外貿(mào)公司訂單管理流程說明書外貿(mào)訂單管理是貫穿業(yè)務(wù)全周期的核心環(huán)節(jié)，從客戶需求對接、訂單履約到售后反饋，每個步驟的規(guī)范執(zhí)行直接影響訂單交付效率、客戶滿意度及企業(yè)利潤。本流程結(jié)合外貿(mào)業(yè)務(wù)特性（跨國交易、多部門協(xié)作、合規(guī)性要求高），梳理從訂單獲取到售后閉環(huán)的全流程操作要點，為業(yè)務(wù)團隊、生產(chǎn)部門、物流及財務(wù)等崗位提供實操指引。一、訂單獲取與初步評審業(yè)務(wù)部門通過展會、線上平臺、老客戶推薦等渠道接收客戶詢盤后，需聯(lián)合多部門完成訂單初步評審，確保訂單具備可操作性：（一）客戶與需求分析客戶資質(zhì)核查：通過海關(guān)數(shù)據(jù)、第三方信用平臺（如鄧白氏）或歷史合作記錄，評估客戶的經(jīng)營規(guī)模、付款信用及所在國貿(mào)易政策（如是否受制裁、是否存在貿(mào)易壁壘）。需求拆解：明確訂單核心要素——商品規(guī)格（含質(zhì)量標準、包裝要求）、數(shù)量、交貨期、貿(mào)易術(shù)語（EXW、FOB、CIF等）、付款方式（T/T、L/C、托收等）。若客戶需求模糊（如僅提供產(chǎn)品大類），需通過樣品確認、技術(shù)參數(shù)溝通等方式細化要求。（二）多部門協(xié)同評審生產(chǎn)/采購部：結(jié)合現(xiàn)有產(chǎn)能、原材料庫存及供應(yīng)鏈周期，評估交貨期可行性。若需外采，同步審核供應(yīng)商資質(zhì)（產(chǎn)能、質(zhì)量體系、合規(guī)性）。財務(wù)部：針對付款方式評估風險（如信用證軟條款、托收的壞賬概率），測算訂單利潤率（含物流、關(guān)稅、匯率成本）。法務(wù)部：審核訂單潛在法律風險（如違約責任條款、知識產(chǎn)權(quán)合規(guī)性），重點關(guān)注客戶所在國的合同法差異（如歐美“不可抗力”定義與國內(nèi)的區(qū)別）。評審?fù)ㄟ^后，業(yè)務(wù)部向客戶反饋初步報價（含價格、交貨期、付款條件），進入訂單確認環(huán)節(jié)。二、訂單確認與合同簽訂訂單確認是明確雙方權(quán)責的關(guān)鍵節(jié)點，需完成書面合同簽訂與內(nèi)部訂單建檔：（一）合同條款細化核心條款明確：貿(mào)易術(shù)語需匹配物流安排（如FOB需客戶指定貨代，CIF需我方負責保險）；付款方式需約定比例（如T/T30%預(yù)付款+70%見提單副本）；質(zhì)量標準需注明執(zhí)行標準（如ISO、客戶企業(yè)標準或行業(yè)通用標準）。特殊條款補充：若涉及定制產(chǎn)品，需約定樣品確認流程（如產(chǎn)前樣、船樣的寄送與簽樣時間）；若客戶要求第三方驗貨（如SGS、BV），需明確驗貨時間、費用承擔方。（二）內(nèi)部訂單建檔業(yè)務(wù)部將合同信息錄入ERP系統(tǒng)（或臺賬），生成內(nèi)部訂單號，同步更新各部門：生產(chǎn)部：排產(chǎn)計劃（含原材料采購周期、生產(chǎn)節(jié)點）；物流部：初步規(guī)劃運輸方案（海運/空運/陸運）；財務(wù)部：預(yù)付款到賬跟蹤、退稅備案準備。合同簽訂后，需向客戶發(fā)送訂單確認函，明確雙方已達成一致的條款，避免后期爭議。三、訂單執(zhí)行：生產(chǎn)/采購與質(zhì)檢訂單執(zhí)行階段需確保商品質(zhì)量、交期與合同一致，核心環(huán)節(jié)包括生產(chǎn)管控、質(zhì)檢與物流籌備：（一）生產(chǎn)/采購管控生產(chǎn)排期：生產(chǎn)部根據(jù)訂單交期倒推排產(chǎn)計劃，每周向業(yè)務(wù)部反饋進度（如原材料到貨、半成品完成率）。若遇原材料短缺、設(shè)備故障等風險，需提前3個工作日預(yù)警，協(xié)商是否調(diào)整交期或分批發(fā)貨。外采管理：采購部與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確質(zhì)量標準、交貨期及違約責任（如延遲交貨的賠付比例）。到貨后需完成來料檢驗（外觀、規(guī)格、質(zhì)量證明文件），不合格品需在2個工作日內(nèi)啟動退換貨流程。（二）質(zhì)量檢驗自檢：生產(chǎn)部按合同標準完成成品自檢，出具《出廠檢驗報告》（含關(guān)鍵參數(shù)、檢驗人員簽字）?？蛻?第三方驗貨：若合同約定客戶驗貨或第三方檢測，需提前5個工作日通知客戶或檢測機構(gòu)。驗貨不通過時，需在整改期（合同約定或雙方協(xié)商）內(nèi)完成返工，重新申請驗貨。合規(guī)性檢查：出口商品需符合目的國法規(guī)（如歐盟CE認證、美國FDA要求），單證部同步準備產(chǎn)地證、商檢通關(guān)單等合規(guī)文件。四、物流與單證操作物流與單證是外貿(mào)履約的“最后一公里”，需確保貨物按時出運、單證準確無誤：（一）物流安排貨代選擇：物流部根據(jù)貨物特性（重量、體積、危險品等級）、交貨期及成本，選擇合規(guī)貨代（需具備目的國清關(guān)資質(zhì)）。簽訂貨代合同時，明確運費、滯箱費、目的港免箱期等條款。報關(guān)報檢：單證部提前準備報關(guān)資料（報關(guān)單、發(fā)票、箱單、合同、通關(guān)單），確?！皢螁我恢隆?。若涉及退稅，需在報關(guān)后及時獲取出口退稅聯(lián)。貨物出運：裝柜/裝機前需拍攝貨物照片（含包裝、嘜頭）留底；船公司/航空公司出具提單后，需核對提單信息（收貨人、嘜頭、件數(shù)、毛重）與實際貨物一致，避免“提單不符點”。（二）單證制作與結(jié)算單證整合：根據(jù)付款方式制作單據(jù)——T/T需提供商業(yè)發(fā)票、提單副本；L/C需嚴格按信用證要求制作發(fā)票、箱單、提單、產(chǎn)地證、保險單等，確?！皢巫C一致、單單一致”。結(jié)算跟進：T/T：預(yù)付款到賬后安排生產(chǎn)，尾款到賬（或見提單副本）后寄單；L/C：交單前需審證（由單證部或銀行協(xié)助），交單后跟蹤銀行承兌/付款進度；托收：需在客戶承兌后（D/A）或付款后（D/P）寄單，風險較高，需提前評估客戶信用。貨物出運后，物流部向業(yè)務(wù)部反饋預(yù)計到港時間，業(yè)務(wù)部同步通知客戶做好清關(guān)準備。五、訂單收尾與售后管理訂單收尾需完成檔案歸檔、退稅申報及客戶反饋處理，形成業(yè)務(wù)閉環(huán)：（一）檔案與財務(wù)閉環(huán)檔案歸檔：業(yè)務(wù)部將合同、提單、發(fā)票、質(zhì)檢報告等文件按訂單號歸檔，保存期不少于5年（符合稅務(wù)、海關(guān)要求）。退稅申報：單證部在報關(guān)后90天內(nèi)（或按稅務(wù)要求）提交退稅資料，財務(wù)部跟蹤退稅到賬進度。（二）售后與客戶維護到貨反饋跟蹤：客戶收到貨物后，業(yè)務(wù)部需在7個工作日內(nèi)跟進驗收情況。若出現(xiàn)質(zhì)量爭議，需：要求客戶提供檢驗報告（如SGS檢測）、貨物照片/視頻；聯(lián)合生產(chǎn)、質(zhì)檢部門分析原因，協(xié)商解決方案（退換貨、賠償、維修）；若涉及保險理賠，需及時向保險公司報案，提供理賠資料。客戶回訪：售后30天內(nèi)開展客戶回訪，收集滿意度反饋，整理為“改進建議”（如包裝優(yōu)化、交貨期縮短），推動流程迭代。六、流程優(yōu)化與風險管控為提升訂單管理效率，需定期復(fù)盤流程并管控潛在風險：（一）流程優(yōu)化數(shù)據(jù)復(fù)盤：每月統(tǒng)計訂單履約率（按時交貨、單證無差錯占比）、客戶投訴率，分析延遲/差錯的核心原因（如供應(yīng)鏈波動、單證失誤），針對性優(yōu)化（如引入供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)、開展單證員專項培訓）。系統(tǒng)賦能：推廣ERP/MES系統(tǒng)，實現(xiàn)訂單進度可視化（業(yè)務(wù)、生產(chǎn)、物流數(shù)據(jù)實時同步），減少人工溝通誤差。（二）風險管控信用風險：新客戶需繳納履約保證金（或提高預(yù)付款比例）；老客戶定期更新信用報告（每年1次）。貿(mào)易風險：關(guān)注目的國政策變化（如關(guān)稅調(diào)整、反傾銷調(diào)查），提前通過海外倉、投保出口信用險等方式分散風險。匯率風險：采用外匯套期保