政務服務檔案歸集管理規(guī)范范圍本規(guī)范規(guī)定了政務服務檔案歸集管理的術語和定義、基本原則、歸集范圍、歸集流程、質量要求、整理與編目、保管與存儲、安全與保密等內容。適用于各級政務服務機構對政務服務檔案的歸集管理工作。術語和定義1.政務服務檔案政務服務檔案是指政務服務機構在履行職責過程中，受理、辦理政務服務事項所形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄，包括申請材料、審批文件、辦理過程記錄等。2.政務服務機構政務服務機構是指各級政府設立的，為公民、法人和其他組織提供政務服務的綜合性服務場所及相關部門，如政務服務中心、各部門辦事窗口等?；驹瓌t1.完整性原則確保政務服務檔案歸集的全面性，涵蓋政務服務事項從受理到辦結的全過程記錄，不遺漏重要信息和材料。2.準確性原則檔案內容應真實、準確地反映政務服務事項的辦理情況，數據、文字表述等應與實際情況相符，避免虛假或錯誤信息。3.及時性原則在政務服務事項辦理過程中，及時收集、整理和歸檔相關材料，保證檔案歸集的時效性，避免檔案積壓和延誤。4.安全性原則采取必要的安全措施，確保政務服務檔案的物理安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失、泄露等情況發(fā)生。歸集范圍1.行政許可類檔案包括行政許可申請書、申請人身份證明、申請材料清單、受理通知書、審查意見、許可證件等相關材料。2.行政確認類檔案如確認申請書、相關證明材料、審核意見、確認決定書等。3.行政給付類檔案涵蓋給付申請書、申請人資格證明、審核審批材料、給付憑證等。4.行政征收類檔案包含征收通知書、申報材料、核定材料、征收憑證等。5.公共服務類檔案例如服務申請表、服務協議、服務記錄、反饋評價等。6.其他政務服務檔案除上述類別外，其他與政務服務事項辦理相關的具有保存價值的材料，如會議紀要、專家論證意見、投訴處理記錄等。歸集流程1.材料收集政務服務窗口工作人員在受理政務服務事項時，應按照規(guī)定要求申請人提供齊全、有效的申請材料，并對材料進行初步審核。對于當場能夠提供的材料，應及時收集；對于需要補充的材料，應一次性告知申請人補充的內容和期限。在政務服務事項辦理過程中，各環(huán)節(jié)產生的審批文件、記錄等材料，由相關工作人員及時收集并傳遞給檔案管理人員。2.材料整理檔案管理人員收到收集的材料后，應按照政務服務事項的類別、辦理時間、申請人等進行分類整理。去除材料中的金屬物，對破損、殘缺的材料進行修補和裱糊。對材料進行排序，確保材料的順序符合政務服務事項的辦理流程。3.材料審核檔案管理人員應對整理好的材料進行審核，檢查材料的完整性、準確性和規(guī)范性。審核材料是否齊全，是否符合歸檔要求；檢查材料的內容是否真實、準確，簽字、蓋章等手續(xù)是否完備。對于不符合要求的材料，應及時退回相關工作人員進行補充或更正。4.材料歸檔經審核合格的材料，檔案管理人員應按照檔案管理的相關規(guī)定進行編號、裝訂，并裝入檔案盒。在檔案盒上填寫檔案編號、政務服務事項名稱、申請人姓名、辦理時間等信息，確保檔案標識清晰。將歸檔的檔案存入指定的檔案柜或庫房，并在檔案管理系統中進行登記，建立電子檔案索引。質量要求1.紙質檔案質量要求紙張應采用耐久性強的紙張，如A4規(guī)格的辦公用紙，紙質應堅韌、光滑、無孔洞、無破損。文字材料應使用鋼筆、簽字筆或毛筆書寫，字跡應清晰、工整，不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的筆書寫。打印材料應使用激光打印機或噴墨打印機，打印效果應清晰，字體、字號應符合規(guī)范要求。材料的簽字、蓋章應齊全、清晰，符合相關規(guī)定。2.電子檔案質量要求電子檔案應采用通用的文件格式，如PDF、DOCX、JPEG等，確保檔案的可讀性和兼容性。電子檔案的內容應與紙質檔案一致，不得進行篡改或刪除。電子檔案應進行加密存儲，設置訪問權限，確保檔案的安全性。定期對電子檔案進行備份，防止數據丟失。整理與編目1.整理方法采用年度類別保管期限的分類方法對政務服務檔案進行整理。按照年度將檔案分為不同的時間段，每個年度內再按照政務服務事項的類別進行細分，如行政許可類、行政確認類等。根據檔案的保存價值和重要程度，確定檔案的保管期限，分為永久、長期（1650年）、短期（15年以下）三種。2.編目要求編制檔案目錄，包括檔案編號、政務服務事項名稱、申請人姓名、辦理時間、保管期限等信息。檔案目錄應采用紙質和電子兩種形式進行保存，紙質目錄應裝訂成冊，電子目錄應存儲在檔案管理系統中，便于查詢和檢索。為每個檔案盒編制盒號，并在檔案管理系統中進行關聯，實現檔案的快速定位和查找。保管與存儲1.保管環(huán)境檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防鼠、防盜、防光、防塵等條件，保持適宜的溫度和濕度。溫度應控制在14℃24℃之間，相對濕度應控制在45%60%之間。檔案庫房應配備必要的消防設備、除濕設備、通風設備等，定期進行檢查和維護，確保設備的正常運行。2.存儲方式紙質檔案應存放在檔案柜或密集架中，按照檔案編號的順序依次排列，便于查找和管理。電子檔案應存儲在專用的服務器或存儲設備中，采用磁盤陣列、磁帶庫等方式進行備份，確保數據的安全性和可靠性。3.定期檢查檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，檢查檔案的保管狀況、是否有損壞或丟失等情況。對于發(fā)現的問題，應及時采取措施進行處理，并記錄處理情況。定期對電子檔案進行數據校驗，確保數據的完整性和準確性。安全與保密1.安全管理建立健全檔案安全管理制度，明確檔案管理人員的安全職責，加強對檔案庫房和檔案管理系統的安全管理。對檔案庫房實行專人管理，嚴格控制人員出入，設置門禁系統和監(jiān)控設備，確保檔案庫房的安全。對檔案管理系統進行定期維護和更新，安裝殺毒軟件和防火墻，防止計算機病毒和網絡攻擊。2.保密管理確定政務服務檔案