PAGE培訓(xùn)材料保管制度及流程一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司培訓(xùn)材料的管理，確保培訓(xùn)材料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高培訓(xùn)效果，特制定本制度及流程。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類(lèi)培訓(xùn)材料的保管，包括但不限于培訓(xùn)教材、講義、課件、試題、案例等。（三）基本原則1.分類(lèi)管理原則：根據(jù)培訓(xùn)材料的性質(zhì)、用途和來(lái)源進(jìn)行分類(lèi)，便于保管和查詢。2.安全保密原則：確保培訓(xùn)材料的安全，防止丟失、損壞和泄露，對(duì)于涉及公司機(jī)密的培訓(xùn)材料，要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。3.規(guī)范流程原則：明確培訓(xùn)材料保管的各個(gè)環(huán)節(jié)，制定規(guī)范的操作流程，確保工作的有序進(jìn)行。4.高效利用原則：在保證培訓(xùn)材料安全的前提下，提高其利用率，為公司的培訓(xùn)工作提供有力支持。二、培訓(xùn)材料的分類(lèi)與編號(hào)（一）分類(lèi)1.通用培訓(xùn)材料：適用于公司全體員工的基礎(chǔ)性培訓(xùn)材料，如企業(yè)文化、規(guī)章制度、職業(yè)素養(yǎng)等方面的教材。2.專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)材料：針對(duì)公司不同專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域的培訓(xùn)材料，如財(cái)務(wù)、人力資源、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)等專(zhuān)業(yè)課程的講義和課件。3.專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)材料：為滿足公司特定項(xiàng)目或活動(dòng)需求而編寫(xiě)的培訓(xùn)材料，如新產(chǎn)品推廣培訓(xùn)、項(xiàng)目管理培訓(xùn)等。4.外部培訓(xùn)材料：公司員工參加外部培訓(xùn)機(jī)構(gòu)培訓(xùn)帶回的相關(guān)材料，如培訓(xùn)證書(shū)、學(xué)習(xí)資料等。（二）編號(hào)為便于培訓(xùn)材料的管理和查詢，對(duì)每一份培訓(xùn)材料進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)規(guī)則如下：1.通用培訓(xùn)材料編號(hào)：“TY[年份][順序號(hào)]”，其中“TY”表示通用培訓(xùn)材料，“[年份]”為材料編寫(xiě)或修訂的年份，“[順序號(hào)]”為該年份內(nèi)的順序編號(hào)。2.專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)材料編號(hào)：“ZY[專(zhuān)業(yè)代碼][年份][順序號(hào)]”，“ZY”表示專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)材料，“[專(zhuān)業(yè)代碼]”根據(jù)公司專(zhuān)業(yè)分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)填寫(xiě)，“[年份]”和“[順序號(hào)]”含義同通用培訓(xùn)材料編號(hào)。3.專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)材料編號(hào)：“ZX[項(xiàng)目名稱縮寫(xiě)][年份][順序號(hào)]”，“ZX”表示專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)材料，“[項(xiàng)目名稱縮寫(xiě)]”為專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)項(xiàng)目的簡(jiǎn)稱，“[年份]”和“[順序號(hào)]”含義同前。4.外部培訓(xùn)材料編號(hào)：“WB[培訓(xùn)機(jī)構(gòu)名稱縮寫(xiě)][年份][順序號(hào)]”，“WB”表示外部培訓(xùn)材料，“[培訓(xùn)機(jī)構(gòu)名稱縮寫(xiě)]”為參加外部培訓(xùn)的機(jī)構(gòu)名稱簡(jiǎn)稱，“[年份]”和“[順序號(hào)]”含義同前。三、培訓(xùn)材料的收集與整理（一）收集渠道1.內(nèi)部編寫(xiě)：由公司內(nèi)部培訓(xùn)師根據(jù)培訓(xùn)需求編寫(xiě)的培訓(xùn)材料，完成后提交至培訓(xùn)管理部門(mén)。2.外部采購(gòu)：采購(gòu)符合公司培訓(xùn)要求的各類(lèi)教材、書(shū)籍等培訓(xùn)材料，采購(gòu)人員將采購(gòu)清單及相關(guān)材料交至培訓(xùn)管理部門(mén)。3.員工提供：鼓勵(lì)員工將自己在工作中積累的與培訓(xùn)相關(guān)的資料或經(jīng)驗(yàn)分享給培訓(xùn)管理部門(mén)，經(jīng)審核后納入培訓(xùn)材料庫(kù)。4.外部培訓(xùn)帶回：?jiǎn)T工參加外部培訓(xùn)后，將帶回的培訓(xùn)材料及時(shí)交至培訓(xùn)管理部門(mén)進(jìn)行登記和整理。（二）收集要求1.培訓(xùn)材料應(yīng)內(nèi)容準(zhǔn)確、邏輯清晰、符合培訓(xùn)目標(biāo)和要求。2.對(duì)于從外部采購(gòu)的培訓(xùn)材料，要確保其來(lái)源正規(guī)、質(zhì)量可靠，與公司培訓(xùn)需求相匹配。3.員工提供的培訓(xùn)材料需注明作者姓名、所在部門(mén)及聯(lián)系方式，以便后續(xù)溝通和使用。（三）整理1.培訓(xùn)管理部門(mén)收到培訓(xùn)材料后，對(duì)其進(jìn)行初步審核，檢查材料的完整性、準(zhǔn)確性和適用性。2.根據(jù)培訓(xùn)材料的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)審核通過(guò)的材料進(jìn)行分類(lèi)，并按照編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)。3.對(duì)每份培訓(xùn)材料進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄材料名稱、編號(hào)、來(lái)源、編寫(xiě)或修訂日期（如有）、適用范圍、保管期限等信息，建立培訓(xùn)材料臺(tái)賬。4.將整理好的培訓(xùn)材料進(jìn)行電子文檔和紙質(zhì)文檔的雙重歸檔，電子文檔按照分類(lèi)和編號(hào)建立文件夾結(jié)構(gòu)進(jìn)行存儲(chǔ)，紙質(zhì)文檔按照編號(hào)順序裝訂成冊(cè)，并在封面標(biāo)注材料編號(hào)、名稱、類(lèi)別等信息。四、培訓(xùn)材料的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)環(huán)境1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的培訓(xùn)材料保管室，保管室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全設(shè)施，保持室內(nèi)干燥、通風(fēng)良好。2.配備必要的存儲(chǔ)設(shè)備，如文件柜、書(shū)架、電子存儲(chǔ)設(shè)備等，確保培訓(xùn)材料能夠妥善存放。3.根據(jù)培訓(xùn)材料的類(lèi)別和重要性，劃分不同的存儲(chǔ)區(qū)域，如通用培訓(xùn)材料區(qū)、專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)材料區(qū)、專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)材料區(qū)、外部培訓(xùn)材料區(qū)等，便于分類(lèi)存放和查找。（二）保管方式1.紙質(zhì)培訓(xùn)材料應(yīng)整齊擺放，按照編號(hào)順序排列在文件柜或書(shū)架上，避免折疊、損壞。對(duì)于重要的紙質(zhì)培訓(xùn)材料，可進(jìn)行備份存儲(chǔ)，以防原件丟失或損壞。2.電子培訓(xùn)材料應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)可選用移動(dòng)硬盤(pán)、光盤(pán)等，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，要對(duì)電子文檔進(jìn)行加密處理，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，確保數(shù)據(jù)安全。3.對(duì)于一些珍貴或稀缺的培訓(xùn)材料，如歷史資料、獨(dú)家教材等，可采用特殊的保管方式，如密封保存、專(zhuān)柜存放等，并建立專(zhuān)門(mén)的登記和借閱制度。（三）定期盤(pán)點(diǎn)1.培訓(xùn)管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)培訓(xùn)材料進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤(pán)點(diǎn)周期為每季度一次，特殊情況下可根據(jù)實(shí)際需要增加盤(pán)點(diǎn)次數(shù)。2.盤(pán)點(diǎn)時(shí)，要對(duì)培訓(xùn)材料的數(shù)量、完整性、存儲(chǔ)狀態(tài)等進(jìn)行詳細(xì)檢查，記錄盤(pán)點(diǎn)結(jié)果。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，如材料丟失、損壞、編號(hào)錯(cuò)誤等，要及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的處理措施。3.根據(jù)盤(pán)點(diǎn)結(jié)果，編制培訓(xùn)材料盤(pán)點(diǎn)報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容包括盤(pán)點(diǎn)時(shí)間、范圍、結(jié)果、存在問(wèn)題及整改措施等，報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱。五、培訓(xùn)材料的借閱與使用（一）借閱申請(qǐng)1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱培訓(xùn)材料時(shí)，可以向培訓(xùn)管理部門(mén)提交借閱申請(qǐng)。借閱申請(qǐng)應(yīng)注明借閱材料的名稱、編號(hào)、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.培訓(xùn)管理部門(mén)收到借閱申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，根據(jù)培訓(xùn)材料的保管期限、使用頻率等因素決定是否批準(zhǔn)借閱。對(duì)于涉及公司機(jī)密的培訓(xùn)材料，要嚴(yán)格控制借閱范圍和審批流程。（二）借閱審批1.一般培訓(xùn)材料的借閱由培訓(xùn)管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批，審批通過(guò)后，培訓(xùn)管理部門(mén)為借閱人辦理借閱手續(xù)。2.對(duì)于重要或涉及公司機(jī)密的培訓(xùn)材料，借閱申請(qǐng)需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過(guò)后方可借閱。3.培訓(xùn)管理部門(mén)應(yīng)建立借閱審批記錄，記錄借閱申請(qǐng)時(shí)間、申請(qǐng)人、審批人、審批結(jié)果等信息，以便查詢和追溯。（三）借閱登記1.培訓(xùn)管理部門(mén)在批準(zhǔn)借閱申請(qǐng)后，對(duì)借閱人進(jìn)行登記，記錄借閱人姓名、所在部門(mén)、借閱材料名稱、編號(hào)、借閱日期、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.借閱人應(yīng)在借閱登記表上簽字確認(rèn)，領(lǐng)取借閱的培訓(xùn)材料。培訓(xùn)管理部門(mén)應(yīng)向借閱人明確告知培訓(xùn)材料的保管要求和歸還期限。（四）歸還與續(xù)借1.借閱人應(yīng)在預(yù)計(jì)歸還日期前將培訓(xùn)材料歸還至培訓(xùn)管理部門(mén)。如因特殊原因需要延期歸還，應(yīng)提前向培訓(xùn)管理部門(mén)提交續(xù)借申請(qǐng)，說(shuō)明延期原因和預(yù)計(jì)歸還日期，經(jīng)培訓(xùn)管理部門(mén)同意后方可續(xù)借。續(xù)借期限一般不超過(guò)原借閱期限。2.培訓(xùn)管理部門(mén)在收到歸還的培訓(xùn)材料后，對(duì)其進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)材料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)與借閱人溝通，查明原因，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。3.培訓(xùn)管理部門(mén)應(yīng)定期清理借閱記錄，對(duì)已歸還的培訓(xùn)材料進(jìn)行銷(xiāo)賬處理，確保借閱記錄的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。（五）使用規(guī)范1.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的培訓(xùn)材料，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、傳播或用于其他非工作目的。2.在使用培訓(xùn)材料過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)材料內(nèi)容存在錯(cuò)誤或疑問(wèn)，應(yīng)及時(shí)與培訓(xùn)管理部門(mén)溝通，不得擅自修改或刪除。3.培訓(xùn)結(jié)束后，借閱人應(yīng)將培訓(xùn)材料整理好歸還至培訓(xùn)管理部門(mén)，不得私自留存。六、培訓(xùn)材料的修訂與更新（一）修訂原因1.隨著公司業(yè)務(wù)的發(fā)展和培訓(xùn)需求的變化，原有的培訓(xùn)材料內(nèi)容可能需要進(jìn)行更新和完善。2.發(fā)現(xiàn)培訓(xùn)材料中存在錯(cuò)誤、過(guò)時(shí)或不適用的內(nèi)容，需要及時(shí)進(jìn)行修訂。3.根據(jù)行業(yè)發(fā)展動(dòng)態(tài)、法律法規(guī)變化等因素，對(duì)培訓(xùn)材料進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。（二）修訂流程1.培訓(xùn)管理部門(mén)定期收集公司內(nèi)部培訓(xùn)師、員工及相關(guān)部門(mén)對(duì)培訓(xùn)材料的反饋意見(jiàn)，整理分析后確定需要修訂的培訓(xùn)材料清單。2.對(duì)于需要修訂的培訓(xùn)材料，由原編寫(xiě)人員或指定的修訂人員負(fù)責(zé)進(jìn)行修訂工作。修訂人員應(yīng)根據(jù)修訂原因，對(duì)培訓(xùn)材料的內(nèi)容進(jìn)行全面審查和修改，確保修訂后的材料質(zhì)量更高、適用性更強(qiáng)。3.修訂完成后的培訓(xùn)材料，需經(jīng)過(guò)培訓(xùn)管理部門(mén)的審核和批準(zhǔn)。審核內(nèi)容包括材料的準(zhǔn)確性、完整性、邏輯性、適用性等方面。審核通過(guò)后，按照本制度的編號(hào)規(guī)則重新編號(hào)，并更新培訓(xùn)材料臺(tái)賬。4.培訓(xùn)管理部門(mén)將修訂后的培訓(xùn)材料及時(shí)通知相關(guān)部門(mén)和人員，并組織對(duì)涉及的培訓(xùn)課程進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和培訓(xùn)。（三）更新記錄1.培訓(xùn)管理部門(mén)應(yīng)建立培訓(xùn)材料修訂與更新記錄，記錄修訂材料的名稱、編號(hào)、修訂原因、修訂人員、審核人員、修訂日期、更新內(nèi)容等信息。2.每次修訂完成后，將修訂與更新記錄整理歸檔，以便查詢和追溯培訓(xùn)材料的歷史版本信息。七、培訓(xùn)材料的銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件1.培訓(xùn)材料已超過(guò)保管期限，且不再具有使用價(jià)值。2.培訓(xùn)材料因內(nèi)容過(guò)時(shí)、錯(cuò)誤或其他原因已不適用，且無(wú)法進(jìn)行修訂。3.培訓(xùn)材料涉及公司機(jī)密，因保密期限已過(guò)或其他原因需要銷(xiāo)毀，以確保公司信息安全。（二）銷(xiāo)毀審批1.培訓(xùn)管理部門(mén)提出培訓(xùn)材料銷(xiāo)毀申請(qǐng)，說(shuō)明銷(xiāo)毀材料的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等信息，并附上相關(guān)證明材料。2.銷(xiāo)毀申請(qǐng)需經(jīng)培訓(xùn)管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。對(duì)于涉及公司重要機(jī)密的培訓(xùn)材料，銷(xiāo)毀申請(qǐng)需經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）銷(xiāo)毀方式1.對(duì)于紙質(zhì)培訓(xùn)材料，可采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)在專(zhuān)人監(jiān)督下進(jìn)行，確保銷(xiāo)毀徹底。2.對(duì)于電子培訓(xùn)材料，應(yīng)采用專(zhuān)業(yè)的數(shù)據(jù)擦除軟件對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行多次擦除，確保數(shù)據(jù)無(wú)法恢復(fù)，然后對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行物理銷(xiāo)