2026年跨境營銷策劃公司重點(diǎn)物料（核心營銷設(shè)備）專項(xiàng)采購制度第一章總則第一條為規(guī)范公司重點(diǎn)物料及核心營銷設(shè)備（以下統(tǒng)稱“采購標(biāo)的”）的專項(xiàng)采購管理工作，保障采購過程合法合規(guī)、公開透明，提高采購效率與資金使用效益，確保采購標(biāo)的質(zhì)量滿足跨境營銷業(yè)務(wù)開展需求，依據(jù)《中華人民共和國民法典》《中華人民共和國政府采購法》等相關(guān)法律法規(guī)及公司實(shí)際經(jīng)營情況，制定本制度。第二條本制度適用于公司各業(yè)務(wù)部門、項(xiàng)目組因跨境營銷業(yè)務(wù)需要，開展重點(diǎn)物料采購及核心營銷設(shè)備購置、租賃等專項(xiàng)采購活動(dòng)。其中，重點(diǎn)物料指跨境營銷活動(dòng)中核心宣傳物料、定制化推廣道具等對(duì)營銷效果起關(guān)鍵作用的物料；核心營銷設(shè)備指攝影攝像設(shè)備、直播設(shè)備、跨境營銷數(shù)據(jù)采集分析設(shè)備、多媒體展示設(shè)備等直接服務(wù)于營銷業(yè)務(wù)開展的關(guān)鍵設(shè)備。第三條專項(xiàng)采購工作遵循“合法合規(guī)、需求導(dǎo)向、質(zhì)量優(yōu)先、性價(jià)比最優(yōu)、公開透明”的原則，嚴(yán)格規(guī)范采購流程，防范采購風(fēng)險(xiǎn)，保障公司合法權(quán)益。第四條本制度所指專項(xiàng)采購活動(dòng)包括采購標(biāo)的的需求申報(bào)、采購方案制定、供應(yīng)商篩選、招標(biāo)談判、合同簽訂、履約驗(yàn)收、款項(xiàng)支付、檔案歸檔等全流程管理工作。第二章管理職責(zé)第五條采購部為專項(xiàng)采購工作的統(tǒng)籌管理部門，主要職責(zé)包括：牽頭組織實(shí)施專項(xiàng)采購全流程工作；制定專項(xiàng)采購計(jì)劃并推進(jìn)落實(shí)；負(fù)責(zé)供應(yīng)商的開發(fā)、篩選、評(píng)估與管理；組織開展招標(biāo)、談判等采購實(shí)施工作；擬定采購合同并跟進(jìn)合同履約情況；協(xié)調(diào)處理采購過程中的各類問題；負(fù)責(zé)采購檔案的整理歸檔。第六條各業(yè)務(wù)部門、項(xiàng)目組為專項(xiàng)采購需求提出部門（以下簡稱“需求部門”），部門負(fù)責(zé)人為需求申報(bào)第一責(zé)任人，主要職責(zé)包括：精準(zhǔn)梳理業(yè)務(wù)需求，提交規(guī)范的采購需求申請(qǐng)；明確采購標(biāo)的的技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、交付時(shí)限等核心要求；配合采購部開展供應(yīng)商篩選、樣品測(cè)試、履約驗(yàn)收等工作；對(duì)采購標(biāo)的的適用性負(fù)責(zé)。第七條財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)專項(xiàng)采購的資金管理與監(jiān)督工作，主要職責(zé)包括：審核專項(xiàng)采購預(yù)算的合理性與可行性；依據(jù)采購合同及驗(yàn)收合格證明辦理款項(xiàng)支付手續(xù)；對(duì)采購資金使用情況進(jìn)行跟蹤監(jiān)督，確保資金使用合規(guī)。第八條法務(wù)部負(fù)責(zé)專項(xiàng)采購的法律風(fēng)險(xiǎn)管控工作，主要職責(zé)包括：審核采購合同的合法性、完整性與公平性；為采購過程提供法律咨詢支持；協(xié)助處理采購過程中出現(xiàn)的法律糾紛。第九條驗(yàn)收小組由需求部門、采購部、技術(shù)部門（如需）相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)采購標(biāo)的的履約驗(yàn)收工作，對(duì)照采購需求及合同約定，核實(shí)標(biāo)的質(zhì)量、數(shù)量、技術(shù)參數(shù)等是否符合要求，出具驗(yàn)收意見。第三章采購范圍與標(biāo)準(zhǔn)第十條專項(xiàng)采購范圍包括：（一）重點(diǎn)物料：跨境營銷活動(dòng)專用宣傳冊(cè)、定制化品牌展示道具、跨境展會(huì)核心展品、精準(zhǔn)投放類宣傳物料等；（二）核心營銷設(shè)備：專業(yè)攝影攝像器材、高清直播設(shè)備（含收音、燈光、傳輸設(shè)備）、跨境營銷數(shù)據(jù)監(jiān)測(cè)分析設(shè)備、多語言展示終端、移動(dòng)營銷工作站等；（三）其他經(jīng)公司管理層審批確定的需專項(xiàng)采購的營銷相關(guān)物料及設(shè)備。第十一條采購標(biāo)準(zhǔn)制定需遵循以下要求：（一）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：需符合國家相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司業(yè)務(wù)開展的實(shí)際需求，明確采購標(biāo)的的材質(zhì)、性能、精度、使用壽命等核心質(zhì)量指標(biāo)；對(duì)于進(jìn)口采購標(biāo)的，需符合我國海關(guān)及相關(guān)監(jiān)管部門的準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)；（二）技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)：核心營銷設(shè)備需明確技術(shù)參數(shù)、兼容性、升級(jí)維護(hù)要求等，確保設(shè)備能夠適配公司現(xiàn)有營銷系統(tǒng)及未來業(yè)務(wù)拓展需求；（三）價(jià)格標(biāo)準(zhǔn)：采購部需結(jié)合市場(chǎng)行情、采購數(shù)量、合作期限等因素，制定合理的價(jià)格控制標(biāo)準(zhǔn)，確保采購性價(jià)比最優(yōu)；（四）交付標(biāo)準(zhǔn)：明確采購標(biāo)的的交付時(shí)間、交付地點(diǎn)、運(yùn)輸方式、包裝要求及驗(yàn)收方式等，保障采購標(biāo)的能夠按時(shí)、按質(zhì)送達(dá)指定地點(diǎn)。第四章采購流程第十二條需求申報(bào)：需求部門需填寫《專項(xiàng)采購需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明采購標(biāo)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量技術(shù)要求、交付時(shí)限、預(yù)算金額、采購用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至采購部。涉及大額采購（具體額度由公司另行規(guī)定）的，需同時(shí)提交采購可行性分析報(bào)告。第十三條預(yù)算審核：采購部收到需求申請(qǐng)后，會(huì)同財(cái)務(wù)部對(duì)采購預(yù)算的合理性進(jìn)行審核。審核通過的，進(jìn)入采購方案制定環(huán)節(jié)；審核未通過的，退回需求部門重新梳理需求或調(diào)整預(yù)算。第十四條采購方案制定：采購部根據(jù)需求申請(qǐng)及預(yù)算審核結(jié)果，結(jié)合采購標(biāo)的特性、市場(chǎng)情況等，制定專項(xiàng)采購方案。采購方案需明確采購方式（公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭性談判、單一來源采購等）、采購流程節(jié)點(diǎn)、責(zé)任人、時(shí)間安排等內(nèi)容。采購方式的選擇需符合相關(guān)法律法規(guī)及公司規(guī)定，其中，公開招標(biāo)適用于采購金額較大、市場(chǎng)競(jìng)爭充分的采購標(biāo)的；單一來源采購僅適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購的特殊情況，且需履行嚴(yán)格的審批手續(xù)。第十五條供應(yīng)商篩選：采購部依據(jù)采購方案，開展供應(yīng)商篩選工作。篩選需建立明確的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，重點(diǎn)考察供應(yīng)商的資質(zhì)認(rèn)證、生產(chǎn)經(jīng)營能力、產(chǎn)品質(zhì)量口碑、售后服務(wù)水平、價(jià)格競(jìng)爭力及信用狀況等。初步篩選后，形成合格供應(yīng)商名單，對(duì)符合要求的供應(yīng)商發(fā)出采購邀請(qǐng)。對(duì)于大額或核心設(shè)備采購，需至少篩選3家及以上合格供應(yīng)商參與競(jìng)爭。第十六條采購實(shí)施：（一）招標(biāo)采購：采購部組織編制招標(biāo)文件，明確采購需求、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、投標(biāo)截止時(shí)間等信息，向合格供應(yīng)商發(fā)出招標(biāo)邀請(qǐng)；投標(biāo)截止后，組織評(píng)標(biāo)小組（由采購部、需求部門、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部等相關(guān)人員組成）開展評(píng)標(biāo)工作，根據(jù)評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)擇優(yōu)確定中標(biāo)供應(yīng)商，并發(fā)出中標(biāo)通知書；（二）競(jìng)爭性談判：采購部向合格供應(yīng)商發(fā)出談判邀請(qǐng)，明確談判內(nèi)容、流程及評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)；組織談判小組與供應(yīng)商逐一開展談判，圍繞價(jià)格、質(zhì)量、服務(wù)等核心條款達(dá)成一致后，根據(jù)談判結(jié)果確定成交供應(yīng)商；（三）單一來源采購：需求部門需提交單一來源采購說明，詳細(xì)闡述只能從唯一供應(yīng)商處采購的理由，經(jīng)采購部、法務(wù)部審核，報(bào)公司管理層審批通過后，與供應(yīng)商直接開展采購談判。第十七條合同簽訂：確定供應(yīng)商后，采購部依據(jù)采購結(jié)果及相關(guān)法律法規(guī)，擬定采購合同。合同需明確采購標(biāo)的詳情、價(jià)款支付方式、履約期限、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收要求、違約責(zé)任、售后服務(wù)等核心條款。合同經(jīng)需求部門、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部審核通過，報(bào)公司管理層審批后，由采購部與供應(yīng)商簽訂正式采購合同。第十八條履約跟蹤：采購合同簽訂后，采購部負(fù)責(zé)跟蹤供應(yīng)商履約進(jìn)度，及時(shí)與供應(yīng)商溝通對(duì)接，了解采購標(biāo)的生產(chǎn)、備貨、運(yùn)輸?shù)惹闆r；需求部門需配合采購部做好履約跟蹤相關(guān)工作，對(duì)出現(xiàn)的履約問題及時(shí)反饋。若供應(yīng)商存在逾期履約、質(zhì)量不合格等情況，采購部需及時(shí)啟動(dòng)違約處理程序，維護(hù)公司權(quán)益。第五章驗(yàn)收與付款第十九條履約驗(yàn)收：供應(yīng)商完成采購標(biāo)的交付后，需向采購部提交驗(yàn)收申請(qǐng)及相關(guān)證明材料（含產(chǎn)品合格證、檢測(cè)報(bào)告、使用說明書等）。采購部組織驗(yàn)收小組，對(duì)照采購合同約定及采購需求，開展現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收工作。驗(yàn)收合格的，由驗(yàn)收小組出具《專項(xiàng)采購驗(yàn)收合格單》；驗(yàn)收不合格的，由采購部通知供應(yīng)商限期整改，整改后重新組織驗(yàn)收，若多次整改仍不合格，按照采購合同約定追究供應(yīng)商違約責(zé)任。第二十條款項(xiàng)支付：財(cái)務(wù)部依據(jù)《專項(xiàng)采購需求申請(qǐng)表》《采購合同》《驗(yàn)收合格單》及供應(yīng)商開具的合法有效發(fā)票，對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核。審核通過后，按照合同約定的付款方式及期限辦理付款手續(xù)。對(duì)于大額采購，可根據(jù)合同約定分期支付款項(xiàng)，尾款支付需滿足合同約定的支付條件。第六章采購檔案管理第二十一條采購部負(fù)責(zé)專項(xiàng)采購全流程檔案的收集、整理、歸檔與保管工作。采購檔案包括但不限于采購需求申請(qǐng)表、預(yù)算審核意見、采購方案、供應(yīng)商評(píng)估資料、招標(biāo)文件/談判記錄、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、采購合同、履約跟蹤記錄、驗(yàn)收資料、付款憑證、發(fā)票等。第二十二條采購檔案需按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，建立完整的檔案目錄，確保檔案資料的完整性、系統(tǒng)性與可追溯性。電子檔案需上傳至公司指定云存儲(chǔ)平臺(tái)，設(shè)置訪問權(quán)限并定期備份；紙質(zhì)檔案需存入指定檔案柜，采取防火、防潮、防盜等安全保管措施。第二十三條采購檔案的保存期限不少于5年，涉及大額采購、特殊采購標(biāo)的的檔案，保存期限可根據(jù)實(shí)際需要適當(dāng)延長。檔案查閱需履行審批手續(xù)，嚴(yán)禁私自復(fù)制、篡改或銷毀采購檔案。第七章監(jiān)督與責(zé)任追究第二十四條公司審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)專項(xiàng)采購工作的全過程進(jìn)行監(jiān)督審計(jì)，重點(diǎn)核查采購流程的合規(guī)性、采購合同的履行情況、采購資金的使用效益等。對(duì)監(jiān)督審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)向公司管理層反饋，并督促相關(guān)部門整改。第二十五條對(duì)于在專項(xiàng)采購工作中嚴(yán)格遵守本制度規(guī)定、采購效率高、采購性價(jià)比優(yōu)、有效防范采購風(fēng)險(xiǎn)的部門及個(gè)人，公司給予適當(dāng)表彰或獎(jiǎng)勵(lì)。第二十六條對(duì)違反本制度規(guī)定，存在以下行為之一的，公司將根據(jù)情節(jié)輕重對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評(píng)教育、績效扣分、崗位調(diào)整等處理；造成公司經(jīng)濟(jì)損失或不良影響的，依法依規(guī)追究相應(yīng)責(zé)任；涉嫌違法犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)處理：（一）虛報(bào)采購需求、偽造采購資料的；（二）未經(jīng)審批擅自開展采購活動(dòng)或變更采購方案的；（三）在供應(yīng)商篩選、招標(biāo)談判等環(huán)節(jié)存在串通舞弊、收受回扣等不正當(dāng)行為的；（四）采購合同審核把關(guān)不嚴(yán)，導(dǎo)致公司權(quán)