文檔編寫(xiě)格式規(guī)范及排版模板一、適用范圍與典型場(chǎng)景跨部門協(xié)作文檔：保證不同團(tuán)隊(duì)編寫(xiě)的文檔風(fēng)格一致，減少溝通成本；對(duì)外報(bào)送材料：提升專業(yè)形象，滿足客戶或監(jiān)管機(jī)構(gòu)的格式要求；長(zhǎng)期存檔文件：通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化格式便于后續(xù)檢索與查閱。二、模板使用操作流程（一）前期準(zhǔn)備：明確文檔定位與框架確定文檔類型與目標(biāo)受眾根據(jù)文檔用途（如技術(shù)說(shuō)明、管理規(guī)范、匯報(bào)總結(jié)等）選擇對(duì)應(yīng)的模板框架；分析受眾背景（如技術(shù)人員、管理層、新員工等），調(diào)整內(nèi)容深度與表達(dá)方式。收集素材與梳理內(nèi)容邏輯匯編相關(guān)數(shù)據(jù)、圖表、參考資料；按照“總-分-總”或“問(wèn)題-分析-解決方案”等邏輯結(jié)構(gòu)搭建文檔大綱，明確章節(jié)層級(jí)關(guān)系。確認(rèn)格式規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)參考企業(yè)內(nèi)部《公文管理辦法》或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（如GB/T1.1-2020《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則》），統(tǒng)一字體、字號(hào)、行距等基礎(chǔ)格式。（二）中期編寫(xiě)：按模板規(guī)范填充內(nèi)容文檔基本信息填寫(xiě)依據(jù)“文檔基本信息表”（見(jiàn)第三部分）填寫(xiě)完整元數(shù)據(jù)，包括文檔編號(hào)、版本號(hào)、責(zé)任主體等，保證可追溯。章節(jié)內(nèi)容編寫(xiě)嚴(yán)格按照模板的章節(jié)層級(jí)（如“1→1.1→1.1.1”）組織內(nèi)容，避免層級(jí)混亂；內(nèi)容需簡(jiǎn)潔明了，避免口語(yǔ)化表達(dá)，專業(yè)術(shù)語(yǔ)首次出現(xiàn)時(shí)需標(biāo)注解釋；圖表、公式等需單獨(dú)編號(hào)（如圖1-1、式2-3），并配以清晰標(biāo)題，保證“圖表先見(jiàn)文字后”。格式細(xì)節(jié)調(diào)整字體：標(biāo)題用黑體/宋加粗，用宋體，英文/數(shù)字用TimesNewRoman；字號(hào)：一級(jí)標(biāo)題三號(hào)，二級(jí)標(biāo)題四號(hào)，小四，圖表標(biāo)題五號(hào)；行距：固定值22磅，段前段后間距0.5行，段首首行縮進(jìn)2字符。（三）后期審核：定稿前校對(duì)與優(yōu)化內(nèi)容完整性檢查對(duì)照大綱逐項(xiàng)核對(duì)，保證無(wú)遺漏章節(jié)或關(guān)鍵信息；核對(duì)數(shù)據(jù)、圖表、引用資料的準(zhǔn)確性與一致性。格式規(guī)范性復(fù)核檢查字體、字號(hào)、行距、頁(yè)碼等是否符合模板要求；確認(rèn)編號(hào)連續(xù)性（如章節(jié)號(hào)、圖表號(hào)不重復(fù)、不跳號(hào)）。交叉審核與定稿由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或指定審核人（如經(jīng)理、主管）對(duì)內(nèi)容與格式進(jìn)行最終審核；根據(jù)審核意見(jiàn)修改后，確認(rèn)版本號(hào)并發(fā)布存檔。三、核心模板結(jié)構(gòu)參考（一）文檔基本信息表項(xiàng)目名稱內(nèi)容要求示例文檔編號(hào)按企業(yè)規(guī)范編碼（如“部門-年份-流水號(hào)”）-2023-001文檔標(biāo)題簡(jiǎn)明扼要反映核心內(nèi)容，不超過(guò)20字《項(xiàng)目需求規(guī)格說(shuō)明書(shū)》版本號(hào)采用“主版本號(hào).次版本號(hào).修訂號(hào)”（如V1.0.0）V2.1.2編制人填寫(xiě)正確姓名（用*號(hào)代替）*工號(hào)：2023001審核人由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或指定負(fù)責(zé)人填寫(xiě)*經(jīng)理發(fā)布日期格式為“YYYY-MM-DD”2023-10-15密級(jí)根據(jù)內(nèi)容敏感度標(biāo)注（如“內(nèi)部公開(kāi)”“秘密”“機(jī)密”）內(nèi)部公開(kāi)（二）章節(jié)結(jié)構(gòu)模板（以技術(shù)文檔為例）1標(biāo)題（一級(jí)標(biāo)題，三號(hào)黑體，居中）1.1二級(jí)標(biāo)題（四號(hào)黑體，左對(duì)齊，前空2字符）1.1.1三級(jí)標(biāo)題（小四號(hào)黑體，左對(duì)齊，前空2字符）內(nèi)容（小四號(hào)宋體，行距22磅，首行縮進(jìn)2字符）……2圖表格式規(guī)范圖表位置：緊跟相關(guān)文字說(shuō)明，避免跨頁(yè)；圖表編號(hào)：“圖/表+章號(hào)-序號(hào)”（如圖1-1、表2-3）；圖表位于圖表下方，五號(hào)宋體，居中，如“圖1-1系統(tǒng)架構(gòu)圖”。3公式格式規(guī)范公式居中，編號(hào)右對(duì)齊，格式為“（式X-Y）”；公式中變量需在或附錄中說(shuō)明定義。（三）排版格式檢查清單檢查項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)要求頁(yè)面設(shè)置A4紙，頁(yè)邊距上2.54cm、下2.54cm、左3.17cm、右3.17cm頁(yè)眉頁(yè)腳頁(yè)眉居中標(biāo)注文檔標(biāo)題（小五號(hào)宋體），頁(yè)腳居中標(biāo)注頁(yè)碼（小五號(hào)宋體）標(biāo)題層級(jí)最多三級(jí)標(biāo)題，層級(jí)清晰，無(wú)重復(fù)編號(hào)段落格式段落間距0.5行，行間距固定值22磅，段首縮進(jìn)2字符圖表引用需提及“如圖1-1所示”，圖表與文字間距適中，無(wú)重疊四、使用過(guò)程中需重點(diǎn)關(guān)注的問(wèn)題（一）內(nèi)容規(guī)范性術(shù)語(yǔ)統(tǒng)一：全文專業(yè)術(shù)語(yǔ)需保持一致，避免同一概念使用多種表述（如“用戶端”與“客戶端”統(tǒng)一為“用戶端”）；邏輯嚴(yán)謹(jǐn)：章節(jié)之間需有明確過(guò)渡，避免內(nèi)容前后矛盾或邏輯斷層；數(shù)據(jù)準(zhǔn)確：引用數(shù)據(jù)需注明來(lái)源（如“數(shù)據(jù)來(lái)源：部門2023年三季度報(bào)告”），保證可驗(yàn)證。（二）格式一致性模板版本控制：避免混用不同版本的模板，如需修改模板需經(jīng)統(tǒng)一審批并發(fā)布新版本；樣式復(fù)用：使用Word“樣式”功能設(shè)置標(biāo)題與格式，避免手動(dòng)調(diào)整導(dǎo)致格式混亂；頁(yè)碼連續(xù)性：長(zhǎng)文檔需檢查分節(jié)符設(shè)置，保證頁(yè)碼從開(kāi)始連續(xù)編號(hào)。（三）版本管理版本更新記錄：每次修改需更新版本號(hào)，并在文檔末尾注明“修訂記錄”（如“V2.1.2：2023-10-15，*工號(hào)2023001，更新第3章測(cè)試數(shù)據(jù)”）；備份與存檔：定稿文檔需在企業(yè)指定服務(wù)器或文檔管理系統(tǒng)備份，避免本地存儲(chǔ)丟失。（四）其他注意事項(xiàng)敏感信息處理：禁止包含企業(yè)機(jī)密、個(gè)人隱私等敏感內(nèi)容，如需引用需脫敏處理；文件命名規(guī)范：文檔命名格式建議為“文檔編號(hào)-文檔標(biāo)題-版本號(hào)”（如“-2023-001-項(xiàng)目需求規(guī)格說(shuō)明書(shū)-V2.1.2