PAGE培訓(xùn)檔案記錄制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司培訓(xùn)檔案的管理，確保培訓(xùn)工作的有效開展，提高員工素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，特制定本制度。本制度旨在全面、準(zhǔn)確地記錄員工培訓(xùn)過程及結(jié)果，為公司培訓(xùn)規(guī)劃、員工職業(yè)發(fā)展、績效考核等提供有力依據(jù)，促進(jìn)公司整體業(yè)務(wù)水平的提升，保障公司的持續(xù)發(fā)展。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工參加的各類內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)以及與培訓(xùn)相關(guān)的活動(dòng)。包括但不限于新員工入職培訓(xùn)、崗位技能培訓(xùn)、管理能力培訓(xùn)、專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)、行業(yè)研討會(huì)、在線學(xué)習(xí)課程等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：培訓(xùn)檔案記錄應(yīng)如實(shí)反映培訓(xùn)過程和員工的實(shí)際表現(xiàn)，確保所記錄信息真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋培訓(xùn)活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)通知、培訓(xùn)教材、考勤記錄、考核成績、培訓(xùn)總結(jié)等相關(guān)資料，保證檔案內(nèi)容完整無缺。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)培訓(xùn)檔案中涉及員工個(gè)人隱私和公司商業(yè)機(jī)密的信息，未經(jīng)授權(quán)不得泄露。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的格式、標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行培訓(xùn)檔案的建立、整理、存儲(chǔ)和查閱，確保檔案管理工作規(guī)范有序。二、培訓(xùn)檔案的內(nèi)容與分類（一）員工基本信息1.員工姓名、性別、年齡、部門、崗位、入職時(shí)間等。2.學(xué)歷、專業(yè)背景、工作經(jīng)歷等相關(guān)信息。（二）培訓(xùn)計(jì)劃與通知1.年度培訓(xùn)計(jì)劃，明確各類培訓(xùn)的目標(biāo)、內(nèi)容、對(duì)象、時(shí)間安排等。2.每次培訓(xùn)的通知文件，包括培訓(xùn)主題、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)地點(diǎn)、培訓(xùn)講師、培訓(xùn)要求等詳細(xì)信息。（三）培訓(xùn)教材與資料1.培訓(xùn)課程所使用的教材、講義、課件、參考書籍等。2.培訓(xùn)過程中發(fā)放的各類資料，如學(xué)習(xí)手冊、案例集、調(diào)查問卷等。（四）考勤記錄1.員工每次培訓(xùn)的出勤情況，包括簽到時(shí)間、請假記錄、遲到早退情況等。2.對(duì)于采用線上學(xué)習(xí)方式的培訓(xùn)，記錄員工的學(xué)習(xí)登錄時(shí)間、學(xué)習(xí)時(shí)長等相關(guān)數(shù)據(jù)。（五）考核與成績1.培訓(xùn)結(jié)束后的考核方式，如考試、作業(yè)、項(xiàng)目實(shí)踐、口頭匯報(bào)等。2.員工的考核成績、評(píng)語、反饋意見等，以及補(bǔ)考、重修等相關(guān)記錄。（六）培訓(xùn)總結(jié)與評(píng)估1.培訓(xùn)講師對(duì)培訓(xùn)效果的總結(jié)評(píng)價(jià)，包括培訓(xùn)目標(biāo)達(dá)成情況、員工學(xué)習(xí)表現(xiàn)、培訓(xùn)方法的有效性等。2.員工對(duì)培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)講師、培訓(xùn)組織等方面的反饋意見和建議。3.培訓(xùn)部門對(duì)培訓(xùn)活動(dòng)的整體評(píng)估報(bào)告，分析培訓(xùn)效果、存在問題及改進(jìn)措施。（七）培訓(xùn)證書與資質(zhì)證明1.員工參加外部培訓(xùn)獲得的各類證書、資質(zhì)證明的復(fù)印件。2.公司內(nèi)部培訓(xùn)頒發(fā)的結(jié)業(yè)證書等相關(guān)文件。（八）培訓(xùn)費(fèi)用記錄1.每次培訓(xùn)的費(fèi)用明細(xì)，包括培訓(xùn)學(xué)費(fèi)、教材費(fèi)、差旅費(fèi)、住宿費(fèi)等。2.培訓(xùn)費(fèi)用的報(bào)銷憑證及相關(guān)審批記錄。三、培訓(xùn)檔案的建立與收集（一）培訓(xùn)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定培訓(xùn)檔案管理制度和流程，明確各部門在培訓(xùn)檔案管理中的職責(zé)。2.組織培訓(xùn)檔案的建立工作，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門按照要求收集、整理培訓(xùn)資料。3.負(fù)責(zé)匯總、審核和歸檔各類培訓(xùn)檔案，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（二）培訓(xùn)講師職責(zé)1.在培訓(xùn)過程中，負(fù)責(zé)收集和整理與培訓(xùn)相關(guān)的資料，如考勤記錄、考核試卷、學(xué)員作業(yè)等。2.按照要求填寫培訓(xùn)總結(jié)評(píng)價(jià)表，對(duì)培訓(xùn)效果進(jìn)行客觀評(píng)價(jià)，并及時(shí)提交給培訓(xùn)部門。（三）員工所在部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門員工培訓(xùn)檔案資料的收集、整理和初步審核工作。2.督促員工按時(shí)參加培訓(xùn)，并配合培訓(xùn)部門做好考勤管理等相關(guān)工作。3.將本部門員工的培訓(xùn)檔案資料及時(shí)移交培訓(xùn)部門歸檔。（四）建立流程1.培訓(xùn)前準(zhǔn)備培訓(xùn)部門根據(jù)年度培訓(xùn)計(jì)劃或臨時(shí)培訓(xùn)需求，確定培訓(xùn)項(xiàng)目，并制定詳細(xì)的培訓(xùn)方案。培訓(xùn)方案中明確培訓(xùn)的目標(biāo)、內(nèi)容、對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、培訓(xùn)講師等信息，并生成培訓(xùn)通知。培訓(xùn)講師根據(jù)培訓(xùn)內(nèi)容準(zhǔn)備培訓(xùn)教材、講義、課件等資料。2.培訓(xùn)實(shí)施過程記錄培訓(xùn)開始前，培訓(xùn)講師負(fù)責(zé)簽到表的發(fā)放和回收，記錄員工的出勤情況。在培訓(xùn)過程中，培訓(xùn)講師應(yīng)及時(shí)收集員工的課堂表現(xiàn)、作業(yè)、小組討論成果等相關(guān)資料，并做好記錄。對(duì)于線上培訓(xùn)，培訓(xùn)系統(tǒng)應(yīng)自動(dòng)記錄員工的學(xué)習(xí)登錄時(shí)間、學(xué)習(xí)時(shí)長、答題情況等數(shù)據(jù)。3.考核與評(píng)估：培訓(xùn)結(jié)束后，培訓(xùn)講師按照既定的考核方式對(duì)員工進(jìn)行考核，批改試卷或評(píng)估作業(yè)，記錄考核成績和評(píng)語。同時(shí)，組織員工填寫培訓(xùn)反饋意見表，收集員工對(duì)培訓(xùn)的評(píng)價(jià)和建議。培訓(xùn)講師根據(jù)培訓(xùn)情況撰寫培訓(xùn)總結(jié)評(píng)價(jià)表，提交給培訓(xùn)部門。4.資料收集與整理員工所在部門負(fù)責(zé)收集本部門員工的培訓(xùn)總結(jié)、考核成績、反饋意見等資料，并進(jìn)行初步整理。培訓(xùn)講師將培訓(xùn)過程中收集的資料，如考勤記錄、考核試卷、培訓(xùn)教材等，一并整理后提交給所在部門。各部門將整理好的培訓(xùn)檔案資料統(tǒng)一移交培訓(xùn)部門。5.審核與歸檔培訓(xùn)部門對(duì)各部門提交的培訓(xùn)檔案資料進(jìn)行審核，檢查資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。對(duì)于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)與相關(guān)部門或人員溝通核實(shí)，并要求補(bǔ)充或修正資料。審核通過的培訓(xùn)檔案資料按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸檔，建立電子檔案和紙質(zhì)檔案，確保檔案的妥善保存。四、培訓(xùn)檔案的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.電子檔案：建立專門的培訓(xùn)檔案電子數(shù)據(jù)庫，采用服務(wù)器存儲(chǔ)或云存儲(chǔ)方式，對(duì)培訓(xùn)檔案進(jìn)行集中管理。電子檔案應(yīng)按照分類目錄進(jìn)行存儲(chǔ)，便于查詢和檢索。同時(shí)，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，如外部硬盤、磁帶等，并定期進(jìn)行檢查和恢復(fù)測試。2.紙質(zhì)檔案：對(duì)于重要的培訓(xùn)文件、證書等紙質(zhì)資料，應(yīng)進(jìn)行分類裝訂成冊，并建立紙質(zhì)檔案柜進(jìn)行存放。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案編號(hào)順序排列，便于查找。同時(shí)，在檔案柜上標(biāo)明檔案類別和存放年份，方便快速定位。（二）保管期限1.員工培訓(xùn)檔案的保管期限根據(jù)培訓(xùn)內(nèi)容和性質(zhì)確定。一般情況下，與員工崗位技能提升、職業(yè)發(fā)展相關(guān)的培訓(xùn)檔案應(yīng)長期保存，直至員工離職后[X]年。2.對(duì)于臨時(shí)性培訓(xùn)、短期項(xiàng)目培訓(xùn)等檔案，保管期限可設(shè)定為[X]年。3.培訓(xùn)費(fèi)用相關(guān)的檔案資料，應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)定進(jìn)行保管，保管期限為[X]年。（三）保管要求1.檔案存儲(chǔ)環(huán)境應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜等，確保檔案的安全保存。定期對(duì)檔案存儲(chǔ)場所進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.電子檔案應(yīng)設(shè)置嚴(yán)格的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和修改。同時(shí)，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行病毒查殺和數(shù)據(jù)維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.紙質(zhì)檔案應(yīng)妥善存放，避免折疊、損壞、丟失等情況。對(duì)于破損或褪色的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、借閱、歸還等情況，定期對(duì)檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。五、培訓(xùn)檔案的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.員工本人：員工有權(quán)查閱自己的培訓(xùn)檔案，了解自己的培訓(xùn)經(jīng)歷、考核成績、培訓(xùn)反饋等信息。員工可通過培訓(xùn)部門指定的方式，如線上系統(tǒng)查詢、到培訓(xùn)部門現(xiàn)場查閱等，獲取個(gè)人培訓(xùn)檔案資料。2.員工所在部門負(fù)責(zé)人：部門負(fù)責(zé)人為了了解本部門員工的培訓(xùn)情況，以便進(jìn)行合理的工作安排和績效評(píng)估，有權(quán)查閱本部門員工的培訓(xùn)檔案。查閱時(shí)應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)培訓(xùn)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在培訓(xùn)部門指定地點(diǎn)查閱。3.人力資源部門：人力資源部門為了進(jìn)行員工招聘、晉升、績效考核、培訓(xùn)規(guī)劃等工作，有權(quán)查閱員工的培訓(xùn)檔案。查閱時(shí)應(yīng)按照規(guī)定的流程辦理手續(xù)，經(jīng)培訓(xùn)部門負(fù)責(zé)人同意后，可在培訓(xùn)部門查閱相關(guān)檔案資料。4.其他部門或人員：其他部門或人員因工作需要查閱培訓(xùn)檔案時(shí)，應(yīng)提前向培訓(xùn)部門提交查閱申請，說明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。經(jīng)培訓(xùn)部門負(fù)責(zé)人審核，公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過程中應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。（二）查閱流程1.查閱申請：查閱人填寫《培訓(xùn)檔案查閱申請表》，詳細(xì)說明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并簽字確認(rèn)。2.審批：查閱申請表提交給培訓(xùn)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，審核通過后報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。對(duì)于涉及員工個(gè)人隱私或公司商業(yè)機(jī)密的檔案查閱申請，應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)，確保查閱必要性和安全性。3.查閱實(shí)施：經(jīng)批準(zhǔn)后，查閱人在培訓(xùn)部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱。培訓(xùn)部門應(yīng)安排專人協(xié)助查閱，提供必要的檔案資料，并對(duì)查閱過程進(jìn)行監(jiān)督。查閱人不得擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、損壞等。4.查閱記錄：查閱過程中，培訓(xùn)部門應(yīng)做好查閱記錄，包括查閱人姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱用途等信息。查閱記錄應(yīng)妥善保存，以備后續(xù)查詢和審計(jì)。（三）使用規(guī)定1.培訓(xùn)檔案僅供內(nèi)部使用，未經(jīng)公司書面同意，任何個(gè)人或部門不得將培訓(xùn)檔案泄露給外部單位或個(gè)人。2.查閱人在使用培訓(xùn)檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的用途使用，不得用于其他非正當(dāng)目的。如需引用培訓(xùn)檔案中的內(nèi)容，應(yīng)注明出處，確保信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.對(duì)于涉及員工個(gè)人隱私或公司商業(yè)機(jī)密的培訓(xùn)檔案內(nèi)容，查閱人應(yīng)嚴(yán)格保密，不得擅自傳播或公開。如因違反保密規(guī)定造成公司損失的，將依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、培訓(xùn)檔案的更新與維護(hù)（一）定期更新1.培訓(xùn)部門應(yīng)定期對(duì)培訓(xùn)檔案進(jìn)行檢查和更新，確保檔案內(nèi)容的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。一般情況下，每年對(duì)培訓(xùn)檔案進(jìn)行一次全面梳理和更新。2.在更新過程中，檢查檔案資料是否完整，如有缺失或損壞，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充或修復(fù)。同時(shí)，核對(duì)檔案中的信息是否與實(shí)際情況相符，如員工崗位變動(dòng)、培訓(xùn)記錄有誤等，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修改。3.對(duì)于已過保管期限的培訓(xùn)檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀處理，并在檔案保管臺(tái)賬中進(jìn)行記錄。（二）動(dòng)態(tài)維護(hù)1.在日常工作中，如員工參加新的培訓(xùn)、考核成績發(fā)生變化、培訓(xùn)反饋意見有更新等情況，相關(guān)部門或人員應(yīng)及時(shí)將信息反饋給培訓(xùn)部門，培訓(xùn)部門負(fù)責(zé)在培訓(xùn)檔案中進(jìn)行動(dòng)態(tài)更新。2.對(duì)于培訓(xùn)檔案中的電子數(shù)據(jù)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份和存儲(chǔ)，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，定期對(duì)電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)的安全性。3.紙質(zhì)檔案如有破損、褪色等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或更換，保證檔案的完整性和可讀性。七、培訓(xùn)檔案的保密與安全（一）保密措施1.嚴(yán)格限制接觸培訓(xùn)檔案的人員范圍，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能查閱和使用培訓(xùn)檔案。對(duì)涉及員工個(gè)人隱私、公司商業(yè)機(jī)密的信息進(jìn)行嚴(yán)格保密，防止信息泄露。2.在培訓(xùn)檔案的存儲(chǔ)、傳輸和使用過程中，采取加密、訪問控制等技術(shù)手段，確保信息的安全性。對(duì)于電子檔案，設(shè)置不同級(jí)別的訪問權(quán)限，對(duì)敏感信息進(jìn)行加密存儲(chǔ)；對(duì)于紙質(zhì)檔案，存放在專門的保密場所，限制無關(guān)人員進(jìn)入。3.與培訓(xùn)檔案管理人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密責(zé)任和義務(wù)。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育和培訓(xùn)，提高其保密意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。4.在對(duì)外提供培訓(xùn)檔案相關(guān)信息時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行，確保信息提供合法合規(guī)，避免泄露公司機(jī)密。（二）安全管理1.建立健全培訓(xùn)檔案安全管理制度，制定安全防范措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全。加強(qiáng)對(duì)檔案存儲(chǔ)場所的安全監(jiān)控，安裝防盜、防火、防潮、防蟲等設(shè)施設(shè)備。2.定期對(duì)培訓(xùn)檔案進(jìn)行安全檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的安全問題，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行整改，并記錄整改情況。3.制定檔案應(yīng)急處置預(yù)案，明確在發(fā)生自然災(zāi)害