2026年跨境營銷策劃公司員工檔案信息管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司員工檔案信息管理工作，保障員工檔案信息的真實(shí)、完整、安全，保護(hù)員工個人信息權(quán)益，提升人力資源管理規(guī)范化水平，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國勞動合同法》《中華人民共和國個人信息保護(hù)法》等相關(guān)法律法規(guī)及公司人力資源管理相關(guān)制度，結(jié)合公司跨境營銷業(yè)務(wù)經(jīng)營實(shí)際，制定本制度。第二條本制度所稱員工檔案信息，是指公司在招聘錄用、勞動合同管理、崗位調(diào)整、績效考核、培訓(xùn)開發(fā)、薪酬福利、獎懲、離職等全員工生命周期中形成的，反映員工個人基本情況、工作經(jīng)歷、專業(yè)技能、職業(yè)發(fā)展等的各類紙質(zhì)及電子資料。第三條本制度適用于公司各業(yè)務(wù)部門、職能部門及全體員工的檔案信息收集、整理、歸檔、保管、查閱、使用、轉(zhuǎn)移、銷毀等全流程管理工作，涵蓋境內(nèi)員工及境外派駐/聘用員工的檔案信息管理。第四條員工檔案信息管理遵循“統(tǒng)一統(tǒng)籌、分級負(fù)責(zé)、真實(shí)準(zhǔn)確、安全保密、合規(guī)規(guī)范、全程追溯”的原則，確保檔案信息管理工作符合法律法規(guī)要求，支撐公司人力資源管理及跨境業(yè)務(wù)發(fā)展需求。第五條本制度明確了員工檔案信息管理各環(huán)節(jié)的職責(zé)分工、操作標(biāo)準(zhǔn)及風(fēng)險防控要求，是公司開展員工檔案信息管理工作的統(tǒng)一規(guī)范，為員工權(quán)益保護(hù)及公司合規(guī)經(jīng)營提供制度支撐。第二章職責(zé)分工第六條行政部（人力資源模塊）是員工檔案信息管理的統(tǒng)籌責(zé)任部門，主要職責(zé)包括：制定員工檔案信息管理具體操作規(guī)范；負(fù)責(zé)員工檔案信息的統(tǒng)一收集、整理、歸檔、保管、更新、轉(zhuǎn)移及銷毀工作；建立健全員工檔案信息管理臺賬，記錄檔案流轉(zhuǎn)及使用情況；監(jiān)督檔案信息管理規(guī)范的執(zhí)行情況，排查管理過程中的風(fēng)險；負(fù)責(zé)檔案管理相關(guān)系統(tǒng)的日常維護(hù)；組織開展檔案信息管理相關(guān)培訓(xùn)。第七條IT部是員工電子檔案信息管理的技術(shù)支撐部門，主要職責(zé)包括：負(fù)責(zé)員工檔案管理系統(tǒng)的搭建、部署、升級及安全防護(hù)工作；保障電子檔案信息的存儲安全、傳輸安全，防范數(shù)據(jù)泄露、丟失或篡改風(fēng)險；負(fù)責(zé)電子檔案數(shù)據(jù)的定期備份與恢復(fù)工作；為檔案管理系統(tǒng)的使用提供技術(shù)支持與咨詢服務(wù)；協(xié)助行政部落實(shí)電子檔案信息的保密措施。第八條各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人為所在部門員工檔案信息管理第一責(zé)任人，主要職責(zé)包括：督促本部門員工按要求提供真實(shí)、完整的檔案信息資料；配合行政部開展員工檔案信息的收集、核實(shí)及更新工作；監(jiān)督本部門員工規(guī)范查閱、使用員工檔案信息，確保信息不泄露；配合行政部處理檔案信息管理過程中的相關(guān)問題。第九條檔案管理人員是員工檔案信息管理的直接責(zé)任人，主要職責(zé)包括：嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)范及安全保密要求，規(guī)范開展檔案收集、整理、歸檔等操作；妥善保管員工檔案，確保檔案實(shí)體及電子信息安全；準(zhǔn)確記錄檔案查閱、使用、轉(zhuǎn)移等情況；及時發(fā)現(xiàn)并向行政部報告檔案管理過程中的異常情況。第十條法務(wù)部負(fù)責(zé)員工檔案信息管理的法律風(fēng)險防控，主要職責(zé)包括：審核檔案管理相關(guān)制度的合規(guī)性；為檔案信息收集、使用、跨境傳輸?shù)拳h(huán)節(jié)的合規(guī)性提供法律咨詢支持；協(xié)助處理因檔案信息管理不當(dāng)引發(fā)的法律糾紛或個人信息權(quán)益爭議。第三章檔案信息收集與歸檔第十一條檔案信息收集實(shí)行“全面覆蓋、及時準(zhǔn)確”原則，收集范圍涵蓋員工全生命周期，具體包括：（一）基礎(chǔ)個人信息資料：身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證書、專業(yè)資格證書、職業(yè)技能等級證書、背景調(diào)查資料等；（二）招聘錄用資料：應(yīng)聘登記表、面試評估表、錄用通知書、入職承諾書等；（三）勞動關(guān)系資料：勞動合同、保密協(xié)議、競業(yè)限制協(xié)議、崗位調(diào)整通知書、薪酬調(diào)整記錄、勞動合同變更/解除/終止證明等；（四）工作表現(xiàn)資料：績效考核表、工作成果證明、獎懲決定書、表彰文件等；（五）培訓(xùn)發(fā)展資料：培訓(xùn)申請表、培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書、培訓(xùn)評估報告、職業(yè)發(fā)展規(guī)劃等；（六）跨境業(yè)務(wù)相關(guān)資料：境外派駐審批文件、境外工作經(jīng)歷證明、涉外無犯罪記錄證明、簽證/居留許可相關(guān)材料等（適用于境外派駐/聘用員工）；（七）離職相關(guān)資料：離職申請單、離職面談記錄、工作交接清單、離職證明等；（八）其他合規(guī)資料：社保公積金繳納相關(guān)記錄、健康體檢報告等。第十二條檔案信息收集流程：員工入職時，需按要求提交個人相關(guān)資料，由行政部檔案管理人員核實(shí)資料的真實(shí)性、完整性；工作過程中形成的檔案資料，由相關(guān)部門及時移交行政部；員工信息發(fā)生變更（如學(xué)歷提升、資格證書更新、聯(lián)系方式變更等）時，需主動向行政部提交更新資料，確保檔案信息與實(shí)際一致。第十三條檔案歸檔規(guī)范：行政部檔案管理人員需在收到檔案資料后5個工作日內(nèi)完成整理歸檔，紙質(zhì)檔案按“一人一檔”原則整理裝訂，標(biāo)注檔案編號、員工姓名、所屬部門等信息；電子檔案需按統(tǒng)一格式掃描上傳至檔案管理系統(tǒng)，建立紙質(zhì)檔案與電子檔案的對應(yīng)關(guān)聯(lián)；歸檔過程中需嚴(yán)格審核資料的合規(guī)性，對不符合要求的資料退回相關(guān)部門或個人補(bǔ)充完善。第四章檔案信息保管與維護(hù)第十四條紙質(zhì)檔案保管：紙質(zhì)檔案需存放于行政部專用檔案柜，檔案柜需具備防火、防潮、防盜、防蛀、防磁等防護(hù)功能；檔案保管場所需設(shè)置門禁權(quán)限，僅限檔案管理人員及經(jīng)審批的人員進(jìn)入；檔案管理人員需定期檢查檔案保管環(huán)境，每季度對紙質(zhì)檔案進(jìn)行一次全面核查，確保檔案完好無損。第十五條電子檔案保管：電子檔案存儲于公司指定的安全服務(wù)器或云平臺，IT部需對電子檔案進(jìn)行加密處理，設(shè)置嚴(yán)格的訪問權(quán)限；建立電子檔案定期備份機(jī)制，每月至少備份一次，備份數(shù)據(jù)需異地存放，確保數(shù)據(jù)可恢復(fù)；檔案管理系統(tǒng)需開啟操作日志記錄功能，完整記錄電子檔案的訪問、修改、下載等操作。第十六條檔案信息維護(hù)：行政部需建立員工檔案信息管理臺賬，實(shí)時更新檔案流轉(zhuǎn)、使用、更新等情況；每半年對員工檔案信息進(jìn)行一次全面核查，及時補(bǔ)充缺失資料、更新變更信息，確保檔案信息的準(zhǔn)確性與完整性；對境外派駐/聘用員工的檔案信息，需結(jié)合跨境業(yè)務(wù)變動及時更新相關(guān)審批文件及資質(zhì)證明。第十七條檔案保管期限：員工在職期間，檔案信息永久保管；員工離職后，檔案保管期限為5年，期滿后按規(guī)定辦理銷毀手續(xù)；涉及勞動合同糾紛、獎懲記錄等重要檔案資料，保管期限延長至糾紛解決或相關(guān)事項(xiàng)失效后5年。第五章檔案信息查閱與使用第十八條檔案查閱實(shí)行“按需查閱、審批登記”制度，嚴(yán)禁無理由查閱員工檔案信息。查閱權(quán)限及審批流程如下：（一）內(nèi)部查閱：行政部因人力資源管理工作需要查閱檔案的，由檔案管理人員直接辦理；各業(yè)務(wù)部門因工作需要查閱本部門員工檔案的，需填寫《員工檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交行政部審批；查閱非本部門員工檔案的，需經(jīng)查閱部門負(fù)責(zé)人、被查閱員工所屬部門負(fù)責(zé)人及行政部經(jīng)理審批；（二）外部查閱：外部單位（如政府部門、司法機(jī)關(guān)、合作單位等）需查閱員工檔案的，需提供單位正式函件及有效身份證明，經(jīng)行政部經(jīng)理、公司分管副總經(jīng)理審批同意后，由檔案管理人員陪同查閱，嚴(yán)禁外部單位自行查閱或復(fù)制檔案；（三）跨境查閱：涉及境外派駐/聘用員工檔案信息的跨境查閱，需遵守境內(nèi)外相關(guān)法律法規(guī)及數(shù)據(jù)跨境傳輸規(guī)定，經(jīng)行政部經(jīng)理、法務(wù)部審核、總經(jīng)理審批同意后，方可按規(guī)定流程查閱，嚴(yán)禁違規(guī)跨境傳輸員工檔案信息。第十九條檔案使用規(guī)范：查閱檔案時，需在指定場所進(jìn)行，嚴(yán)禁將檔案帶離指定區(qū)域；查閱過程中需愛護(hù)檔案資料，嚴(yán)禁涂改、勾畫、抽取、損毀檔案；確需復(fù)制檔案資料的，需經(jīng)行政部審批同意，復(fù)制件需加蓋“檔案復(fù)制件”印章，注明復(fù)制日期及用途；嚴(yán)禁利用檔案信息從事侵害員工權(quán)益、損害公司利益的行為。第二十條查閱記錄管理：檔案管理人員需對每次檔案查閱、使用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱人、查閱時間、查閱事由、查閱內(nèi)容、復(fù)制情況、審批人等信息，形成《員工檔案查閱使用登記薄》，存檔備查。第六章檔案信息轉(zhuǎn)移與銷毀第二十一條檔案轉(zhuǎn)移規(guī)范：員工因調(diào)動、離職等原因需轉(zhuǎn)移檔案的，由行政部按以下流程辦理：（一）內(nèi)部調(diào)動：行政部直接將員工檔案轉(zhuǎn)移至新部門對應(yīng)的檔案管理模塊，更新檔案管理臺賬，記錄轉(zhuǎn)移情況；（二）外部轉(zhuǎn)移：員工離職后需將檔案轉(zhuǎn)移至新單位或人才服務(wù)機(jī)構(gòu)的，需提供接收單位的檔案接收函，經(jīng)行政部經(jīng)理審批同意后，由檔案管理人員按規(guī)定辦理檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)，通過機(jī)要渠道或?qū)Ｈ怂瓦f，嚴(yán)禁交由員工個人自帶轉(zhuǎn)移；轉(zhuǎn)移完成后，及時更新檔案管理臺賬，留存轉(zhuǎn)移憑證。第二十二條檔案銷毀規(guī)范：檔案保管期滿需銷毀的，由行政部檔案管理人員整理形成《員工檔案銷毀清單》，詳細(xì)列明檔案編號、員工姓名、檔案內(nèi)容、保管期限等信息，經(jīng)行政部經(jīng)理、法務(wù)部審核、公司總經(jīng)理審批同意后，按以下流程銷毀：（一）紙質(zhì)檔案：由兩名及以上專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，采用粉碎等不可逆方式銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)；（二）電子檔案：由IT部配合行政部，采用數(shù)據(jù)徹底刪除、磁盤物理銷毀等方式銷毀，確保電子檔案信息完全清除；（三）銷毀記錄：銷毀完成后，監(jiān)銷人需在《員工檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)，行政部將銷毀清單歸檔保管，留存?zhèn)洳?。第七章安全保密與合規(guī)管理第二十三條安全保密要求：檔案管理人員及相關(guān)工作人員需嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，嚴(yán)禁泄露、傳播、篡改、出售員工檔案信息；嚴(yán)禁向無關(guān)人員透露員工檔案內(nèi)容；檔案管理系統(tǒng)賬號及密碼需妥善保管，定期更換，嚴(yán)禁轉(zhuǎn)借他人使用；發(fā)生檔案信息泄露、丟失等情況時，需立即采取應(yīng)急措施，及時向行政部及公司管理層報告，并配合開展風(fēng)險處置工作。第二十四條跨境合規(guī)要求：涉及境外派駐/聘用員工檔案信息的收集、存儲、使用及跨境傳輸，需嚴(yán)格遵守《中華人民共和國個人信息保護(hù)法》及境外相關(guān)國家或地區(qū)的個人信息保護(hù)法規(guī)，必要時簽訂跨境信息傳輸合規(guī)協(xié)議；未經(jīng)審批，嚴(yán)禁將境內(nèi)員工檔案信息跨境傳輸，確保檔案信息跨境管理合規(guī)。第二十五條應(yīng)急處置：建立員工檔案信息安全應(yīng)急處置機(jī)制，發(fā)生檔案被盜、損毀、信息泄露等突發(fā)事件時，行政部需立即啟動應(yīng)急方案，組織排查事件原因，采取技術(shù)手段控制風(fēng)險擴(kuò)散；法務(wù)部協(xié)助評估法律風(fēng)險，制定應(yīng)對措施；及時向相關(guān)監(jiān)管部門報告（如需），并追究相關(guān)責(zé)任人責(zé)任。第八章監(jiān)督管理與責(zé)任追究第二十六條日常監(jiān)督：行政部每月對員工檔案信息管理情況進(jìn)行自查，核查檔案收集的完整性、歸檔的及時性、保管的安全性、查閱使用的合規(guī)性，形成自查記錄備案；每季度向公司管理層提交《員工檔案信息管理進(jìn)展報告》。第二十七條定期檢查：行政部聯(lián)合審計(jì)部每半年組織一次員工檔案信息管理專項(xiàng)檢查，全面核查檔案管理流程的合規(guī)性、檔案信息的真實(shí)性、安全保密措施的落實(shí)情況，對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，形成整改清單，明確整改責(zé)任人及整改時限，督促相關(guān)部門限期整改。第二十八條對違反本制度規(guī)定，存在以下行為之一的，公司將根據(jù)情節(jié)輕重對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評教育、績效扣分、崗位調(diào)整等處理；造成員工權(quán)益損害或公司經(jīng)濟(jì)損失、合規(guī)風(fēng)險的，依法依規(guī)追究相應(yīng)賠償責(zé)任；涉嫌違法犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)處理：（一）收集虛假員工檔案信息或遺漏重要檔案資料的；（二）未按規(guī)定辦理檔案歸檔、保管、轉(zhuǎn)移、銷毀手續(xù)的；（三）未經(jīng)審批擅自查閱、復(fù)制、傳播員工檔案信息的；（四）泄露、篡改、出售