湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

1湖南大業(yè)食品有限公司簡(jiǎn)介...........................................1

2湖南大業(yè)食品有限公司現(xiàn)有的應(yīng)付賬款管理制度.........................1

2.1公司的采購(gòu)管理制度............................................1

2.2應(yīng)付賬款的支付管理制度........................................1

2.3應(yīng)付賬款的賬務(wù)處理............................................2

3湖南大業(yè)食品有限公司應(yīng)付賬款管理制度中存在的問題...................2

3.1應(yīng)付賬款的采購(gòu)管理制度的問題..................................2

3.2應(yīng)付賬款的支付程序問題........................................2

3.3內(nèi)部控制管理制度不完善........................................2

4湖南大業(yè)食品有限公司應(yīng)付賬款管理制度優(yōu)化設(shè)計(jì).......................3

4.1應(yīng)付賬款的采購(gòu)管理制度優(yōu)化....................................3

4.1.1制定合理采購(gòu)流程........................................3

4.1.2建立供應(yīng)商信息檔案......................................4

4.1.3規(guī)范部門人員權(quán)屬責(zé)任....................................4

4.2應(yīng)付賬款支付程序的優(yōu)化........................................5

4.2.1應(yīng)付賬款自動(dòng)化..........................................5

4.2.2重視支付信用............................................5

4.3應(yīng)付賬款內(nèi)控管理制度的優(yōu)化....................................5

4.3.1規(guī)范對(duì)賬制度............................................5

4.3.2建立監(jiān)督機(jī)制............................................6

4.3.3明確和完善財(cái)務(wù)處理的流程................................6

5總結(jié)...............................................................7

參考資料............................................錯(cuò)誤!未定義書簽。

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

湖南大業(yè)食品有限公司應(yīng)付賬款管理制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

1湖南大業(yè)食品有限公司簡(jiǎn)介

湖南大業(yè)食品有限公司成立于2000年，專注西式餐飲供應(yīng)鏈服務(wù)20年，

經(jīng)營(yíng)中高端烘焙、西餐、快餐、飲料原輔料、機(jī)器設(shè)備等產(chǎn)品，提供原料設(shè)備

配送、食品應(yīng)用研究、餐飲營(yíng)銷策劃、技術(shù)培訓(xùn)支持等服務(wù)，以專注專業(yè)的服

務(wù)準(zhǔn)則，致力于打造成為西式餐飲卓越服務(wù)商!旗下?lián)碛袕V西大普食品有限公

司、湖南食味家族網(wǎng)絡(luò)科技有限公司、湖南大雅食品供應(yīng)鏈有限公司，屬國(guó)家

AAAA級(jí)物流企業(yè)，是一家完全按照中國(guó)食品安全法標(biāo)準(zhǔn)管理的現(xiàn)代化供應(yīng)鏈企

業(yè)。公司本著合宜為利、永續(xù)經(jīng)營(yíng)的經(jīng)營(yíng)宗旨，國(guó)際規(guī)范問心無愧的質(zhì)量準(zhǔn)則

為客戶提供專業(yè)專注的高品質(zhì)服務(wù)。

2湖南大業(yè)食品有限公司現(xiàn)有的應(yīng)付賬款管理制度

2.1公司的采購(gòu)管理制度

公司作為一所中小型企業(yè),供應(yīng)商選擇較少,采購(gòu)管理制度較為簡(jiǎn)單。物資

需求部門根據(jù)需求填寫采購(gòu)申請(qǐng)單。由有需求的部門負(fù)責(zé)人審查，對(duì)申請(qǐng)采購(gòu)

的物品用途、數(shù)量、規(guī)格等進(jìn)行審核確認(rèn)，確認(rèn)后選擇供應(yīng)商，并對(duì)供應(yīng)商進(jìn)

行詢價(jià)比價(jià)，根據(jù)雙方討論的條件簽訂合同，進(jìn)入付款審批流程。最后進(jìn)行驗(yàn)

收環(huán)節(jié)，并辦理好入庫(kù)的手續(xù)。

2.2應(yīng)付賬款的支付管理制度

購(gòu)買的物品接收商品并進(jìn)行檢查，辦理入庫(kù)手續(xù)，根據(jù)與供應(yīng)商簽訂的期

限，做為采購(gòu)部主管，負(fù)責(zé)進(jìn)貨帳的檢查，保證所購(gòu)物料的收貨正確，檢驗(yàn)合

格，并按規(guī)定辦理入庫(kù)程序。收到的貨物要經(jīng)過嚴(yán)格的檢驗(yàn)，以保證達(dá)到品質(zhì)

要求，進(jìn)入倉(cāng)庫(kù)。這些工作都做好了，就是要辦理經(jīng)費(fèi)申報(bào)手續(xù)，還要經(jīng)過財(cái)

政、審批、匯報(bào)等一系列手續(xù)。而采購(gòu)部的負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)審核所有的申請(qǐng)書，

并在總經(jīng)理的同意下，上報(bào)給主管。為了保證公司的公開透明及公平，上述流

程都是按照公司的規(guī)章制度進(jìn)行的。提交的各種表格及資料由財(cái)務(wù)部門審批通

過后，方可進(jìn)行下一步操作。財(cái)務(wù)是公司的一個(gè)關(guān)鍵單位，對(duì)與現(xiàn)金流轉(zhuǎn)有關(guān)

的一切事宜進(jìn)行審計(jì)，保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。接下來，這些材料將

1

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

進(jìn)入決策層，以供高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行最終審批。沒有錯(cuò)誤的話，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行簽字

同意，最后由財(cái)務(wù)部執(zhí)行最后的環(huán)節(jié)，進(jìn)行付款。

2.3應(yīng)付賬款的賬務(wù)處理

生產(chǎn)部門及時(shí)將入庫(kù)單、發(fā)票等原始票據(jù)傳到財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部就原始票

據(jù)及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)的處理。對(duì)于發(fā)票已到、材料驗(yàn)收入庫(kù)但尚未付款的事項(xiàng)，應(yīng)

立即對(duì)那些發(fā)票到達(dá)但未到貨、材料已驗(yàn)收入庫(kù)的交易進(jìn)行賬務(wù)處理，借記相

關(guān)科目，并貸記“應(yīng)付賬款”。改善下列事項(xiàng)：物料已經(jīng)接受并在月底前收

貨，但還沒有收到發(fā)票的事項(xiàng)：我們應(yīng)該提高警覺，繼續(xù)留意材料已經(jīng)入庫(kù)，

但直至月底才拿到發(fā)票的業(yè)務(wù)。在下個(gè)月的早些時(shí)候，按照倉(cāng)儲(chǔ)部等單位的預(yù)

收款，下月初用赤字抵消。同時(shí)要求生產(chǎn)部門需將所有手續(xù)完備的原始票據(jù)

（包括發(fā)票和入庫(kù)單）遞交至財(cái)務(wù)部門，以進(jìn)行賬務(wù)處理。對(duì)于那些未滿足物

資采購(gòu)合同規(guī)定的票據(jù)，財(cái)務(wù)部門將堅(jiān)決不予處理。

3湖南大業(yè)食品有限公司應(yīng)付賬款管理制度中存在的問題

3.1應(yīng)付賬款的采購(gòu)管理制度的問題

采購(gòu)流程不規(guī)范，處于供應(yīng)商管理、供應(yīng)商開發(fā)、報(bào)價(jià)、訂貨、結(jié)算等一

系列流程中。供應(yīng)商開發(fā)時(shí)沒有收集相關(guān)的信息（營(yíng)業(yè)執(zhí)照，生產(chǎn)設(shè)備信息，

公司人員信息等），沒有針對(duì)供應(yīng)商做相關(guān)的等級(jí)分類，沒有正式的供應(yīng)商報(bào)

價(jià)單和比價(jià)信息，致使供應(yīng)商選擇較少，產(chǎn)品成本較高，形成了很多不必要的

應(yīng)付賬款。

3.2應(yīng)付賬款的支付程序問題

支付流程人員分配不明確，職責(zé)邊界模糊，工作人員推諉、效率低下，容

易導(dǎo)致支付賬款的償還期限不明確、拖欠等事態(tài)，產(chǎn)生不必要的滯納金和違約

金。并且會(huì)影響公司信用，影響公司后續(xù)發(fā)展。

3.3內(nèi)部控制管理制度不完善

員工職責(zé)分配不明確，對(duì)賬制度不完善，例如一些往來賬款不定期清理。

一些有名無實(shí)的交易賬目是長(zhǎng)期記賬的。例如，造成不應(yīng)支付的債務(wù)，未及時(shí)

申報(bào)為營(yíng)業(yè)外收入，造成了一系列的交易款項(xiàng)的混亂。注銷的應(yīng)收賬款，作為

回收時(shí)賬外的小金庫(kù)，甚至作為中飽私囊的不需要支付的款項(xiàng)，部分作為賬外

2

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

資金支付，或者被個(gè)人貪污。

4湖南大業(yè)食品有限公司應(yīng)付賬款管理制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

4.1應(yīng)付賬款的采購(gòu)管理制度優(yōu)化

4.1.1采購(gòu)流程進(jìn)行合理的優(yōu)化

需求部門填寫采購(gòu)的流程，按照公司所規(guī)定申請(qǐng)書的格式進(jìn)行填寫，認(rèn)真

詳細(xì)、明確地填寫采購(gòu)申請(qǐng)書的各項(xiàng)數(shù)據(jù)。填寫之后，填寫人進(jìn)行簽字和確

認(rèn)。由需求部門的經(jīng)理來審核確認(rèn)申請(qǐng)購(gòu)買的物品用途、數(shù)量、規(guī)格等，簽字

后提交上級(jí)主管。經(jīng)總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)以后，交由采購(gòu)部進(jìn)行購(gòu)買任務(wù)。采購(gòu)申

請(qǐng)書經(jīng)簽名批準(zhǔn)后，對(duì)申請(qǐng)書的內(nèi)容核對(duì)，并和需求部門進(jìn)行確認(rèn)，確認(rèn)采購(gòu)

物品的規(guī)格、數(shù)量和到貨日期是否正確。尋找供應(yīng)商，按優(yōu)質(zhì)低價(jià)原則選擇，

根據(jù)庫(kù)存、采購(gòu)在途等最終確認(rèn)訂單數(shù)量。進(jìn)入交貨驗(yàn)收環(huán)節(jié)，進(jìn)行檢驗(yàn)，確

保是否合格，合格則入庫(kù)，采購(gòu)結(jié)算，不合格則退換貨。

審批流程

審批流程

詢價(jià)比價(jià)

采購(gòu)需求尋找供應(yīng)商采購(gòu)洽談

議價(jià)

交貨驗(yàn)收訂貨簽訂合同

驗(yàn)收不合

驗(yàn)收合格生產(chǎn)跟進(jìn)

格

入庫(kù)退、換貨

圖1湖南大業(yè)食品有限公司采購(gòu)流程

3

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

提出付款財(cái)務(wù)部門制取付款審核付款

申請(qǐng)核對(duì)憑證憑證

支票付款

領(lǐng)票開票辦理付款

付款匯票

業(yè)務(wù)

匯票付款

核對(duì)支付

編制復(fù)核

憑證登記賬簿對(duì)賬

記賬憑證

圖2應(yīng)付賬款流程圖

4.1.2建立供應(yīng)商信息檔案

企業(yè)可以收集購(gòu)貨的種類及欠款時(shí)間、金額、供應(yīng)商聯(lián)系人等具體信

息，根據(jù)對(duì)企業(yè)重要性、賬齡長(zhǎng)短對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部劃分，這樣可以快

速準(zhǔn)確地分析出當(dāng)前應(yīng)付賬款狀況和下一步應(yīng)該進(jìn)行的付款計(jì)劃，在企業(yè)資金

狀況允許的情況下，當(dāng)前對(duì)企業(yè)生產(chǎn)有重要影響的及欠款時(shí)間較長(zhǎng)的供應(yīng)商應(yīng)

及時(shí)付款，對(duì)于未超過信用期限的也可以酌情考慮付款，讓供應(yīng)商提高對(duì)企業(yè)

的好感度，維持企業(yè)良好的信用度；在企業(yè)資金周轉(zhuǎn)困難的情況下，對(duì)于當(dāng)前

不能及時(shí)付款的供應(yīng)商要及時(shí)溝通，爭(zhēng)取諒解，不要對(duì)供應(yīng)商拖款、欠

款，并且毫無解釋。[1]

4.1.3規(guī)范部門人員權(quán)屬責(zé)任

規(guī)范部門權(quán)屬，確定每個(gè)部門或者崗位的職責(zé)和權(quán)力，確保各項(xiàng)工作能有

序進(jìn)行，避免職責(zé)不明晰和責(zé)任的不明確，所造成的工作混亂、效率低與流程

慢。員工素養(yǎng)的提高、部門人員及權(quán)利的規(guī)范可以從這些方面入手，安排工作

的時(shí)候充分了解員工的長(zhǎng)處和短處，把員工放在更適合自己的崗位上，妥善建

立競(jìng)爭(zhēng)和激勵(lì)機(jī)制，激發(fā)士氣，營(yíng)造積極活躍的工作氛圍。明確部門職責(zé)和崗

位職責(zé)，根據(jù)工作的內(nèi)容，明確各部門職責(zé)范圍，規(guī)定不同崗位的員工職責(zé)和

所擁有的權(quán)力?？筛鶕?jù)責(zé)任清單，相應(yīng)制定管理制度，包括工作流程、工作規(guī)

范、獎(jiǎng)懲措施等，確保部門和崗位工作有序進(jìn)行。定期對(duì)管理制度進(jìn)行評(píng)估，

再根據(jù)情況與需要，及時(shí)進(jìn)行一些變動(dòng)與改變，以求能達(dá)到更好的效果。在公

司全體員工的團(tuán)結(jié)一心的努力下，改進(jìn)不足，提高效率。

4

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

4.2應(yīng)付賬款支付程序的優(yōu)化

4.2.1應(yīng)付賬款自動(dòng)化

應(yīng)付賬款自動(dòng)化是自動(dòng)化人工處理的應(yīng)付賬款公開的技術(shù)或過程。該技術(shù)

既節(jié)約了時(shí)間和成本，又避免了人工操作失誤造成的業(yè)務(wù)問題。使用全自動(dòng)的

應(yīng)付賬款管理系統(tǒng)是應(yīng)付賬款自動(dòng)化的常用方法之一。這種系統(tǒng)可以自動(dòng)化地

處理大量數(shù)據(jù)，減少人為操作和錯(cuò)誤，并提供了各種功能，如供應(yīng)商、客戶、

賬戶對(duì)賬查詢等。比如，結(jié)算崗位對(duì)于有關(guān)資金方面的信息要持續(xù)采集，將發(fā)

票上的各種信息都處理好。這項(xiàng)工作是自動(dòng)化運(yùn)行的，處理程序上對(duì)人工操

作模式進(jìn)行模擬，在系統(tǒng)運(yùn)行的過程中，按照賬期實(shí)時(shí)提交付款申請(qǐng)，而且每

天都循環(huán)往復(fù)運(yùn)行。指令會(huì)由任務(wù)管理路由器傳輸?shù)紽SSC稽核崗，稽核崗的

工作人員對(duì)各種信息進(jìn)行核對(duì)，包括發(fā)票上的數(shù)據(jù)信息、賬務(wù)憑證上的數(shù)據(jù)信

息以及付款賬戶上的信息，要保持各項(xiàng)信息的一致性，而且要認(rèn)真審核，保證

信息的準(zhǔn)確無誤，之后將信息在線傳輸?shù)截?cái)務(wù)總部接受審批。發(fā)揮RPA機(jī)器

人的作用進(jìn)行付款操作，同時(shí)自動(dòng)生成電子支付憑證。[2]

4.2.2重視支付信用

公司支付的卓越信用能夠?yàn)槠溱A得更多的商業(yè)機(jī)遇和契機(jī)，顯著提升資金

周轉(zhuǎn)效率。因此，信譽(yù)卓著的支付方式對(duì)公司的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展和與供應(yīng)商的有效合

作至關(guān)重要。當(dāng)我們考慮到供應(yīng)商的長(zhǎng)期穩(wěn)定關(guān)系和高效的合作模式時(shí)，高度

的重視應(yīng)當(dāng)給予信譽(yù)良好的支付信用。這樣的表述，既體現(xiàn)了公司的戰(zhàn)略眼

光，也展示了公司對(duì)商業(yè)誠(chéng)信的堅(jiān)守。公司需要明確合同規(guī)定的時(shí)間，并嚴(yán)格

按此支付應(yīng)付賬款。如果期間發(fā)生了一些特殊的情況，不能按照原本的時(shí)間進(jìn)

行交易的情況，需提前說明不能支付的理由，并告知合作商支付的期限。良好

的支付信用可以促進(jìn)消費(fèi)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展，提高消費(fèi)者信用評(píng)級(jí)，促進(jìn)金融市場(chǎng)的

繁榮等。構(gòu)建更加和諧的合作關(guān)系，為今后的合作奠定基礎(chǔ)。

4.3應(yīng)付賬款內(nèi)控管理制度的優(yōu)化

4.3.1規(guī)范對(duì)賬制度

，我們必須意識(shí)到對(duì)賬制度的重要作用。作為內(nèi)部控制的關(guān)鍵手段，對(duì)賬

制度有助于我們及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決賬目中的誤差，確保財(cái)務(wù)報(bào)表的準(zhǔn)確無誤。其

次，對(duì)賬程序的制定需要細(xì)致入微。我們應(yīng)明確哪些賬簿需要核對(duì)，以及如何

進(jìn)行核對(duì)。這涉及到時(shí)間、方式、負(fù)責(zé)人等細(xì)節(jié)問題，必須予以充分考慮和精

5

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

心安排。同時(shí)，核對(duì)過程應(yīng)確保公正、透明，避免任何可能的誤解和爭(zhēng)議。

再者，我們應(yīng)建立起一套完整的賬簿記錄系統(tǒng)。所有的交易和賬簿變更都應(yīng)被

準(zhǔn)確記錄下來，以便于對(duì)賬和審計(jì)工作的進(jìn)行。這一系統(tǒng)應(yīng)具備高度的可靠性

和穩(wěn)定性，以確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。最后，我們應(yīng)將這一制度納入企業(yè)

的日常運(yùn)營(yíng)中，使其成為企業(yè)文化的一部分。通過持續(xù)的培訓(xùn)和宣傳，使全體

員工都認(rèn)識(shí)到對(duì)賬制度的重要性，并積極參與到這一工作中來。綜上所述，對(duì)

賬制度作為重要的內(nèi)部控制手段，需要我們細(xì)致入微的制定程序，建立完整的

賬簿記錄系統(tǒng)，并將其納入企業(yè)文化中，以提高財(cái)務(wù)報(bào)表的準(zhǔn)確性。同時(shí)，我

們必須始終保持警惕，確保這一制度的實(shí)施能夠取得預(yù)期的效果。建立對(duì)賬制

度例如建議供應(yīng)部根據(jù)采購(gòu)合同和采購(gòu)發(fā)票設(shè)立采購(gòu)臺(tái)賬，財(cái)務(wù)部與供應(yīng)部定

期進(jìn)行核對(duì)。[4]定期進(jìn)行對(duì)賬，對(duì)賬的時(shí)間在財(cái)務(wù)報(bào)表公布之前進(jìn)行。對(duì)賬結(jié)

果及時(shí)反饋，發(fā)現(xiàn)所犯的錯(cuò)誤，并就發(fā)現(xiàn)的錯(cuò)誤進(jìn)行糾正，仔細(xì)分析錯(cuò)誤的原

因，防止以后錯(cuò)誤會(huì)再次產(chǎn)生。

4.3.2建立監(jiān)督機(jī)制

建立監(jiān)督機(jī)制可以確保每個(gè)組織、企業(yè)或者個(gè)人在工作中是否遵守規(guī)定和

標(biāo)準(zhǔn)，可以防止違規(guī)行為的發(fā)生。如何建立監(jiān)督機(jī)制呢？，需要對(duì)建立監(jiān)督機(jī)

制的目的進(jìn)行明確的思考，包括提高效率、減少錯(cuò)誤和改善質(zhì)量等。二是制定

規(guī)則和程序:，需要制定一套詳細(xì)的規(guī)則和程序，說明監(jiān)督的方法和什么時(shí)候

需要監(jiān)督。規(guī)則內(nèi)容清晰，容易理解，應(yīng)該遵循。三是選擇合適的監(jiān)管者。

作為監(jiān)督者，你需要選擇一群有能力、可靠的人。他們應(yīng)該能夠?qū)Ρ槐O(jiān)督的活

動(dòng)有深入的了解，公正地評(píng)價(jià)工作績(jī)效。四是開始進(jìn)行監(jiān)督。要進(jìn)行常規(guī)監(jiān)督

和不定期監(jiān)督，這可能涉及定期檢查工作進(jìn)度，收集反饋，以及根據(jù)需要采取

糾正行動(dòng)。五是持續(xù)改善。監(jiān)督機(jī)制應(yīng)作為持續(xù)改進(jìn)過程的一部分，而不是一

次性項(xiàng)目。要定期審查和更新你的規(guī)則和程序，適應(yīng)變化的情況，必要時(shí)調(diào)整

監(jiān)督方法。還可以建立反作弊機(jī)制，堅(jiān)持懲防并重、重點(diǎn)預(yù)防的反作弊原則。

建立舉報(bào)投訴處理機(jī)制，設(shè)立舉報(bào)專線，對(duì)舉報(bào)投訴處理程序、處理期限、處

理要求、舉報(bào)人保護(hù)，公司應(yīng)當(dāng)有明確規(guī)定。此外，要確保全體員工了解并遵

守舉報(bào)投訴處理制度，企業(yè)也要重視舉報(bào)信息。根據(jù)各自的情況在年末進(jìn)行考

評(píng)，根據(jù)考核的結(jié)果對(duì)優(yōu)秀員工進(jìn)行物質(zhì)、精神方面的獎(jiǎng)勵(lì)或?qū)`反規(guī)定的

員工進(jìn)行處罰。[3]

4.3.3明確和完善財(cái)務(wù)處理的流程

公司購(gòu)買貨物或服務(wù)，供應(yīng)商會(huì)給提供發(fā)票或收據(jù)，將發(fā)票等憑證交給財(cái)

6

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門會(huì)對(duì)收到的發(fā)票進(jìn)行審核，確認(rèn)貨物或服務(wù)是否已經(jīng)收到，

金額和發(fā)票的金額是否一致。審查通過后，財(cái)務(wù)部門將安排付款。支付方法是

銀行轉(zhuǎn)賬、支票或現(xiàn)金。支付后，財(cái)務(wù)部