關(guān)于在XX學(xué)校實(shí)施2026年春季學(xué)期學(xué)生檔案電子化管理升級方案為進(jìn)一步規(guī)范我校學(xué)生檔案管理工作，提升檔案管理效率、安全性與便捷性，適應(yīng)教育數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展需求，破解傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存儲壓力大、查閱繁瑣、易損毀丟失、共享困難等問題，結(jié)合我校實(shí)際情況，特制定本方案，用于2026年春季學(xué)期全面推進(jìn)學(xué)生檔案電子化管理升級工作。一、升級背景與現(xiàn)狀當(dāng)前，我校學(xué)生檔案管理仍以紙質(zhì)檔案為主、電子檔案為輔的模式運(yùn)行，存在諸多短板。一是紙質(zhì)檔案存儲占用大量空間，隨著辦學(xué)規(guī)模擴(kuò)大，檔案存量逐年遞增，庫房存儲壓力持續(xù)加大，且檔案裝訂、歸檔、搬運(yùn)等人工成本較高；二是查閱與流轉(zhuǎn)效率低下，跨部門、跨年級調(diào)取檔案需人工檢索、登記、傳遞，耗時(shí)費(fèi)力，影響日常教學(xué)管理、學(xué)生升學(xué)、就業(yè)證明開具等工作進(jìn)度；三是檔案安全風(fēng)險(xiǎn)突出，紙質(zhì)檔案易受潮濕、蟲蛀、火災(zāi)等自然因素影響，同時(shí)存在借閱過程中丟失、涂改、損毀等人為風(fēng)險(xiǎn)；四是檔案資源利用率低，紙質(zhì)檔案難以實(shí)現(xiàn)快速檢索、批量統(tǒng)計(jì)與信息共享，無法為學(xué)校招生、教學(xué)評估、學(xué)生管理等決策提供高效數(shù)據(jù)支撐。隨著教育信息化建設(shè)的不斷深入，電子檔案管理憑借存儲便捷、檢索高效、安全可控、共享性強(qiáng)等優(yōu)勢，已成為學(xué)校檔案管理的必然趨勢。2026年春季學(xué)期作為新學(xué)期工作開局關(guān)鍵期，實(shí)施學(xué)生檔案電子化管理升級，既是優(yōu)化學(xué)校管理流程、提升治理能力的重要舉措，也是保障學(xué)生檔案信息安全、服務(wù)學(xué)生成長發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要。二、升級目標(biāo)（一）短期目標(biāo)（2026年春季學(xué)期開學(xué)至4月底）完成檔案電子化管理系統(tǒng)選型與部署，搭建適配我校學(xué)生規(guī)模、符合教育系統(tǒng)檔案管理規(guī)范的電子檔案平臺；完成2026年春季學(xué)期在校學(xué)生（含新生、老生）紙質(zhì)檔案的集中掃描、錄入、校對與歸檔，實(shí)現(xiàn)新生檔案電子化同步接收與管理，初步建成完整的學(xué)生電子檔案數(shù)據(jù)庫；完成相關(guān)管理人員操作培訓(xùn)，確保熟練掌握系統(tǒng)功能，保障電子檔案管理工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)。（二）長期目標(biāo)（2026年春季學(xué)期末及以后）形成“電子檔案為主、紙質(zhì)檔案備份”的雙軌管理模式，建立健全學(xué)生檔案電子化管理長效機(jī)制；實(shí)現(xiàn)電子檔案的規(guī)范錄入、安全存儲、快速檢索、精準(zhǔn)借閱、有序流轉(zhuǎn)與高效共享；打通電子檔案系統(tǒng)與學(xué)校教務(wù)管理、學(xué)生管理、招生就業(yè)等系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，實(shí)現(xiàn)信息互聯(lián)互通，為學(xué)校管理決策、教學(xué)服務(wù)、學(xué)生發(fā)展提供數(shù)據(jù)支撐；全面提升我校檔案管理數(shù)字化、規(guī)范化、智能化水平，打造安全、高效、便捷的檔案管理體系。三、升級核心內(nèi)容（一）電子檔案管理系統(tǒng)選型與搭建1.系統(tǒng)選型標(biāo)準(zhǔn)。優(yōu)先選用符合《教育系統(tǒng)電子檔案管理規(guī)范》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等國家及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的成熟系統(tǒng)，具備檔案錄入、掃描上傳、分類歸檔、檢索查詢、借閱審批、權(quán)限管控、日志記錄、備份恢復(fù)、數(shù)據(jù)導(dǎo)出等核心功能；支持多終端訪問（電腦端、移動端適配），兼容常見文檔格式（PDF、JPG、DOC等），具備較強(qiáng)的穩(wěn)定性、安全性與可擴(kuò)展性，可滿足我校未來3-5年學(xué)生規(guī)模增長與功能升級需求。2.系統(tǒng)部署與調(diào)試。由學(xué)校信息技術(shù)部門牽頭，聯(lián)合檔案管理部門、教務(wù)部門、學(xué)生管理部門組建專項(xiàng)工作組，負(fù)責(zé)系統(tǒng)的采購、部署、調(diào)試與優(yōu)化工作。部署過程中需嚴(yán)格遵循數(shù)據(jù)安全規(guī)范，搭建獨(dú)立的檔案數(shù)據(jù)存儲服務(wù)器，配備防火墻、數(shù)據(jù)加密等安全防護(hù)設(shè)備，防范數(shù)據(jù)泄露、丟失與篡改風(fēng)險(xiǎn)。調(diào)試完成后，組織專項(xiàng)測試，確保系統(tǒng)各項(xiàng)功能正常運(yùn)行，滿足實(shí)際工作需求。（二）存量紙質(zhì)檔案電子化轉(zhuǎn)化1.檔案整理與分類。以年級、班級為單位，對全校存量學(xué)生紙質(zhì)檔案進(jìn)行集中梳理、清點(diǎn)與分類。重點(diǎn)整理學(xué)生學(xué)籍檔案（入學(xué)登記表、學(xué)籍變動材料、成績表等）、獎懲檔案（獲獎證書、處分決定等）、綜合素質(zhì)評價(jià)檔案（品德表現(xiàn)、社會實(shí)踐、志愿服務(wù)等）、體檢檔案、畢業(yè)相關(guān)材料等，剔除重復(fù)、無效、破損嚴(yán)重?zé)o法修復(fù)的檔案，對殘缺檔案及時(shí)補(bǔ)充完善，確保紙質(zhì)檔案信息完整、有序。2.掃描與錄入規(guī)范。采用高清掃描儀對整理完畢的紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率不低于300DPI，確保掃描件清晰、完整、無畸變，色彩統(tǒng)一（文字檔案采用黑白掃描，圖片、證書等采用彩色掃描）。掃描完成后，對掃描件進(jìn)行裁剪、糾偏、降噪等處理，按照“年級-班級-學(xué)生姓名-檔案類別”的命名規(guī)則統(tǒng)一命名，逐一對應(yīng)錄入電子檔案系統(tǒng)。同時(shí)，安排專人對錄入的電子檔案與紙質(zhì)檔案進(jìn)行逐份校對，確保信息一致、無遺漏、無錯(cuò)誤，校對無誤后標(biāo)注“已歸檔”，建立電子化轉(zhuǎn)化臺賬，留存工作記錄。3.紙質(zhì)檔案封存與保管。存量檔案電子化轉(zhuǎn)化完成后，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行規(guī)范裝訂、密封，標(biāo)注對應(yīng)電子檔案編號，存入專用檔案庫房，實(shí)行集中封存管理。建立紙質(zhì)檔案借閱登記制度，僅在電子檔案無法調(diào)取或特殊需求時(shí)借閱，減少紙質(zhì)檔案流轉(zhuǎn)，延長其保存年限。（三）新增檔案電子化同步管理1.新生檔案電子化接收。2026年春季學(xué)期新生入學(xué)時(shí)，推行檔案電子化同步接收。對于新生提交的紙質(zhì)檔案，在完成審核后，同步掃描錄入電子檔案系統(tǒng)；鼓勵新生通過線上渠道提交電子檔案材料（需加蓋相關(guān)單位電子簽章或提供紙質(zhì)材料核驗(yàn)），實(shí)現(xiàn)新生檔案“線上接收、線下核驗(yàn)、同步歸檔”。2.日常檔案電子化更新。各部門在開展日常工作中形成的學(xué)生檔案材料（如成績更新、獎懲記錄、學(xué)籍變動、綜合素質(zhì)評價(jià)等），需在3個(gè)工作日內(nèi)完成電子材料的收集、整理與錄入，確保電子檔案與學(xué)生實(shí)際情況同步更新。電子檔案錄入需嚴(yán)格遵循錄入規(guī)范，注明材料形成時(shí)間、來源部門，確保信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。（四）權(quán)限管控與安全保障1.分級權(quán)限管理。按照“誰主管、誰負(fù)責(zé)，誰使用、誰負(fù)責(zé)”的原則，建立分級權(quán)限管控體系。電子檔案系統(tǒng)管理員擁有最高權(quán)限，負(fù)責(zé)系統(tǒng)維護(hù)、權(quán)限分配、數(shù)據(jù)備份等工作；檔案管理部門人員擁有檔案審核、歸檔、借閱審批等權(quán)限；教務(wù)、學(xué)生管理等部門人員根據(jù)工作需要，授予對應(yīng)年級、班級學(xué)生檔案的查閱、錄入權(quán)限；教師僅可查閱所教班級學(xué)生的相關(guān)檔案信息（涉密信息除外），嚴(yán)禁越權(quán)訪問、操作。所有權(quán)限分配需履行審批流程，建立權(quán)限管理臺賬，定期核查權(quán)限使用情況。2.安全防護(hù)措施。完善數(shù)據(jù)安全防護(hù)機(jī)制，對電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行全程加密存儲與傳輸，防止數(shù)據(jù)泄露；建立系統(tǒng)操作日志制度，詳細(xì)記錄所有用戶的登錄、查詢、借閱、修改、刪除等操作，日志保存期限不少于5年，便于追溯核查；制定數(shù)據(jù)備份方案，實(shí)行每日增量備份、每周全量備份，備份數(shù)據(jù)存儲在異地服務(wù)器，定期開展備份恢復(fù)測試，確保數(shù)據(jù)在突發(fā)故障、自然災(zāi)害等情況下可快速恢復(fù)；加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，定期更新防火墻、殺毒軟件，防范黑客攻擊、病毒入侵等網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)。3.檔案保密管理。嚴(yán)格遵守檔案保密法律法規(guī)與學(xué)校保密制度，明確電子檔案保密責(zé)任，嚴(yán)禁私自復(fù)制、傳播、篡改電子檔案信息；涉密檔案（如學(xué)生隱私信息、特殊獎懲記錄等）需單獨(dú)分類存儲，設(shè)置更高等級的訪問權(quán)限，僅授權(quán)專人查閱，查閱過程需全程記錄，嚴(yán)禁截屏、拷貝。（五）系統(tǒng)融合與應(yīng)用推廣1.系統(tǒng)數(shù)據(jù)對接。推動電子檔案管理系統(tǒng)與學(xué)?，F(xiàn)有教務(wù)管理系統(tǒng)、學(xué)生管理系統(tǒng)、招生就業(yè)系統(tǒng)、校園一卡通系統(tǒng)等實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)互聯(lián)互通，打破信息壁壘。實(shí)現(xiàn)學(xué)生基本信息、成績、學(xué)籍變動等數(shù)據(jù)的自動同步更新，減少重復(fù)錄入工作，提升工作效率；支持從電子檔案系統(tǒng)快速調(diào)取相關(guān)數(shù)據(jù)，為教學(xué)安排、評優(yōu)評先、升學(xué)就業(yè)指導(dǎo)等工作提供數(shù)據(jù)支撐。2.應(yīng)用場景拓展。推廣電子檔案在日常管理中的廣泛應(yīng)用，如學(xué)生學(xué)籍查詢、成績證明開具、獎懲情況核實(shí)、綜合素質(zhì)評價(jià)、畢業(yè)檔案轉(zhuǎn)接等工作，優(yōu)先使用電子檔案，實(shí)現(xiàn)“線上辦理、線下核驗(yàn)”，減少紙質(zhì)材料流轉(zhuǎn)；利用系統(tǒng)的檢索、統(tǒng)計(jì)功能，快速生成學(xué)生檔案相關(guān)報(bào)表，為學(xué)校管理決策提供精準(zhǔn)數(shù)據(jù)參考。四、實(shí)施步驟（一）籌備階段（2026年1月下旬-2月中旬）成立由校長任組長，分管副校長任副組長，信息技術(shù)、檔案管理、教務(wù)、學(xué)生管理、財(cái)務(wù)等部門負(fù)責(zé)人為成員的專項(xiàng)工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確各部門職責(zé)分工；開展全校學(xué)生檔案現(xiàn)狀調(diào)研，摸清存量檔案數(shù)量、類別、完好情況等，制定詳細(xì)的電子化轉(zhuǎn)化工作計(jì)劃；完成電子檔案管理系統(tǒng)的選型、采購與合同簽訂工作；制定檔案電子化錄入規(guī)范、權(quán)限管理辦法、安全管理制度等配套文件；采購掃描儀、存儲設(shè)備、安全防護(hù)設(shè)備等所需物資。（二）系統(tǒng)部署與培訓(xùn)階段（2026年2月下旬-3月上旬）信息技術(shù)部門牽頭完成電子檔案管理系統(tǒng)的部署、調(diào)試與優(yōu)化，搭建數(shù)據(jù)存儲服務(wù)器與安全防護(hù)體系；組織開展管理人員專項(xiàng)培訓(xùn)，內(nèi)容包括系統(tǒng)操作流程、檔案錄入規(guī)范、權(quán)限使用、安全保密要求等，確保參訓(xùn)人員熟練掌握系統(tǒng)功能；開展系統(tǒng)測試，邀請各部門工作人員試用，收集反饋意見，對系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，確保滿足實(shí)際工作需求。（三）存量檔案電子化轉(zhuǎn)化階段（2026年3月中旬-4月底）組織專人按照檔案整理規(guī)范，完成存量紙質(zhì)檔案的梳理、分類、補(bǔ)充完善工作；分批次開展紙質(zhì)檔案掃描、錄入、校對工作，建立電子化轉(zhuǎn)化臺賬，定期通報(bào)工作進(jìn)度，確保按時(shí)完成；對轉(zhuǎn)化完成的電子檔案進(jìn)行統(tǒng)一歸檔，完成紙質(zhì)檔案的封存與保管；組織專項(xiàng)檢查，核查電子檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性，及時(shí)整改存在的問題。（四）試運(yùn)行與優(yōu)化階段（2026年5月）全面啟動電子檔案管理系統(tǒng)試運(yùn)行，各部門按照權(quán)限開展電子檔案的錄入、查詢、借閱、流轉(zhuǎn)等工作；收集各部門試運(yùn)行過程中的問題與建議，由專項(xiàng)工作組匯總分析，對系統(tǒng)功能、管理制度、操作流程進(jìn)行優(yōu)化完善；加強(qiáng)日常監(jiān)督檢查，規(guī)范電子檔案管理操作，確保各項(xiàng)制度落實(shí)到位。（五）正式運(yùn)行與長效管理階段（2026年6月及以后）電子檔案管理系統(tǒng)正式投入運(yùn)行，全面實(shí)行學(xué)生檔案電子化為主、紙質(zhì)檔案備份的雙軌管理模式；建立定期巡查機(jī)制，由專項(xiàng)工作組定期檢查電子檔案系統(tǒng)運(yùn)行情況、數(shù)據(jù)安全情況、制度執(zhí)行情況，及時(shí)排查安全隱患；每學(xué)期開展一次管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)與考核，提升管理水平；持續(xù)優(yōu)化系統(tǒng)功能，拓展應(yīng)用場景，推動檔案管理數(shù)字化、智能化升級，充分發(fā)揮電子檔案在學(xué)校管理中的作用。五、職責(zé)分工（一）專項(xiàng)工作領(lǐng)導(dǎo)小組統(tǒng)籌推進(jìn)檔案電子化管理升級工作，研究解決工作中的重大問題，審批相關(guān)管理制度與工作計(jì)劃，協(xié)調(diào)各部門工作銜接，督促工作落實(shí)到位。（二）信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)電子檔案管理系統(tǒng)的部署、調(diào)試、維護(hù)與優(yōu)化；搭建數(shù)據(jù)存儲與安全防護(hù)體系，保障系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行與數(shù)據(jù)安全；負(fù)責(zé)系統(tǒng)操作培訓(xùn)，解決日常使用中的技術(shù)問題；推動系統(tǒng)與其他校園管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對接。（三）檔案管理部門牽頭制定檔案電子化錄入規(guī)范、借閱管理辦法、安全管理制度等配套文件；負(fù)責(zé)存量紙質(zhì)檔案的梳理、分類、掃描、錄入、校對、歸檔工作；負(fù)責(zé)電子檔案的日常管理、審核、借閱審批等工作；負(fù)責(zé)紙質(zhì)檔案的封存、保管與借閱登記；定期開展電子檔案與紙質(zhì)檔案的核查比對，確保信息一致。（四）教務(wù)部門負(fù)責(zé)提供學(xué)生成績、學(xué)籍變動、課程相關(guān)等檔案材料，及時(shí)錄入更新電子檔案信息；配合完成教務(wù)類存量檔案的電子化轉(zhuǎn)化工作；按照權(quán)限規(guī)范使用電子檔案系統(tǒng)，開展相關(guān)業(yè)務(wù)辦理。（五）學(xué)生管理部門負(fù)責(zé)提供學(xué)生基本信息、獎懲記錄、綜合素質(zhì)評價(jià)、社會實(shí)踐等檔案材料，及時(shí)錄入更新電子檔案信息；配合完成學(xué)生管理類存量檔案的電子化轉(zhuǎn)化工作；負(fù)責(zé)新生檔案的接收、審核與電子化同步錄入工作；規(guī)范使用電子檔案系統(tǒng)，開展學(xué)生管理相關(guān)業(yè)務(wù)。（六）各年級組、班主任配合開展本年級、本班級學(xué)生檔案的梳理、補(bǔ)充完善工作；及時(shí)收集、提交學(xué)生日常形成的檔案材料，協(xié)助完成電子檔案的錄入與校對；按照權(quán)限查閱使用學(xué)生電子檔案，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。（七）財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)保障檔案電子化管理升級工作所需經(jīng)費(fèi)（系統(tǒng)采購、設(shè)備購置、人員培訓(xùn)等），做好經(jīng)費(fèi)預(yù)算、撥付與核算工作。六、保障措施（一）組織保障強(qiáng)化專項(xiàng)工作領(lǐng)導(dǎo)小組統(tǒng)籌協(xié)調(diào)作用，明確各部門職責(zé)分工，建立工作例會制度，定期通報(bào)工作進(jìn)度，及時(shí)解決工作中存在的問題，確保各項(xiàng)工作有序推進(jìn)。（二）經(jīng)費(fèi)保障學(xué)校足額安排檔案電子化管理升級工作專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，保障系統(tǒng)采購、設(shè)備購置、人員培訓(xùn)、檔案轉(zhuǎn)化等工作順利開展；合理規(guī)劃經(jīng)費(fèi)使用，加強(qiáng)經(jīng)費(fèi)管理與核算，提高經(jīng)費(fèi)使用效益。（三）技術(shù)保障信息技術(shù)部門組建專業(yè)技術(shù)團(tuán)隊(duì)，負(fù)責(zé)系統(tǒng)的日常維護(hù)與技術(shù)支持，及時(shí)排查解決系統(tǒng)運(yùn)行中的技術(shù)故障；定期開展網(wǎng)絡(luò)安全與數(shù)據(jù)安全檢查，更新安全防護(hù)設(shè)備與軟件，防范各類安全風(fēng)險(xiǎn)；持續(xù)跟蹤檔案管理數(shù)字化技術(shù)發(fā)展，為系統(tǒng)升級優(yōu)化提供技術(shù)支撐。（四）制度保障完善電子檔案管理相關(guān)配套制度，明確檔案錄入、歸檔、借閱、流轉(zhuǎn)、保密、安全等各環(huán)節(jié)的操作規(guī)范與責(zé)任要求，形成“有章可循、有規(guī)可依、有責(zé)可究”的管理機(jī)制；加強(qiáng)制度宣傳與執(zhí)行監(jiān)督，確保各項(xiàng)制度落實(shí)到位。（五）人員保障選拔責(zé)任心強(qiáng)、熟悉檔案管理業(yè)務(wù)、具備一定計(jì)算機(jī)操作能力的人員組成檔案電子化工作小組；開展多輪專項(xiàng)培訓(xùn)，提升工作人員的業(yè)務(wù)水平與系統(tǒng)操作能力；建立考核激勵機(jī)制，對工作成效顯著的部門與個(gè)人予以表彰獎勵，對工作不力、推諉扯皮的予以通報(bào)批評，確保工作質(zhì)量與效率。七、風(fēng)險(xiǎn)防范與應(yīng)對（一）數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)：電子檔案數(shù)據(jù)泄露、丟失、篡改，系統(tǒng)遭受黑客攻擊、病毒入侵。應(yīng)對措施：強(qiáng)化安全防護(hù)體系建設(shè)，落實(shí)數(shù)據(jù)加密、權(quán)限管控、日志記錄、異地備份等措施；定期開展安全檢查與漏洞檢測，及時(shí)更新安全防護(hù)設(shè)備與軟件；加強(qiáng)工作人員安全保密培訓(xùn)，提高風(fēng)險(xiǎn)防范意識，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度；制定應(yīng)急處置預(yù)案，一旦發(fā)生數(shù)據(jù)安全事件，立即啟動