PAGE培訓(xùn)用書訂購制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司培訓(xùn)用書的訂購流程，確保培訓(xùn)用書的質(zhì)量和適用性，滿足員工培訓(xùn)學(xué)習(xí)需求，提高培訓(xùn)效果，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類培訓(xùn)活動所涉及用書的訂購管理。（三）基本原則1.按需訂購原則：根據(jù)培訓(xùn)課程設(shè)置和員工實際學(xué)習(xí)需求，合理確定培訓(xùn)用書的種類和數(shù)量。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇內(nèi)容準(zhǔn)確、權(quán)威性高、適用性強(qiáng)的培訓(xùn)用書，確保其質(zhì)量符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。3.成本控制原則：在保證培訓(xùn)用書質(zhì)量的前提下，合理控制訂購成本，提高資金使用效益。4.規(guī)范流程原則：明確培訓(xùn)用書訂購的各個環(huán)節(jié)，嚴(yán)格按照規(guī)定流程操作，確保訂購工作的規(guī)范、有序。二、訂購需求分析（一）培訓(xùn)需求調(diào)研1.人力資源部門定期組織培訓(xùn)需求調(diào)研，收集各部門、各崗位員工的培訓(xùn)需求信息，包括培訓(xùn)課程主題、培訓(xùn)目標(biāo)、培訓(xùn)方式等。2.根據(jù)培訓(xùn)需求調(diào)研結(jié)果，結(jié)合公司發(fā)展戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)重點，制定年度培訓(xùn)計劃，明確各類培訓(xùn)課程的設(shè)置和培訓(xùn)用書的需求。（二）培訓(xùn)課程設(shè)計1.培訓(xùn)部門根據(jù)培訓(xùn)計劃，組織相關(guān)培訓(xùn)師進(jìn)行培訓(xùn)課程設(shè)計。在課程設(shè)計過程中，充分考慮培訓(xùn)用書的配套性，確保培訓(xùn)內(nèi)容與教材緊密結(jié)合。2.培訓(xùn)師應(yīng)根據(jù)課程目標(biāo)和內(nèi)容，詳細(xì)列出所需培訓(xùn)用書的清單，包括書名、作者、出版社、版本等信息，并對用書的內(nèi)容要點、適用范圍、推薦理由等進(jìn)行簡要說明。（三）需求審核與調(diào)整1.培訓(xùn)用書需求清單提交至人力資源部門后，由人力資源部門負(fù)責(zé)人組織相關(guān)人員進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括培訓(xùn)需求的合理性、用書清單的準(zhǔn)確性、與培訓(xùn)計劃的匹配性等。2.對于審核過程中發(fā)現(xiàn)的問題和不合理之處，人力資源部門及時與培訓(xùn)部門溝通協(xié)調(diào)，進(jìn)行調(diào)整和完善，確保培訓(xùn)用書需求準(zhǔn)確、合理。三、供應(yīng)商選擇與管理（一）供應(yīng)商篩選標(biāo)準(zhǔn)1.具有良好的商業(yè)信譽和經(jīng)營業(yè)績，無不良記錄。2.具備豐富的圖書供應(yīng)經(jīng)驗，熟悉培訓(xùn)用書市場，能夠提供優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品和服務(wù)。3.具有較強(qiáng)的圖書資源整合能力，能夠及時提供所需的各類培訓(xùn)用書。4.能夠提供合理的價格和優(yōu)惠政策，確保訂購成本合理。5.具備完善的售后服務(wù)體系，能夠及時處理圖書質(zhì)量問題、退換貨等事宜。（二）供應(yīng)商選擇流程1.人力資源部門通過多種渠道收集培訓(xùn)用書供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.根據(jù)供應(yīng)商篩選標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的供應(yīng)商進(jìn)行初步評估，篩選出符合條件的供應(yīng)商名單。3.組織相關(guān)人員對篩選出的供應(yīng)商進(jìn)行實地考察或邀請供應(yīng)商進(jìn)行現(xiàn)場介紹，了解其實際經(jīng)營情況、服務(wù)能力、圖書質(zhì)量等方面的情況。4.根據(jù)考察和介紹情況，綜合評估各供應(yīng)商的優(yōu)勢和劣勢，選擇若干家作為培訓(xùn)用書的候選供應(yīng)商。5.與候選供應(yīng)商簽訂合作意向書，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括圖書供應(yīng)品種、價格、交貨期、售后服務(wù)等條款。6.在合作意向書執(zhí)行過程中，對供應(yīng)商的表現(xiàn)進(jìn)行跟蹤評估，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違反合作意向書的行為或服務(wù)質(zhì)量下降等問題，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，可終止合作。（三）供應(yīng)商管理措施1.建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、合作歷史、供應(yīng)圖書質(zhì)量情況、服務(wù)評價等內(nèi)容，以便對供應(yīng)商進(jìn)行全面管理和評估。2.定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核評價，考核內(nèi)容包括圖書供應(yīng)及時性、質(zhì)量合格率、價格合理性、售后服務(wù)滿意度等方面。根據(jù)考核評價結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予表彰和獎勵，對表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告、限期整改或終止合作等處理。3.加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通與合作，定期召開供應(yīng)商會議，反饋公司培訓(xùn)用書需求變化情況，了解供應(yīng)商新書出版信息和供應(yīng)動態(tài)，共同探討如何提高圖書供應(yīng)質(zhì)量和服務(wù)水平。四、訂購流程（一）訂單提交1.培訓(xùn)部門根據(jù)審核通過的培訓(xùn)用書需求清單，填寫培訓(xùn)用書訂購單。訂購單應(yīng)詳細(xì)注明書名、作者、出版社、版本、數(shù)量、價格、交貨期等信息。2.訂購單經(jīng)培訓(xùn)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至人力資源部門。（二）訂單審核1.人力資源部門收到訂購單后，對訂購單的內(nèi)容進(jìn)行再次審核。審核重點包括訂購信息的準(zhǔn)確性、與培訓(xùn)需求的匹配性、價格的合理性等。2.如發(fā)現(xiàn)訂購單存在問題或不合理之處，人力資源部門及時與培訓(xùn)部門溝通協(xié)調(diào)，要求其進(jìn)行修改和完善。審核通過后，人力資源部門負(fù)責(zé)人在訂購單上簽字確認(rèn)。（三）訂單發(fā)送1.人力資源部門將審核通過的訂購單發(fā)送至選定的供應(yīng)商。發(fā)送方式可采用郵件、傳真或電子訂單系統(tǒng)等方式。2.在發(fā)送訂購單時，應(yīng)明確告知供應(yīng)商圖書的用途、交付時間和地點等要求，并要求供應(yīng)商及時確認(rèn)訂單接收情況。（四）合同簽訂1.供應(yīng)商收到訂購單并確認(rèn)后，雙方根據(jù)訂購單的內(nèi)容簽訂正式的圖書采購合同。合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括圖書品種、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。2.合同簽訂后，由人力資源部門負(fù)責(zé)保管合同原件，并將合同副本分發(fā)給培訓(xùn)部門和財務(wù)部門等相關(guān)部門，以便跟蹤合同執(zhí)行情況和進(jìn)行財務(wù)核算。（五）交貨驗收1.供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定的交貨期將培訓(xùn)用書送達(dá)指定地點。人力資源部門或培訓(xùn)部門負(fù)責(zé)組織人員對圖書進(jìn)行驗收。2.驗收內(nèi)容包括圖書的品種、數(shù)量、版本、質(zhì)量等方面。如發(fā)現(xiàn)圖書存在質(zhì)量問題或與合同約定不符的情況，應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其更換或補貨。3.驗收合格后，驗收人員在送貨單上簽字確認(rèn)，并將圖書移交至培訓(xùn)部門或相關(guān)使用部門。（六）付款結(jié)算1.財務(wù)部門根據(jù)合同約定和驗收情況，辦理培訓(xùn)用書的付款結(jié)算手續(xù)。付款方式可根據(jù)公司財務(wù)制度和與供應(yīng)商的協(xié)商確定，如銀行轉(zhuǎn)賬、支票等。2.在付款前，財務(wù)部門應(yīng)對發(fā)票進(jìn)行審核，確保發(fā)票內(nèi)容與合同約定一致，發(fā)票金額準(zhǔn)確無誤。審核通過后，按照公司財務(wù)流程進(jìn)行付款操作。五、庫存管理（一）庫存登記1.培訓(xùn)部門或相關(guān)使用部門負(fù)責(zé)對收到的培訓(xùn)用書進(jìn)行庫存登記。庫存登記應(yīng)詳細(xì)記錄圖書的書名、作者、出版社、版本、數(shù)量、入庫時間、存放地點等信息。2.建立培訓(xùn)用書庫存臺賬，定期更新庫存信息，確保庫存數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時性。（二）庫存盤點1.定期組織培訓(xùn)用書庫存盤點工作，盤點周期可根據(jù)實際情況確定，一般為每季度或半年進(jìn)行一次全面盤點。2.盤點人員應(yīng)認(rèn)真核對庫存圖書的實際數(shù)量與庫存臺賬記錄是否一致，檢查圖書的質(zhì)量狀況，如發(fā)現(xiàn)圖書損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因并進(jìn)行處理。3.根據(jù)盤點結(jié)果，編制庫存盤點報告，對盤點中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行分析總結(jié)，并提出改進(jìn)措施和建議。（三）庫存調(diào)配1.根據(jù)培訓(xùn)需求和庫存情況，合理調(diào)配培訓(xùn)用書。對于庫存充足的圖書，可直接安排使用；對于庫存不足的圖書，及時進(jìn)行補貨申請。2.在培訓(xùn)用書調(diào)配過程中，應(yīng)遵循先進(jìn)先出的原則，確保圖書的時效性和質(zhì)量。同時，做好圖書調(diào)配記錄，以便跟蹤圖書的流向和使用情況。六、使用與借閱管理（一）使用管理1.培訓(xùn)部門或相關(guān)使用部門應(yīng)按照培訓(xùn)計劃和課程安排，合理使用培訓(xùn)用書。在使用過程中，應(yīng)教育員工愛護(hù)圖書，保持圖書的整潔和完好。2.培訓(xùn)教師應(yīng)根據(jù)培訓(xùn)課程內(nèi)容，指導(dǎo)員工正確使用培訓(xùn)用書，引導(dǎo)員工進(jìn)行深入學(xué)習(xí)和思考，提高培訓(xùn)效果。（二）借閱管理1.員工因工作需要或個人學(xué)習(xí)需求，可申請借閱培訓(xùn)用書。借閱申請應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱圖書的書名、作者、出版社、版本、借閱期限等信息。2.借閱申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至培訓(xùn)部門或相關(guān)圖書管理部門。圖書管理部門根據(jù)申請情況，辦理圖書借閱手續(xù)，并將借閱圖書交付給借閱人。3.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還圖書，如需延長借閱期限，應(yīng)提前向圖書管理部門申請辦理續(xù)借手續(xù)。如逾期未還，圖書管理部門應(yīng)及時催還，并按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。4.借閱人在借閱期間應(yīng)妥善保管圖書，不得轉(zhuǎn)借他人、損壞圖書或丟失圖書。如發(fā)現(xiàn)圖書損壞或丟失，應(yīng)及時向圖書管理部門報告，并按照規(guī)定進(jìn)行賠償。七、廢舊圖書處理（一）廢舊圖書鑒定1.定期對庫存培訓(xùn)用書進(jìn)行清理，鑒定哪些圖書已不再適用或已損壞無法使用，確定為廢舊圖書。2.廢舊圖書鑒定工作應(yīng)由培訓(xùn)部門、圖書管理部門等相關(guān)人員共同參與，根據(jù)圖書的時效性、實用性、損壞程度等因素進(jìn)行綜合判斷。（二）廢舊圖書處理方式1.對于確定為廢舊圖書的，可根據(jù)實際情況采取以下處理方式：捐贈：將部分仍有一定使用價值的廢舊圖書捐贈給相關(guān)學(xué)校、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)或公益組織，實現(xiàn)資源的再利用。報廢處理：對于無法捐贈的廢舊圖書，按照公司固定資產(chǎn)報廢處理流程進(jìn)行報廢處理，確保資產(chǎn)賬實相符。出售：對于一些具有一定收藏價值或市場需求的廢舊圖書，可通過正規(guī)的二手圖書交易平臺或渠道進(jìn)行出售，獲取一定的經(jīng)濟(jì)收益。（三）處理流程1.制定廢舊圖書處理方案，明確處理方式、處理流程、責(zé)任部門等內(nèi)容。2.按照處理方案，組織相關(guān)人員對廢舊圖書進(jìn)行分類整理，做好登記造冊工作。3.根據(jù)不同的處理方式，分別辦理相關(guān)手續(xù)。如捐贈，需與接收單位簽訂捐贈協(xié)議；如報廢處理，需填寫固定資產(chǎn)報廢申請表，按照公司審批流程進(jìn)行審批；如出售，需選擇正規(guī)的交易平臺或渠道，辦理相關(guān)交易手續(xù)。4.對廢舊圖書處理過程進(jìn)行記錄，包括處理時間、處理方式、處理數(shù)量、收入情況等信息，并存檔備查。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.建立培訓(xùn)用書訂購制度監(jiān)督機(jī)制，明確監(jiān)督部門和監(jiān)督職責(zé)。人力資源部門負(fù)責(zé)對培訓(xùn)用書訂購制度的執(zhí)行情況進(jìn)行全面監(jiān)督，定期檢查訂購流程、供應(yīng)商管理、庫存管理等環(huán)節(jié)的工作是否符合規(guī)定要求。2.培訓(xùn)部門和財務(wù)部門等相關(guān)部門應(yīng)積極配合人力資源部門的監(jiān)督工作，及時提供相關(guān)信息和資料，協(xié)助人力資源部門發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。（二）檢查內(nèi)容1.訂購流程的執(zhí)行情況，包括需求分析、供應(yīng)商選擇、訂單提交、審核、發(fā)送、合同簽訂、交貨驗收、付款結(jié)算等環(huán)節(jié)是否規(guī)范、有序。2.供應(yīng)商管理情況，包括供應(yīng)商篩選標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行、供應(yīng)商考核評價、與供應(yīng)商的溝通合作等方面是否有效。3.庫存管理情況，包括庫存登記、盤點、調(diào)配等工作是否準(zhǔn)確、及時，庫存圖書的質(zhì)量和數(shù)量是否符合要求。4.使用與借閱管理情況，包括培訓(xùn)用書的使用是否合理、員工借閱手續(xù)是否齊全、圖書歸還情況等是否良好。5.廢舊圖書處理情況，包括廢舊圖書鑒定、處理方式選擇、處理流程執(zhí)行等是否合規(guī)。（三）問題整改1.對于監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，人力資源部門應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，明確整改要求和整改期限。2.責(zé)任部門應(yīng)按照整改通知書的要求，認(rèn)真分析問題原因，制定切實可行的整改措施，并組織實施整改。