PAGE培訓班師生檔案管理制度一、總則（一）目的為加強培訓班師生檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等工作流程，確保檔案資料的完整性、準確性和安全性，為培訓班的教學管理、師資隊伍建設、學員發(fā)展提供有力支持，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織舉辦的各類培訓班，包括短期技能培訓、職業(yè)資格認證培訓、學歷提升培訓等，涉及的師生檔案均按照本制度進行管理。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映師生在培訓班期間的實際情況，不得弄虛作假。2.完整性原則：全面收集師生在培訓過程中形成的各類資料，確保檔案資料的完整性。3.保密性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司/組織保密規(guī)定，對涉及師生個人隱私和敏感信息的檔案進行妥善保管，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應遵循統(tǒng)一的標準和規(guī)范，確保檔案整理、分類、編號等工作的一致性和規(guī)范性。5.便利性原則：檔案管理應便于查詢、利用和統(tǒng)計分析，提高工作效率。二、師生檔案分類及內(nèi)容（一）教師檔案1.個人基本信息姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況等。身份證號碼、聯(lián)系方式（手機號碼、電子郵箱）、家庭住址等。學歷、學位、專業(yè)、畢業(yè)院校及時間等。2.培訓資質(zhì)證明教師資格證書、專業(yè)技術職務任職資格證書、培訓師職業(yè)資格證書等相關證書復印件。參加各類培訓、進修、學術交流活動的證明材料。3.教學經(jīng)歷以往在本公司/組織及其他單位的授課經(jīng)歷，包括培訓課程名稱、培訓對象、培訓時間、培訓效果評估等。參與編寫的培訓教材、教案、教學課件等資料。4.教學成果獲得的教學獎項、榮譽稱號及相關證明材料。發(fā)表的與培訓教學相關的論文、著作等。學員對教師教學質(zhì)量的評價意見及反饋。5.業(yè)務考核記錄定期業(yè)務考核成績及考核評語。教學事故及處理記錄。6.其他材料個人簡歷、自我鑒定、職業(yè)發(fā)展規(guī)劃等。其他與教師教學工作相關的重要資料。（二）學員檔案1.個人基本信息姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況等。身份證號碼、聯(lián)系方式（手機號碼、電子郵箱）、家庭住址等。學歷、學位、專業(yè)、畢業(yè)院校及時間等。工作單位、職務、入職時間等（在職學員）。2.培訓報名材料培訓報名表、報名繳費憑證復印件。入學考試成績、面試評價記錄（如有）。3.學習過程材料考勤記錄，包括遲到、早退、曠課情況。課堂表現(xiàn)記錄，如參與討論、發(fā)言情況等。作業(yè)、測驗、考試成績及試卷分析。實踐操作考核成績及評價。學習心得、總結(jié)、反思等材料。4.獎懲記錄獲得的獎學金、榮譽稱號及相關證明材料。違紀處分記錄及相關處理文件。5.結(jié)業(yè)及后續(xù)發(fā)展材料結(jié)業(yè)證書復印件。學員畢業(yè)后的就業(yè)情況、職業(yè)發(fā)展軌跡等跟蹤材料。學員對培訓班的反饋意見及建議。6.其他材料個人簡歷、自我鑒定、職業(yè)發(fā)展規(guī)劃等。其他與學員學習及個人發(fā)展相關的重要資料。三、檔案管理職責分工（一）檔案管理部門1.負責制定和完善培訓班師生檔案管理制度，并組織實施。2.指導和監(jiān)督各培訓部門做好檔案收集、整理、移交等工作。3.集中統(tǒng)一保管培訓班師生檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，確保檔案信息的安全存儲和有效利用。4.定期對檔案進行整理、鑒定、統(tǒng)計和銷毀，確保檔案的質(zhì)量和完整性。5.負責接待有關部門和人員對檔案的查閱、借閱等工作，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。（二）培訓部門1.負責本部門舉辦培訓班師生檔案的收集、整理和初步審核工作。2.安排專人負責檔案管理工作，確保檔案資料及時、準確地移交至檔案管理部門。3.在培訓過程中，督促教師和學員按照檔案管理要求提供相關資料，并對資料的真實性和完整性負責。4.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的信息和支持。（三）教師和學員1.教師應按照要求及時向培訓部門提交個人檔案資料，并確保資料的真實性和完整性。在培訓過程中，配合培訓部門做好教學相關資料的收集和整理工作。2.學員應如實填寫個人檔案信息，并按照培訓要求及時提交學習過程中的各類資料，如作業(yè)、考試成績等。積極配合培訓部門和檔案管理部門的工作，提供必要的協(xié)助。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.培訓部門應在培訓班開班前，向教師和學員明確檔案資料的收集范圍、內(nèi)容和要求。2.教師和學員應按照規(guī)定的時間和要求，主動向培訓部門提交相關檔案資料。培訓部門應及時對提交的資料進行審核，確保資料齊全、真實、有效。3.對于在培訓過程中形成的新資料，如考勤記錄、作業(yè)成績、教學反饋等，培訓部門應定期收集整理，確保檔案資料的時效性。（二）整理方法1.檔案管理部門和培訓部門應按照檔案分類標準，對收集到的師生檔案資料進行分類整理。2.每份檔案應按照順序依次排列，編制頁碼，并填寫檔案目錄。檔案目錄應包括檔案編號、資料名稱、日期、頁碼等信息，便于查找和核對。3.對于紙質(zhì)檔案，應使用A4紙張打印或復印相關資料，并按照檔案類別進行裝訂成冊。裝訂應牢固、整齊，不得使用金屬釘?shù)纫咨P的裝訂材料。4.對于電子檔案，應按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進行命名，并存儲在指定的服務器或存儲設備上。電子檔案應與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，確保檔案信息的完整性和準確性。五、檔案保管（一）保管方式1.培訓班師生檔案采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應存放在專門的檔案柜中，按照檔案類別和編號順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應進行備份存儲，備份介質(zhì)可采用磁帶、光盤、移動硬盤等多種形式。備份數(shù)據(jù)應定期進行檢查和恢復測試，確保數(shù)據(jù)的安全性和可用性。3.檔案管理部門應建立檔案保管臺賬，詳細記錄檔案的入庫、出庫、借閱、歸還等情況，以便對檔案的流向進行跟蹤和管理。（二）保管環(huán)境1.檔案存放地點應保持干燥、通風、防火、防潮、防蟲、防盜等良好環(huán)境條件。檔案柜應定期進行清潔和檢查，防止檔案發(fā)霉、損壞。2.對于電子檔案存儲設備，應采取必要的防護措施，如安裝殺毒軟件、防火墻等，防止數(shù)據(jù)被病毒感染或非法篡改。同時，應定期對存儲設備進行維護和更新，確保設備的正常運行。（三）檔案保密1.嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司/組織保密規(guī)定，對涉及師生個人隱私和敏感信息的檔案進行保密管理。未經(jīng)師生本人同意，不得擅自向任何單位或個人提供檔案信息。2.檔案管理人員應具備較強的保密意識，在檔案管理工作中，嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。對檔案查閱、借閱等工作，應嚴格按照規(guī)定辦理手續(xù)，確保檔案信息的安全。3.在檔案整理、保管過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案資料存在保密隱患，應及時采取措施進行處理，防止信息泄露。六、檔案利用（一）查閱權限1.內(nèi)部查閱：公司/組織內(nèi)部相關部門因工作需要查閱師生檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門審批。檔案管理部門根據(jù)審批意見，安排專人負責提供查閱服務，并做好查閱記錄。2.外部查閱：因司法機關、行政機關等外部單位依法需要查閱師生檔案的，應出具相關單位的正式介紹信和查閱通知書，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門應在不違反保密規(guī)定的前提下，協(xié)助提供查閱服務，并做好相關記錄。3.師生本人查閱：教師和學員因個人需要查閱本人檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)檔案管理部門審核同意后，方可查閱。檔案管理人員應在現(xiàn)場監(jiān)督查閱過程，確保檔案資料的安全和完整。（二）借閱規(guī)定1.內(nèi)部借閱：公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱師生檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限、借閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門審批。檔案管理部門根據(jù)審批意見，辦理借閱手續(xù)，并收取相應的押金（如需要）。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.外部借閱：原則上不允許外部單位借閱師生檔案。如因特殊情況確需借閱的，應按照外部查閱的要求辦理相關手續(xù)，并經(jīng)公司/組織主管領導批準。借閱期限和押金等按照公司/組織相關規(guī)定執(zhí)行。3.借閱人員應妥善保管借閱的檔案資料，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復印、泄露檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案資料丟失、損壞等情況，應及時向檔案管理部門報告，并承擔相應的責任。借閱期滿后，借閱人員應按時歸還檔案資料，檔案管理人員應認真核對檔案資料的完整性和準確性。（三）統(tǒng)計分析1.檔案管理部門應定期對師生檔案進行統(tǒng)計分析，如教師授課情況統(tǒng)計、學員學習成績分析、培訓效果評估等。通過統(tǒng)計分析，為培訓班的教學管理、師資隊伍建設、學員發(fā)展等提供數(shù)據(jù)支持和決策依據(jù)。2.統(tǒng)計分析結(jié)果應形成書面報告，報送公司/組織相關領導和部門，并在一定范圍內(nèi)進行通報。同時，應將統(tǒng)計分析結(jié)果作為檔案管理工作改進和優(yōu)化的重要參考。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定標準1.檔案管理部門應定期對師生檔案進行鑒定，確定檔案的保存價值。鑒定工作應根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容、重要性等因素，按照國家有關檔案保管期限的規(guī)定進行。2.對于保存期滿且無繼續(xù)保存價值的檔案，應進行銷毀處理。保存期滿但仍有查考利用價值的檔案，可適當延長保管期限。（二）鑒定程序1.檔案管理部門組織成立檔案鑒定小組，成員包括檔案管理人員、培訓部門負責人、相關專業(yè)人員等。鑒定小組負責對檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見。2.鑒定小組根據(jù)檔案鑒定標準，對檔案的保存價值進行評估，確定哪些檔案需要銷毀，哪些檔案需要繼續(xù)保存。對于需要銷毀的檔案，應編制《檔案銷毀清單》，詳細記錄檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息。3.《檔案銷毀清單》經(jīng)檔案管理部門負責人審核、公司/組織主管領導批準后，方可進行銷毀處理。（三）銷毀方式1.檔案銷毀應采用安全、環(huán)保的方式進行。對于紙質(zhì)檔案，可采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀；對于電子檔案，應采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等