2026年跨境營(yíng)銷(xiāo)策劃公司緊缺物料采購(gòu)應(yīng)急預(yù)案制度第一章總則第一條為有效應(yīng)對(duì)跨境營(yíng)銷(xiāo)業(yè)務(wù)開(kāi)展過(guò)程中出現(xiàn)的緊缺物料采購(gòu)緊急情況，保障營(yíng)銷(xiāo)項(xiàng)目順利推進(jìn)，降低物料短缺對(duì)業(yè)務(wù)的不利影響，規(guī)范應(yīng)急采購(gòu)流程，提高應(yīng)急處置效率，依據(jù)《中華人民共和國(guó)民法典》《中華人民共和國(guó)突發(fā)事件應(yīng)對(duì)法》等相關(guān)法律法規(guī)及公司實(shí)際經(jīng)營(yíng)需求，制定本制度。第二條本制度適用于公司各業(yè)務(wù)部門(mén)、項(xiàng)目組在跨境營(yíng)銷(xiāo)業(yè)務(wù)執(zhí)行過(guò)程中，因供應(yīng)鏈中斷、市場(chǎng)需求突變、自然災(zāi)害、國(guó)際物流受阻、政策變動(dòng)等不可抗力或突發(fā)因素，導(dǎo)致核心營(yíng)銷(xiāo)物料出現(xiàn)緊缺，影響項(xiàng)目正常推進(jìn)時(shí)的應(yīng)急采購(gòu)工作。本制度所指緊缺物料，是指直接影響跨境營(yíng)銷(xiāo)項(xiàng)目實(shí)施、短期內(nèi)市場(chǎng)供應(yīng)緊張或獲取難度較大的核心宣傳物料、定制化推廣道具、展會(huì)專用物料等。第三條緊缺物料采購(gòu)應(yīng)急工作遵循“預(yù)防為主、快速響應(yīng)、優(yōu)先保障、合法合規(guī)、權(quán)責(zé)明晰”的原則，既要提前做好風(fēng)險(xiǎn)預(yù)判與防范，又要在緊急情況發(fā)生時(shí)高效推進(jìn)采購(gòu)工作，確保物料及時(shí)供應(yīng)。第四條本制度明確了應(yīng)急采購(gòu)的組織架構(gòu)、預(yù)警機(jī)制、響應(yīng)流程、后期處置、監(jiān)督責(zé)任等核心內(nèi)容，各相關(guān)部門(mén)及人員需嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行，協(xié)同配合完成應(yīng)急采購(gòu)任務(wù)。第二章組織架構(gòu)與職責(zé)第五條公司成立緊缺物料采購(gòu)應(yīng)急領(lǐng)導(dǎo)小組（以下簡(jiǎn)稱“應(yīng)急領(lǐng)導(dǎo)小組”），作為應(yīng)急采購(gòu)工作的決策機(jī)構(gòu)。組長(zhǎng)由公司總經(jīng)理?yè)?dān)任，副組長(zhǎng)由分管采購(gòu)副總經(jīng)理?yè)?dān)任，成員包括采購(gòu)部、業(yè)務(wù)部、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部、行政部負(fù)責(zé)人。主要職責(zé)包括：審定應(yīng)急采購(gòu)預(yù)案；啟動(dòng)和終止應(yīng)急采購(gòu)響應(yīng)；審批應(yīng)急采購(gòu)方案及大額應(yīng)急采購(gòu)資金；協(xié)調(diào)解決應(yīng)急采購(gòu)過(guò)程中的重大問(wèn)題。第六條采購(gòu)部設(shè)立應(yīng)急采購(gòu)執(zhí)行組，作為應(yīng)急采購(gòu)工作的具體實(shí)施機(jī)構(gòu)，由采購(gòu)部經(jīng)理?yè)?dān)任組長(zhǎng)，成員為采購(gòu)部核心骨干。主要職責(zé)包括：負(fù)責(zé)日常物料供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)排查與預(yù)警；接到應(yīng)急需求后，快速制定應(yīng)急采購(gòu)方案；牽頭開(kāi)展應(yīng)急供應(yīng)商篩選、談判、合同簽訂及履約跟蹤工作；及時(shí)向應(yīng)急領(lǐng)導(dǎo)小組匯報(bào)采購(gòu)進(jìn)展；負(fù)責(zé)應(yīng)急采購(gòu)檔案的整理歸檔。第七條各業(yè)務(wù)部門(mén)、項(xiàng)目組為應(yīng)急需求提出主體，部門(mén)負(fù)責(zé)人為第一責(zé)任人。主要職責(zé)包括：及時(shí)識(shí)別并上報(bào)物料緊缺情況，提交詳細(xì)的應(yīng)急采購(gòu)需求（含物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、緊急程度、用途等）；配合應(yīng)急采購(gòu)執(zhí)行組開(kāi)展供應(yīng)商篩選、樣品確認(rèn)、物料驗(yàn)收等工作；反饋物料使用情況。第八條財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)應(yīng)急采購(gòu)資金的保障與管理工作。主要職責(zé)包括：開(kāi)辟應(yīng)急采購(gòu)資金綠色通道，快速審核并撥付應(yīng)急采購(gòu)款項(xiàng)；跟蹤應(yīng)急采購(gòu)資金使用情況，確保資金使用合規(guī)；配合應(yīng)急采購(gòu)執(zhí)行組完成資金相關(guān)手續(xù)辦理。第九條法務(wù)部負(fù)責(zé)應(yīng)急采購(gòu)的法律風(fēng)險(xiǎn)防控工作。主要職責(zé)包括：快速審核應(yīng)急采購(gòu)合同，確保合同合法合規(guī)、權(quán)責(zé)明晰；為應(yīng)急采購(gòu)過(guò)程提供法律咨詢支持；協(xié)助處理應(yīng)急采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的法律糾紛。第三章預(yù)警機(jī)制與風(fēng)險(xiǎn)排查第十條建立常態(tài)化物料供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)排查機(jī)制。采購(gòu)部每月聯(lián)合各業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)核心營(yíng)銷(xiāo)物料的供應(yīng)情況進(jìn)行排查，重點(diǎn)關(guān)注供應(yīng)商生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)穩(wěn)定性、供應(yīng)鏈上下游動(dòng)態(tài)、國(guó)際物流時(shí)效、政策變動(dòng)影響等風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，形成《物料供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)排查報(bào)告》，報(bào)應(yīng)急領(lǐng)導(dǎo)小組備案。第十一條建立預(yù)警等級(jí)劃分標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)物料緊缺程度、影響范圍及緊急程度，將預(yù)警等級(jí)分為三級(jí)：（一）一級(jí)預(yù)警：?jiǎn)我环呛诵捻?xiàng)目所需物料出現(xiàn)短缺，可通過(guò)調(diào)整項(xiàng)目進(jìn)度或替代物料臨時(shí)緩解，未對(duì)整體業(yè)務(wù)造成重大影響；（二）二級(jí)預(yù)警：多個(gè)項(xiàng)目或核心項(xiàng)目所需物料出現(xiàn)短缺，替代物料難以滿足需求，可能導(dǎo)致項(xiàng)目進(jìn)度延遲，對(duì)業(yè)務(wù)開(kāi)展造成較大影響；（三）三級(jí)預(yù)警：核心營(yíng)銷(xiāo)物料全面緊缺或供應(yīng)鏈完全中斷，直接影響重大跨境營(yíng)銷(xiāo)項(xiàng)目實(shí)施，可能造成公司經(jīng)濟(jì)損失或不良品牌影響。第十二條預(yù)警發(fā)布與響應(yīng)啟動(dòng)。采購(gòu)部根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)排查結(jié)果或業(yè)務(wù)部門(mén)上報(bào)的物料緊缺情況，評(píng)估確定預(yù)警等級(jí)，填寫(xiě)《緊缺物料預(yù)警通知書(shū)》，經(jīng)應(yīng)急領(lǐng)導(dǎo)小組審批后，向相關(guān)部門(mén)發(fā)布預(yù)警信息。一級(jí)預(yù)警由應(yīng)急采購(gòu)執(zhí)行組牽頭處置，二級(jí)及以上預(yù)警需啟動(dòng)應(yīng)急采購(gòu)響應(yīng)，由應(yīng)急領(lǐng)導(dǎo)小組統(tǒng)籌指揮。第四章應(yīng)急采購(gòu)響應(yīng)流程第十三條應(yīng)急需求申報(bào)。業(yè)務(wù)部門(mén)發(fā)現(xiàn)物料緊缺情況后，需在2小時(shí)內(nèi)填寫(xiě)《緊缺物料應(yīng)急采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明物料名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、緊急程度、最晚交付時(shí)間、采購(gòu)預(yù)算、用途及物料短缺原因等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至應(yīng)急采購(gòu)執(zhí)行組。第十四條應(yīng)急采購(gòu)方案制定。應(yīng)急采購(gòu)執(zhí)行組收到需求申請(qǐng)后，需在4小時(shí)內(nèi)完成需求核實(shí)，結(jié)合預(yù)警等級(jí)制定應(yīng)急采購(gòu)方案。方案需明確采購(gòu)方式、應(yīng)急供應(yīng)商篩選范圍、采購(gòu)流程簡(jiǎn)化措施、資金需求、交付保障措施等內(nèi)容。對(duì)于二級(jí)及以上預(yù)警，方案需報(bào)應(yīng)急領(lǐng)導(dǎo)小組審批；一級(jí)預(yù)警方案由采購(gòu)部經(jīng)理審批后實(shí)施。第十五條應(yīng)急供應(yīng)商篩選。應(yīng)急采購(gòu)執(zhí)行組優(yōu)先從公司《應(yīng)急供應(yīng)商名錄》中篩選符合要求的供應(yīng)商（名錄由采購(gòu)部提前建立并定期更新，涵蓋不同物料類(lèi)型的備選供應(yīng)商，且經(jīng)過(guò)資質(zhì)審核）。若名錄內(nèi)供應(yīng)商無(wú)法滿足需求，可通過(guò)行業(yè)協(xié)會(huì)、合作伙伴推薦等方式緊急拓展新供應(yīng)商，簡(jiǎn)化篩選流程，但需核實(shí)供應(yīng)商基本資質(zhì)、產(chǎn)品質(zhì)量證明及供貨能力，確保供應(yīng)商合規(guī)可靠。第十六條采購(gòu)實(shí)施與合同簽訂。應(yīng)急采購(gòu)可根據(jù)緊急程度采用競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來(lái)源采購(gòu)等簡(jiǎn)化采購(gòu)方式，縮短采購(gòu)周期。確定供應(yīng)商后，應(yīng)急采購(gòu)執(zhí)行組需在最短時(shí)間內(nèi)擬定應(yīng)急采購(gòu)合同，明確物料詳情、價(jià)款、交付時(shí)限、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收要求、違約責(zé)任及應(yīng)急保障措施等核心條款。合同經(jīng)法務(wù)部、財(cái)務(wù)部快速審核，應(yīng)急領(lǐng)導(dǎo)小組審批后，與供應(yīng)商簽訂正式合同。對(duì)于特別緊急的情況，可先達(dá)成口頭協(xié)議并同步推進(jìn)合同簽訂手續(xù)，確保物料盡快備貨。第十七條履約跟蹤與交付保障。合同簽訂后，應(yīng)急采購(gòu)執(zhí)行組安排專人全程跟蹤供應(yīng)商履約進(jìn)度，每4小時(shí)與供應(yīng)商溝通一次備貨、生產(chǎn)及物流情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決履約過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。對(duì)于國(guó)際采購(gòu)物料，需提前對(duì)接國(guó)際物流渠道，做好清關(guān)手續(xù)準(zhǔn)備，必要時(shí)選擇加急物流方式，確保物料按時(shí)送達(dá)。若供應(yīng)商存在履約風(fēng)險(xiǎn)，需立即啟動(dòng)備選供應(yīng)商方案。第十八條應(yīng)急驗(yàn)收與付款。物料送達(dá)后，應(yīng)急采購(gòu)執(zhí)行組組織驗(yàn)收小組（由業(yè)務(wù)部門(mén)、采購(gòu)部相關(guān)人員組成）在2小時(shí)內(nèi)完成驗(yàn)收。驗(yàn)收重點(diǎn)核查物料數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格是否符合需求，對(duì)于緊急使用的物料，可采用簡(jiǎn)化驗(yàn)收流程，優(yōu)先保障使用。驗(yàn)收合格后，出具《應(yīng)急采購(gòu)物料驗(yàn)收合格單》；驗(yàn)收不合格的，需立即通知供應(yīng)商退換貨，同時(shí)啟動(dòng)備選方案。財(cái)務(wù)部收到驗(yàn)收合格單、采購(gòu)合同及合法有效發(fā)票后，開(kāi)辟綠色通道，在24小時(shí)內(nèi)完成付款審核與支付，保障資金及時(shí)到位。第五章后期處置與預(yù)案優(yōu)化第十九條應(yīng)急采購(gòu)總結(jié)評(píng)估。應(yīng)急采購(gòu)任務(wù)完成后，應(yīng)急采購(gòu)執(zhí)行組需在3個(gè)工作日內(nèi)完成應(yīng)急采購(gòu)工作總結(jié)，分析物料短缺原因、應(yīng)急采購(gòu)流程執(zhí)行情況、供應(yīng)商履約表現(xiàn)、資金使用情況及應(yīng)急處置效果，形成《緊缺物料應(yīng)急采購(gòu)總結(jié)報(bào)告》，報(bào)應(yīng)急領(lǐng)導(dǎo)小組。第二十條供應(yīng)商后續(xù)管理。對(duì)于在應(yīng)急采購(gòu)中表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，納入公司核心供應(yīng)商名錄，給予長(zhǎng)期合作傾斜；對(duì)于履約不力、存在違規(guī)行為的供應(yīng)商，從《應(yīng)急供應(yīng)商名錄》中剔除，并保留追究違約責(zé)任的權(quán)利。采購(gòu)部定期對(duì)《應(yīng)急供應(yīng)商名錄》進(jìn)行更新優(yōu)化，確保名錄有效性。第二十一條預(yù)案修訂完善。應(yīng)急領(lǐng)導(dǎo)小組根據(jù)應(yīng)急采購(gòu)總結(jié)報(bào)告及實(shí)際處置情況，每半年組織一次預(yù)案評(píng)估，針對(duì)存在的問(wèn)題調(diào)整優(yōu)化預(yù)警機(jī)制、響應(yīng)流程、供應(yīng)商管理等內(nèi)容，提升預(yù)案的針對(duì)性與可操作性。第六章監(jiān)督與責(zé)任追究第二十二條應(yīng)急采購(gòu)監(jiān)督。行政部與審計(jì)部共同負(fù)責(zé)應(yīng)急采購(gòu)工作的全程監(jiān)督，重點(diǎn)核查應(yīng)急采購(gòu)流程的合規(guī)性、資金使用的合理性、物料質(zhì)量的可靠性及各部門(mén)職責(zé)履行情況。對(duì)監(jiān)督中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)向應(yīng)急領(lǐng)導(dǎo)小組反饋，督促相關(guān)部門(mén)整改。第二十三條表彰與獎(jiǎng)勵(lì)。對(duì)于在應(yīng)急采購(gòu)工作中反應(yīng)迅速、處置得當(dāng)、表現(xiàn)突出的部門(mén)及個(gè)人，公司給予通報(bào)表?yè)P(yáng)或物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，激勵(lì)全員提升應(yīng)急處置能力。第二十四條責(zé)任追究。對(duì)違反本制度規(guī)定，存在以下行為之一的，公司將根據(jù)情節(jié)輕重對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評(píng)教育、績(jī)效扣分、崗位調(diào)整等處理；造成公司經(jīng)濟(jì)損失或不良影響的，依法依規(guī)追究相應(yīng)責(zé)任：（一）發(fā)現(xiàn)物料緊缺情況未及時(shí)上報(bào)或虛報(bào)、瞞報(bào)的；（二）應(yīng)急采購(gòu)方案制定延遲、流程推進(jìn)不力，導(dǎo)致物料交付延誤的；（三）篩選供應(yīng)商時(shí)未核實(shí)資質(zhì)，導(dǎo)致采購(gòu)物料質(zhì)量不合格或遭遇欺詐的