采購申請與審批標(biāo)準(zhǔn)化流程清單實(shí)用指南一、適用范圍與典型場景本流程適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會(huì)組織（以下簡稱“單位”）的日常采購管理，涵蓋從需求提出到最終付款的全環(huán)節(jié)標(biāo)準(zhǔn)化操作。典型場景包括但不限于：日常辦公采購：如文具、耗材、設(shè)備配件等低值易耗品的補(bǔ)充；生產(chǎn)運(yùn)營采購：如原材料、零部件、生產(chǎn)設(shè)備等物資的采購；服務(wù)類采購：如咨詢、維修、保潔、外包服務(wù)等項(xiàng)目的采購；專項(xiàng)項(xiàng)目采購：如工程建設(shè)、技術(shù)改造、活動(dòng)組織等項(xiàng)目的物資或服務(wù)采購。通過標(biāo)準(zhǔn)化流程，可保證采購需求合理、審批權(quán)責(zé)清晰、執(zhí)行過程規(guī)范，有效提升采購效率并控制風(fēng)險(xiǎn)。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解步驟1：采購需求發(fā)起與提報(bào)責(zé)任主體：需求部門申請人（如部門助理、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）操作說明：需求部門根據(jù)實(shí)際工作需要（如辦公用品短缺、設(shè)備老化、項(xiàng)目啟動(dòng)等），填寫《采購申請單》（詳見模板表格），明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)算金額、用途、期望交付時(shí)間等關(guān)鍵信息；對于技術(shù)性較強(qiáng)的采購（如專業(yè)設(shè)備、軟件系統(tǒng)），需附《技術(shù)需求說明書》，明確功能參數(shù)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等；需求部門負(fù)責(zé)人（如部門經(jīng)理）對采購需求的必要性、合理性進(jìn)行初審，簽字確認(rèn)后提交至采購部門。輸出成果：《采購申請單》（含附件）步驟2：采購部門初審與需求確認(rèn)責(zé)任主體：采購部門專員操作說明：采購部門收到《采購申請單》后，1個(gè)工作日內(nèi)完成初審，重點(diǎn)核查：采購需求是否符合單位采購政策（如是否屬于集中采購目錄、是否達(dá)到公開招標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等）；預(yù)算金額是否在部門預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算需求是否已履行預(yù)算調(diào)整程序；技術(shù)參數(shù)是否明確、是否存在傾向性或排他性條款；對初審?fù)ㄟ^的需求，與需求部門溝通確認(rèn)細(xì)節(jié)，形成《采購需求確認(rèn)單》；對初審不通過的，注明原因并退回需求部門修改。輸出成果：《采購需求確認(rèn)單》（初審?fù)ㄟ^）/《采購申請單退回說明》（初審不通過）步驟3：采購方式確定與執(zhí)行責(zé)任主體：采購部門負(fù)責(zé)人、采購專員操作說明：根據(jù)采購金額、項(xiàng)目性質(zhì)及單位采購管理制度，確定采購方式（如公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、詢價(jià)、單一來源采購等）；按照確定的采購方式組織采購活動(dòng)：公開招標(biāo)/邀請招標(biāo)：發(fā)布招標(biāo)公告、編制招標(biāo)文件、組織開標(biāo)評標(biāo)、確定中標(biāo)供應(yīng)商；詢價(jià)：向不少于3家合格供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，比價(jià)后確定供應(yīng)商；單一來源采購：需提供唯一性說明（如專利、專有技術(shù)等），經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行；采購?fù)瓿珊?，與供應(yīng)商簽訂《采購合同》，明確雙方權(quán)利義務(wù)、交付標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。輸出成果：《采購合同》、中標(biāo)通知書/成交通知書步驟4：驗(yàn)收與確認(rèn)責(zé)任主體：需求部門、采購部門、財(cái)務(wù)部門（必要時(shí)）操作說明：供應(yīng)商按合同約定交付貨物或提供服務(wù)后，需求部門牽頭組織驗(yàn)收（可邀請采購部門、技術(shù)部門、財(cái)務(wù)部門共同參與）；驗(yàn)收時(shí)需對照《采購需求確認(rèn)單》《技術(shù)需求說明書》《采購合同》，核對：貨物數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量是否符合要求；服務(wù)內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)是否達(dá)到合同約定；供應(yīng)商是否提供相關(guān)憑證（如合格證、檢測報(bào)告、服務(wù)驗(yàn)收單等）；驗(yàn)收合格后，需求部門、采購部門、財(cái)務(wù)部門分別在《采購驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)；驗(yàn)收不合格的，需出具《驗(yàn)收不合格報(bào)告》，要求供應(yīng)商限期整改或更換，整改后重新驗(yàn)收。輸出成果：《采購驗(yàn)收單》（合格）/《驗(yàn)收不合格報(bào)告》（不合格）步驟5：付款申請與審批責(zé)任主體：財(cái)務(wù)部門、采購部門、單位領(lǐng)導(dǎo)操作說明：采購部門憑《采購申請單》《采購合同》《采購驗(yàn)收單》等資料，填寫《付款申請單》，提交財(cái)務(wù)部門；財(cái)務(wù)部門審核資料的完整性、合規(guī)性（如發(fā)票抬頭、金額是否與合同一致、驗(yàn)收手續(xù)是否齊全等），確認(rèn)無誤后提交單位領(lǐng)導(dǎo)審批；根據(jù)審批權(quán)限，由部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理（或單位最高負(fù)責(zé)人）分級審批（具體權(quán)限依據(jù)單位財(cái)務(wù)制度確定）；審批通過后，財(cái)務(wù)部門按合同約定方式辦理付款（如銀行轉(zhuǎn)賬、電匯等），并留存付款憑證。輸出成果：《付款申請單》、付款憑證、發(fā)票步驟6：資料歸檔責(zé)任主體：采購部門、檔案管理部門操作說明：采購?fù)瓿珊?，采購部門負(fù)責(zé)整理全套采購資料（含《采購申請單》《采購需求確認(rèn)單》《采購合同》《中標(biāo)通知書》《采購驗(yàn)收單》《付款申請單》、發(fā)票等），按“一采購一檔”原則編號(hào)歸檔；檔案管理部門定期接收采購檔案，按單位檔案管理規(guī)定保存，保存期限不少于5年（重大項(xiàng)目檔案保存期限按國家或行業(yè)規(guī)定執(zhí)行）。輸出成果：采購檔案（電子版+紙質(zhì)版）三、采購申請單模板及填寫說明采購申請單模板基本信息內(nèi)容申請部門申請人聯(lián)系方式申請日期年月日采購明細(xì)序號(hào)物品/服務(wù)名稱123采購方式建議□公開招標(biāo)□邀請招標(biāo)□詢價(jià)□競爭性談判□單一來源采購附件清單□技術(shù)需求說明書□報(bào)價(jià)單□其他：審批意見需求部門負(fù)責(zé)人簽字：日期：年月日采購部門初審簽字：日期：年月日財(cái)務(wù)部門審核簽字：日期：年月日分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字：日期：年月日總經(jīng)理/單位負(fù)責(zé)人簽字：日期：年月日填寫說明基本信息：申請部門需填寫全稱，申請人需為需求部門實(shí)際經(jīng)辦人，聯(lián)系方式保證暢通；采購明細(xì)：物品/服務(wù)名稱需準(zhǔn)確規(guī)范，規(guī)格型號(hào)、服務(wù)內(nèi)容需詳細(xì)描述（如“A4復(fù)印紙”需注明“70g白色，500張/包”），數(shù)量、預(yù)估單價(jià)需與實(shí)際需求一致，預(yù)算金額=預(yù)估單價(jià)×數(shù)量；采購方式建議：根據(jù)單位采購制度及項(xiàng)目情況勾選，由采購部門最終確認(rèn)；附件清單：技術(shù)性采購需附《技術(shù)需求說明書》，緊急或小額采購可附供應(yīng)商報(bào)價(jià)單；審批意見：需逐級簽字，不得代簽，審批日期需填寫實(shí)際簽署日期。四、關(guān)鍵執(zhí)行要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示1.預(yù)算控制要點(diǎn)采購申請需在部門年度預(yù)算范圍內(nèi)發(fā)起，超預(yù)算項(xiàng)目需提前履行預(yù)算調(diào)整程序，未經(jīng)審批不得超預(yù)算采購；采購部門需實(shí)時(shí)跟蹤采購預(yù)算執(zhí)行情況，避免預(yù)算超支或閑置。2.審批時(shí)效要求需求部門提交《采購申請單》后，各級審批人應(yīng)在1-3個(gè)工作日內(nèi)完成審批（緊急采購可適當(dāng)縮短，但需注明“緊急”原因并同步報(bào)備）；采購部門從收到申請到確定供應(yīng)商，原則上不超過5個(gè)工作日（復(fù)雜項(xiàng)目除外）。3.資料完整性要求采購執(zhí)行全程需留存書面或電子資料，保證“一事一檔、資料齊全”，杜絕“無合同采購”“無驗(yàn)收付款”等行為；電子資料需定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.合規(guī)性風(fēng)險(xiǎn)提示嚴(yán)禁拆分采購項(xiàng)目規(guī)避公開招標(biāo)（如將大額采購拆分為多筆小額采購）；嚴(yán)禁設(shè)置傾向性、排他性條