企業(yè)資產(chǎn)管理系統(tǒng)資產(chǎn)管理規(guī)范一、規(guī)范適用范圍與核心場(chǎng)景本規(guī)范適用于企業(yè)各類(lèi)全生命周期資產(chǎn)的管理，涵蓋固定資產(chǎn)（如辦公設(shè)備、生產(chǎn)設(shè)備、車(chē)輛）、無(wú)形資產(chǎn)（如軟件著作權(quán)、商標(biāo)權(quán)）及低值易耗品（如辦公文具、工具）。管理場(chǎng)景包括資產(chǎn)新增入庫(kù)、部門(mén)領(lǐng)用轉(zhuǎn)移、日常維護(hù)保養(yǎng)、定期盤(pán)點(diǎn)清查、閑置報(bào)廢處置等環(huán)節(jié)，涉及行政部（統(tǒng)籌管理）、財(cái)務(wù)部（價(jià)值核算）、使用部門(mén)（日常保管）及IT部（技術(shù)資產(chǎn)維護(hù)）等多部門(mén)協(xié)同，保證資產(chǎn)賬實(shí)相符、責(zé)任到人、使用高效。二、資產(chǎn)管理全流程操作步驟（一）資產(chǎn)申購(gòu)與審批需求提報(bào)：使用部門(mén)根據(jù)工作需要，填寫(xiě)《資產(chǎn)申購(gòu)單》，注明資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、用途及預(yù)算來(lái)源，部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。需求審核：行政部對(duì)申購(gòu)需求的必要性（如現(xiàn)有資產(chǎn)是否可調(diào)配、是否符合配置標(biāo)準(zhǔn)）進(jìn)行初審；財(cái)務(wù)部審核預(yù)算合規(guī)性（是否超年度預(yù)算、資金來(lái)源是否落實(shí)），雙方簽署意見(jiàn)后報(bào)總經(jīng)理審批。采購(gòu)執(zhí)行：審批通過(guò)后，行政部根據(jù)采購(gòu)流程（如招標(biāo)、詢價(jià)或定點(diǎn)采購(gòu)）實(shí)施采購(gòu)，保留采購(gòu)合同、發(fā)票等原始憑證。（二）資產(chǎn)入庫(kù)登記資料核對(duì)：資產(chǎn)到貨后，行政部對(duì)照申購(gòu)單與采購(gòu)合同，核對(duì)實(shí)物信息（名稱、規(guī)格、數(shù)量、外觀等）及供應(yīng)商資料（合格證、保修卡、說(shuō)明書(shū)等），保證無(wú)誤后接收。信息錄入：行政部在資產(chǎn)管理系統(tǒng)中錄入資產(chǎn)信息，唯一資產(chǎn)編號(hào)（規(guī)則：資產(chǎn)類(lèi)別代碼+年份+流水號(hào)，如“GD2024001”），同步登記資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號(hào)、品牌、采購(gòu)日期、原值、供應(yīng)商、存放地點(diǎn)、使用部門(mén)（暫存行政部）等字段。實(shí)物標(biāo)識(shí)：對(duì)資產(chǎn)粘貼統(tǒng)一標(biāo)簽（含資產(chǎn)編號(hào)、名稱、購(gòu)置日期），標(biāo)簽位置醒目且不易磨損；同時(shí)建立紙質(zhì)檔案（含申購(gòu)單、采購(gòu)合同、發(fā)票復(fù)印件、驗(yàn)收單等），與系統(tǒng)信息同步歸檔。（三）資產(chǎn)領(lǐng)用與轉(zhuǎn)移領(lǐng)用申請(qǐng)：使用部門(mén)需領(lǐng)用資產(chǎn)時(shí)，由申請(qǐng)人填寫(xiě)《資產(chǎn)領(lǐng)用/轉(zhuǎn)移申請(qǐng)表》，注明資產(chǎn)編號(hào)、名稱、領(lǐng)用部門(mén)、用途及責(zé)任人，部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。領(lǐng)用辦理：行政部審核申請(qǐng)表后，安排資產(chǎn)發(fā)放，系統(tǒng)更新“使用部門(mén)”“責(zé)任人”及“領(lǐng)用日期”字段，雙方簽字確認(rèn)交接記錄。內(nèi)部轉(zhuǎn)移：資產(chǎn)在部門(mén)間轉(zhuǎn)移時(shí)，由原使用部門(mén)填寫(xiě)《資產(chǎn)領(lǐng)用/轉(zhuǎn)移申請(qǐng)表》，注明轉(zhuǎn)移原因、目標(biāo)部門(mén)及新責(zé)任人，雙方部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后交行政部，系統(tǒng)同步更新資產(chǎn)歸屬信息，保證賬實(shí)一致。（四）日常維護(hù)與保養(yǎng)責(zé)任分工：使用部門(mén)負(fù)責(zé)資產(chǎn)日常清潔、正確操作及基礎(chǔ)檢查；IT部負(fù)責(zé)IT類(lèi)資產(chǎn)（電腦、服務(wù)器等）的軟件維護(hù)、故障排查；行政部每季度對(duì)全公司資產(chǎn)狀態(tài)進(jìn)行抽查，記錄檢查結(jié)果。故障報(bào)修：資產(chǎn)出現(xiàn)故障時(shí)，使用人及時(shí)向行政部（或IT部）提交《資產(chǎn)維修申請(qǐng)單》，說(shuō)明故障現(xiàn)象；維修部門(mén)評(píng)估維修方案（維修或報(bào)廢），經(jīng)審批后實(shí)施，維修費(fèi)用根據(jù)資產(chǎn)性質(zhì)計(jì)入相應(yīng)部門(mén)成本。（五）定期盤(pán)點(diǎn)清查盤(pán)點(diǎn)組織：行政部牽頭，財(cái)務(wù)部監(jiān)督，使用部門(mén)配合，每年至少開(kāi)展1次全面盤(pán)點(diǎn)（年中抽查1次），盤(pán)點(diǎn)前明確盤(pán)點(diǎn)范圍、時(shí)間及分工。實(shí)盤(pán)操作：盤(pán)點(diǎn)人員對(duì)照系統(tǒng)臺(tái)賬，逐項(xiàng)核對(duì)資產(chǎn)實(shí)物（編號(hào)、名稱、數(shù)量、狀態(tài)等），填寫(xiě)《資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)表》，注明“賬實(shí)相符”“盤(pán)盈”“盤(pán)虧”及差異原因。差異處理：對(duì)盤(pán)盈資產(chǎn)，使用部門(mén)需提交《資產(chǎn)盤(pán)盈說(shuō)明》，行政部核查來(lái)源（如遺漏入庫(kù)、外部捐贈(zèng)等）后補(bǔ)錄系統(tǒng)；對(duì)盤(pán)虧資產(chǎn)，使用部門(mén)提交《資產(chǎn)盤(pán)虧報(bào)告》，分析原因（如丟失、損壞），經(jīng)審批后由財(cái)務(wù)部做賬務(wù)核銷(xiāo)。（六）資產(chǎn)處置與報(bào)廢申請(qǐng)發(fā)起：資產(chǎn)達(dá)到報(bào)廢條件（如使用年限超期、維修成本過(guò)高、技術(shù)淘汰）或閑置超6個(gè)月，使用部門(mén)填寫(xiě)《資產(chǎn)處置申請(qǐng)表》，注明資產(chǎn)信息、處置原因及處置方式（報(bào)廢、出售、捐贈(zèng)）。鑒定審批：行政部組織技術(shù)鑒定（如IT部評(píng)估IT資產(chǎn)殘值），確認(rèn)處置必要性；財(cái)務(wù)部審核資產(chǎn)賬面凈值及殘值預(yù)估，報(bào)總經(jīng)理審批。處置執(zhí)行：審批通過(guò)后，行政部按合規(guī)方式處置（如報(bào)廢交專業(yè)機(jī)構(gòu)回收并留存憑證、出售通過(guò)公開(kāi)平臺(tái)），系統(tǒng)同步注銷(xiāo)資產(chǎn)信息，財(cái)務(wù)部根據(jù)處置結(jié)果調(diào)整賬目。三、關(guān)鍵管理模板表格表1：資產(chǎn)入庫(kù)登記表資產(chǎn)編號(hào)資產(chǎn)名稱規(guī)格型號(hào)品牌供應(yīng)商采購(gòu)日期采購(gòu)價(jià)格（元）存放地點(diǎn)使用部門(mén)責(zé)任人資產(chǎn)狀態(tài)（在庫(kù)/在用）備注GD2024001筆記本電腦ThinkPadX1聯(lián)想XX科技公司2024-03-158,500行政部倉(cāng)庫(kù)未分配-在庫(kù)含三年保修FX2024002辦公軟件Office365微軟微軟中國(guó)2024-04-203,000服務(wù)器機(jī)房財(cái)務(wù)部*會(huì)計(jì)在用年度訂閱表2：資產(chǎn)領(lǐng)用/轉(zhuǎn)移申請(qǐng)表申請(qǐng)單號(hào)資產(chǎn)編號(hào)資產(chǎn)名稱規(guī)格型號(hào)當(dāng)前使用部門(mén)當(dāng)前責(zé)任人目標(biāo)使用部門(mén)目標(biāo)責(zé)任人轉(zhuǎn)移原因申請(qǐng)人申請(qǐng)日期部門(mén)負(fù)責(zé)人審批行政部審批LY20240501GD2024001筆記本電腦ThinkPadX1行政部倉(cāng)庫(kù)-市場(chǎng)部*經(jīng)理新員工入職*助理2024-05-10同意同意YZ20240502CW2023005打印機(jī)HPLaserJet銷(xiāo)售部*主管行政部*文員部門(mén)閑置*總監(jiān)2024-05-12同意同意表3：資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)表盤(pán)點(diǎn)日期盤(pán)點(diǎn)區(qū)域資產(chǎn)編號(hào)資產(chǎn)名稱規(guī)格型號(hào)賬面數(shù)量實(shí)盤(pán)數(shù)量差異數(shù)量差異原因責(zé)任人盤(pán)點(diǎn)人復(fù)核人（財(cái)務(wù)部）2024-06-30辦公區(qū)GD2024001筆記本電腦ThinkPadX1110-*經(jīng)理*助理*會(huì)計(jì)2024-06-30生產(chǎn)車(chē)間SC2022003生產(chǎn)設(shè)備XX-2000541設(shè)備故障維修中*班組長(zhǎng)*技術(shù)員*會(huì)計(jì)表4：資產(chǎn)處置申請(qǐng)表申請(qǐng)單號(hào)資產(chǎn)編號(hào)資產(chǎn)名稱規(guī)格型號(hào)原值（元）已使用年限賬面凈值（元）處置原因處置方式申請(qǐng)人申請(qǐng)日期部門(mén)負(fù)責(zé)人審批行政部鑒定財(cái)務(wù)部審核總經(jīng)理審批處置日期殘值金額（元）CZ20240701GD2018010臺(tái)式電腦Dell39005,0006500超期無(wú)法使用報(bào)廢*管理員2024-07-05同意達(dá)到報(bào)廢標(biāo)準(zhǔn)殘值預(yù)估200同意2024-07-15180CZ20240702SC2021005舊設(shè)備YZ-150020,00038,000閑置超1年出售*主管2024-07-08同意可繼續(xù)使用按市場(chǎng)價(jià)評(píng)估5,000同意2024-07-204,800四、執(zhí)行注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)防控（一）信息準(zhǔn)確性管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實(shí)物信息必須保持一致，任何變更（如領(lǐng)用、轉(zhuǎn)移、維修）需在24小時(shí)內(nèi)更新至系統(tǒng)，避免“賬外資產(chǎn)”或“信息滯后”；資產(chǎn)編號(hào)唯一，嚴(yán)禁重復(fù)或漏編，保證每項(xiàng)資產(chǎn)可追溯。（二）責(zé)任到人機(jī)制明確資產(chǎn)使用人為第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)資產(chǎn)日常保管與規(guī)范操作；部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)本部門(mén)資產(chǎn)安全負(fù)總責(zé)，資產(chǎn)調(diào)崗或離職時(shí)，需辦理交接手續(xù)（填寫(xiě)《資產(chǎn)交接清單》），行政部確認(rèn)無(wú)誤后方可辦理離職或異動(dòng)手續(xù)。（三）流程合規(guī)性要求所有資產(chǎn)管理流程（申購(gòu)、領(lǐng)用、處置等）需嚴(yán)格按照審批權(quán)限執(zhí)行，嚴(yán)禁越權(quán)操作；處置資產(chǎn)需通過(guò)合規(guī)渠道（如報(bào)廢交有資質(zhì)機(jī)構(gòu)、出售通過(guò)公開(kāi)平臺(tái)），避免國(guó)有資產(chǎn)流失。（四）定期維護(hù)與檢