PAGE標(biāo)準(zhǔn)化培訓(xùn)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司培訓(xùn)檔案管理，規(guī)范培訓(xùn)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保培訓(xùn)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為公司培訓(xùn)工作的開展、員工職業(yè)發(fā)展以及公司決策提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部組織的各類培訓(xùn)活動所形成的檔案管理，包括但不限于新員工入職培訓(xùn)、崗位技能培訓(xùn)、管理能力培訓(xùn)、專項業(yè)務(wù)培訓(xùn)等。（三）基本原則1.真實性原則：培訓(xùn)檔案應(yīng)如實反映培訓(xùn)活動的全過程，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：涵蓋培訓(xùn)活動從策劃、實施到評估等各個環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的各類文件資料，保證檔案的全面性。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)記錄、文字表述等應(yīng)符合實際情況。4.保密性原則：對于涉及公司機(jī)密、員工個人隱私等內(nèi)容的培訓(xùn)檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.便于利用原則：檔案的整理和保管應(yīng)便于查詢、借閱和使用，提高檔案的利用效率。二、培訓(xùn)檔案管理職責(zé)分工（一）培訓(xùn)管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定培訓(xùn)檔案管理制度和工作流程，并組織實施。2.統(tǒng)籌協(xié)調(diào)培訓(xùn)檔案的收集、整理、歸檔工作，確保檔案資料的完整性和規(guī)范性。3.建立培訓(xùn)檔案目錄索引，定期對培訓(xùn)檔案進(jìn)行清查和核對，保證檔案信息的準(zhǔn)確性。4.負(fù)責(zé)培訓(xùn)檔案的保管和維護(hù)，確保檔案存儲安全，防止檔案損壞、丟失等情況發(fā)生。5.根據(jù)公司內(nèi)部需求，提供培訓(xùn)檔案的查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。6.對培訓(xùn)檔案的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，為培訓(xùn)工作的改進(jìn)和優(yōu)化提供數(shù)據(jù)支持。（二）培訓(xùn)講師職責(zé)1.在培訓(xùn)課程結(jié)束后，按照要求及時將授課教案、課件、學(xué)員簽到表、考核試卷及成績等相關(guān)資料提交給培訓(xùn)管理部門。2.協(xié)助培訓(xùn)管理部門對培訓(xùn)效果進(jìn)行評估，提供學(xué)員表現(xiàn)、反饋意見等相關(guān)信息，作為培訓(xùn)檔案的補(bǔ)充內(nèi)容。（三）學(xué)員職責(zé)1.積極配合培訓(xùn)管理部門和培訓(xùn)講師的工作，按照要求提供個人培訓(xùn)相關(guān)資料，如培訓(xùn)心得、總結(jié)報告等。2.妥善保管個人培訓(xùn)期間獲得的證書、結(jié)業(yè)證明等重要文件，并及時提交給培訓(xùn)管理部門歸檔。（四）其他部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)與培訓(xùn)管理部門溝通協(xié)調(diào)，及時提供本部門員工培訓(xùn)相關(guān)信息和資料。2.在涉及員工培訓(xùn)檔案查詢、借閱等工作時，應(yīng)按照規(guī)定程序辦理相關(guān)手續(xù)，確保檔案使用的合規(guī)性。三、培訓(xùn)檔案的分類與編號（一）培訓(xùn)檔案分類1.培訓(xùn)計劃類：包括年度培訓(xùn)計劃、月度培訓(xùn)計劃、專項培訓(xùn)計劃等，記錄公司培訓(xùn)工作的整體規(guī)劃和安排。2.培訓(xùn)課程類：涵蓋各類培訓(xùn)課程的詳細(xì)資料，如課程大綱、教案、課件、培訓(xùn)教材等。3.培訓(xùn)實施類：主要有培訓(xùn)通知、學(xué)員簽到表、培訓(xùn)現(xiàn)場照片、視頻資料等，反映培訓(xùn)活動的實際開展情況。4.培訓(xùn)考核類：包含考核試卷、學(xué)員成績、考核評估報告等，用于評估學(xué)員培訓(xùn)效果。5.培訓(xùn)證書類：收集員工參加外部培訓(xùn)獲得的證書、結(jié)業(yè)證明等文件。6.培訓(xùn)總結(jié)類：包括培訓(xùn)總結(jié)報告、學(xué)員培訓(xùn)心得、培訓(xùn)效果反饋等，總結(jié)培訓(xùn)工作的經(jīng)驗教訓(xùn)和成果。（二）培訓(xùn)檔案編號為便于培訓(xùn)檔案的管理和查詢，對每一份培訓(xùn)檔案進(jìn)行編號。編號采用以下規(guī)則：培訓(xùn)檔案編號=年份+培訓(xùn)類別代碼+順序號其中：“年份”為培訓(xùn)活動發(fā)生的年份，取公元紀(jì)年的后兩位數(shù)字，如“22”代表2022年?！芭嘤?xùn)類別代碼”根據(jù)培訓(xùn)檔案分類設(shè)置，具體如下：“PJ”代表培訓(xùn)計劃類“KC”代表培訓(xùn)課程類“SS”代表培訓(xùn)實施類“KH”代表培訓(xùn)考核類“ZS”代表培訓(xùn)證書類“ZJ”代表培訓(xùn)總結(jié)類“順序號”為每一類培訓(xùn)檔案按時間順序排列的流水號，從001開始依次編號。例如：22KC015表示2022年第15份培訓(xùn)課程類檔案。四、培訓(xùn)檔案的收集與整理（一）收集范圍1.培訓(xùn)管理部門在培訓(xùn)活動策劃、組織、實施過程中產(chǎn)生的各類文件資料。2.培訓(xùn)講師在授課過程中形成或使用的教案、課件、考核試卷等。3.學(xué)員在培訓(xùn)期間提交的培訓(xùn)心得、作業(yè)、考核答卷等。4.培訓(xùn)活動現(xiàn)場的照片、視頻、音頻等記錄資料。5.培訓(xùn)證書、結(jié)業(yè)證明等相關(guān)文件。6.其他與培訓(xùn)活動相關(guān)的資料，如培訓(xùn)效果評估報告、培訓(xùn)總結(jié)等。（二）收集時間1.培訓(xùn)計劃類檔案應(yīng)在每年年初制定完成后及時收集歸檔。2.培訓(xùn)課程類檔案在課程開發(fā)完成或培訓(xùn)實施前收集相關(guān)資料。3.培訓(xùn)實施類檔案在培訓(xùn)活動進(jìn)行過程中同步收集，培訓(xùn)結(jié)束后一周內(nèi)完成全面整理。4.培訓(xùn)考核類檔案在考核工作結(jié)束后，成績統(tǒng)計完成一周內(nèi)收集歸檔。5.培訓(xùn)證書類檔案在員工獲得證書后一個月內(nèi)收集。6.培訓(xùn)總結(jié)類檔案在每次培訓(xùn)活動結(jié)束后一個月內(nèi)完成收集。（三）收集方式1.培訓(xùn)管理部門通過內(nèi)部通知、郵件等方式向培訓(xùn)講師、學(xué)員及相關(guān)部門明確檔案收集要求，定期督促資料提交。2.培訓(xùn)講師、學(xué)員及各部門按照要求將紙質(zhì)或電子文檔資料提交至培訓(xùn)管理部門指定地點或郵箱。3.培訓(xùn)管理部門安排專人負(fù)責(zé)接收和初步審核提交的資料，對不符合要求的及時反饋并要求補(bǔ)充完善。（四）整理要求1.對收集到的培訓(xùn)檔案資料進(jìn)行分類整理，按照培訓(xùn)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸檔。2.每份檔案資料應(yīng)保持完整，去除無關(guān)的附件、空白頁等。3.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)使用A4紙張打印或復(fù)印相關(guān)資料，統(tǒng)一采用左側(cè)裝訂方式，并在右上角加蓋檔案章。4.電子檔案應(yīng)按照統(tǒng)一命名規(guī)則進(jìn)行命名，存放于指定的電子文件夾中，并建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，便于查找和管理。電子檔案應(yīng)確保格式清晰、內(nèi)容完整，無病毒感染。5.對每份培訓(xùn)檔案編制詳細(xì)的目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號、名稱、日期、內(nèi)容摘要等信息，置于檔案首頁。五、培訓(xùn)檔案的保管（一）保管期限1.培訓(xùn)計劃類檔案保管期限為5年。2.培訓(xùn)課程類檔案保管期限為5年。3.培訓(xùn)實施類檔案保管期限為5年。4.培訓(xùn)考核類檔案保管期限為5年。5.培訓(xùn)證書類檔案長期保管。6.培訓(xùn)總結(jié)類檔案保管期限為5年。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備。將整理好的紙質(zhì)培訓(xùn)檔案按照類別和編號順序存放于檔案柜中，確保檔案存放整齊有序，便于查找。2.電子檔案保管：采用磁盤陣列、磁帶庫等存儲設(shè)備對電子培訓(xùn)檔案進(jìn)行備份存儲，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。同時，建立電子檔案存儲目錄，定期對電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）檔案庫房管理1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫房，檔案管理人員進(jìn)入庫房時應(yīng)做好登記。3.定期對檔案庫房進(jìn)行清查和盤點，檢查檔案存放情況、設(shè)施設(shè)備運行狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.做好檔案庫房的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，配備必要的消防器材、除濕設(shè)備、防蟲藥品、監(jiān)控設(shè)備等。六、培訓(xùn)檔案的利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱培訓(xùn)檔案，可向培訓(xùn)管理部門提出申請。培訓(xùn)管理部門根據(jù)查閱內(nèi)容和目的進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后安排查閱。2.查閱涉及公司機(jī)密或員工個人隱私的培訓(xùn)檔案，需經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。3.培訓(xùn)管理部門工作人員因工作需要可直接查閱培訓(xùn)檔案，但應(yīng)做好查閱記錄。（二）查閱流程1.查閱申請人填寫《培訓(xùn)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱及編號、查閱時間等信息。2.將申請表提交至培訓(xùn)管理部門負(fù)責(zé)人審批。3.培訓(xùn)管理部門根據(jù)審批結(jié)果，安排專人陪同查閱或提供檔案復(fù)印件。查閱人員應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。4.查閱過程中，查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，如需摘錄相關(guān)內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)培訓(xùn)管理部門同意后進(jìn)行。5.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)在《培訓(xùn)檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)，歸還檔案或復(fù)印件。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因特殊原因需要借閱培訓(xùn)檔案，需經(jīng)培訓(xùn)管理部門負(fù)責(zé)人和所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.外部單位或個人因工作需要查閱或借閱培訓(xùn)檔案，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議。（四）借閱流程1.借閱申請人填寫《培訓(xùn)檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱原因、檔案名稱及編號、借閱期限等內(nèi)容。2.將申請表依次提交至培訓(xùn)管理部門負(fù)責(zé)人、所在部門負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)審批（如需）。3.培訓(xùn)管理部門根據(jù)審批結(jié)果，辦理檔案借閱手續(xù)，向借閱人提供檔案原件，并與借閱人簽訂《培訓(xùn)檔案借閱協(xié)議》，明確借閱期限、歸還時間、保密責(zé)任等條款。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的培訓(xùn)檔案，不得轉(zhuǎn)借、丟失、損壞或擅自復(fù)制。如需延長借閱期限，應(yīng)提前向培訓(xùn)管理部門申請并辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱期滿后，借閱人應(yīng)按時歸還檔案。培訓(xùn)管理部門對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時追究借閱人的責(zé)任。七、培訓(xùn)檔案的保密與安全（一）保密措施1.對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、員工個人隱私等內(nèi)容的培訓(xùn)檔案，嚴(yán)格實行保密制度。2.培訓(xùn)檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.在檔案查閱、借閱過程中，嚴(yán)格按照審批流程進(jìn)行操作，對查閱和借閱人員進(jìn)行必要的保密提醒。4.禁止在非保密場所討論、傳播培訓(xùn)檔案中的敏感信息。5.對電子培訓(xùn)檔案采取加密存儲、訪問控制等安全措施，防止信息泄露。（二）安全管理1.加強(qiáng)培訓(xùn)檔案庫房的安全管理，安裝防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備正常運行。2.對電子培訓(xùn)檔案進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲于不同的物理位置，防止因自然災(zāi)害、硬件故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，如發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件，應(yīng)按照應(yīng)急預(yù)案及時采取措施，保護(hù)培訓(xùn)檔案的安全，并及時向上級報告。八、培訓(xùn)檔案的銷毀（一）銷毀條件培訓(xùn)檔案保管期滿后，由培訓(xùn)管理部門會同相關(guān)部門對檔案進(jìn)行鑒定，確定是否需要銷毀。符合以下條件的培訓(xùn)檔案可予以銷毀：1.已超過保管期限，且無繼續(xù)保存價值的。2.因培訓(xùn)活動調(diào)整、變更等原因，相關(guān)培訓(xùn)檔案已不再適用的。3.經(jīng)鑒定確認(rèn)屬于重復(fù)、無效或錯誤的培訓(xùn)檔案。（二）銷毀流程1.培訓(xùn)管理部門填寫《培訓(xùn)檔案銷毀申請表》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，并附上檔案鑒定報告。2.將申請表提交至培訓(xùn)管理部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，培訓(xùn)管理部門會同財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)人員共同對擬銷毀的培訓(xùn)檔案