2026年跨境營銷策劃公司營銷單據(jù)管理與歸檔制度第一章總則第一條為規(guī)范公司營銷單據(jù)的管理與歸檔工作，保障單據(jù)信息的真實、完整、安全及可追溯性，提升業(yè)務(wù)流程效率，規(guī)避運營風(fēng)險與法律風(fēng)險，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國數(shù)據(jù)安全法》《中華人民共和國商業(yè)秘密保護法》及公司跨境營銷業(yè)務(wù)運營實際，制定本制度。第二條本制度所稱營銷單據(jù)，是指公司在跨境營銷業(yè)務(wù)全流程中形成的各類具有憑證、記錄、審批功能的紙質(zhì)及電子文件資料，包括但不限于業(yè)務(wù)對接單據(jù)、合同協(xié)議單據(jù)、審批流轉(zhuǎn)單據(jù)、財務(wù)結(jié)算單據(jù)、合規(guī)審核單據(jù)、項目執(zhí)行單據(jù)等。第三條本制度適用于公司各業(yè)務(wù)部門、項目組、職能部門及全體相關(guān)從業(yè)人員，涵蓋營銷單據(jù)的生成、填制、審核、傳遞、保管、歸檔、查閱、銷毀等全流程管理工作。第四條營銷單據(jù)管理與歸檔工作應(yīng)遵循合法合規(guī)、真實準(zhǔn)確、規(guī)范高效、安全保密、全程追溯的基本原則，確保單據(jù)管理符合業(yè)務(wù)運營需求、法律法規(guī)要求及檔案管理規(guī)范。第五條公司檔案管理部門為營銷單據(jù)管理與歸檔工作的歸口管理部門，負責(zé)制度的落地執(zhí)行、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督檢查及檔案集中管理；各業(yè)務(wù)部門為單據(jù)生成與前端管理的責(zé)任部門，負責(zé)本部門業(yè)務(wù)相關(guān)單據(jù)的日常填制、審核、傳遞及移交工作。第二章營銷單據(jù)的分類與管理規(guī)范第六條營銷單據(jù)分類。根據(jù)業(yè)務(wù)屬性及功能用途，營銷單據(jù)分為以下六大類：一是業(yè)務(wù)對接類單據(jù)，包括客戶需求確認單、市場調(diào)研簡報、項目提案單、業(yè)務(wù)溝通記錄單等；二是合同協(xié)議類單據(jù)，包括跨境營銷服務(wù)合同、物料制作合同、渠道合作協(xié)議、授權(quán)委托書等；三是審批流轉(zhuǎn)類單據(jù)，包括項目立項審批單、物料投放審批單、預(yù)算調(diào)整審批單、合同審批單等；四是財務(wù)結(jié)算類單據(jù)，包括報價單、費用報銷單、發(fā)票、付款申請單、對賬確認單等；五是合規(guī)審核類單據(jù)，包括物料合規(guī)審核意見書、風(fēng)險評估報告、法律意見函等；六是項目執(zhí)行類單據(jù)，包括投放執(zhí)行計劃、監(jiān)測日報、效果評估報告、應(yīng)急處理報告等。第七條單據(jù)生成與填制規(guī)范。各部門從業(yè)人員在生成和填制營銷單據(jù)時，需嚴(yán)格遵循以下要求：一是真實準(zhǔn)確，單據(jù)內(nèi)容需客觀反映業(yè)務(wù)實際情況，數(shù)據(jù)、信息填寫真實無誤，不得虛構(gòu)、篡改或隱瞞關(guān)鍵信息；二是內(nèi)容完整，單據(jù)必備要素需填寫齊全，包括單據(jù)名稱、編號、填制日期、業(yè)務(wù)主體信息、核心內(nèi)容、責(zé)任人員簽字、部門蓋章等，無遺漏項；三是填寫規(guī)范，紙質(zhì)單據(jù)需使用不易褪色的書寫工具填寫，字跡清晰、工整，不得潦草涂改，若確需修改，需由修改人簽字確認并注明修改日期；電子單據(jù)需使用公司統(tǒng)一模板制作，命名規(guī)范，內(nèi)容格式統(tǒng)一；四是及時生成，單據(jù)需在業(yè)務(wù)發(fā)生或完成后即時生成，不得拖延、補填或事后偽造，確保單據(jù)與業(yè)務(wù)流程同步。第八條單據(jù)審核與傳遞規(guī)范。營銷單據(jù)需經(jīng)過必要的審核流程后方可流轉(zhuǎn)或歸檔：一是部門內(nèi)審核，業(yè)務(wù)人員填制完成后，需提交部門負責(zé)人審核，審核重點包括單據(jù)內(nèi)容真實性、完整性、填寫規(guī)范性及與業(yè)務(wù)的一致性，審核通過后簽字確認；二是跨部門審核，涉及財務(wù)、合規(guī)、運營等相關(guān)部門的單據(jù)，需在部門內(nèi)審核通過后，提交對應(yīng)部門進行專項審核，如財務(wù)部門審核費用合理性、合規(guī)部門審核法律風(fēng)險等，審核通過后由審核人員簽字確認；三是傳遞要求，審核通過的單據(jù)需通過公司指定的傳遞渠道流轉(zhuǎn)，紙質(zhì)單據(jù)需妥善封裝，標(biāo)注傳遞對象及緊急程度，電子單據(jù)需通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)或加密郵箱發(fā)送，嚴(yán)禁通過私人渠道或非加密方式傳遞，確保單據(jù)傳遞過程中的安全與保密；四是傳遞時限，單據(jù)傳遞需在規(guī)定時限內(nèi)完成，一般業(yè)務(wù)單據(jù)傳遞時限不超過1個工作日，緊急業(yè)務(wù)單據(jù)需即時傳遞，確保業(yè)務(wù)流程高效推進。第九條單據(jù)臨時保管規(guī)范。各部門在單據(jù)歸檔前，需做好臨時保管工作：一是保管責(zé)任，明確專人負責(zé)本部門臨時單據(jù)的保管工作，建立保管臺賬，記錄單據(jù)名稱、數(shù)量、生成日期、保管人等信息，確保責(zé)任到人；二是保管條件，紙質(zhì)單據(jù)需存放在專用的文件柜中，做到防潮、防火、防蟲、防盜，避免單據(jù)損壞或丟失；電子單據(jù)需存儲在公司指定的服務(wù)器或加密存儲設(shè)備中，設(shè)置訪問權(quán)限，定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失或泄露；三是保管期限，臨時保管期限一般不超過30個工作日，業(yè)務(wù)完成后需及時整理并移交檔案管理部門歸檔，特殊情況需延長臨時保管期限的，需經(jīng)部門負責(zé)人審批，并向檔案管理部門備案。第三章營銷單據(jù)歸檔規(guī)范第十條歸檔范圍。所有與公司跨境營銷業(yè)務(wù)相關(guān)的、具有保存價值的營銷單據(jù)，均需納入歸檔范圍，包括經(jīng)審核通過的紙質(zhì)單據(jù)原件及電子單據(jù)副本，具體涵蓋本制度第六條規(guī)定的六大類單據(jù)及其他相關(guān)附屬資料。第十一條歸檔時限。營銷單據(jù)歸檔實行“定期歸檔與即時歸檔相結(jié)合”的方式：一是定期歸檔，一般業(yè)務(wù)單據(jù)需在業(yè)務(wù)完成后30個工作日內(nèi)完成歸檔；月度、季度、年度相關(guān)的匯總類單據(jù)，需在對應(yīng)周期結(jié)束后15個工作日內(nèi)完成歸檔；二是即時歸檔，涉及重大項目、重要合同、法律糾紛相關(guān)的單據(jù)，以及具有特殊保存價值的單據(jù)，需在業(yè)務(wù)完成或事件處理結(jié)束后即時歸檔；三是延期歸檔審批，因業(yè)務(wù)特殊情況無法按時歸檔的，需由所在部門提交《單據(jù)歸檔延期申請單》，說明延期原因及預(yù)計歸檔時間，經(jīng)部門負責(zé)人及檔案管理部門負責(zé)人審批同意后，方可延期歸檔，延期時間最長不超過30個工作日。第十二條歸檔要求。歸檔單據(jù)需符合以下規(guī)范：一是整理規(guī)范，紙質(zhì)單據(jù)需按業(yè)務(wù)類別、項目名稱、時間順序進行分類整理，去除訂書釘、回形針等金屬裝訂物，采用公司統(tǒng)一的歸檔裝訂方式裝訂成冊，標(biāo)注卷宗名稱、編號、單據(jù)數(shù)量、歸檔日期等信息；電子單據(jù)需按相同的分類標(biāo)準(zhǔn)建立文件夾層級，統(tǒng)一命名格式為“業(yè)務(wù)類別-項目名稱-單據(jù)名稱-生成日期”，確保電子單據(jù)與紙質(zhì)單據(jù)一一對應(yīng)，便于檢索；二是質(zhì)量要求，歸檔的紙質(zhì)單據(jù)需字跡清晰、無損壞、無涂改（或有規(guī)范修改痕跡），電子單據(jù)需格式規(guī)范、內(nèi)容完整、可正常讀取，無病毒或惡意程序；三是移交手續(xù)，各部門向檔案管理部門移交歸檔單據(jù)時，需填寫《營銷單據(jù)歸檔移交清單》，詳細列明移交單據(jù)的名稱、數(shù)量、卷宗編號、電子文件存儲路徑等信息，由移交人、接收人及雙方部門負責(zé)人簽字確認，完成移交手續(xù)，移交清單一式兩份，雙方各執(zhí)一份存檔。第十三條歸檔保管規(guī)范。檔案管理部門接收歸檔單據(jù)后，需做好集中保管工作：一是分類存儲，紙質(zhì)檔案需存放在符合檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的檔案室中，按卷宗編號有序排列，建立檔案檢索目錄，便于查找；電子檔案需存儲在公司專用的檔案服務(wù)器中，進行加密處理，定期備份，確保數(shù)據(jù)安全；二是保管期限，營銷單據(jù)保管期限按以下標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行：一般業(yè)務(wù)單據(jù)保管期限不少于5年；合同協(xié)議類、財務(wù)結(jié)算類、合規(guī)審核類單據(jù)保管期限不少于10年；涉及重大項目、法律糾紛、知識產(chǎn)權(quán)的核心單據(jù)，保管期限為永久；三是日常維護，檔案管理部門需定期對歸檔單據(jù)進行檢查、維護，及時處理受潮、破損等問題，對電子檔案定期進行檢測，確?？烧Ｗx取，同時做好防蟲、防火、防盜、防泄露等工作。第四章營銷單據(jù)查閱與銷毀規(guī)范第十四條單據(jù)查閱規(guī)范。公司內(nèi)部人員因業(yè)務(wù)需要查閱歸檔單據(jù)的，需遵循以下流程：一是申請，填寫《營銷單據(jù)查閱申請表》，注明查閱人、查閱事由、查閱單據(jù)名稱及編號、查閱方式（現(xiàn)場查閱/復(fù)制）等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人審批同意；二是審批，將申請表提交檔案管理部門，檔案管理部門審核其查閱權(quán)限及事由合理性，審核通過后安排查閱；三是查閱要求，現(xiàn)場查閱需在檔案管理部門指定的場所進行，不得擅自攜帶歸檔單據(jù)離開指定區(qū)域，查閱過程中需愛護單據(jù)，不得涂改、勾畫、損壞；需復(fù)制單據(jù)的，需經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人審批同意，復(fù)制件需加蓋檔案管理部門公章，與原件具有同等參考效力；四是登記，檔案管理部門需建立《單據(jù)查閱登記臺賬》，記錄查閱人、查閱時間、查閱事由、查閱單據(jù)信息、復(fù)制情況等，以備追溯。第十五條外部單位查閱規(guī)范。外部單位（如客戶、監(jiān)管部門、司法機關(guān)等）因工作需要查閱歸檔單據(jù)的，需提供以下材料：一是單位介紹信或相關(guān)法律文書；二是查閱人員有效身份證件；三是相關(guān)業(yè)務(wù)證明材料。檔案管理部門審核材料齊全、合規(guī)后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意，方可安排查閱，查閱過程需有公司相關(guān)部門人員陪同，嚴(yán)格控制查閱范圍，不得泄露公司商業(yè)秘密，同時做好詳細查閱登記。第十六條單據(jù)銷毀規(guī)范。歸檔單據(jù)達到規(guī)定保管期限且無繼續(xù)保存價值的，可按以下流程銷毀：一是鑒定，由檔案管理部門牽頭，聯(lián)合業(yè)務(wù)、財務(wù)、合規(guī)等相關(guān)部門組成鑒定小組，對到期單據(jù)進行逐一鑒定，確認是否符合銷毀條件，形成《營銷單據(jù)銷毀鑒定報告》，明確銷毀單據(jù)清單及鑒定意見，經(jīng)各部門負責(zé)人簽字確認；二是審批，將《營銷單據(jù)銷毀鑒定報告》及銷毀清單提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理審批，審批通過后方可實施銷毀；三是實施，銷毀工作需由檔案管理部門組織實施，至少安排兩名工作人員全程監(jiān)督，紙質(zhì)單據(jù)采用粉碎、焚燒等安全方式銷毀，電子單據(jù)需徹底刪除并進行數(shù)據(jù)粉碎，確保無法恢復(fù)；四是記錄，銷毀完成后，監(jiān)督人員需在《營銷單據(jù)銷毀記錄表》上簽字確認，詳細記錄銷毀時間、地點、方式、銷毀單據(jù)清單、參與人員等信息，銷毀記錄表及相關(guān)鑒定報告、審批文件需歸檔永久保存。第五章監(jiān)督檢查與責(zé)任追究第十七條監(jiān)督檢查機制。公司檔案管理部門定期對各部門營銷單據(jù)管理與歸檔工作開展監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括單據(jù)生成與填制規(guī)范性、審核與傳遞及時性、臨時保管安全性、歸檔完整性與及時性等，檢查周期為每季度一次，特殊情況下可開展專項檢查。檢查完成后形成《營銷單據(jù)管理檢查報告》，明確檢查發(fā)現(xiàn)的問題、整改要求及整改期限，反饋給相關(guān)部門。第十八條整改落實。相關(guān)部門接到檢查整改通知后，需在規(guī)定期限內(nèi)完成問題整改，制定整改措施，明確整改責(zé)任人，確保整改到位。檔案管理部門需對整改情況進行跟蹤驗證，形成整改閉環(huán)，對逾期未整改或整改不到位的部門，予以通報批評。第十九條責(zé)任追究。對在營銷單據(jù)管理與歸檔工作中存在違規(guī)行為的部門及個人，公司將依據(jù)情節(jié)輕重追究相關(guān)責(zé)任：一是有下列情形之一的，給予警告處分，責(zé)令限期整改，并扣減相關(guān)責(zé)任人當(dāng)月績效：未按規(guī)定生成、填制單據(jù)，導(dǎo)致單據(jù)內(nèi)容不完整、不準(zhǔn)確的；未按審核流程推進單據(jù)審核，或?qū)徍擞涗洸煌暾模晃窗磿r移交單據(jù)歸檔，或臨時保管不當(dāng)導(dǎo)致單據(jù)輕微損壞的；違規(guī)查閱、復(fù)制歸檔單據(jù)，未造成不良影響的。二是有下列情形之一的，給予記過處分，并處以相應(yīng)罰款，造成公司經(jīng)濟損失的，依法追究賠償責(zé)任；情節(jié)嚴(yán)重的，解除勞動合同；涉嫌違法犯罪的，移交司法機關(guān)處理：虛構(gòu)、篡改、偽造營銷單據(jù)的；泄露歸檔單據(jù)中的商業(yè)秘密或敏感信息，給公司造成不良影響或經(jīng)濟損失的；未按規(guī)定保管單據(jù)，導(dǎo)致單據(jù)丟失、損毀，造成嚴(yán)重后果的；違規(guī)銷毀歸檔單據(jù)，或擅自將歸