管理檔案：辦公場所租賃協(xié)議、固定資產(chǎn)采購與管理記錄、辦公用品采購與領(lǐng)用記錄、水電物業(yè)費用繳納憑證復(fù)印件等。第九條第四類：人事管理檔案。指公司在人事管理過程中形成的各類資料，具體包括：（一）員工基礎(chǔ)檔案：員工入職登記表、身份證明復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證明復(fù)印件、職業(yè)資格證書復(fù)印件、離職證明等；（二）薪酬績效檔案：員工薪酬核算記錄、績效考核表、獎懲記錄等；（三）培訓(xùn)發(fā)展檔案：員工培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)考核結(jié)果等。第十條第五類：財務(wù)檔案。指公司在財務(wù)核算過程中形成的各類資料，具體包括：（一）會計憑證：原始憑證、記賬憑證、憑證附件等；（二）會計賬簿：總賬、明細賬、日記賬、其他輔助賬簿等；（三）財務(wù)報表：月度、季度、年度財務(wù)報表、財務(wù)分析報告等；（四）稅務(wù)檔案：納稅申報表、完稅憑證、稅務(wù)備案資料、稅務(wù)籌劃相關(guān)資料等。第十一條第六類：法務(wù)合規(guī)檔案。指公司在法務(wù)管理和合規(guī)經(jīng)營過程中形成的各類資料，具體包括：（一）法律文書：合同審查意見、律師函、訴訟案件相關(guān)資料、仲裁文件等；（二）合規(guī)資料：跨境營銷相關(guān)法律法規(guī)匯編、合規(guī)檢查記錄、合規(guī)培訓(xùn)資料、涉外業(yè)務(wù)合規(guī)審批文件等；（三）知識產(chǎn)權(quán)檔案：公司商標、專利、著作權(quán)等知識產(chǎn)權(quán)的申請、注冊、維護相關(guān)資料。第三章檔案資料保管要求第十二條檔案資料保管場所應(yīng)符合安全、防潮、防火、防蟲、防盜、防高溫、防光的要求，配備必要的消防器材、除濕設(shè)備、溫濕度計等設(shè)施，行政部定期檢查設(shè)施運行情況，確保檔案保管環(huán)境達標。第十三條檔案資料實行“紙質(zhì)檔案與電子檔案同步保管”的原則。紙質(zhì)檔案應(yīng)整理裝訂成冊，填寫檔案封面和卷內(nèi)目錄，按分類標準有序存放于檔案柜中，檔案柜應(yīng)加鎖管理；電子檔案應(yīng)存儲于公司專用服務(wù)器，建立備份機制，定期進行異地備份，防止數(shù)據(jù)丟失。第十四條各類檔案資料的保管期限按以下標準執(zhí)行，法律、法規(guī)另有規(guī)定的從其規(guī)定：（一）永久保管：公司章程、股東會決議、董事會決議、重要合同協(xié)議、知識產(chǎn)權(quán)證書、年度財務(wù)決算報表、員工人事檔案核心資料等；（二）長期保管（15-30年）：跨境營銷策劃項目檔案、客戶合作檔案、重要行政管理檔案、法務(wù)合規(guī)檔案、會計賬簿等；（三）短期保管（5-10年）：日常辦公公文、會議紀要、后勤管理檔案、培訓(xùn)記錄、月度/季度財務(wù)報表等；（四）臨時保管（1-3年）：業(yè)務(wù)開展過程中的臨時溝通記錄、初步調(diào)研資料、作廢的文件草稿等。第十五條行政部建立《檔案資料保管臺賬》，詳細記錄檔案名稱、分類編號、形成時間、保管期限、存放位置、電子檔案存儲路徑等信息，定期對檔案資料進行核對，確保賬實相符。第十六條電子檔案的保管應(yīng)符合信息安全要求，設(shè)置訪問權(quán)限，明確不同崗位人員的查看、修改、下載權(quán)限，定期更新密碼，防止電子檔案被篡改、泄露。涉及客戶隱私、商業(yè)秘密的電子檔案，應(yīng)進行加密處理。第四章檔案資料借閱管理第十七條公司內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案資料的，需填寫《檔案資料借閱申請表》，注明借閱檔案名稱、分類編號、借閱用途、借閱期限，經(jīng)部門負責(zé)人審批后，報行政部檔案管理員審核登記，方可借閱。借閱重要檔案（如永久保管檔案、商業(yè)秘密檔案）的，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。第十八條外部單位或個人需借閱公司檔案資料的，需提供單位介紹信及個人身份證明，說明借閱事由，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由行政部檔案管理員陪同查閱，原則上不得帶出檔案保管場所。第十九條檔案借閱期限一般不超過15個工作日，確需延長的，需提前向行政部申請辦理延期手續(xù)，延期期限不得超過10個工作日。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得涂改、勾畫、撕毀、抽取檔案內(nèi)容，不得將檔案資料轉(zhuǎn)借他人。電子檔案借閱后，不得擅自復(fù)制、傳播。檔案資料歸還時，行政部檔案管理員需對檔案資料進行核對，確認無損壞、缺失后，辦理歸還登記手續(xù)；電子檔案需確認借閱人員已刪除相關(guān)復(fù)制件。第五章檔案資料移交與銷毀第二十二條各部門形成的檔案資料，應(yīng)在業(yè)務(wù)結(jié)束后30個工作日內(nèi)，由兼職檔案員整理完畢，填寫《檔案資料移交清單》，經(jīng)部門負責(zé)人審核后，移交行政部歸檔。移交時，雙方需共同核對檔案資料的完整性、準確性，核對無誤后簽字確認。第二十三條員工因離職、調(diào)崗等原因不再負責(zé)相關(guān)檔案資料管理工作的，需及時將手中保管的檔案資料移交至部門兼職檔案員或行政部，辦理移交手續(xù)，確保檔案資料不丟失、不遺漏。第二十四條檔案資料達到保管期限后，行政部需組織相關(guān)部門對檔案資料進行鑒定，區(qū)分具有繼續(xù)保存價值和無保存價值的檔案。對具有繼續(xù)保存價值的檔案，延長保管期限；對無保存價值的檔案，列入銷毀清單。第二十五條檔案銷毀清單需注明檔案名稱、分類編號、形成時間、保管期限、銷毀原因等信息，經(jīng)各相關(guān)部門負責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批、總經(jīng)理批準后，方可實施銷毀。第二十六條檔案銷毀工作應(yīng)由行政部組織實施，指定2名以上專人負責(zé)監(jiān)銷。銷毀前，監(jiān)銷人員需核對銷毀清單與實際銷毀檔案的一致性；銷毀后，監(jiān)銷人員需在銷毀清單上簽字確認，行政部將銷毀清單歸檔永久保存。電子檔案銷毀需采用專業(yè)的數(shù)據(jù)銷毀工具，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。第六章責(zé)任追究第二十七條各部門及員工應(yīng)嚴格遵守本制度規(guī)定，對在檔案資料分類、保管、借閱、移交、銷毀等工作中認真負責(zé)、表現(xiàn)突出的，公司予以表彰獎勵。第二十八條對違反本制度規(guī)定，有下列情形之一的，公司將視情節(jié)輕重對相關(guān)責(zé)任人給予警告、罰款等處分；造成檔案資料丟失、損壞、泄露商業(yè)秘密等嚴重后果的，依法追究相關(guān)責(zé)任人的民事責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，移送司法機關(guān)追究刑事責(zé)任：（一）未按規(guī)定及時收集、整理、移交檔案資料的；（二）擅自涂改、勾畫、撕毀、抽取檔案資料的；（三）未經(jīng)審批擅自借閱、復(fù)制、傳播檔案資料的；（四）借閱檔案資料后未按時歸還，或轉(zhuǎn)借他人造成檔案資料丟失、損壞的；（五）未按規(guī)定保管檔案資料，導(dǎo)致檔案資料受潮、霉變