一、適用范圍與工作場景本流程表適用于各類企事業(yè)單位、機(jī)關(guān)及社會團(tuán)體的行政管理部門，用于規(guī)范辦公用品從需求提出到采購、入庫、領(lǐng)用、盤點(diǎn)的全流程管理。適用于日常辦公用紙、文具、耗材、小型設(shè)備等非生產(chǎn)性物資的采購與領(lǐng)用場景，旨在通過標(biāo)準(zhǔn)化流程提升管理效率、控制成本、避免資源浪費(fèi)，保證辦公用品合理分配與合規(guī)使用。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解（一）辦公用品采購流程需求提報(bào)各部門根據(jù)實(shí)際工作需要，由指定負(fù)責(zé)人（如部門內(nèi)勤或行政對接人*）填寫《辦公用品采購申請表》，詳細(xì)注明物品名稱、規(guī)格型號、預(yù)估數(shù)量、用途、期望到貨時(shí)間及預(yù)算金額。對于常規(guī)消耗品（如A4紙、簽字筆等），可按月度匯總提報(bào)；對于非常規(guī)物品或單次采購金額超過500元的，需單獨(dú)列明并附簡要說明。需求審批部門負(fù)責(zé)人對《辦公用品采購申請表》進(jìn)行審核，確認(rèn)需求的合理性與必要性，簽字批準(zhǔn)后提交至行政管理部門。行政管理部門（如行政部/辦公室）匯總各部門需求，核對庫存情況，避免重復(fù)采購，形成《月度/季度采購計(jì)劃表》，報(bào)請分管領(lǐng)導(dǎo)審批。單次采購金額超過2000元的，需經(jīng)總經(jīng)理或授權(quán)人最終審批。供應(yīng)商選擇與采購執(zhí)行行政管理部門根據(jù)審批通過的采購計(jì)劃，通過以下方式確定供應(yīng)商：常規(guī)品：優(yōu)先選擇與公司簽訂長期合作協(xié)議的定點(diǎn)供應(yīng)商，保證價(jià)格穩(wěn)定與質(zhì)量保障；非常規(guī)品：需向至少2家合格供應(yīng)商詢價(jià)，對比價(jià)格、質(zhì)量、交貨期等因素，形成《詢價(jià)記錄表》，擇優(yōu)采購。采購時(shí)需與供應(yīng)商明確采購清單、價(jià)格、交貨時(shí)間、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)及付款方式，簽訂采購合同（如金額較大時(shí)）。入庫驗(yàn)收與登記物品送達(dá)后，由行政管理部門指定驗(yàn)收人（如行政專員*）與采購人共同核對物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量是否與采購清單一致，保證無破損、無缺失。驗(yàn)收合格后，填寫《辦公用品入庫登記表》，詳細(xì)記錄入庫日期、物品信息、供應(yīng)商、采購金額、驗(yàn)收人及入庫人信息，并更新庫存臺賬。驗(yàn)收不合格的，需及時(shí)聯(lián)系供應(yīng)商退換貨。（二）辦公用品領(lǐng)用流程領(lǐng)用申請員工因工作需要領(lǐng)用辦公用品時(shí)，需填寫《辦公用品領(lǐng)用申請表》，注明領(lǐng)用人姓名、所屬部門、領(lǐng)用物品名稱、規(guī)格、數(shù)量及用途。部門內(nèi)公用物品（如打印機(jī)、訂書機(jī)等）由部門指定專人統(tǒng)一領(lǐng)用，個(gè)人消耗品（如筆記本、筆等）按需申領(lǐng)，避免過量囤積。領(lǐng)用審批部門負(fù)責(zé)人對《辦公用品領(lǐng)用申請表》進(jìn)行審核，確認(rèn)領(lǐng)用數(shù)量與工作需求匹配，簽字批準(zhǔn)后提交至行政管理部門。行政管理部門核對庫存臺賬，確認(rèn)物品充足后，方可發(fā)放；若庫存不足，需告知領(lǐng)用人預(yù)計(jì)到貨時(shí)間或協(xié)調(diào)替代物品。物品發(fā)放與登記行政管理員根據(jù)審批通過的領(lǐng)用申請，發(fā)放物品并要求領(lǐng)用人當(dāng)場核對數(shù)量與規(guī)格，確認(rèn)無誤后在《辦公用品領(lǐng)用登記表》上簽字。發(fā)放后及時(shí)更新庫存臺賬，保證賬實(shí)一致，并每月《辦公用品領(lǐng)用匯總表》，按部門分類統(tǒng)計(jì)領(lǐng)用情況。庫存盤點(diǎn)與補(bǔ)充行政管理部門每月末對辦公用品庫存進(jìn)行全面盤點(diǎn)，核對臺賬數(shù)量與實(shí)際庫存，編制《庫存盤點(diǎn)表》，對盤盈、盤虧情況分析原因并報(bào)備分管領(lǐng)導(dǎo)。根據(jù)庫存消耗速度及月度領(lǐng)用規(guī)律，提前制定常用物品的補(bǔ)充采購計(jì)劃，保證庫存量既能滿足日常需求，又避免積壓占用資金。三、配套管理表單模板表1：辦公用品采購申請表申請部門申請人申請日期物品名稱規(guī)格型號預(yù)估數(shù)量用途說明預(yù)算金額期望到貨時(shí)間部門負(fù)責(zé)人審批意見：簽字：日期：行政管理部門審核意見：簽字：日期：分管領(lǐng)導(dǎo)審批意見：簽字：日期：備注：表2：辦公用品入庫登記表入庫日期物品名稱規(guī)格型號數(shù)量單價(jià)（元）供應(yīng)商采購金額（元）驗(yàn)收人入庫人備注：表3：辦公用品領(lǐng)用登記表領(lǐng)用日期領(lǐng)用人所屬部門物品名稱規(guī)格型號數(shù)量用途部門審批人領(lǐng)用人簽字備注：四、執(zhí)行要點(diǎn)與常見問題規(guī)避需求真實(shí)性把控：各部門負(fù)責(zé)人需對本部門領(lǐng)用需求的合理性負(fù)直接責(zé)任，嚴(yán)禁虛報(bào)、冒領(lǐng)或?yàn)閭€(gè)人申領(lǐng)與工作無關(guān)的物品，行政管理部門定期抽查領(lǐng)用記錄，杜絕浪費(fèi)。審批權(quán)限明確：嚴(yán)格執(zhí)行分級審批制度，不同金額、類別的采購與領(lǐng)用需對應(yīng)相應(yīng)審批人，保證流程合規(guī)，避免越權(quán)操作。庫存動態(tài)管理：建立電子臺賬與紙質(zhì)臺賬雙記錄，定期（每周/每月）更新庫存數(shù)據(jù)，對低值易耗品設(shè)置安全庫存量，及時(shí)預(yù)警補(bǔ)充，避免斷供或積壓。供應(yīng)商規(guī)范管理：建立合格供應(yīng)商名錄，定期評估供應(yīng)商的價(jià)格、質(zhì)量及服務(wù)表現(xiàn)，對不合格供應(yīng)商及時(shí)清退，保證采購物資質(zhì)量穩(wěn)定。領(lǐng)用行為約束：辦公用品僅限辦公使用，嚴(yán)禁私用或外借，領(lǐng)用需遵循“按需申領(lǐng)、杜絕浪費(fèi)