PAGE出差管理制度培訓(xùn)課件一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司員工出差行為，加強(qiáng)出差管理，確保出差工作的順利進(jìn)行，提高工作效率，合理控制出差費(fèi)用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工因工作需要出差的情況。（三）基本原則1.計(jì)劃性原則：出差應(yīng)提前做好計(jì)劃，明確出差目的、行程安排、預(yù)計(jì)時(shí)間等，確保出差工作與公司整體業(yè)務(wù)目標(biāo)相一致。2.審批原則：所有出差必須按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行申請(qǐng)和批準(zhǔn)，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自出差。3.費(fèi)用合理原則：嚴(yán)格控制出差費(fèi)用，在符合公司規(guī)定和實(shí)際工作需要的前提下，合理安排交通、住宿、餐飲等費(fèi)用支出，杜絕浪費(fèi)。4.安全第一原則：出差期間要確保人身安全，遵守當(dāng)?shù)胤煞ㄒ?guī)和公司安全規(guī)定，注意交通安全、財(cái)產(chǎn)安全等。二、出差申請(qǐng)與審批（一）出差申請(qǐng)1.員工因工作需要出差，應(yīng)提前填寫《出差申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明出差事由、目的地、預(yù)計(jì)出發(fā)時(shí)間、預(yù)計(jì)返回時(shí)間、出差行程安排等信息。2.如有陪同人員一同出差，需在申請(qǐng)表中注明陪同人員姓名及與出差事項(xiàng)的關(guān)系。（二）審批流程1.一般員工出差：出差3天以內(nèi)（含3天）：由部門主管審批。出差3天以上：經(jīng)部門主管審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.部門主管出差：由分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.分管領(lǐng)導(dǎo)出差：由總經(jīng)理審批。（三）審批權(quán)限特殊情況說明1.如遇緊急出差事項(xiàng)，無法提前按正常流程申請(qǐng)審批時(shí)，出差人員應(yīng)通過電話或其他即時(shí)通訊工具向直接上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，經(jīng)同意后方可出差，并在出差結(jié)束后及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.對(duì)于涉及重大項(xiàng)目、重要業(yè)務(wù)洽談或特殊任務(wù)出差的申請(qǐng)，審批流程可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)簡(jiǎn)化或特批，但必須確保出差目的明確、必要性充分，并做好相應(yīng)記錄。（四）申請(qǐng)變更1.出差人員如需變更出差行程、目的地、預(yù)計(jì)返回時(shí)間等信息，應(yīng)及時(shí)填寫《出差申請(qǐng)變更表》，說明變更原因及變更后的具體內(nèi)容。2.變更申請(qǐng)按照原審批流程進(jìn)行審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可變更。三、出差行程安排（一）交通安排1.根據(jù)出差的緊急程度、目的地及實(shí)際工作需要，合理選擇交通工具。原則上優(yōu)先選擇經(jīng)濟(jì)實(shí)惠、安全便捷的交通方式。2.如需乘坐飛機(jī)，應(yīng)盡量選擇經(jīng)濟(jì)艙。如因工作需要必須乘坐商務(wù)艙或頭等艙的，需提前經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在報(bào)銷時(shí)注明原因。乘坐火車時(shí)，應(yīng)優(yōu)先選擇動(dòng)車二等座或普通列車硬座，如因特殊情況需要乘坐軟臥或高鐵一等座的，同樣需經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.員工自行預(yù)訂機(jī)票、車票等交通工具票時(shí)，應(yīng)通過公司指定的正規(guī)票務(wù)平臺(tái)或渠道進(jìn)行預(yù)訂，確保票證的真實(shí)性和有效性。如因特殊原因無法通過指定渠道預(yù)訂的，需提前向部門領(lǐng)導(dǎo)說明情況并獲得同意。（二）住宿安排1.住宿標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)出差目的地的實(shí)際情況和公司規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，一線城市及經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)的住宿標(biāo)準(zhǔn)相對(duì)較高，二三線城市及經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)地區(qū)的住宿標(biāo)準(zhǔn)相對(duì)較低。各級(jí)別員工的具體住宿標(biāo)準(zhǔn)如下：公司高層管理人員：根據(jù)實(shí)際工作需要，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后可選擇四星級(jí)及以上酒店或相應(yīng)檔次的住宿場(chǎng)所。部門經(jīng)理：原則上選擇三星級(jí)及以上酒店或同等檔次的住宿場(chǎng)所。一般員工：根據(jù)出差目的地的實(shí)際情況，選擇經(jīng)濟(jì)實(shí)惠、安全衛(wèi)生的酒店或其他住宿方式，但住宿費(fèi)用不得超過公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.員工應(yīng)盡量選擇集中安排住宿，以便于工作溝通和協(xié)調(diào)。如因工作需要或特殊情況需單獨(dú)住宿的，需提前向部門領(lǐng)導(dǎo)說明原因并獲得批準(zhǔn)。3.在住宿期間，員工應(yīng)遵守酒店的各項(xiàng)規(guī)定，愛護(hù)酒店設(shè)施設(shè)備，如有損壞應(yīng)照價(jià)賠償。（三）工作行程規(guī)劃1.出差人員應(yīng)根據(jù)出差目的和任務(wù)，制定詳細(xì)的工作行程計(jì)劃，明確每天的工作安排、會(huì)議地點(diǎn)、拜訪客戶名單等信息。工作行程計(jì)劃應(yīng)提前與相關(guān)部門或人員進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，確保各項(xiàng)工作安排順利進(jìn)行。2.在出差期間，應(yīng)嚴(yán)格按照工作行程計(jì)劃執(zhí)行，如有臨時(shí)變動(dòng)或調(diào)整，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)人員溝通，并向部門領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。四、出差費(fèi)用報(bào)銷（一）費(fèi)用報(bào)銷范圍1.交通費(fèi)用：包括飛機(jī)票、火車票、汽車票、船票等交通工具的票價(jià)，以及因交通需要產(chǎn)生的機(jī)場(chǎng)建設(shè)費(fèi)（民航發(fā)展基金）、燃油附加費(fèi)、訂票費(fèi)、退票費(fèi)等。2.住宿費(fèi)用：符合公司規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的酒店住宿費(fèi)、賓館住宿費(fèi)等。3.餐飲費(fèi)用：出差期間因工作需要發(fā)生的餐飲費(fèi)用，但應(yīng)符合公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)際工作需要。4.市內(nèi)交通費(fèi)用：包括出租車費(fèi)、公交車費(fèi)、地鐵費(fèi)等因市內(nèi)出行產(chǎn)生的交通費(fèi)用。5.其他費(fèi)用：因出差工作需要發(fā)生的郵寄費(fèi)、通訊費(fèi)、資料費(fèi)、辦公用品費(fèi)等合理費(fèi)用支出。（二）費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)1.交通費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)：飛機(jī)票：按照實(shí)際票價(jià)報(bào)銷，但不得超過公司規(guī)定的航線經(jīng)濟(jì)艙全票價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。如因工作需要乘坐商務(wù)艙或頭等艙的，經(jīng)批準(zhǔn)后按照實(shí)際票價(jià)報(bào)銷。火車票：按照實(shí)際票價(jià)報(bào)銷，但不得超過公司規(guī)定的相應(yīng)等級(jí)列車票價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。汽車票、船票等：按照實(shí)際票價(jià)報(bào)銷。市內(nèi)交通費(fèi)用：根據(jù)出差目的地的實(shí)際情況，按照每天不超過[X]元的標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷。如因特殊情況超出標(biāo)準(zhǔn)的，需注明原因并經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.住宿費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)：公司高層管理人員：根據(jù)實(shí)際住宿費(fèi)用報(bào)銷，但不得超過公司規(guī)定的四星級(jí)及以上酒店相應(yīng)房型的最高限價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。部門經(jīng)理：根據(jù)實(shí)際住宿費(fèi)用報(bào)銷，但不得超過公司規(guī)定的三星級(jí)及以上酒店相應(yīng)房型的最高限價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。一般員工：根據(jù)實(shí)際住宿費(fèi)用報(bào)銷，但不得超過公司規(guī)定的相應(yīng)住宿檔次最高限價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。3.餐飲費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)：早餐：按照每天不超過[X]元的標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷。午餐和晚餐：按照每天不超過[X]元的標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷。如因工作需要宴請(qǐng)客戶或參加商務(wù)活動(dòng)的，需提前向部門領(lǐng)導(dǎo)說明情況并獲得批準(zhǔn)，宴請(qǐng)費(fèi)用按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。4.其他費(fèi)用：按照實(shí)際發(fā)生金額報(bào)銷，但需提供相應(yīng)的發(fā)票或憑證，并注明費(fèi)用用途。（三）費(fèi)用報(bào)銷流程1.出差人員應(yīng)在出差結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，整理好出差期間的所有費(fèi)用發(fā)票、憑證等報(bào)銷資料，并填寫《出差費(fèi)用報(bào)銷單》。報(bào)銷單應(yīng)詳細(xì)注明出差事由、行程安排、各項(xiàng)費(fèi)用明細(xì)及金額等信息。2.將填寫完整的《出差費(fèi)用報(bào)銷單》及相關(guān)報(bào)銷資料提交給部門主管進(jìn)行初審。部門主管應(yīng)認(rèn)真審核報(bào)銷資料的真實(shí)性、完整性和合理性，核實(shí)出差行程與申請(qǐng)是否一致，費(fèi)用支出是否符合公司規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與出差人員溝通并要求其補(bǔ)充或更正相關(guān)資料。3.部門主管初審?fù)ㄟ^后，將報(bào)銷單及相關(guān)資料提交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行復(fù)審。財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)制度和相關(guān)法律法規(guī)的要求，對(duì)報(bào)銷資料進(jìn)行嚴(yán)格審核，重點(diǎn)審核發(fā)票的真實(shí)性、合法性、有效性，費(fèi)用報(bào)銷是否符合公司規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與出差人員或部門主管溝通，并要求其作出解釋或提供補(bǔ)充資料。4.財(cái)務(wù)部門復(fù)審?fù)ㄟ^后，將報(bào)銷單提交給公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)出差人員的工作表現(xiàn)、費(fèi)用支出合理性等情況進(jìn)行審批。審批通過后，財(cái)務(wù)部門按照公司財(cái)務(wù)流程進(jìn)行報(bào)銷支付。（四）費(fèi)用報(bào)銷注意事項(xiàng)1.所有報(bào)銷發(fā)票必須是正規(guī)合法的發(fā)票，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，包括發(fā)票號(hào)碼、開票日期、購(gòu)買方名稱、銷售方名稱、服務(wù)內(nèi)容、金額等信息。發(fā)票必須加蓋發(fā)票專用章或財(cái)務(wù)專用章。2.對(duì)于不符合公司規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)或超出報(bào)銷范圍的費(fèi)用支出，公司不予報(bào)銷。如因特殊情況需要報(bào)銷的，需經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)特批。3.出差人員應(yīng)妥善保管好出差期間的所有費(fèi)用發(fā)票、憑證等報(bào)銷資料，如有遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門或單位申請(qǐng)補(bǔ)辦，并提供相應(yīng)的證明材料。如因無法提供有效報(bào)銷憑證而導(dǎo)致費(fèi)用無法報(bào)銷的，由出差人員自行承擔(dān)責(zé)任。4.嚴(yán)禁虛報(bào)、多報(bào)出差費(fèi)用，如有發(fā)現(xiàn)此類行為，公司將按照相關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅處理，追回虛報(bào)多報(bào)的費(fèi)用，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。五、出差期間的工作要求（一）工作匯報(bào)1.出差人員應(yīng)定期向部門領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作進(jìn)展情況，可通過電話、郵件、即時(shí)通訊工具等方式進(jìn)行匯報(bào)。匯報(bào)內(nèi)容應(yīng)包括已完成的工作任務(wù)、遇到的問題及解決方案、下一步工作計(jì)劃等。2.對(duì)于重要工作事項(xiàng)或重大問題，應(yīng)及時(shí)向部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行詳細(xì)匯報(bào)，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的指示和意見進(jìn)行處理。（二）工作紀(jì)律1.出差期間應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，遵守國(guó)家法律法規(guī)和當(dāng)?shù)氐娘L(fēng)俗習(xí)慣。2.保持良好的工作態(tài)度和職業(yè)形象，積極履行工作職責(zé)，不得擅自離崗、脫崗或從事與工作無關(guān)的事情。3.尊重當(dāng)?shù)睾献骰锇楹涂蛻簦S護(hù)公司的良好聲譽(yù)和形象。在與客戶溝通交流過程中，應(yīng)禮貌待人、熱情周到，及時(shí)解決客戶提出的問題和需求。（三）文件資料管理1.出差期間涉及的重要文件、資料、合同等應(yīng)妥善保管，不得遺失或泄露。如需帶回公司的，應(yīng)按照公司文件管理規(guī)定進(jìn)行登記和交接。2.在出差過程中形成的工作文件、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等資料，應(yīng)及時(shí)整理歸檔，并按照公司檔案管理要求進(jìn)行保存。六、出差安全與應(yīng)急處理（一）安全注意事項(xiàng)1.出差人員應(yīng)提前了解出差目的地的天氣、交通、治安等情況，做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。2.在乘坐交通工具時(shí)，應(yīng)遵守交通規(guī)則，注意人身安全和財(cái)產(chǎn)安全。如遇交通事故等緊急情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)警并與公司相關(guān)部門取得聯(lián)系。3.在住宿期間，應(yīng)注意保管好個(gè)人財(cái)物，關(guān)好門窗，避免發(fā)生盜竊、搶劫等安全事故。如遇緊急情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)警并向公司報(bào)告。4.在外出活動(dòng)時(shí)，應(yīng)注意自身安全，避免前往危險(xiǎn)區(qū)域或參與危險(xiǎn)活動(dòng)。如遇自然災(zāi)害、公共突發(fā)事件等緊急情況，應(yīng)聽從當(dāng)?shù)卣跋嚓P(guān)部門的指揮和安排，及時(shí)采取相應(yīng)的避險(xiǎn)措施。（二）應(yīng)急處理措施1.如出差人員在出差期間遇到突發(fā)疾病、意外傷害等緊急情況，應(yīng)立即撥打當(dāng)?shù)丶本入娫挘?20）進(jìn)行救治，并及時(shí)通知公司人力資源部門和所在部門領(lǐng)導(dǎo)。公司將根據(jù)實(shí)際情況提供必要的協(xié)助和支持。2.如因不可抗力因素導(dǎo)致出差行程受阻或無法按時(shí)返回公司的，出差人員應(yīng)及時(shí)與公司相關(guān)部門取得聯(lián)系，說明情況