企業(yè)行政管理制度及流程匯編手冊(cè)總則一、目的為規(guī)范企業(yè)行政管理工作，明確各環(huán)節(jié)職責(zé)與操作標(biāo)準(zhǔn)，提高行政服務(wù)效率，保障企業(yè)日常運(yùn)營有序開展，特制定本手冊(cè)。二、適用范圍本手冊(cè)適用于公司全體員工及與行政相關(guān)的各項(xiàng)活動(dòng)，涵蓋辦公環(huán)境管理、資產(chǎn)配置、會(huì)議組織、檔案處理、印章證照使用等場(chǎng)景。三、基本原則規(guī)范優(yōu)先：所有行政活動(dòng)需遵循制度流程，保證操作統(tǒng)一性。效率導(dǎo)向：簡(jiǎn)化流程，明確時(shí)限，避免冗余環(huán)節(jié)。責(zé)任到人：各環(huán)節(jié)需明確責(zé)任主體，保證工作可追溯。安全保密：涉及企業(yè)機(jī)密的信息與資產(chǎn)需嚴(yán)格管控。第一章辦公環(huán)境與設(shè)施管理一、適用場(chǎng)景新員工入職工位分配、辦公區(qū)域調(diào)整、辦公設(shè)備（如空調(diào)、打印機(jī)、燈具）故障報(bào)修、辦公環(huán)境日常維護(hù)等。二、操作流程（一）工位申請(qǐng)與分配需求發(fā)起：新員工入職或部門需調(diào)整工位時(shí)，由部門負(fù)責(zé)人填寫《工位需求申請(qǐng)表》，注明員工姓名、所屬部門、所需工位類型（如獨(dú)立工位、共享工位）及特殊需求（如靠近電源、無障礙設(shè)施等）。審批流轉(zhuǎn)：申請(qǐng)表提交至行政部，行政經(jīng)理在1個(gè)工作日內(nèi)審核，根據(jù)現(xiàn)有工位資源統(tǒng)籌分配；若需新增工位，需報(bào)請(qǐng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。工位配置：行政部根據(jù)審批結(jié)果，在2個(gè)工作日內(nèi)完成工位清潔、設(shè)備調(diào)試（如電腦接口、網(wǎng)絡(luò)線路），并通知員工領(lǐng)取工位鑰匙（如有）。（二）設(shè)施故障報(bào)修故障上報(bào)：?jiǎn)T工發(fā)覺辦公設(shè)施故障時(shí)，通過企業(yè)/釘釘提交《設(shè)施維修報(bào)修單》，或直接聯(lián)系行政部專員，說明故障位置、設(shè)備類型及故障現(xiàn)象（如“3樓會(huì)議室空調(diào)無法制冷”“前臺(tái)打印機(jī)卡紙”）。派單處理：行政部接到報(bào)修后，30分鐘內(nèi)響應(yīng)，判斷故障類型：小故障（如更換燈泡、調(diào)試網(wǎng)絡(luò)）：由行政部維修人員2小時(shí)內(nèi)處理完畢；大故障（如空調(diào)主機(jī)損壞、打印機(jī)硬件故障）：聯(lián)系外部維修單位，同步告知員工預(yù)計(jì)修復(fù)時(shí)間，并跟蹤維修進(jìn)度。驗(yàn)收反饋：修復(fù)完成后，員工確認(rèn)設(shè)備正常運(yùn)行，在《設(shè)施維修報(bào)修單》簽字確認(rèn)；行政部每月匯總維修記錄，分析高頻故障點(diǎn)，推動(dòng)預(yù)防性維護(hù)。三、模板表格表1-1：《工位需求申請(qǐng)表》序號(hào)員工姓名所屬部門聯(lián)系方式申請(qǐng)工位類型特殊需求申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人簽字申請(qǐng)日期1*明市場(chǎng)部獨(dú)立工位靠近窗戶張*2023-10-08表1-2：《設(shè)施維修報(bào)修單》報(bào)修人所屬部門聯(lián)系方式故障位置設(shè)備類型故障描述報(bào)修時(shí)間預(yù)計(jì)修復(fù)時(shí)間完成時(shí)間維修人簽字驗(yàn)收人簽字*華人事部13956782樓201辦公室臺(tái)式電腦無法開機(jī)2023-10-0909:00當(dāng)日12:0010:30李**麗四、注意事項(xiàng)工位僅限本人使用，不得私自調(diào)換或轉(zhuǎn)借；如需調(diào)整，需重新提交申請(qǐng)。員工應(yīng)愛護(hù)辦公設(shè)施，嚴(yán)禁私自拆卸、改裝設(shè)備；因個(gè)人原因造成設(shè)備損壞的，需承擔(dān)維修費(fèi)用。辦公區(qū)域需保持整潔，物品擺放有序；每日下班前關(guān)閉電腦、空調(diào)等設(shè)備電源，節(jié)約能源。第二章辦公用品與資產(chǎn)管理一、適用場(chǎng)景辦公用品采購（如筆、紙張、文件夾）、領(lǐng)用、庫存盤點(diǎn)；固定資產(chǎn)（如電腦、打印機(jī)、辦公家具）的采購、登記、維護(hù)、報(bào)廢等。二、操作流程（一）辦公用品管理需求匯總：每月25日前，各部門指定專人統(tǒng)計(jì)次月辦公用品需求，填寫《辦公用品需求匯總表》，提交至行政部。采購執(zhí)行：行政部匯總需求后，編制采購預(yù)算，報(bào)財(cái)務(wù)部及分管領(lǐng)導(dǎo)審批；審批通過后，通過合格供應(yīng)商采購（金額超5000元需公開比價(jià)）。入庫登記：物品到貨后，行政部核對(duì)數(shù)量與規(guī)格，填寫《辦公用品入庫登記表》，并在庫存系統(tǒng)中更新庫存信息。領(lǐng)用發(fā)放：?jiǎn)T工憑部門負(fù)責(zé)人簽字的《辦公用品領(lǐng)用單》至行政部領(lǐng)取，行政部發(fā)放后登記領(lǐng)用記錄；低值易耗品（如筆、本）實(shí)行“按需領(lǐng)用、季度限額”管理。庫存盤點(diǎn)：每月末，行政部組織庫存盤點(diǎn)，保證賬實(shí)相符；對(duì)臨近保質(zhì)期的物品（如膠水、墨盒）及時(shí)通知各部門優(yōu)先使用。（二）固定資產(chǎn)管理新增資產(chǎn)：部門需新增固定資產(chǎn)時(shí)，提交《固定資產(chǎn)采購申請(qǐng)表》，注明資產(chǎn)名稱、規(guī)格、用途及預(yù)算；審批通過后，由行政部統(tǒng)一采購，到貨后驗(yàn)收并粘貼資產(chǎn)標(biāo)簽（含編號(hào)、名稱、使用部門、責(zé)任人）。日常維護(hù)：責(zé)任人需定期檢查資產(chǎn)狀況（如電腦除塵、打印機(jī)清潔），發(fā)覺異常及時(shí)報(bào)修；行政部每半年對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行全面檢查，保證設(shè)備正常運(yùn)行。轉(zhuǎn)移與報(bào)廢：資產(chǎn)內(nèi)部轉(zhuǎn)移：需填寫《固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移申請(qǐng)表》，經(jīng)原使用部門、新使用部門及行政部確認(rèn)后，更新資產(chǎn)臺(tái)賬；資產(chǎn)報(bào)廢：對(duì)無法修復(fù)或達(dá)到使用年限的資產(chǎn)，由行政部評(píng)估后提交報(bào)廢申請(qǐng)，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批；審批通過后，由行政部統(tǒng)一處置（如變賣、回收），并核銷臺(tái)賬。三、模板表格表2-1：《辦公用品需求匯總表》部門物品名稱規(guī)格單位需求數(shù)量用途說明需求人部門負(fù)責(zé)人簽字銷售部A4復(fù)印紙80g包20日?？蛻糍Y料打印王*劉*行政部簽字筆中性筆支50辦公使用趙*孫*表2-2：《固定資產(chǎn)驗(yàn)收單》資產(chǎn)名稱規(guī)格型號(hào)數(shù)量采購金額供應(yīng)商驗(yàn)收日期驗(yàn)收結(jié)果（正常/異常）責(zé)任人資產(chǎn)編號(hào)筆記本電腦ThinkPadX118999元科技公司2023-10-10正常*強(qiáng)ZC20231001四、注意事項(xiàng)辦公用品需按需領(lǐng)用，杜絕浪費(fèi)；嚴(yán)禁將公司用品私用或帶離辦公區(qū)域。固定資產(chǎn)需明確責(zé)任人，因保管不當(dāng)造成丟失或損壞的，責(zé)任人需按凈值賠償。嚴(yán)禁部門私自采購固定資產(chǎn)，所有資產(chǎn)采購需通過行政部統(tǒng)一辦理。第三章會(huì)議管理一、適用場(chǎng)景部門例會(huì)、項(xiàng)目專題會(huì)、全體員工大會(huì)、外部對(duì)接會(huì)等各類會(huì)議的組織、召開及后續(xù)跟進(jìn)。二、操作流程（一）會(huì)議籌備會(huì)議發(fā)起：由會(huì)議組織者填寫《會(huì)議申請(qǐng)審批表》，注明會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程及所需物料（如投影儀、白板、麥克風(fēng)），提前3個(gè)工作日提交至行政部。審批與通知：行政部審核會(huì)議安排（如會(huì)議室沖突、設(shè)備需求），報(bào)部門負(fù)責(zé)人審批；審批通過后，提前1-2天通過企業(yè)/郵件發(fā)送會(huì)議通知，附會(huì)議議程及資料（如有）。物料準(zhǔn)備：行政部根據(jù)會(huì)議需求，提前30分鐘布置會(huì)場(chǎng)（調(diào)試設(shè)備、擺放座椅、準(zhǔn)備飲用水、茶歇等），并檢查設(shè)備運(yùn)行情況。（二）會(huì)議召開與跟進(jìn)簽到與紀(jì)律：參會(huì)人員提前5分鐘入場(chǎng)，在《會(huì)議簽到表》簽字；會(huì)議期間關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音，禁止隨意走動(dòng)或交頭接耳。會(huì)議記錄：指定專人（通常為會(huì)議組織者或助理）記錄會(huì)議要點(diǎn)，包括決議事項(xiàng)、責(zé)任部門、完成時(shí)限及需協(xié)調(diào)資源。紀(jì)要整理與分發(fā)：會(huì)議結(jié)束后2個(gè)工作日內(nèi)，整理《會(huì)議紀(jì)要》，經(jīng)會(huì)議主持人審核確認(rèn)后，分發(fā)至參會(huì)人員及相關(guān)部門；決議事項(xiàng)需在《會(huì)議事項(xiàng)跟蹤表》中登記，明確責(zé)任人及完成日期，行政部每周跟進(jìn)進(jìn)度。三、模板表格表3-1：《會(huì)議申請(qǐng)審批表》會(huì)議主題會(huì)議時(shí)間會(huì)議地點(diǎn)參會(huì)人員組織部門組織者2023年Q4銷售目標(biāo)研討會(huì)2023-10-1514:00-16:003樓大會(huì)議室銷售部全體、分管副總銷售部劉*議程：1.Q3銷售數(shù)據(jù)回顧；2.Q4目標(biāo)分解；3.資源需求討論所需物料：投影儀、白板、麥克風(fēng)審批人：張*（銷售總監(jiān)）行政部審核：*敏（會(huì)議室可用）表3-2：《會(huì)議紀(jì)要模板》會(huì)議名稱：2023年Q4銷售目標(biāo)研討會(huì)時(shí)間：2023年10月15日14:00-16:00地點(diǎn)：3樓大會(huì)議室參會(huì)人員：張、劉、王、李、趙*主持人：張*記錄人：劉*一、會(huì)議議題Q3銷售數(shù)據(jù)回顧；2.Q4目標(biāo)分解；3.資源需求討論。二、決議事項(xiàng)序號(hào)決議內(nèi)容責(zé)任部門/人完成時(shí)限1Q4銷售額目標(biāo)定為500萬元銷售部10月20日前分解到個(gè)人2增加市場(chǎng)推廣預(yù)算2萬元，用于線上廣告投放市場(chǎng)部10月18日前提交方案三、待辦事項(xiàng)銷售部于10月18日前提交Q4個(gè)人銷售目標(biāo)表（責(zé)任人：王*）；市場(chǎng)部于10月20日前提交推廣方案初稿（責(zé)任人：趙*）。四、注意事項(xiàng)會(huì)議需緊扣主題，避免無關(guān)討論；主持人需控制會(huì)議時(shí)間，一般不超過原定時(shí)長(zhǎng)30%。會(huì)議紀(jì)要需準(zhǔn)確反映決議內(nèi)容，避免模糊表述（如“盡量完成”“爭(zhēng)取支持”）。參會(huì)人員需按時(shí)參會(huì)，確因故無法參加的，需提前1天向組織者請(qǐng)假并報(bào)備行政部。第四章檔案管理一、適用場(chǎng)景企業(yè)行政類檔案（如制度文件、會(huì)議紀(jì)要、合同協(xié)議、證照復(fù)印件）的形成、整理、歸檔、借閱及銷毀。二、操作流程（一）檔案收集與整理檔案形成：各部門在開展行政活動(dòng)時(shí)，需同步形成紙質(zhì)或電子檔案（如會(huì)議召開后3日內(nèi)提交紀(jì)要，合同簽訂后留存原件及掃描件）。分類歸檔：行政部每年6月及12月組織檔案整理，按照“年度-類別-問題”三級(jí)分類法（如“2023年-制度類-辦公環(huán)境管理制度”），對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)、排序。登記入庫：填寫《檔案分類目錄表》，注明檔案名稱、編號(hào)、形成日期、密級(jí)（公開/內(nèi)部/秘密）、存放位置及保管期限，錄入檔案管理系統(tǒng)，并將紙質(zhì)檔案存入專用檔案柜。（二）檔案借閱與保管借閱申請(qǐng)：?jiǎn)T工因工作需要借閱檔案時(shí)，填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案名稱、用途、借閱期限（一般不超過7個(gè)工作日），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交至行政部。借閱與歸還：行政部核對(duì)借閱權(quán)限，同意后提供檔案；借閱人需妥善保管，不得涂改、抽取、損毀，歸還時(shí)由行政部檢查檔案完整性，確認(rèn)無誤后收回。保管期限：根據(jù)檔案價(jià)值確定保管期限（如會(huì)議紀(jì)要保管5年，合同協(xié)議保管10年以上，證照復(fù)印件永久保管）；到期檔案需由行政部組織鑒定，對(duì)無保存價(jià)值的填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批后統(tǒng)一銷毀（需2人以上監(jiān)銷，并記錄銷毀情況）。三、模板表格表4-1：《檔案分類目錄表》年度類別檔案名稱編號(hào)形成日期密級(jí)存放位置保管期限2023制度類辦公用品管理制度ZD20230012023-01-10內(nèi)部檔案柜A-01-0110年2023會(huì)議類Q3銷售總結(jié)會(huì)議紀(jì)要HY20230352023-09-20內(nèi)部檔案柜B-02-035年表4-2：《檔案借閱申請(qǐng)表》借閱人所屬部門聯(lián)系方式借閱檔案名稱檔案編號(hào)借閱用途借閱期限部門負(fù)責(zé)人簽字*杰人事部1379876員工手冊(cè)（2023版）DA2023002新員工培訓(xùn)2023-10-12至10-18周*四、注意事項(xiàng)涉密檔案（如財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、未公開合同）需嚴(yán)格控制借閱權(quán)限，僅限相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或經(jīng)授權(quán)人員借閱。電子檔案需定期備份（每月1次），存儲(chǔ)于專用服務(wù)器或加密移動(dòng)硬盤，防止數(shù)據(jù)丟失。檔案柜需上鎖，鑰匙由行政部專人保管；檔案庫房需保持干燥、通風(fēng)，防火、防蟲、防潮。第五章印章證照管理一、適用場(chǎng)景公司公章、合同章、財(cái)務(wù)章、法人章等印章的使用、保管；營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等證照的變更、年檢、借用。二、操作流程（一）印章使用管理用印申請(qǐng)：?jiǎn)T工需使用印章時(shí)，填寫《印章使用申請(qǐng)表》，注明用印文件名稱、份數(shù)、用途、用印日期，并附文件樣本（如合同、函件），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交至行政部。審批與登記：日常業(yè)務(wù)用印（如內(nèi)部通知、一般函件）：由行政經(jīng)理審批；重要事項(xiàng)用?。ㄈ绾贤?、協(xié)議、擔(dān)保文件）：需報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理審批。審批通過后，行政部核對(duì)文件內(nèi)容與申請(qǐng)表是否一致，無誤后在《印章使用登記表》中登記（包括用印日期、文件名稱、申請(qǐng)人、審批人、印章類型），方可加蓋印章。用印規(guī)范：印章需清晰、居中加蓋，覆蓋文件騎縫章（如合同）；嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同上用印，特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理書面批準(zhǔn)。（二）證照管理證照保管：營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等正本原件由行政部存放于保險(xiǎn)柜，復(fù)印件需加蓋公章后登記備案；電子證照需存儲(chǔ)于公司內(nèi)部系統(tǒng)，設(shè)置訪問權(quán)限。變更與年檢：證照信息變更（如地址、法人）時(shí)，由行政部提前3個(gè)月準(zhǔn)備材料（如股東會(huì)決議、變更申請(qǐng)表），向相關(guān)部門提交申請(qǐng)；年檢前1個(gè)月，行政部整理年檢材料（如年度報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表），保證證照在有效期內(nèi)。借用管理：因業(yè)務(wù)需要借用證照復(fù)印件時(shí)，申請(qǐng)人需填寫《證照借用申請(qǐng)表》，注明借用事由、借用期限、歸還日期，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及總經(jīng)理審批后，行政部提供復(fù)印件并登記，歸還時(shí)檢查是否完好。三、模板表格表5-1：《印章使用申請(qǐng)表》申請(qǐng)人所屬部門聯(lián)系方式用印文件名稱文件份數(shù)用途用印日期審批人*琳市場(chǎng)部1367890與公司合作協(xié)議3份業(yè)務(wù)合作2023-10-11總經(jīng)理文件樣本：附合作協(xié)議掃描件（第1-3頁）行政部審核：*剛（文件與申請(qǐng)一致）表5-2：《印章使用登記表》用印日期用印文件名稱申請(qǐng)人審批人印章類型用印份數(shù)歸還時(shí)間經(jīng)辦人簽字2023-10-11與公司合作協(xié)議*琳總經(jīng)理合同章3份2023-10-1115:30*剛四、注意事項(xiàng)印章需由行政部專人保管（如印章管理員），嚴(yán)禁私自攜帶印章外出；確需帶外用印的，需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，由2人以上共同攜帶。證照不得轉(zhuǎn)借、抵押、涂改；遺失證照需立即在報(bào)紙上刊登遺失聲明，并及時(shí)申請(qǐng)補(bǔ)辦。用印文件需留存原件或復(fù)印件1份，與《印章使用申請(qǐng)表》《印章使用登記表》一并歸檔保存。第六章車輛與差旅管理一、適用場(chǎng)景公司公務(wù)車輛的使用、調(diào)度；員工因公出差（如客戶拜訪、項(xiàng)目考察）的交通、住宿、費(fèi)用報(bào)銷。二、操作流程（一）車輛管理用車申請(qǐng)：?jiǎn)T工需使用公務(wù)車輛時(shí)，提前1天填寫《車輛使用申請(qǐng)表》，注明用車事由、時(shí)間、路線、乘車人數(shù)、駕駛員需求（需自帶或由公司安排），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交至行政部。調(diào)度與派車：行政部根據(jù)車輛使用情況（如是否空閑、行程沖突）統(tǒng)籌安排，審批通過后通知駕駛員及申請(qǐng)人；駕駛員需提前檢查車況（如油量、剎車、輪胎），保證行車安全。費(fèi)用與歸還：用車結(jié)束后，駕駛員填寫《車輛行駛記錄表》（注明行駛里程、加油金額、過路費(fèi)），申請(qǐng)人簽字確認(rèn)；車輛歸還后，行政部檢查車輛狀況，如有異常需及時(shí)報(bào)修。（二）差旅管理出差申請(qǐng)：?jiǎn)T工因公出差需提前2天填寫《差旅審批單》，注明出差地點(diǎn)、事由、出差時(shí)間、交通工具（如飛機(jī)、高鐵）、住宿標(biāo)準(zhǔn)（如一線城市不超過400元/晚、二線城市不超過300元/晚），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)審批。行程與預(yù)訂：審批通過后，員工可通過公司指定平臺(tái)預(yù)訂交通（如機(jī)票、火車票）及住宿；緊急出差可先電話申請(qǐng)，出差后1日內(nèi)補(bǔ)辦審批手續(xù)。費(fèi)用報(bào)銷：出差結(jié)束后5個(gè)工作日內(nèi)，員工整理報(bào)銷憑證（如發(fā)票、行程單、住宿清單），填寫《差旅費(fèi)用報(bào)銷單》，附審批單，提交至財(cái)務(wù)部審核；財(cái)