PAGE培訓機構(gòu)采購規(guī)定制度一、總則1.目的為規(guī)范培訓機構(gòu)采購行為，加強采購管理，確保采購活動合法、合規(guī)、高效進行，保障培訓教學工作的順利開展，特制定本規(guī)定制度。2.適用范圍本制度適用于本培訓機構(gòu)內(nèi)所有涉及采購活動的部門和人員，包括但不限于教學設(shè)備采購、教材資料采購、辦公用品采購、服務采購等各類采購事項。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。公平公正原則：采購過程應遵循公平、公正的原則，對待所有供應商，不得偏袒或歧視任何一方。效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，充分考慮成本效益，追求采購資金的合理使用和最大化效益。誠信原則：采購人員和供應商應誠實守信，履行各自的權(quán)利和義務，維護良好的采購秩序。二、采購組織與職責1.采購決策機構(gòu)設(shè)立采購決策委員會，由培訓機構(gòu)管理層、財務部門負責人、教學部門負責人等相關(guān)人員組成。采購決策委員會負責審議重大采購項目，制定采購政策和戰(zhàn)略，對采購活動進行監(jiān)督和指導。2.采購執(zhí)行部門設(shè)立專門的采購部門，負責具體采購業(yè)務的實施。采購部門應配備專業(yè)的采購人員，明確其職責和權(quán)限，確保采購工作的順利進行。采購人員應具備良好的職業(yè)道德、專業(yè)知識和溝通協(xié)調(diào)能力，熟悉采購流程和相關(guān)法律法規(guī)。3.其他相關(guān)部門職責：教學部門負責提出教學設(shè)備、教材資料等采購需求；財務部門負責采購資金的預算安排、審核報銷等工作；質(zhì)量控制部門負責對采購物品和服務的質(zhì)量進行監(jiān)督和檢驗。各部門應密切配合，共同完成采購任務。三、采購預算管理1.預算編制采購部門應根據(jù)培訓機構(gòu)的教學計劃、業(yè)務發(fā)展需求以及歷史采購數(shù)據(jù)等，會同各相關(guān)部門編制年度采購預算。采購預算應明確采購項目、數(shù)量、金額、采購時間等內(nèi)容，并報采購決策委員會審核批準。2.預算執(zhí)行采購部門應嚴格按照批準的采購預算執(zhí)行采購任務，不得擅自突破預算。如因特殊情況需要調(diào)整預算，應按照規(guī)定的程序報采購決策委員會審批。3.預算監(jiān)控財務部門應定期對采購預算的執(zhí)行情況進行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決預算執(zhí)行過程中存在的問題。采購部門應向財務部門報送采購預算執(zhí)行情況報告，確保采購預算的有效執(zhí)行。四、采購流程與規(guī)范1.采購需求提出各部門根據(jù)教學、辦公等實際需求，填寫采購申請表，詳細說明采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預算金額、預計采購時間等內(nèi)容，并經(jīng)部門負責人審核簽字后提交采購部門。2.采購申請審批采購部門收到采購申請表后，應進行初步審核，核實采購需求的合理性和必要性。對于重大采購項目，應提交采購決策委員會進行審批。采購申請經(jīng)批準后，方可進入采購程序。3.供應商選擇與管理供應商篩選：采購部門應通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商數(shù)據(jù)庫。根據(jù)采購項目的要求，從供應商數(shù)據(jù)庫中篩選出符合條件的供應商，并進行實地考察或資質(zhì)審核。供應商評估：采購部門應定期對供應商進行評估，評估內(nèi)容包括供應商的產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、交貨期、售后服務、信譽等方面。根據(jù)評估結(jié)果，對供應商進行分類管理，建立供應商評價檔案。供應商選擇：采購人員應根據(jù)采購項目的特點和需求，從合格供應商中選擇合適的供應商進行采購。對于金額較大、技術(shù)復雜的采購項目，應采用招標、競爭性談判等方式選擇供應商。4.采購合同簽訂采購部門與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務。采購合同應包括采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、售后服務等條款，并符合法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求。采購合同簽訂后，應報財務部門備案。5.采購驗收采購物品到貨后，采購部門應及時通知質(zhì)量控制部門、使用部門等相關(guān)人員進行驗收。驗收人員應按照采購合同和相關(guān)標準對采購物品的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進行檢查，填寫驗收報告。驗收合格的采購物品方可辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的，應及時與供應商協(xié)商解決，如退貨、換貨、補貨等。6.采購付款財務部門應根據(jù)采購合同和驗收報告，審核采購付款申請。采購付款應按照合同約定的付款方式和時間進行支付，確保資金安全。對于不符合付款條件的，財務部門有權(quán)拒絕付款。五、采購風險管理1.風險識別與評估采購部門應定期對采購活動中可能存在的風險進行識別和評估，如市場風險、質(zhì)量風險、供應商風險、合同風險、付款風險等。根據(jù)風險評估結(jié)果，制定相應的風險應對措施。2.風險應對措施市場風險應對：關(guān)注市場動態(tài)，及時了解市場價格波動情況，合理安排采購時間和數(shù)量，采用套期保值等方式降低市場風險。質(zhì)量風險應對：加強對供應商的質(zhì)量管理，嚴格按照采購合同和質(zhì)量標準進行驗收，建立質(zhì)量反饋機制，及時處理質(zhì)量問題。供應商風險應對：建立供應商風險預警機制，對供應商的經(jīng)營狀況、信譽情況等進行實時監(jiān)控，及時調(diào)整供應商選擇策略，降低供應商風險。合同風險應對：加強采購合同管理，嚴格審核合同條款，確保合同的合法性、完整性和有效性。在合同履行過程中，及時跟蹤合同執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時協(xié)商解決。付款風險應對：建立健全付款審批制度，嚴格審核付款申請，確保付款依據(jù)充分、手續(xù)齊全。加強與供應商的溝通協(xié)調(diào)，避免因付款問題引發(fā)糾紛。六采購監(jiān)督與審計1.內(nèi)部監(jiān)督采購決策委員會應定期對采購活動進行監(jiān)督檢查，確保采購工作符合規(guī)定制度和相關(guān)政策要求。采購部門應建立內(nèi)部監(jiān)督機制，加強對采購人員的日常管理和監(jiān)督，防止采購過程中的違規(guī)行為。2.審計監(jiān)督財務部門應定期對采購資金的使用情況進行審計，檢查采購資金是否專款專用、是否存在浪費和挪用等問題。審計部門應定期對采購活動進行專項審計，重點檢查采購程序的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況、采購效益等方面，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。七、采購檔案管理1.檔案內(nèi)容采購檔案應包括采購申請表、采購申請審批文件、供應商信息資料、采購合同、驗收報告、付款憑證等與采購活動相關(guān)的各類文件和資料。2.檔案管理要求采購部門應指定專人負責采購檔案的管理