投標(biāo)流程回執(zhí)業(yè)務(wù)指導(dǎo)手冊(cè)一、前言本手冊(cè)旨在為參與投標(biāo)活動(dòng)的企業(yè)及相關(guān)從業(yè)者提供投標(biāo)流程回執(zhí)管理的標(biāo)準(zhǔn)化操作指引，通過(guò)明確回執(zhí)獲取、填寫、審核、提交及異常處理等環(huán)節(jié)的核心要點(diǎn)，助力提升投標(biāo)工作的合規(guī)性與效率，降低因回執(zhí)管理不當(dāng)導(dǎo)致的投標(biāo)風(fēng)險(xiǎn)。二、投標(biāo)回執(zhí)的核心認(rèn)知（一）投標(biāo)回執(zhí)的定義與作用投標(biāo)回執(zhí)是招標(biāo)方（或代理機(jī)構(gòu)）在接收投標(biāo)方提交的投標(biāo)文件后，出具的書面（或電子）憑證，主要用于確認(rèn)投標(biāo)文件的接收狀態(tài)、記錄提交時(shí)間、明確文件完整性要求等。其核心作用包括：作為投標(biāo)文件“已送達(dá)且符合接收要求”的法律憑證，避免后續(xù)因“文件未收到”“提交超時(shí)”等爭(zhēng)議產(chǎn)生糾紛；承載項(xiàng)目關(guān)鍵信息（如項(xiàng)目編號(hào)、包組劃分、保證金繳納要求等），為投標(biāo)方后續(xù)跟蹤提供參考；規(guī)范招標(biāo)方與投標(biāo)方的溝通接口，減少信息傳遞的誤差與遺漏。三、投標(biāo)回執(zhí)管理全流程操作（一）投標(biāo)前期準(zhǔn)備1.項(xiàng)目信息梳理投標(biāo)團(tuán)隊(duì)需結(jié)合招標(biāo)文件要求，明確以下核心信息：招標(biāo)項(xiàng)目編號(hào)、名稱、包組（如有）及投標(biāo)截止時(shí)間；投標(biāo)文件的提交方式（線上平臺(tái)上傳/線下郵寄/現(xiàn)場(chǎng)遞交）、接收地址/平臺(tái)入口及聯(lián)系人信息；招標(biāo)文件中對(duì)“投標(biāo)回執(zhí)”的特殊要求（如是否需單獨(dú)提交回執(zhí)、回執(zhí)需包含哪些要素、簽字蓋章要求等）。2.回執(zhí)模板準(zhǔn)備通用模板構(gòu)建：建議企業(yè)預(yù)設(shè)“投標(biāo)回執(zhí)模板庫(kù)”，包含“項(xiàng)目基本信息”“投標(biāo)方信息”“文件接收確認(rèn)”“特殊說(shuō)明”等模塊（示例字段：項(xiàng)目編號(hào)、投標(biāo)單位名稱、投標(biāo)文件份數(shù)、提交時(shí)間、接收人簽字/蓋章等）；定制化調(diào)整：根據(jù)招標(biāo)文件要求，補(bǔ)充或調(diào)整模板內(nèi)容（如部分項(xiàng)目需回執(zhí)中注明“投標(biāo)保證金繳納憑證編號(hào)”“樣品/圖紙?zhí)峤磺闆r”等）。（二）回執(zhí)獲取與填寫1.回執(zhí)獲取途徑主動(dòng)索取：若招標(biāo)文件未隨附回執(zhí)模板，投標(biāo)方應(yīng)在提交投標(biāo)文件前，通過(guò)招標(biāo)公告預(yù)留的聯(lián)系方式（郵箱/電話/平臺(tái)留言）向招標(biāo)方正式索要回執(zhí)模板，并確認(rèn)填寫要求；被動(dòng)接收：部分招標(biāo)方會(huì)在接收投標(biāo)文件后，當(dāng)場(chǎng)（或在規(guī)定時(shí)間內(nèi)）出具回執(zhí)（如線下遞交時(shí)的簽收單、線上平臺(tái)的“提交成功”憑證），投標(biāo)方需及時(shí)查收并核對(duì)內(nèi)容。2.填寫要點(diǎn)信息準(zhǔn)確性：確保項(xiàng)目編號(hào)、投標(biāo)單位名稱、提交時(shí)間等信息與招標(biāo)文件、投標(biāo)文件完全一致，避免因筆誤導(dǎo)致“回執(zhí)與投標(biāo)文件信息不符”的爭(zhēng)議；格式規(guī)范性：嚴(yán)格遵循招標(biāo)方要求的格式（如紙張尺寸、簽字蓋章位置、電子回執(zhí)的PDF/Word格式等），若為線下回執(zhí)，需使用招標(biāo)方提供的制式表格；（三）內(nèi)容審核與校驗(yàn)1.信息核對(duì)清單投標(biāo)方需對(duì)回執(zhí)內(nèi)容進(jìn)行“雙崗復(fù)核”，重點(diǎn)核對(duì)：項(xiàng)目信息：項(xiàng)目編號(hào)、名稱、包組是否與招標(biāo)文件一致；投標(biāo)方信息：?jiǎn)挝幻Q、聯(lián)系人、聯(lián)系電話是否準(zhǔn)確；回執(zhí)要素：文件接收時(shí)間、份數(shù)、是否“完整無(wú)誤”的表述、接收人簽字/蓋章是否清晰有效。2.合規(guī)性審查簽字蓋章要求：線下回執(zhí)需加蓋招標(biāo)方（或代理機(jī)構(gòu)）公章/業(yè)務(wù)章，個(gè)人簽字需核實(shí)是否為招標(biāo)文件指定的接收人；線上回執(zhí)需確認(rèn)是否為平臺(tái)自動(dòng)生成的帶水印/編號(hào)的正式憑證；格式合規(guī)性：檢查回執(zhí)是否包含招標(biāo)文件要求的全部要素（如“投標(biāo)保證金已按要求繳納”的聲明、樣品提交情況等）；法律風(fēng)險(xiǎn)排查：避免回執(zhí)中出現(xiàn)“投標(biāo)文件不符合要求但仍接收”等模糊表述，若發(fā)現(xiàn)此類表述，需立即與招標(biāo)方溝通澄清。（四）提交與跟蹤1.提交方式與憑證留存線下提交：若招標(biāo)文件要求“投標(biāo)文件與回執(zhí)分別提交”，需確?；貓?zhí)的提交時(shí)間不晚于投標(biāo)截止時(shí)間，并留存快遞底單（注明內(nèi)件為“投標(biāo)回執(zhí)”）或現(xiàn)場(chǎng)遞交的簽收記錄；線上提交：通過(guò)招標(biāo)平臺(tái)上傳回執(zhí)時(shí)，需確認(rèn)上傳路徑與投標(biāo)文件一致，并截圖保存“上傳成功”的操作界面（含時(shí)間戳）。2.狀態(tài)跟蹤機(jī)制回執(zhí)確認(rèn)反饋：投標(biāo)截止后1-2個(gè)工作日內(nèi)，通過(guò)郵件/電話向招標(biāo)方確認(rèn)“回執(zhí)是否已歸檔”“是否存在信息錯(cuò)誤需更正”；問(wèn)題響應(yīng)策略：若招標(biāo)方反饋“回執(zhí)缺失”“信息錯(cuò)誤”，需立即啟動(dòng)“回執(zhí)補(bǔ)辦/更正流程”（見“異常處理”章節(jié)），并同步提供投標(biāo)文件提交的輔助憑證（如快遞物流信息、平臺(tái)操作日志）。（五）異常情況處理1.回執(zhí)丟失或損壞線下回執(zhí)丟失：立即聯(lián)系招標(biāo)方，說(shuō)明情況并申請(qǐng)補(bǔ)辦，補(bǔ)辦時(shí)需攜帶投標(biāo)文件提交憑證（如快遞單、現(xiàn)場(chǎng)簽收記錄），并在新回執(zhí)中注明“補(bǔ)辦”字樣及原提交時(shí)間；線上回執(zhí)損壞（如截圖模糊、平臺(tái)憑證失效）：通過(guò)招標(biāo)平臺(tái)的“歷史記錄”“客服咨詢”功能重新獲取，或聯(lián)系招標(biāo)方出具書面證明。2.回執(zhí)信息錯(cuò)誤若因投標(biāo)方填寫失誤導(dǎo)致錯(cuò)誤（如項(xiàng)目編號(hào)寫錯(cuò)），需在招標(biāo)方要求的時(shí)間內(nèi)提交更正說(shuō)明（加蓋公章），并重新出具正確回執(zhí)；若因招標(biāo)方錄入失誤導(dǎo)致錯(cuò)誤（如接收時(shí)間錯(cuò)誤），需提供投標(biāo)文件提交憑證（如快遞簽收時(shí)間、平臺(tái)提交日志），要求招標(biāo)方出具更正后的回執(zhí)并加蓋公章。3.回執(zhí)拒收或延遲接收拒收原因排查：若招標(biāo)方以“投標(biāo)文件不符合要求”為由拒收回執(zhí)，需核對(duì)招標(biāo)文件的“拒收條款”，如屬于招標(biāo)方故意刁難，可通過(guò)書面函件（注明發(fā)函時(shí)間、內(nèi)容）提出異議，并抄送招標(biāo)監(jiān)督部門；延遲接收處理：若因招標(biāo)方內(nèi)部流程導(dǎo)致回執(zhí)接收延遲，需留存溝通記錄（如郵件、短信），并在后續(xù)函件中注明“回執(zhí)已于XX時(shí)間提交，因貴方原因延遲接收，責(zé)任由貴方承擔(dān)”。（六）歸檔與管理1.歸檔要求分類存儲(chǔ)：將投標(biāo)回執(zhí)按“項(xiàng)目年度-項(xiàng)目編號(hào)-包組”分類，與投標(biāo)文件、招標(biāo)文件、保證金繳納憑證等資料一并歸檔；留存期限：自項(xiàng)目開標(biāo)之日起，至少留存3年（或遵循企業(yè)檔案管理制度/行業(yè)監(jiān)管要求），以備審計(jì)、糾紛處理時(shí)查閱。2.電子檔案管理備份加密：將電子回執(zhí)（含截圖、PDF文件）上傳至企業(yè)加密云盤或本地加密文件夾，避免因設(shè)備故障、網(wǎng)絡(luò)攻擊導(dǎo)致文件丟失；檢索優(yōu)化：為電子回執(zhí)添加“項(xiàng)目編號(hào)