公司文件分類存儲(chǔ)及文檔歸檔管理制度第一章總則第一條制度目的為規(guī)范公司內(nèi)部文件分類、存儲(chǔ)及歸檔管理，保證文件資料的完整性、安全性及可追溯性，提高工作效率，防范信息泄露或丟失風(fēng)險(xiǎn)，依據(jù)《_________檔案法》及公司內(nèi)部管理要求，特制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司各部門（含子公司、分支機(jī)構(gòu)）在工作過程中形成的各類文件資料，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文檔、聲像資料、合同協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要、財(cái)務(wù)憑證、技術(shù)圖紙等。第三條基本原則分類科學(xué)：根據(jù)文件性質(zhì)、密級(jí)、載體類型等維度進(jìn)行合理分類，保證邏輯清晰、便于檢索。存儲(chǔ)規(guī)范：明確紙質(zhì)與電子文件的存儲(chǔ)環(huán)境、設(shè)備及方式，保障文件物理及信息安全。歸檔及時(shí)：文件在完成當(dāng)前階段工作后，應(yīng)按流程及時(shí)歸檔，避免長期滯留導(dǎo)致散失或損壞。責(zé)任到人：明確各部門、崗位在文件管理中的職責(zé)，保證管理責(zé)任可追溯。第二章文件分類標(biāo)準(zhǔn)第四條按文件性質(zhì)分類將文件分為以下六大類，每類下設(shè)子類（可根據(jù)部門實(shí)際需求細(xì)化）：大類代碼大類名稱子類示例A行政管理類公司發(fā)文、收文、印章管理、會(huì)議紀(jì)要、行政通知等B業(yè)務(wù)管理類項(xiàng)目方案、客戶資料、合同協(xié)議、招投標(biāo)文件、業(yè)務(wù)報(bào)告等C財(cái)務(wù)管理類會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、預(yù)算文件、審計(jì)報(bào)告、費(fèi)用報(bào)銷單據(jù)等D人力資源管理類招聘錄用、勞動(dòng)合同、員工檔案、培訓(xùn)記錄、績效考核、薪酬福利等E技術(shù)研發(fā)類研發(fā)項(xiàng)目計(jì)劃、技術(shù)圖紙、專利文件、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、技術(shù)報(bào)告等F其他類無法歸入上述類別的臨時(shí)性文件、外單位來函（非業(yè)務(wù)類）等第五條按密級(jí)分類根據(jù)文件信息重要性及涉密程度，劃分為四個(gè)密級(jí)：公開級(jí)：可對外公開或內(nèi)部全員知悉的文件（如公司簡介、行政通知等）。內(nèi)部級(jí)：僅限公司內(nèi)部員工知悉的文件（如部門工作計(jì)劃、普通業(yè)務(wù)報(bào)告等）。秘密級(jí)：僅限相關(guān)部門及負(fù)責(zé)人知悉，泄露可能造成公司損失的文件（如未公開的合同、客戶核心信息等）。機(jī)密級(jí)：僅限公司高層管理人員及指定責(zé)任人接觸，泄露將嚴(yán)重?fù)p害公司利益的文件（如核心技術(shù)資料、戰(zhàn)略規(guī)劃、財(cái)務(wù)核心數(shù)據(jù)等）。第六條按載體類型分類紙質(zhì)文件：以紙質(zhì)為載體的文件，需統(tǒng)一規(guī)格（如A4紙）、裝訂整齊、標(biāo)注清晰。電子文件：以電子設(shè)備存儲(chǔ)的文件，包括文檔、表格、圖片、音視頻等，需命名規(guī)范、格式兼容。聲像資料：包含照片、錄音、錄像等載體，需標(biāo)注拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容及責(zé)任人。實(shí)物檔案：獎(jiǎng)杯、錦旗、禮品等具有保存價(jià)值的實(shí)物，需登記造冊、專人保管。第三章存儲(chǔ)管理規(guī)范第七條紙質(zhì)文件存儲(chǔ)管理存儲(chǔ)環(huán)境：設(shè)立專用檔案室，具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防光等條件，溫度控制在14-24℃，濕度控制在45%-60%。檔案柜需分類標(biāo)識(shí)（如“A-行政管理類”“B-業(yè)務(wù)管理類”），按大類-子類-年份順序存放，避免混裝。存儲(chǔ)要求：文件歸檔前需去除金屬夾、回形針等易氧化物品，裝訂時(shí)使用無酸紙卷宗或文件夾，保證長期保存不損壞。涉密紙質(zhì)文件需存入帶鎖密碼柜，鑰匙由檔案管理員某及部門負(fù)責(zé)人某共同保管，實(shí)行“雙人雙鎖”管理。第八條電子文件存儲(chǔ)管理存儲(chǔ)設(shè)備：電子文件統(tǒng)一存儲(chǔ)在公司指定服務(wù)器或云盤平臺(tái)（如企業(yè)釘釘企業(yè)云盤），禁止存儲(chǔ)在個(gè)人電腦或私人移動(dòng)設(shè)備中。服務(wù)器需定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份（每日增量備份+每周全量備份），備份數(shù)據(jù)異地存放（如總部與分支機(jī)構(gòu)互備），保證數(shù)據(jù)安全。命名規(guī)范：電子文件命名格式為“部門代碼-文件大類代碼-形成日期-文件名稱-版本號(hào)”，示例：“HR-D-20231015-員工培訓(xùn)計(jì)劃-V1.0”。部門代碼、文件大類代碼需與第二章分類標(biāo)準(zhǔn)一致，形成日期為“YYYYMMDD”格式，版本號(hào)首次為“V1.0”，修訂后遞增。訪問權(quán)限：根據(jù)文件密級(jí)設(shè)置訪問權(quán)限：公開級(jí)文件全員可讀，內(nèi)部級(jí)文件本部門及以上人員可讀，秘密級(jí)文件需部門負(fù)責(zé)人審批后訪問，機(jī)密級(jí)文件需分管副總*某審批后訪問。電子文件禁止隨意復(fù)制、轉(zhuǎn)發(fā)，確需外發(fā)的需通過公司加密郵件系統(tǒng)，并留存發(fā)送記錄。第九條聲像及實(shí)物檔案存儲(chǔ)管理聲像資料：照片需打印為5寸或7寸相紙（重要照片需沖洗為防水相紙），背面標(biāo)注“拍攝時(shí)間-地點(diǎn)-事件-拍攝人”，與電子版一并歸檔；錄音、錄像需轉(zhuǎn)換為MP3、MP4通用格式，刻錄為光盤并標(biāo)注內(nèi)容信息。實(shí)物檔案：實(shí)物需登記造冊（注明名稱、接收時(shí)間、來源、存放位置），陳列于專用展示柜或存放于干燥倉庫，定期檢查是否有損壞、褪色等情況。第四章歸檔操作流程第十條文件形成與初步整理文件形成：各部門在完成文件編制后，由經(jīng)辦人*某對文件內(nèi)容完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行自查，保證無錯(cuò)漏、無涂改（若需修改，需在修改處簽字確認(rèn)）。分類編號(hào)：經(jīng)辦人依據(jù)第二章分類標(biāo)準(zhǔn)，確定文件大類代碼、子類及密級(jí)，填寫《文件分類編號(hào)表》（詳見附錄一），并按命名規(guī)范為電子文件命名。第十一條部門審核與移交部門審核：部門負(fù)責(zé)人*某對文件的分類、密級(jí)、編號(hào)及內(nèi)容進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后在《文件歸檔移交清單》（詳見附錄二）上簽字。定期移交：月度文件：每月最后一個(gè)工作日，各部門將本月需歸檔的紙質(zhì)文件（含聲像資料）及電子文件備份，移交至檔案室；年度文件：次年1月31日前，各部門將上一年度所有未歸檔文件完成整理并移交。交接登記：檔案管理員*某接收文件時(shí)，核對《文件歸檔移交清單》與實(shí)物數(shù)量、名稱是否一致，確認(rèn)無誤后雙方簽字，清單一份由檔案室留存，一份由移交部門留存。第十二條檔案室接收與入庫檢查驗(yàn)收：檔案管理員對移交文件進(jìn)行二次檢查，重點(diǎn)核對：紙質(zhì)文件是否裝訂整齊、無破損；電子文件是否命名規(guī)范、可正常打開；密級(jí)劃分是否符合規(guī)定，涉密文件是否有審批手續(xù)。入庫登記：驗(yàn)收合格后，檔案管理員將文件信息錄入檔案管理系統(tǒng)（如OA系統(tǒng)檔案模塊），唯一檔案編號(hào)（格式為“大類代碼-年份-流水號(hào)”，示例：“A-2023-001”），并在檔案柜標(biāo)簽、管理系統(tǒng)同步標(biāo)注。特殊處理：對破損、字跡褪色的紙質(zhì)文件，需及時(shí)修復(fù)或復(fù)印后歸檔原件；對電子文件損壞或格式過時(shí)的，需聯(lián)系形成部門重新提供并說明原因。第十三條借閱與歸還流程借閱申請：員工因工作需要借閱文件時(shí)，需填寫《文件借閱申請表》（詳見附錄三），說明借閱文件名稱、檔案編號(hào)、借閱事由、借閱期限（最長不超過15個(gè)工作日），并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批；涉密文件借閱需額外經(jīng)分管副總*某審批。借閱登記：檔案管理員核對審批通過后的申請表，與借閱人當(dāng)面核對文件數(shù)量及完整性，在《文件借閱登記表》（詳見附錄四）中登記借閱時(shí)間、借閱人、歸還期限等信息，方可借出。歸還與檢查：借閱人需在到期前歸還文件，檔案管理員檢查文件是否完好、無缺頁、無涂改，確認(rèn)無誤后在《文件借閱登記表》中標(biāo)記“已歸還”；若文件損壞或丟失，需按公司規(guī)定追究借閱人責(zé)任。第十四條到期鑒定與銷毀鑒定周期：檔案管理員每三年組織一次檔案鑒定工作，由行政部、法務(wù)部及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成鑒定小組，對到期檔案（保管期限詳見附錄五）進(jìn)行價(jià)值評(píng)估。銷毀流程：對無保存價(jià)值的檔案，由鑒定小組出具《檔案銷毀審批表》（詳見附錄六），列明銷毀檔案清單、理由及經(jīng)辦人，經(jīng)總經(jīng)理*某審批后，方可銷毀；涉密檔案銷毀時(shí)，需由兩人以上監(jiān)銷，使用碎紙機(jī)銷毀紙質(zhì)文件，電子文件需徹底刪除（低級(jí)格式化或物理銷毀），并在《檔案銷毀登記表》中記錄銷毀時(shí)間、監(jiān)銷人等信息。第五章責(zé)任分工第十五條各部門職責(zé)文件形成部門：負(fù)責(zé)本部門文件的分類、編號(hào)、初步整理及按時(shí)移交，保證文件內(nèi)容真實(shí)、完整；指定專人（兼職檔案員）負(fù)責(zé)本部門文件日常管理。檔案管理員：負(fù)責(zé)檔案室日常管理，包括文件接收、入庫、登記、借閱、保管、鑒定及銷毀；定期檢查存儲(chǔ)環(huán)境及備份情況，保證檔案安全。部門負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)本部門文件分類、密級(jí)、移交的審核，監(jiān)督本部門制度執(zhí)行情況。第16條特殊崗位責(zé)任涉密文件管理人員：負(fù)責(zé)涉密文件的收發(fā)、登記、保管及借閱審批，嚴(yán)格執(zhí)行“雙人雙鎖”制度，定期檢查涉密文件存放情況。IT管理員：負(fù)責(zé)電子文件存儲(chǔ)設(shè)備的維護(hù)、數(shù)據(jù)備份及技術(shù)支持，保證服務(wù)器、云盤等設(shè)備正常運(yùn)行，防止數(shù)據(jù)泄露或丟失。第六章管理要求與風(fēng)險(xiǎn)提示第17條密級(jí)管理要求涉密文件需在文件首頁右上角標(biāo)注密級(jí)（如“秘密”“機(jī)密”），并嚴(yán)格控制知悉范圍；禁止在非涉密計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)中處理、存儲(chǔ)涉密文件，禁止通過QQ等社交軟件傳輸涉密文件；員工離職或調(diào)崗時(shí)，需辦理涉密文件交接手續(xù)，保證涉密文件全部歸還或移交。第18條電子文件備份要求電子文件需實(shí)行“本地+異地”雙備份，本地備份每日進(jìn)行，異地備份每周進(jìn)行；備份數(shù)據(jù)需定期測試恢復(fù)功能（每季度一次），保證備份數(shù)據(jù)可用；禁止對備份數(shù)據(jù)進(jìn)行隨意修改或刪除，修改需經(jīng)IT管理員及檔案管理員共同審批。第19條定期檢查與整改檔案管理員每月對檔案室環(huán)境（溫濕度、防火防盜設(shè)施）及紙質(zhì)文件存放情況進(jìn)行檢查，填寫《檔案檢查記錄表》（詳見附錄七）；行政部每半年組織一次全公司文件管理情況抽查，重點(diǎn)檢查文件分類、歸檔及時(shí)性、借閱規(guī)范等，對發(fā)覺的問題下達(dá)《整改通知書》，限期整改并跟蹤驗(yàn)證。第20條培訓(xùn)與宣貫公司每年組織至少兩次文件管理培訓(xùn)，內(nèi)容包括本制度、分類標(biāo)準(zhǔn)、操作流程及保密要求，保證員工熟練掌握文件管理技能；新員工入職時(shí)，需接受文件管理培訓(xùn)并簽署《文件管理責(zé)任書》（詳見附錄八），明確文件管理責(zé)任。第七章附則第21條制度解釋權(quán)本制度由公司行政部負(fù)責(zé)解釋和修訂，修訂后需經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)審批并重新發(fā)布。第22條生效日期本制度自2023年月日起施行，原有相關(guān)規(guī)定同時(shí)廢止。附錄附錄一：《文件分類編號(hào)表》部門名稱文件大類代碼子類名稱文件名稱形成日期密級(jí)經(jīng)辦人編號(hào)備注人力資源部D勞動(dòng)合同勞動(dòng)合同20230510內(nèi)部級(jí)D-2023-015-附錄二：《文件歸檔移交清單》移交部門移交人接收人移交日期序號(hào)檔案編號(hào)文件名稱份數(shù)頁數(shù)密級(jí)備注市場部趙六202310311B-2023-089Q4市場推廣方案125內(nèi)部級(jí)電子版同步移交市場部趙六202310312B-2023-090客戶ABC合作合同218秘密級(jí)-附錄三：《文件借閱申請表》借閱人部門借閱日期歸還期限周七研發(fā)部2023110120231110檔案編號(hào)文件名稱借閱事由審批人E-2023-045新產(chǎn)品研發(fā)技術(shù)報(bào)告參考項(xiàng)目數(shù)據(jù)錢八（研發(fā)部負(fù)責(zé)人）機(jī)密級(jí)文件借閱審批：分管副總*某簽字：日期：附錄四：《文件借閱登記表》借閱日期借閱人部門檔案編號(hào)文件名稱借閱事由歸還日期歸還狀態(tài)經(jīng)辦人20231101周七研發(fā)部E-2023-045新產(chǎn)品研發(fā)技術(shù)報(bào)告參考項(xiàng)目數(shù)據(jù)20231110已歸還趙六附錄五：文件保管期限表文件大類子類保管期限備注行政管理類公司發(fā)文長期永久保存行政管理類會(huì)議紀(jì)要10年含重要會(huì)議紀(jì)要業(yè)務(wù)管理類合同協(xié)議合同到期后5年涉及訴訟的保存至訴訟結(jié)束財(cái)務(wù)管理類會(huì)計(jì)憑證30年依據(jù)會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定人力資源管理類員工檔案員工離職后10年-附錄六：《檔案銷毀審批表》檔案名稱檔案編號(hào)形成日期保管期限銷毀原因鑒定小組意見2022年Q2部門工作計(jì)劃A-2022-1202022070110年保存期滿，無保存價(jià)值同意銷毀審批人：總經(jīng)理*某審批日期：20231015監(jiān)銷人：孫九、周十銷毀日期：20231020附錄七：《檔案檢查記錄表》檢查日期檢查人檢查項(xiàng)目檢查結(jié)果問題描述整改