一、總則為規(guī)范數(shù)字化檔案管理全流程的安全行為，切實保障檔案信息的完整性、保密性、可用性，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國網(wǎng)絡(luò)安全法》等法律法規(guī)，結(jié)合本單位檔案管理實際需求，特制定本安全制度。本制度適用于單位各類數(shù)字化檔案（含電子文件、掃描件、數(shù)據(jù)庫檔案等）的收集、存儲、傳輸、利用、銷毀等全生命周期管理活動，覆蓋參與檔案管理的所有部門及人員。檔案管理工作堅持“安全第一、預(yù)防為主、分級管理、責(zé)任到人”的原則，在保障檔案利用效率的同時，嚴(yán)格落實安全防護(hù)要求，確保各環(huán)節(jié)合規(guī)可控。二、管理職責(zé)（一）部門職責(zé)劃分1.檔案管理部門：牽頭制定檔案安全管理細(xì)則，負(fù)責(zé)檔案的整理、鑒定、編目等基礎(chǔ)工作，監(jiān)督全流程安全制度的執(zhí)行，定期開展安全檢查與風(fēng)險評估。2.信息技術(shù)部門：負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)的搭建、維護(hù)及安全防護(hù)技術(shù)措施的實施，及時處理系統(tǒng)故障與安全漏洞，保障硬件設(shè)備正常運行。3.業(yè)務(wù)使用部門：負(fù)責(zé)本部門檔案的數(shù)字化采集、合規(guī)提交，嚴(yán)格遵守安全操作規(guī)范，配合檔案管理部門開展安全管理工作。（二）崗位責(zé)任落實檔案管理員：需定期核查檔案的完整性與準(zhǔn)確性，做好檔案分類、歸檔的安全管控，發(fā)現(xiàn)異常及時上報。系統(tǒng)管理員：負(fù)責(zé)用戶權(quán)限分配、系統(tǒng)日志審計，定期更新安全策略，確保系統(tǒng)訪問合規(guī)可控。普通用戶：僅限在授權(quán)范圍內(nèi)操作檔案，嚴(yán)禁越權(quán)訪問、篡改或泄露檔案信息，操作過程需留存可追溯記錄。三、安全管理措施（一）數(shù)據(jù)安全管理1.存儲安全：數(shù)字化檔案應(yīng)存儲于專用服務(wù)器或加密存儲設(shè)備中，對涉密、敏感檔案采用國密算法加密處理。存儲介質(zhì)需定期檢測，避免因硬件老化、物理損壞導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。3.備份與恢復(fù)：建立“異地+本地”雙備份機(jī)制，重要檔案每周全量備份、每日增量備份，備份數(shù)據(jù)加密存儲。每季度開展一次恢復(fù)演練，驗證備份數(shù)據(jù)的可用性，確保災(zāi)難發(fā)生時可快速恢復(fù)。（二）系統(tǒng)安全管理1.訪問控制：實行“最小權(quán)限”原則，用戶賬號一人一密，密碼需包含字母、數(shù)字、特殊字符，每90天強(qiáng)制更換。禁止共享賬號，權(quán)限變更需經(jīng)審批并留存?zhèn)浒浮?.安全防護(hù)：部署防火墻、入侵檢測系統(tǒng)（IDS）、防病毒軟件，每月開展漏洞掃描與滲透測試，及時修復(fù)高危漏洞。系統(tǒng)操作日志需保留180天，記錄用戶操作軌跡，便于安全事件追溯。3.版本管理：檔案管理系統(tǒng)升級或功能變更前，需在測試環(huán)境驗證兼容性與安全性，變更后同步驗證檔案數(shù)據(jù)的完整性，避免因系統(tǒng)變更導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）物理安全管理1.機(jī)房與設(shè)備：檔案服務(wù)器機(jī)房實行門禁管理，配備溫濕度監(jiān)控、煙感報警、自動滅火裝置，設(shè)備每周巡檢，及時處理硬件故障。2.終端設(shè)備：處理檔案的終端需專用，禁止在個人設(shè)備、公共設(shè)備存儲或處理涉密檔案。終端需安裝正版殺毒軟件，每月更新病毒庫，每季度進(jìn)行系統(tǒng)漏洞修復(fù)。（四）人員安全管理1.培訓(xùn)教育：每半年組織一次檔案安全培訓(xùn)，內(nèi)容涵蓋法律法規(guī)、操作規(guī)范、應(yīng)急處置等，新員工入職需通過安全考核后方可上崗。2.保密協(xié)議：接觸涉密檔案的人員需簽訂保密協(xié)議，明確保密范圍、期限及違約責(zé)任。員工離職時，需辦理檔案交接與保密義務(wù)延續(xù)手續(xù)，嚴(yán)禁帶走任何檔案數(shù)據(jù)。（五）介質(zhì)與外包管理1.介質(zhì)管理：移動存儲介質(zhì)（U盤、硬盤等）實行“一人一介質(zhì)、登記備案”制度，使用前需殺毒，涉密介質(zhì)專人專用，禁止外借或私自復(fù)制。介質(zhì)銷毀時采用物理粉碎或?qū)I(yè)消磁，確保數(shù)據(jù)不可恢復(fù)。2.外包管理：委托第三方開展檔案數(shù)字化加工或系統(tǒng)維護(hù)時，需簽訂安全協(xié)議，明確數(shù)據(jù)歸屬與保密責(zé)任。全程監(jiān)督第三方操作，禁止其留存檔案數(shù)據(jù)，項目結(jié)束后收回所有工作介質(zhì)。四、應(yīng)急處置（一）應(yīng)急預(yù)案制定《數(shù)字化檔案安全應(yīng)急預(yù)案》，明確火災(zāi)、系統(tǒng)崩潰、數(shù)據(jù)泄露等突發(fā)情況的處置流程，成立由檔案管理、信息技術(shù)、法務(wù)等部門組成的應(yīng)急小組，明確各成員職責(zé)與響應(yīng)時效。（二）應(yīng)急演練每年至少組織一次應(yīng)急演練，模擬系統(tǒng)遭攻擊、機(jī)房火災(zāi)等場景，檢驗預(yù)案可行性。演練后形成總結(jié)報告，針對不足優(yōu)化預(yù)案，確保應(yīng)急響應(yīng)高效有序。（三）故障處理發(fā)生安全事件時，立即啟動應(yīng)急預(yù)案，隔離受影響系統(tǒng)或數(shù)據(jù)，記錄事件時間、現(xiàn)象、處置過程。2小時內(nèi)上報單位分管領(lǐng)導(dǎo)，配合第三方機(jī)構(gòu)開展調(diào)查，盡快恢復(fù)系統(tǒng)運行與數(shù)據(jù)完整性。五、監(jiān)督與考核（一）定期檢查檔案管理部門聯(lián)合信息技術(shù)部門每月開展安全檢查，內(nèi)容涵蓋系統(tǒng)日志、權(quán)限設(shè)置、備份情況、介質(zhì)管理等，形成檢查報告并公示。對發(fā)現(xiàn)的問題，責(zé)令責(zé)任部門7個工作日內(nèi)整改完畢。（二）審計評估每年邀請專業(yè)機(jī)構(gòu)或內(nèi)部審計部門開展檔案安全審計，評估制度執(zhí)行效果與安全風(fēng)險，提出改進(jìn)建議并跟蹤落實。（三）獎懲機(jī)制獎勵：對嚴(yán)格遵守制度、避免重大安全事故的個人或部門，給予通報表揚、績效加分或物質(zhì)獎勵。懲罰：對違反制度導(dǎo)致安全事件的，視情節(jié)輕重給予批評