PAGE新人入職培訓(xùn)之行政制度一、總則（一）目的本行政制度旨在規(guī)范公司內(nèi)部各項行政事務(wù)的管理，確保公司運(yùn)營的高效、有序，為員工提供一個良好的工作環(huán)境，保障公司和員工的合法權(quán)益，促進(jìn)公司的持續(xù)發(fā)展。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括正式員工、試用期員工、兼職員工等。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保公司行政制度的制定和執(zhí)行合法合規(guī)。2.公正性原則：制度面前人人平等，對所有員工一視同仁，不偏袒、不歧視，公正處理各類行政事務(wù)。3.透明性原則：行政制度的內(nèi)容應(yīng)清晰明確，向全體員工公開，確保員工知曉并理解各項規(guī)定。4.實用性原則：制度應(yīng)緊密結(jié)合公司實際情況，具有可操作性，能夠有效解決行政工作中存在的問題。二、員工行為規(guī)范（一）考勤管理1.工作時間公司實行[具體工作時間，如每周五天工作制，上午9:0012:00，下午13:0017:00]。員工應(yīng)嚴(yán)格遵守工作時間，不得遲到、早退。如有特殊情況需要請假或調(diào)整工作時間，應(yīng)提前按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.考勤記錄公司采用[具體考勤方式，如打卡機(jī)考勤、指紋考勤或人臉識別考勤等]進(jìn)行考勤記錄。員工應(yīng)在規(guī)定的考勤時間內(nèi)進(jìn)行打卡，如因特殊原因未能打卡，應(yīng)及時向行政部門說明情況并填寫未打卡說明。3.遲到、早退及曠工處理遲到或早退15分鐘以內(nèi)，每月累計不超過3次的，給予口頭警告；超過15分鐘的，每次扣除[X]元績效獎金。曠工半天的，扣除當(dāng)日工資的[X]%及當(dāng)日績效獎金；曠工一天的，扣除當(dāng)日工資的[X]%及當(dāng)日績效獎金，并給予警告處分；連續(xù)曠工超過三天或累計曠工超過五天的，公司將予以辭退。（二）辦公紀(jì)律1.著裝規(guī)范員工應(yīng)保持整潔、得體的著裝，符合公司形象和工作場合要求。一般情況下，員工應(yīng)穿著正裝上班，不得穿拖鞋、短褲、背心等過于隨意的服裝。在重要會議、商務(wù)活動或接待客戶時，應(yīng)著正式商務(wù)裝。2.辦公區(qū)域行為規(guī)范保持辦公區(qū)域整潔衛(wèi)生，不得隨意丟棄垃圾，個人辦公桌面應(yīng)保持整潔有序。愛護(hù)辦公設(shè)備和公共設(shè)施，不得故意損壞或私自挪用。如需使用公共設(shè)備，應(yīng)提前預(yù)約并按照規(guī)定操作。在辦公區(qū)域內(nèi)保持安靜，不得大聲喧嘩、爭吵或播放高分貝音樂。如需討論工作，應(yīng)盡量選擇在會議室或相對安靜的區(qū)域進(jìn)行。嚴(yán)禁在辦公區(qū)域內(nèi)吸煙、吃零食、玩游戲、看視頻等與工作無關(guān)的行為。（三）言行舉止規(guī)范1.語言文明員工之間應(yīng)使用禮貌用語，尊重他人，不得使用侮辱性、歧視性或攻擊性語言。在與客戶、合作伙伴溝通時，應(yīng)保持熱情、專業(yè)、耐心的態(tài)度，使用規(guī)范的商務(wù)語言。2.行為舉止得體遵守社交禮儀，注重個人形象，不得有不雅行為。與同事、上級、客戶交往時，應(yīng)保持適當(dāng)?shù)木嚯x和尊重，不得過于親昵或傲慢無禮。三、請假制度（一）請假類型1.病假：員工因身體不適需要請假治療的，應(yīng)提供醫(yī)院出具的病假證明。2.事假：員工因個人事務(wù)需要請假的，應(yīng)提前申請。3.年假：符合公司年假規(guī)定的員工，可按照規(guī)定申請年假。4.婚假：員工結(jié)婚可申請婚假，按照國家規(guī)定享受相應(yīng)的假期。5.產(chǎn)假/陪產(chǎn)假：女員工生育可申請產(chǎn)假，男員工可申請陪產(chǎn)假，按照國家和地方相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。6.喪假：員工直系親屬（父母、配偶、子女）去世，可申請喪假。（二）請假流程1.請假申請：員工如需請假，應(yīng)提前填寫請假申請表，注明請假類型、請假時間、請假原因等信息，并按照審批權(quán)限提交給相關(guān)負(fù)責(zé)人審批。2.審批流程請假一天以內(nèi)的，由部門主管審批；請假一天以上三天以內(nèi)的，由部門經(jīng)理審批；請假三天以上的，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。涉及年假、婚假、產(chǎn)假/陪產(chǎn)假、喪假等法定假期的，按照國家規(guī)定執(zhí)行審批流程。3.請假確認(rèn)：請假申請經(jīng)批準(zhǔn)后，員工應(yīng)將請假申請表交至行政部門備案。行政部門將根據(jù)請假申請表更新員工考勤記錄。（三）請假注意事項1.病假應(yīng)在請假當(dāng)天及時通知部門主管，并在病假結(jié)束后提供醫(yī)院出具的病假證明。如因特殊情況無法及時提供病假證明的，應(yīng)提前向部門主管說明情況并在規(guī)定時間內(nèi)補(bǔ)交。2.事假應(yīng)提前申請，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自離崗。如因特殊情況無法提前申請的，應(yīng)及時向部門主管說明情況并盡快補(bǔ)辦請假手續(xù)。3.年假應(yīng)提前安排，避免影響工作。年假申請應(yīng)按照公司規(guī)定的時間范圍進(jìn)行，逾期未申請的視為自動放棄當(dāng)年年假。4.婚假、產(chǎn)假/陪產(chǎn)假、喪假等法定假期應(yīng)按照國家和地方相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，員工應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)提交相關(guān)證明材料。四、辦公用品及設(shè)備管理（一）辦公用品管理1.辦公用品采購行政部門負(fù)責(zé)定期統(tǒng)計辦公用品的使用情況，根據(jù)實際需求制定辦公用品采購計劃。辦公用品采購應(yīng)選擇正規(guī)供應(yīng)商，確保產(chǎn)品質(zhì)量和售后服務(wù)。采購過程中應(yīng)嚴(yán)格按照公司采購流程進(jìn)行，簽訂采購合同并保留相關(guān)憑證。2.辦公用品發(fā)放行政部門設(shè)立辦公用品發(fā)放臺賬，對辦公用品的發(fā)放情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。員工根據(jù)工作需要領(lǐng)用辦公用品，應(yīng)填寫辦公用品領(lǐng)用申請表，經(jīng)部門主管簽字后到行政部門領(lǐng)取。行政部門應(yīng)按照申請表上的內(nèi)容發(fā)放辦公用品，并在臺賬上進(jìn)行登記。3.辦公用品使用規(guī)范員工應(yīng)節(jié)約使用辦公用品，避免浪費(fèi)。如發(fā)現(xiàn)辦公用品損壞或丟失，應(yīng)及時向行政部門報告。嚴(yán)禁將辦公用品帶出公司用于個人用途。（二）辦公設(shè)備管理1.辦公設(shè)備采購各部門根據(jù)工作需要提出辦公設(shè)備采購申請，經(jīng)部門經(jīng)理審核后報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。行政部門負(fù)責(zé)辦公設(shè)備采購的具體實施，按照公司采購流程選擇供應(yīng)商，簽訂采購合同并組織驗收。2.辦公設(shè)備使用與維護(hù)辦公設(shè)備由專人負(fù)責(zé)使用和維護(hù)，使用人員應(yīng)熟悉設(shè)備的操作方法和注意事項，按照操作規(guī)程正確使用設(shè)備。如辦公設(shè)備出現(xiàn)故障，使用人員應(yīng)及時向行政部門報告，行政部門安排專業(yè)維修人員進(jìn)行維修。維修記錄應(yīng)詳細(xì)登記在辦公設(shè)備維修臺賬上。3.辦公設(shè)備報廢與更新辦公設(shè)備達(dá)到報廢標(biāo)準(zhǔn)或因技術(shù)更新等原因需要報廢的，由使用部門填寫辦公設(shè)備報廢申請表，經(jīng)行政部門審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行報廢處理。辦公設(shè)備報廢后，行政部門應(yīng)及時清理相關(guān)資產(chǎn)，并按照規(guī)定進(jìn)行賬務(wù)處理。如需更新辦公設(shè)備，應(yīng)按照采購流程重新申請采購。五、會議管理（一）會議類型1.公司例會：包括周例會、月例會等，由公司管理層主持，各部門負(fù)責(zé)人參加，主要匯報工作進(jìn)展、討論重要事項、安排下周/月工作任務(wù)等。2.部門會議：由各部門自行組織，部門內(nèi)部員工參加，主要傳達(dá)公司會議精神、安排部門工作、討論部門內(nèi)部事務(wù)等。3.專題會議：針對特定問題或項目召開的會議，如項目研討會、問題解決會等，相關(guān)人員參加，集中討論和解決特定問題。（二）會議組織與安排1.會議通知行政部門負(fù)責(zé)會議通知的發(fā)布，提前確定會議時間、地點、參會人員、會議主題等信息，并通過郵件、內(nèi)部通知系統(tǒng)等方式發(fā)送會議通知。會議通知應(yīng)明確會議的重要性和相關(guān)要求，確保參會人員按時參加會議。2.會議準(zhǔn)備會議組織者應(yīng)提前做好會議準(zhǔn)備工作，包括準(zhǔn)備會議資料、布置會議場地、調(diào)試會議設(shè)備等。重要會議應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)會議記錄，記錄會議內(nèi)容、決議等信息。（三）會議紀(jì)律1.參會人員應(yīng)按時參加會議，不得遲到、早退。如有特殊情況需要請假，應(yīng)提前向會議組織者說明。2.會議期間應(yīng)保持安靜，將手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)，不得隨意接聽電話或離開會場。如有緊急情況需要處理，應(yīng)向會議組織者請假并盡快返回會場。3.參會人員應(yīng)積極參與會議討論，發(fā)表建設(shè)性意見和建議，不得隨意打斷他人發(fā)言。4.會議結(jié)束后，參會人員應(yīng)按照會議決議及時落實相關(guān)工作，并將工作進(jìn)展情況及時反饋給相關(guān)部門或人員。六、文件管理（一）文件分類1.公司文件：包括公司章程、管理制度、會議紀(jì)要、工作計劃、工作總結(jié)等公司內(nèi)部文件。2.部門文件：各部門自行產(chǎn)生的文件，如部門規(guī)章制度、工作匯報、業(yè)務(wù)文件等。3.外來文件：公司收到的外部單位發(fā)來的文件，如政府部門文件、合作伙伴文件、客戶文件等。（二）文件起草與審核1.文件起草應(yīng)由相關(guān)部門或人員負(fù)責(zé)，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰、規(guī)范。2.重要文件起草后應(yīng)提交部門主管審核，涉及公司重大事項或重要決策的文件，還應(yīng)提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審核。（三）文件編號與歸檔1.行政部門負(fù)責(zé)對公司文件進(jìn)行編號管理，確保文件編號的唯一性和連續(xù)性。2.文件起草完成并審核通過后，應(yīng)及時提交行政部門進(jìn)行歸檔。行政部門按照文件分類建立文件檔案，對文件進(jìn)行分類存放，并建立文件索引，方便查詢和借閱。（四）文件借閱與保密1.員工因工作需要借閱文件的，應(yīng)填寫文件借閱申請表，經(jīng)部門主管簽字后到行政部門辦理借閱手續(xù)。行政部門應(yīng)登記借閱文件的名稱、借閱時間、借閱人等信息，并限定借閱期限。2.涉及公司機(jī)密的文件，借閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露文件內(nèi)容。如因工作需要復(fù)印或摘抄機(jī)密文件，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記和保管。七、印章管理（一）印章種類公司印章包括公章、法人章、財務(wù)章、合同章等。（二）印章使用范圍1.公章：用于公司對外的重要文件、合同、協(xié)議等的簽署。2.法人章：用于公司法定代表人授權(quán)的相關(guān)文件、合同等的簽署。3.財務(wù)章：用于公司財務(wù)相關(guān)文件、票據(jù)等的蓋章。4.合同章：用于公司對外簽訂合同的蓋章。（三）印章使用流程1.印章使用申請：使用部門或人員填寫印章使用申請表，注明使用印章的名稱、使用事項、使用時間、文件名稱等信息，并按照審批權(quán)限提交給相關(guān)負(fù)責(zé)人審批。2.審批流程：一般事項使用印章的，由部門主管審批；重要事項使用印章的，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批；涉及公司重大決策或重要合同的印章使用，由總經(jīng)理審批。3.印章使用登記：印章保管人員根據(jù)審批通過的申請表進(jìn)行印章使用登記，記錄印章使用的時間、事項、文件名稱、使用人等信息。4.印章使用監(jiān)督：印章使用過程中，印章保管人員應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，確保印章使用符合規(guī)定，文件內(nèi)容真實、合法。（四）印章保管與安全1.公司印章由專人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識