2026年跨境營銷策劃公司郵箱使用管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司郵箱使用管理工作，保障郵箱通信安全、高效、合規(guī)，保護(hù)公司商業(yè)秘密、客戶信息及核心業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，維護(hù)公司品牌形象與合法權(quán)益，依據(jù)《中華人民共和國網(wǎng)絡(luò)安全法》《中華人民共和國數(shù)據(jù)安全法》《中華人民共和國個(gè)人信息保護(hù)法》等相關(guān)法律法規(guī)及公司信息安全管理相關(guān)制度，結(jié)合公司跨境營銷業(yè)務(wù)經(jīng)營實(shí)際，制定本制度。第二條本制度所稱公司郵箱，是指公司統(tǒng)一配置、用于開展經(jīng)營管理活動(dòng)的企業(yè)級電子郵件系統(tǒng)，包括境內(nèi)外業(yè)務(wù)溝通郵箱、部門專用郵箱、公共職能郵箱及員工個(gè)人工作郵箱。第三條本制度適用于公司各業(yè)務(wù)部門、項(xiàng)目組及全體員工的郵箱賬號申請、開通、使用、維護(hù)、注銷等全流程管理工作，涵蓋境內(nèi)外客戶對接、業(yè)務(wù)洽談、項(xiàng)目協(xié)作、公文傳輸?shù)人朽]箱使用場景。第四條郵箱使用管理遵循“統(tǒng)一管控、權(quán)責(zé)明晰、安全保密、規(guī)范高效、合規(guī)合法”的原則，確保郵箱資源合理利用，防范信息泄露、網(wǎng)絡(luò)攻擊、垃圾郵件等安全風(fēng)險(xiǎn)，保障跨境業(yè)務(wù)溝通的順暢與安全。第五條本制度明確了郵箱使用管理各環(huán)節(jié)的職責(zé)分工、賬號管理規(guī)范、使用標(biāo)準(zhǔn)、安全保密要求、監(jiān)督管理等核心內(nèi)容，是公司開展郵箱使用管理工作的統(tǒng)一規(guī)范，為跨境業(yè)務(wù)郵件通信提供制度支撐。第二章職責(zé)分工第六條行政部是郵箱使用管理的統(tǒng)籌責(zé)任部門，主要職責(zé)包括：制定郵箱使用管理具體操作規(guī)范；負(fù)責(zé)郵箱賬號的統(tǒng)一申請、開通、變更、注銷等審批工作；建立健全郵箱賬號管理臺賬，記錄賬號流轉(zhuǎn)及使用情況；監(jiān)督郵箱使用規(guī)范的執(zhí)行情況，排查使用過程中的違規(guī)行為；協(xié)調(diào)處理郵箱使用過程中的日常問題；組織開展郵箱使用安全培訓(xùn)工作。第七條IT部是郵箱系統(tǒng)的技術(shù)支撐部門，主要職責(zé)包括：負(fù)責(zé)郵箱系統(tǒng)的搭建、部署、維護(hù)及升級工作，保障系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行；負(fù)責(zé)郵箱賬號的技術(shù)開通、權(quán)限配置、密碼重置等技術(shù)操作；負(fù)責(zé)郵箱系統(tǒng)的安全防護(hù)，防范網(wǎng)絡(luò)攻擊、病毒入侵、垃圾郵件侵?jǐn)_等風(fēng)險(xiǎn)；負(fù)責(zé)郵箱數(shù)據(jù)的備份、恢復(fù)工作，確保郵件數(shù)據(jù)安全可追溯；為員工郵箱使用提供技術(shù)支持與咨詢服務(wù)。第八條各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人為所在部門郵箱使用管理第一責(zé)任人，主要職責(zé)包括：審批本部門員工的郵箱賬號申請及權(quán)限變更需求；監(jiān)督本部門員工規(guī)范使用郵箱，確保郵件通信符合業(yè)務(wù)需求及公司規(guī)定；督促本部門員工做好郵箱安全防護(hù)，防范信息泄露風(fēng)險(xiǎn)；配合行政部、IT部開展郵箱使用核查及問題整改工作。第九條郵箱使用人是郵箱賬號管理的直接責(zé)任人，主要職責(zé)包括：按規(guī)定申請、使用郵箱賬號，對個(gè)人郵箱賬號的安全性負(fù)責(zé)；遵守郵箱使用規(guī)范及安全保密要求，確保郵件內(nèi)容真實(shí)、合規(guī)；及時(shí)清理垃圾郵件、可疑郵件，防范賬號被盜用風(fēng)險(xiǎn)；業(yè)務(wù)變動(dòng)或離職時(shí)，按規(guī)定辦理郵箱賬號交接或注銷手續(xù)；配合行政部、IT部開展郵箱系統(tǒng)維護(hù)及安全核查工作。第十條法務(wù)部負(fù)責(zé)郵箱使用的法律風(fēng)險(xiǎn)防控，主要職責(zé)包括：審核郵箱使用相關(guān)制度的合規(guī)性；為郵箱使用過程中涉及的信息保密、數(shù)據(jù)合規(guī)、跨境信息傳輸?shù)忍峁┓勺稍冎С?；協(xié)助處理因郵箱使用不當(dāng)引發(fā)的法律糾紛或合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。第三章郵箱賬號管理規(guī)范第十一條郵箱賬號申請實(shí)行“按需申請、審批開通”制度。員工因工作需要使用公司郵箱的，需填寫《郵箱賬號申請表》，詳細(xì)注明申請人姓名、所屬部門、崗位、申請事由、所需郵箱類型及權(quán)限，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交行政部審核，審核通過后由IT部辦理賬號開通手續(xù)。第十二條郵箱賬號命名實(shí)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，個(gè)人工作郵箱采用“姓名首字母+姓氏全拼@公司域名”的格式，部門專用郵箱采用“部門名稱縮寫@公司域名”的格式，公共職能郵箱采用“職能名稱@公司域名”的格式，確保賬號標(biāo)識清晰、易于識別。第十三條郵箱密碼管理遵循“強(qiáng)密碼設(shè)置、定期更換”原則：初始密碼由IT部統(tǒng)一配置并告知申請人，申請人首次登錄后需立即修改初始密碼；密碼需設(shè)置為8位及以上包含大小寫字母、數(shù)字、特殊符號的組合密碼，嚴(yán)禁使用簡單密碼或與個(gè)人信息相關(guān)的密碼；密碼更換周期不超過90天，員工需按時(shí)更換密碼并妥善保管，嚴(yán)禁向他人泄露。第十四條郵箱賬號權(quán)限實(shí)行“最小必要”原則，IT部根據(jù)員工崗位職責(zé)及業(yè)務(wù)需求配置相應(yīng)的郵箱權(quán)限，嚴(yán)禁超權(quán)限配置。員工因崗位變動(dòng)需要調(diào)整郵箱權(quán)限的，需重新提交《郵箱賬號權(quán)限變更申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、行政部審核后，由IT部辦理權(quán)限調(diào)整手續(xù)。第十五條員工離職、調(diào)崗或項(xiàng)目結(jié)束后，需及時(shí)辦理郵箱賬號交接或注銷手續(xù)：離職員工需在辦理離職手續(xù)時(shí)，將個(gè)人郵箱中的業(yè)務(wù)郵件整理歸檔，提交至所在部門指定人員，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)后，由行政部審批辦理賬號注銷手續(xù)；調(diào)崗員工若無需繼續(xù)使用原崗位郵箱權(quán)限，需提交權(quán)限變更申請，由IT部調(diào)整權(quán)限；項(xiàng)目專用郵箱在項(xiàng)目結(jié)束后，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人組織整理郵件資料歸檔，提交行政部辦理賬號注銷或封存手續(xù)。第十六條郵箱賬號注銷或封存后，IT部需保留郵件數(shù)據(jù)備份不少于2年，以備后續(xù)核查；封存的賬號如需重新啟用，需由相關(guān)部門提交申請，經(jīng)行政部審核后，由IT部辦理啟用手續(xù)。第四章郵箱使用規(guī)范第十七條郵箱僅限用于公司經(jīng)營管理相關(guān)活動(dòng)，包括境內(nèi)外客戶溝通、業(yè)務(wù)洽談、項(xiàng)目協(xié)作、公文傳遞、信息通報(bào)等，嚴(yán)禁用于以下用途：發(fā)送與工作無關(guān)的私人郵件、垃圾郵件、廣告郵件；傳播違法違規(guī)、低俗色情、暴力恐怖、謠言誹謗等不良信息；發(fā)送涉及國家秘密、公司商業(yè)秘密、客戶隱私的敏感信息（按規(guī)定流程傳輸?shù)某猓?；從事任何違反法律法規(guī)、公司制度及損害公司利益的活動(dòng)。第十八條郵件發(fā)送規(guī)范：（一）發(fā)送郵件需主題明確、內(nèi)容簡潔、表述準(zhǔn)確，清晰注明郵件核心事項(xiàng)，便于收件人快速了解郵件內(nèi)容；（二）嚴(yán)格核實(shí)收件人、抄送人的準(zhǔn)確性，避免錯(cuò)發(fā)、誤發(fā)郵件；涉及跨境業(yè)務(wù)的郵件，需確認(rèn)收件人郵箱地址的正確性，必要時(shí)通過其他渠道核實(shí)；（三）發(fā)送附件需確保附件內(nèi)容與郵件主題相關(guān)，附件名稱規(guī)范統(tǒng)一，避免發(fā)送超大附件（單個(gè)附件大小不超過20MB，超大文件建議通過公司指定云盤傳輸）；（四）發(fā)送涉及公司商業(yè)秘密、客戶信息、跨境業(yè)務(wù)核心數(shù)據(jù)等敏感內(nèi)容的郵件，需對郵件內(nèi)容及附件進(jìn)行加密處理，同時(shí)嚴(yán)格控制收件人范圍，嚴(yán)禁向無關(guān)人員發(fā)送；（五）對外發(fā)送郵件需遵守公司品牌形象管理要求，郵件簽名需統(tǒng)一格式，包含姓名、所屬部門、崗位、聯(lián)系電話、公司名稱等信息，跨境業(yè)務(wù)郵件簽名可增加英文信息。第十九條郵件接收與處理規(guī)范：（一）員工需定期查看個(gè)人郵箱，確保及時(shí)接收并處理工作郵件，境內(nèi)業(yè)務(wù)郵件原則上24小時(shí)內(nèi)響應(yīng)，跨境業(yè)務(wù)郵件原則上48小時(shí)內(nèi)響應(yīng)，緊急郵件需立即處理；（二）收到可疑郵件（如陌生發(fā)件人、內(nèi)容詭異、附件來源不明的郵件）時(shí)，嚴(yán)禁點(diǎn)擊郵件中的鏈接或打開附件，需及時(shí)刪除可疑郵件，并向IT部報(bào)告；（三）收到錯(cuò)發(fā)郵件時(shí)，需及時(shí)告知發(fā)件人，不得擅自查看、傳播郵件內(nèi)容，涉及敏感信息的，需立即刪除并向行政部報(bào)備；（四）重要業(yè)務(wù)郵件需及時(shí)整理歸檔，分類保存，便于后續(xù)查閱，歸檔郵件需標(biāo)注清晰的關(guān)鍵詞，確保檢索便捷。第二十條跨境郵件使用特殊規(guī)范：（一）發(fā)送跨境業(yè)務(wù)郵件需遵守境內(nèi)外相關(guān)法律法規(guī)及數(shù)據(jù)跨境傳輸規(guī)定，不得發(fā)送違反目的地國家或地區(qū)法律規(guī)定的內(nèi)容；（二）涉及跨境營銷方案、客戶合同、結(jié)算數(shù)據(jù)等核心業(yè)務(wù)信息的郵件，需采用加密傳輸方式，必要時(shí)簽訂跨境信息傳輸保密協(xié)議；（三）接收境外客戶郵件時(shí)，需注意甄別郵件真?zhèn)危婪毒惩饩W(wǎng)絡(luò)詐騙、釣魚郵件等風(fēng)險(xiǎn)，涉及資金往來、合同變更等重要事項(xiàng)的，需通過多渠道核實(shí)確認(rèn)。第五章安全保密要求第二十一條員工需嚴(yán)格遵守信息保密規(guī)定，嚴(yán)禁泄露個(gè)人郵箱賬號及密碼，嚴(yán)禁轉(zhuǎn)借他人使用；若發(fā)現(xiàn)賬號密碼可能泄露或賬號存在異常登錄情況，需立即修改密碼，并向IT部報(bào)告。第二十二條IT部需建立郵箱系統(tǒng)安全防護(hù)機(jī)制，定期更新殺毒軟件、防火墻等安全設(shè)備，防范網(wǎng)絡(luò)攻擊、病毒入侵、垃圾郵件等風(fēng)險(xiǎn)；定期對郵箱系統(tǒng)進(jìn)行安全檢測，及時(shí)修復(fù)安全漏洞。第二十三條公司郵箱系統(tǒng)日志及郵件數(shù)據(jù)屬于公司核心信息資產(chǎn)，IT部需妥善保管，日志保存期限不少于1年；未經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)，任何部門或個(gè)人不得擅自查閱、復(fù)制、傳播郵箱日志及郵件數(shù)據(jù)。第二十四條發(fā)生郵箱信息泄露、賬號被盜用、郵件數(shù)據(jù)丟失等安全事件時(shí)，相關(guān)員工需立即采取應(yīng)急措施（如修改密碼、暫停使用賬號），并向行政部、IT部報(bào)告；IT部需及時(shí)開展事件核查，采取技術(shù)手段控制風(fēng)險(xiǎn)，避免損失擴(kuò)大；行政部需組織排查事件原因，追究相關(guān)責(zé)任人責(zé)任，并完善防范措施。第二十五條嚴(yán)禁利用郵箱系統(tǒng)從事任何危害網(wǎng)絡(luò)安全的行為，包括但不限于：植入病毒、木馬等惡意程序；攻擊公司或外部郵箱系統(tǒng)；發(fā)送大量垃圾郵件干擾系統(tǒng)正常運(yùn)行；竊取公司或他人信息數(shù)據(jù)。第六章監(jiān)督管理與責(zé)任追究第二十六條日常監(jiān)督：行政部聯(lián)合IT部每月對郵箱使用情況進(jìn)行抽查，重點(diǎn)核查賬號使用合規(guī)性、密碼更換情況、郵件發(fā)送規(guī)范性、安全防護(hù)措施落實(shí)情況等，對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)通知相關(guān)部門及人員整改，形成抽查記錄備案。第二十七條定期檢查：行政部每季度組織一次郵箱使用管理專項(xiàng)檢查，全面排查郵箱賬號管理、使用規(guī)范、安全保密等方面存在的問題，形成專項(xiàng)檢查報(bào)告，報(bào)公司管理層備案；對檢查中發(fā)現(xiàn)的共性問題，及時(shí)完善制度或開展專項(xiàng)培訓(xùn)。第二十八條對違反本制度規(guī)定，存在以下行為之一的，公司將根據(jù)情節(jié)輕重對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評教育、績效扣分、崗位調(diào)整等處理；造成公司經(jīng)濟(jì)損失、品牌損害或違規(guī)風(fēng)險(xiǎn)的，依法依規(guī)追究相應(yīng)賠償責(zé)任；涉嫌違法犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)處理：（一）未經(jīng)審批擅自申請、使用或轉(zhuǎn)借郵箱賬號的；（二）未按規(guī)定設(shè)置、更換郵箱密碼，或泄露賬號密碼導(dǎo)致賬號被盜用的；（三）利用郵箱發(fā)送違法違規(guī)、低俗不良信息或與工作無關(guān)的垃圾郵件、廣告郵件的；（四）違規(guī)發(fā)送、傳播公司商業(yè)秘密、客戶隱私、跨境業(yè)務(wù)核心數(shù)據(jù)等敏感信息的；（五）錯(cuò)發(fā)、誤發(fā)敏感信息郵件未及時(shí)采取補(bǔ)救措施，或擅自查看、傳播錯(cuò)發(fā)郵件內(nèi)容的；（六）收到可疑郵件未及時(shí)刪除并報(bào)告，