2026年跨境營銷策劃公司海外營銷活動跟蹤管理制度第一章總則第一條為規(guī)范本公司海外營銷活動的跟蹤管理工作，及時掌握活動執(zhí)行進度、效果及風險狀況，保障營銷活動目標達成，提升海外營銷資源利用效率，依據(jù)《中華人民共和國民法典》《中華人民共和國廣告法》及目標市場所在國家/地區(qū)的相關(guān)營銷、數(shù)據(jù)合規(guī)法律法規(guī)，結(jié)合本公司海外營銷業(yè)務實際情況，制定本制度。第二條本制度所稱海外營銷活動，是指本公司為境內(nèi)外客戶提供的、在中國大陸以外國家/地區(qū)開展的各類營銷推廣活動，包括但不限于海外社交媒體推廣、線下展會營銷、海外廣告投放、品牌聯(lián)名活動、內(nèi)容營銷等。第三條本制度所稱跟蹤管理，是指對海外營銷活動從籌備啟動、執(zhí)行實施到收尾總結(jié)全周期的動態(tài)監(jiān)測、信息收集、進度管控、風險預警及效果評估等一系列管理工作。第四條本制度適用于本公司所有海外營銷活動的跟蹤管理工作，公司各業(yè)務部門、數(shù)據(jù)運營部門、法務部門、財務部門及其他相關(guān)部門開展海外營銷活動跟蹤相關(guān)工作，均需嚴格遵守本制度規(guī)定。第五條海外營銷活動跟蹤管理應遵循全程跟蹤、精準管控、及時響應、數(shù)據(jù)驅(qū)動、合規(guī)高效的原則，確保跟蹤信息真實準確、跟蹤流程規(guī)范有序、問題處置及時有效。第二章跟蹤管理前期準備第六條建立活動跟蹤檔案。業(yè)務部門在海外營銷活動立項后3個工作日內(nèi)，需建立專項跟蹤檔案，明確檔案管理人員。跟蹤檔案應包含以下核心信息：活動基本信息（活動名稱、目標市場、活動類型、活動周期、預算金額、目標客戶群體等）、客戶需求文件、活動策劃方案、合作方信息（如海外媒體平臺、當?shù)貓?zhí)行機構(gòu)等）、審批文件等。檔案信息需進行脫敏處理，避免包含客戶商業(yè)秘密及公司敏感信息。第七條明確跟蹤目標與指標。業(yè)務部門結(jié)合活動策劃方案及客戶需求，制定具體的跟蹤目標和可量化的跟蹤指標，經(jīng)部門負責人審核后備案。跟蹤指標應涵蓋進度指標、效果指標、風險指標三大類：（一）進度指標：包括活動籌備節(jié)點完成時限、物料制作周期、推廣上線時間、線下活動籌備進度等；（二）效果指標：包括曝光量、點擊率、轉(zhuǎn)化率、客戶咨詢量、銷售額、品牌知名度提升數(shù)據(jù)等；（三）風險指標：包括合規(guī)風險（如目標市場廣告合規(guī)、數(shù)據(jù)采集合規(guī)）、合作方履約風險、輿情風險、預算超支風險等。第八條制定跟蹤方案。業(yè)務部門根據(jù)跟蹤目標和指標，制定詳細的跟蹤方案，明確跟蹤責任人、跟蹤頻率、跟蹤方式、信息收集渠道及匯總上報流程。對于復雜的海外營銷活動（如多地區(qū)聯(lián)動、線上線下結(jié)合活動），需組建專項跟蹤小組，明確小組人員職責分工。跟蹤方案需提交公司分管領導審批后執(zhí)行。第九條前期合規(guī)核查。法務部門需在活動啟動前，對跟蹤方案中涉及的海外數(shù)據(jù)采集、信息發(fā)布、隱私保護等內(nèi)容進行合規(guī)核查，確保符合目標市場所在國家/地區(qū)的相關(guān)法律法規(guī)要求。數(shù)據(jù)運營部門需配合法務部門，制定數(shù)據(jù)跟蹤過程中的合規(guī)采集及存儲方案。第三章跟蹤實施流程第十條籌備階段跟蹤。跟蹤責任人需按照跟蹤方案，對海外營銷活動籌備階段的各項工作進行全程跟蹤：（一）重點跟蹤活動策劃方案的落地推進情況，包括物料設計制作進度、海外合作方的資源對接情況（如媒體平臺檔期確認、線下場地租賃進度）、人員調(diào)配情況等；（二）每日梳理籌備工作進展，對未按計劃推進的事項，及時向業(yè)務部門負責人匯報，并協(xié)調(diào)相關(guān)資源解決；（三）每周形成《籌備階段跟蹤報告》，內(nèi)容包括進度完成情況、存在問題及解決措施、下一步工作計劃等，提交業(yè)務部門負責人及公司分管領導。第十一條執(zhí)行階段跟蹤?；顒诱絾雍?，跟蹤責任人需強化跟蹤頻次，實時掌握活動執(zhí)行動態(tài)：（一）進度跟蹤：每日跟蹤活動執(zhí)行進度，核對是否符合預設時間節(jié)點，重點關(guān)注線上推廣上線及時性、線下活動各環(huán)節(jié)銜接情況，確保活動按計劃有序開展；（二）效果跟蹤：按照跟蹤方案確定的頻率，通過海外媒體平臺后臺、數(shù)據(jù)監(jiān)測工具、合作方反饋等渠道，收集活動效果數(shù)據(jù)，對數(shù)據(jù)進行初步整理分析，對比預設效果指標，及時發(fā)現(xiàn)效果偏差；（三）合規(guī)跟蹤：實時監(jiān)測活動內(nèi)容發(fā)布情況，核查是否存在違反目標市場法律法規(guī)及平臺規(guī)則的內(nèi)容，同時關(guān)注活動過程中的數(shù)據(jù)采集使用情況，確保合規(guī)；（四）風險跟蹤：密切關(guān)注目標市場的輿情動態(tài)、合作方履約情況及預算使用情況，對出現(xiàn)的輿情風險、合作方違約跡象、預算超支苗頭，及時啟動預警機制；（五）執(zhí)行階段需每日形成《活動執(zhí)行日報》，每周形成《活動執(zhí)行周報》，詳細記錄進度、效果、風險等情況，上報業(yè)務部門負責人及公司分管領導。對于重大問題，需立即提交專項報告。第十二條收尾階段跟蹤?；顒咏Y(jié)束后，跟蹤責任人需開展收尾階段跟蹤工作：（一）跟蹤活動收尾工作進度，包括物料回收、場地清理、合作方款項結(jié)算、數(shù)據(jù)匯總整理等；（二）全面收集活動全周期的效果數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)完整準確；（三）梳理活動執(zhí)行過程中存在的問題、經(jīng)驗教訓，形成初步的收尾總結(jié)意見；（四）活動結(jié)束后5個工作日內(nèi)，完成收尾跟蹤工作，形成《活動收尾跟蹤報告》，提交業(yè)務部門負責人。第四章跟蹤信息匯總與分析第十三條信息匯總要求。跟蹤責任人需按照跟蹤方案規(guī)定的流程，及時將收集到的跟蹤信息進行匯總整理，確保信息真實、完整、準確。匯總信息應包括進度數(shù)據(jù)、效果數(shù)據(jù)、風險事件記錄、問題處置情況、溝通記錄等。匯總過程中，需對敏感信息進行脫敏處理，嚴禁泄露客戶商業(yè)秘密及公司內(nèi)部信息。第十四條數(shù)據(jù)審核與分析。數(shù)據(jù)運營部門需對跟蹤責任人匯總的效果數(shù)據(jù)進行審核，核查數(shù)據(jù)來源的合法性、數(shù)據(jù)統(tǒng)計的準確性。審核通過后，結(jié)合活動目標及行業(yè)基準數(shù)據(jù)，開展深度分析，評估活動效果，找出影響活動效果的關(guān)鍵因素，提出優(yōu)化建議。第十五條報告編制與上報。業(yè)務部門根據(jù)跟蹤信息匯總及數(shù)據(jù)分析結(jié)果，編制相應的跟蹤報告，包括日報、周報、月報及專項報告（如風險預警報告、效果評估報告）。報告需表述清晰、邏輯嚴謹、數(shù)據(jù)準確，包含具體數(shù)據(jù)支撐及明確的結(jié)論建議。跟蹤報告需按規(guī)定流程及時上報公司相關(guān)領導及客戶（如需）。第十六條信息共享與反饋。建立跟蹤信息共享機制，業(yè)務部門需及時將跟蹤報告同步至法務、財務、數(shù)據(jù)運營等相關(guān)部門。相關(guān)部門收到報告后，若發(fā)現(xiàn)問題需及時向業(yè)務部門反饋，形成協(xié)同處置合力。對于客戶反饋的意見，需納入跟蹤信息管理，及時調(diào)整跟蹤策略及活動執(zhí)行方案。第五章風險處置與應急管理第十七條風險預警。跟蹤責任人在跟蹤過程中發(fā)現(xiàn)風險隱患時，需立即向業(yè)務部門負責人及法務部門發(fā)出風險預警，提交《風險預警報告》，明確風險類型、風險等級、影響范圍及初步處置建議。第十八條風險處置。業(yè)務部門接到風險預警后，需聯(lián)合法務、數(shù)據(jù)運營等相關(guān)部門，在24小時內(nèi)制定風險處置方案，明確處置責任人、處置措施及完成時限。處置過程中，需持續(xù)跟蹤處置進展，及時調(diào)整處置策略，確保風險得到有效控制。風險處置完成后，需編制《風險處置總結(jié)報告》，歸檔留存。第十九條應急管理。對于突發(fā)重大風險事件（如活動內(nèi)容違規(guī)被目標市場監(jiān)管部門查處、重大負面輿情爆發(fā)、合作方突然終止合作等），需立即啟動應急響應機制，由公司分管領導牽頭，組建應急處置小組，快速制定應急處置方案，協(xié)調(diào)各方資源開展處置工作。應急處置過程中，需及時向公司主要領導匯報進展，必要時可聘請海外專業(yè)機構(gòu)提供支持。第六章跟蹤檔案管理第二十條檔案歸集。海外營銷活動結(jié)束后，業(yè)務部門需在10個工作日內(nèi)，將跟蹤管理過程中形成的所有材料進行整理歸集，包括跟蹤方案、跟蹤報告、數(shù)據(jù)報表、溝通記錄、風險處置文件、收尾總結(jié)報告等。歸集的檔案材料需進行分類編號，確保條理清晰。第二十一條檔案歸檔。業(yè)務部門將整理完畢的跟蹤檔案提交至公司檔案管理部門歸檔。檔案管理部門需對檔案材料的完整性、規(guī)范性進行審核，審核通過后，按照公司檔案管理規(guī)定進行歸檔存儲。跟蹤檔案的保管期限為活動結(jié)束后至少5年，涉及重大項目的檔案，保管期限延長至10年。第二十二條檔案查閱與使用。公司內(nèi)部部門因工作需要查閱跟蹤檔案的，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負責人及檔案管理部門負責人審批后，在指定地點查閱，不得擅自復制、摘抄、帶出。外部單位（如司法機關(guān)、客戶等）需查閱檔案的，需出具合法有效的證明文件，經(jīng)公司分管領導審批后，由檔案管理部門配合查閱。第七章責任分工與追究第二十三條責任分工。（一）業(yè)務部門：負責制定跟蹤方案、明確跟蹤責任人、組織實施跟蹤工作、編制跟蹤報告、處置活動過程中的常規(guī)問題，是海外營銷活動跟蹤管理的責任主體；（二）數(shù)據(jù)運營部門：負責跟蹤數(shù)據(jù)的審核、深度分析及優(yōu)化建議提出，保障數(shù)據(jù)跟蹤的合規(guī)性與準確性；（三）法務部門：負責跟蹤過程中的合規(guī)核查、風險評估及風險處置方案的法律審核，提供法律支持；（四）財務部門：負責跟蹤活動預算執(zhí)行情況，對預算超支風險進行預警；（五）檔案管理部門：負責跟蹤檔案的接收、審核、歸檔及保管工作。第二十四條責任追究。在海外營銷活動跟蹤管理過程中，存在以下情形之一的，將對相關(guān)責任人進行責任追究：（一）未按規(guī)定建立跟蹤檔案或檔案信息不完整、不真實的；（二）未按跟蹤方案開展跟蹤工作，導致活動進度延誤、效果未達預期或出現(xiàn)重大風險未及時發(fā)現(xiàn)的；（三）跟蹤信息收集不準確、匯總不及時，或虛報、瞞報跟蹤數(shù)據(jù)的；（四）發(fā)現(xiàn)風險隱患未及時發(fā)出預警或處置不力，導致公司或客戶權(quán)益受到損害的；（五）泄露跟蹤過程中的敏感信息、客戶商業(yè)秘密或公司內(nèi)部信息的；（六）未按規(guī)定歸檔跟蹤檔案或檔案保管不善導致丟失、損毀的；（七）其他違反本制度規(guī)定，導致跟蹤管理工作混亂或公司利益受損的情形。第二十五條責任追究方式。根據(jù)違規(guī)行為的情節(jié)輕重、造成損失的大小，對相關(guān)責任人采取警告、通報批評、罰款、降職、調(diào)離崗位、解除勞動合同等方式追究責任；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑