企業(yè)內部溝通平臺建設與使用規(guī)范一、引言為規(guī)范企業(yè)內部溝通行為，提升跨部門、跨層級協(xié)作效率，保障信息傳遞的準確性與安全性，特制定本規(guī)范。本規(guī)范適用于企業(yè)全體員工，涵蓋內部溝通平臺的搭建、使用、管理及安全維護全流程，旨在構建高效、有序、安全的數(shù)字化溝通環(huán)境。二、適用場景與溝通場景（一）核心適用場景日常辦公協(xié)同：包括任務分配、進度同步、文件共享、意見反饋等，如項目組通過平臺同步階段性成果，部門負責人通過群組傳達工作要求?？绮块T協(xié)作：涉及多部門參與的專項工作（如產品上線、市場活動），通過平臺建立專項群組，保證信息實時同步，避免信息孤島。信息發(fā)布與傳達：企業(yè)層面通知（如制度更新、放假安排）、部門動態(tài)（如人員變動、培訓信息）的統(tǒng)一發(fā)布與確認。遠程與移動辦公：支持員工居家、出差等場景下的實時溝通，保障工作連續(xù)性，如通過視頻會議開展異地項目評審。知識沉淀與共享：將會議紀要、解決方案、經驗總結等結構化/非結構化信息存儲至平臺，形成企業(yè)知識庫，便于后續(xù)查閱。（二）典型溝通場景示例場景1：項目啟動會參與人：項目經理、各模塊負責人、相關支持部門代表*平臺操作：創(chuàng)建“XX項目啟動群”，項目章程、時間表等資料，發(fā)起視頻會議并錄制，會后同步會議紀要至群文件。場景2：跨部門需求對接參與人：需求方（如市場部）、開發(fā)方（如技術部）、產品部*平臺操作：在“需求對接專項群”中明確需求細節(jié)（含附件），雙方確認后提交需求審批表，審批通過后啟動開發(fā)流程。三、平臺建設與使用全流程操作指引（一）第一階段：平臺搭建與初始化需求調研由IT部門牽頭，聯(lián)合行政部、人力資源部及各業(yè)務部門代表，通過問卷、訪談等形式收集溝通需求（如是否需要視頻會議、文件大小限制、審批流程等）。輸出《內部溝通平臺需求說明書》，明確平臺功能模塊、權限層級、數(shù)據安全要求等核心要素。平臺選型與部署根據需求說明書，評估主流溝通平臺（如企業(yè)釘釘、飛書等）的功能匹配度、安全性及成本，提交管理層審批。完成平臺本地化/云端部署，配置企業(yè)組織架構（同步人力資源部員工信息），設置基礎權限（如默認員工可創(chuàng)建20人以內群組，部門負責人可跨部門拉人）。初始化配置創(chuàng)建默認群組：按部門、項目組、職能（如“人力資源部-招聘組”“XX項目組-核心成員”）初始化群組，并指定群主。配置審批流程：如群組創(chuàng)建（需部門負責人審批）、敏感信息發(fā)布（需分管領導審批）、文件外發(fā)（需IT部門備案）等流程。上線前測試：組織各部門測試人員驗證核心功能（如消息發(fā)送、文件傳輸、會議預約），記錄并修復問題。（二）第二階段：賬號與權限管理員工賬號注冊與激活人力資源部將入職員工信息（姓名、工號、部門、崗位）同步至IT部門，由IT部門統(tǒng)一創(chuàng)建平臺賬號，并發(fā)送初始密碼至員工企業(yè)郵箱。員工首次登錄需修改密碼，完成實名認證（綁定工號），并設置安全驗證（如手機號、郵箱）。權限分配與變更根據崗位需求分配權限（如普通員工：發(fā)送消息、參與會議、共享文件；部門負責人：創(chuàng)建跨部門群組、審批信息發(fā)布；IT管理員：賬號管理、數(shù)據備份、故障處理）。員崗變動或離職時，由人力資源部發(fā)起權限變更/注銷流程，IT部門在1個工作日內完成操作（如離職員工賬號禁用，數(shù)據歸檔）。群組與角色管理群主職責：維護群成員（新增/移除需經部門負責人確認），審核群內信息內容，定期（如每季度）清理長期inactive群組。臨時群組：如“XX活動籌備組”，項目結束后由群主提交解散申請，經部門負責人審批后由IT部門解散。（三）第三階段：日常使用操作規(guī)范消息發(fā)送與接收即時消息：簡潔明了，避免冗余信息；重要事項需標注“【重要】”并相關責任人；工作群禁止發(fā)送與工作無關的、表情包（節(jié)日祝福除外）。消息確認：收到需回復的重要消息（如任務分配、截止時間），需在2小時內回復“收到”或明確處理意見；未及時回復導致工作延誤的，由責任人承擔相應后果。文件與資料管理文件命名：統(tǒng)一格式“部門-項目/主題-日期-版本號”（如“市場部-XX活動方案-20240520-V1.2”），便于檢索。文件傳輸：單個文件不超過50MB（超大文件需通過企業(yè)網盤分享，并設置訪問權限）；涉密文件（如財務數(shù)據、未公開戰(zhàn)略）需加密，僅限指定人員查看。版本控制：重要文件更新后，需在群內說明變更內容，避免成員使用舊版本。會議與日程管理會議發(fā)起：提前1天發(fā)布會議通知（含主題、時間、參會人、議程、會議），緊急會議需提前4小時通知。會議紀律：準時參會，開啟攝像頭（首次會議或重要評審會），關閉麥克風避免雜音；需記錄會議紀要，會后24小時內同步至參會人及相關部門。日程同步：個人日程需與平臺日歷同步，方便他人查看空閑時間；跨部門會議需提前協(xié)調各方時間，避免沖突。（四）第四階段：高級功能應用任務管理與協(xié)作使用平臺內置任務工具（如待辦清單、項目看板），明確任務名稱、負責人、截止時間、優(yōu)先級，并定期更新進度。任務完成后，負責人需在任務中添加完成說明及附件（如成果文件），發(fā)起驗收。知識庫建設鼓勵員工將有價值的信息（如解決方案、操作手冊、培訓課件）至知識庫，并分類標簽（如“技術文檔”“行政流程”“行業(yè)動態(tài)”）。知識庫內容需經部門負責人審核，保證準確性和時效性；定期（如每半年）清理過期或重復內容。自動化與集成根據業(yè)務需求，配置自動化規(guī)則（如“審批通過后自動通知申請人”“會議開始前15分鐘發(fā)送提醒”）。對接現(xiàn)有系統(tǒng)（如OA、CRM、ERP），實現(xiàn)單點登錄、數(shù)據同步（如OA審批結果自動同步至溝通平臺），提升操作效率。四、常用管理模板與表單（一）內部溝通平臺賬號申請表申請部門申請人工號崗位申請權限（可多選）申請事由附件（如入職證明）部門負責人審批IT部門處理結果□消息發(fā)送□文件共享□群組創(chuàng)建□視頻會議主持（二）跨部門群組創(chuàng)建審批表群組名稱群組類型（□項目組□臨時協(xié)作□日常溝通）擬邀成員（含部門及崗位）群主主要用途群組有效期申請部門審批人（分管領導）備注（三）會議紀要模板會議主題會議時間會議地點/形式主持人記錄人參會人員缺席人員及原因議程及主要內容1.2.決議事項1.2.待辦事項序號任務內容負責人截止時間完成情況12（四）敏感信息發(fā)布審批表信息標題信息類型（□制度文件□人事變動□財務數(shù)據□其他）擬發(fā)布范圍發(fā)布形式（□群消息□公告欄□郵件）風險評估（□低□中□高）附件（信息全文）審批人（部門負責人/分管領導）發(fā)布時間五、使用規(guī)范與風險提示（一）信息安全規(guī)范賬號安全：嚴禁共用賬號、轉借密碼；定期更換密碼（至少每季度1次），發(fā)覺賬號異常立即聯(lián)系IT部門凍結。信息保密：不得在平臺泄露企業(yè)商業(yè)秘密（如客戶信息、未公開財務數(shù)據）、員工個人隱私（如薪資、家庭情況）；涉密信息需通過加密渠道傳輸，嚴禁截圖、錄屏外傳。數(shù)據備份：重要文件需定期備份至企業(yè)網盤，避免因誤刪、設備故障導致數(shù)據丟失；IT部門每月進行平臺數(shù)據備份，并保留6個月以上。（二）溝通禮儀規(guī)范語言文明：溝通時使用規(guī)范用語，避免網絡用語、俚語及攻擊性言論；尊重不同意見，理性討論分歧。時間管理：非緊急情況避免在休息時間（如晚22:00-早8:00、節(jié)假日）發(fā)送工作消息；緊急事務需電話同步說明。群組管理：非工作相關群組（如興趣群）不得使用企業(yè)標識，群內內容需符合企業(yè)價值觀，禁止傳播不良信息。（三）合規(guī)使用要求內容審核：發(fā)布信息前需保證內容真實、準確，不得發(fā)布虛假、誤導性信息；涉及公司政策、制度的內容需以行政部門發(fā)布為準。合規(guī)審批：敏感信息發(fā)布、群組創(chuàng)建、權限變更等需嚴格履行審批流程，不得越權操作或規(guī)避審批。責任追溯：平臺聊天記錄、文件傳輸記錄等作為電子證據，需保證真實、完整；員工需對自身發(fā)布內容負責，違規(guī)行為將按公司制度處理。（四）問題反饋與支持故障處理：遇到平臺登錄異常、消息發(fā)送失敗、文件無法等問題，可聯(lián)系IT服務（內部號碼XXXX）或提交工單，IT部門需在1個工作小時內響應，4小時內解決（復