會(huì)議紀(jì)要標(biāo)準(zhǔn)化編寫(xiě)指南一、適用范圍二、編寫(xiě)流程與操作說(shuō)明（一）會(huì)前準(zhǔn)備：奠定紀(jì)要基礎(chǔ)明確會(huì)議目的與議程提前向會(huì)議組織者（如部門(mén)負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）確認(rèn)會(huì)議核心目標(biāo)、主要議題及議程安排，保證紀(jì)要編寫(xiě)方向與會(huì)議重點(diǎn)一致。若議程未提前明確，需在會(huì)議開(kāi)始時(shí)記錄各議題討論順序及預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)。收集基礎(chǔ)信息資料準(zhǔn)備會(huì)議基本信息模板（含會(huì)議名稱(chēng)、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等），提前獲取參會(huì)人員名單（含主持人、記錄人、主要匯報(bào)人），并收集與會(huì)議議題相關(guān)的背景資料、上期會(huì)議紀(jì)要待辦事項(xiàng)清單、數(shù)據(jù)報(bào)表等，便于記錄時(shí)快速核對(duì)信息。準(zhǔn)備記錄工具根據(jù)會(huì)議性質(zhì)選擇記錄方式：手寫(xiě)記錄需準(zhǔn)備專(zhuān)用筆記本、筆，重點(diǎn)標(biāo)注關(guān)鍵詞；電子記錄可使用電腦、平板，提前安裝文檔編輯軟件（如Word、飛書(shū)文檔），設(shè)置好模板保證實(shí)時(shí)保存；復(fù)雜會(huì)議建議采用“手寫(xiě)+電子”雙記錄，避免遺漏關(guān)鍵信息。（二）會(huì)中記錄：捕捉核心信息準(zhǔn)確記錄會(huì)議基本信息會(huì)議開(kāi)始后，第一時(shí)間填寫(xiě)模板中的“會(huì)議名稱(chēng)”（需體現(xiàn)會(huì)議核心內(nèi)容，如“2024年Q3產(chǎn)品迭代需求評(píng)審會(huì)”）、“會(huì)議時(shí)間”（精確到分鐘，如“2024年6月15日14:00-16:30”）、“會(huì)議地點(diǎn)”（線上會(huì)議需注明平臺(tái)及會(huì)議號(hào)，如“騰訊會(huì)議，會(huì)議號(hào)：123-456-789”）、“主持人”（姓名+職務(wù)，如“市場(chǎng)部經(jīng)理”）、“記錄人”（姓名+聯(lián)系方式，內(nèi)部工號(hào)即可）、“參會(huì)人員”（按部門(mén)/職務(wù)分組列出，如“研發(fā)部：（經(jīng)理）、（工程師）；市場(chǎng)部：（主管）”）、“缺席人員”（需注明原因，如“*（銷(xiāo)售專(zhuān)員）因客戶(hù)拜訪請(qǐng)假”）。聚焦議程要點(diǎn)與討論內(nèi)容按議程順序逐項(xiàng)記錄，重點(diǎn)捕捉以下信息：匯報(bào)內(nèi)容：各議題匯報(bào)人的核心觀點(diǎn)、數(shù)據(jù)支撐（如“Q2銷(xiāo)售額同比增長(zhǎng)15%，主要得益于新渠道拓展”）、存在問(wèn)題（如“供應(yīng)鏈交付延遲導(dǎo)致3個(gè)項(xiàng)目延期”）；討論環(huán)節(jié)：參會(huì)人員的不同意見(jiàn)、爭(zhēng)議焦點(diǎn)（如“關(guān)于是否增加預(yù)算投入，（財(cái)務(wù)主管）提出需測(cè)算ROI，（產(chǎn)品經(jīng)理）則強(qiáng)調(diào)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)緊迫性”）、共識(shí)結(jié)論（如“一致同意先試點(diǎn)小規(guī)模投放，效果評(píng)估后再調(diào)整”）；臨時(shí)動(dòng)議：會(huì)議中新增的議題或臨時(shí)提出的重要事項(xiàng)，需單獨(dú)記錄并標(biāo)注“臨時(shí)動(dòng)議”。突出決議與待辦事項(xiàng)對(duì)會(huì)議形成的決議（如“確定產(chǎn)品新功能上線時(shí)間為7月31日”）和待辦事項(xiàng)，需單獨(dú)記錄并明確“五要素”：事項(xiàng)描述（具體任務(wù)內(nèi)容）、負(fù)責(zé)人（姓名+職務(wù)，避免模糊表述如“相關(guān)負(fù)責(zé)人”）、協(xié)作人（如有，需注明）、完成時(shí)限（精確到日期，如“6月30日前”）、交付成果（如“需求文檔初稿”“PPT匯報(bào)材料”）。記錄時(shí)可使用符號(hào)標(biāo)注（如“●”“□”）區(qū)分優(yōu)先級(jí)。（三）會(huì)后整理：完善與審核及時(shí)梳理與補(bǔ)充信息會(huì)議結(jié)束后2個(gè)工作日內(nèi)，根據(jù)會(huì)中記錄補(bǔ)充完整信息：核對(duì)參會(huì)人員名單、修正記錄中的筆誤、補(bǔ)充關(guān)鍵數(shù)據(jù)來(lái)源（如“數(shù)據(jù)來(lái)源：財(cái)務(wù)部Q2報(bào)表”）、完善模糊表述（如將“盡快推進(jìn)”明確為“6月20日前啟動(dòng)需求調(diào)研”）。若有疑問(wèn)，及時(shí)向主持人或相關(guān)參會(huì)人員確認(rèn)，避免主觀臆斷。按模板規(guī)范撰寫(xiě)紀(jì)要將整理后的內(nèi)容填入標(biāo)準(zhǔn)化模板（詳見(jiàn)第三部分），保證結(jié)構(gòu)清晰：先會(huì)議基本信息，再按議程順序記錄“議題-討論-結(jié)論”，最后單獨(dú)列出“決議事項(xiàng)”與“待辦事項(xiàng)”。語(yǔ)言需簡(jiǎn)潔、客觀，避免口語(yǔ)化表達(dá)（如“我覺(jué)得”改為“與會(huì)人員認(rèn)為”）、主觀評(píng)價(jià)（如“錯(cuò)誤的決策”改為“存在爭(zhēng)議的方案”）。審核與分發(fā)初稿完成后，先自查是否存在信息遺漏、責(zé)任不明確、格式不統(tǒng)一等問(wèn)題；提交審核：將初稿提交給會(huì)議主持人（或指定負(fù)責(zé)人）審核，重點(diǎn)確認(rèn)決議準(zhǔn)確性、待辦事項(xiàng)可行性；定稿分發(fā)：審核通過(guò)后，按公司規(guī)定分發(fā)范圍（如參會(huì)人員、部門(mén)負(fù)責(zé)人、存檔部門(mén)）發(fā)送紀(jì)要，同時(shí)同步至共享文檔平臺(tái)（如企業(yè)釘釘群），并注明“會(huì)議紀(jì)要已定稿，請(qǐng)查收”。三、會(huì)議紀(jì)要模板表格會(huì)議基本信息表項(xiàng)目?jī)?nèi)容會(huì)議名稱(chēng)會(huì)議時(shí)間年月日時(shí)分至?xí)r分會(huì)議地點(diǎn)（線下：會(huì)議室；線上：平臺(tái)，會(huì)議號(hào)X）主持人（姓名+職務(wù)，如“研發(fā)總監(jiān)*”）記錄人（姓名+部門(mén)，如“行政部*”；聯(lián)系方式：內(nèi)部工號(hào)X）參會(huì)人員（按部門(mén)分組，如“市場(chǎng)部：（經(jīng)理）、（專(zhuān)員）；技術(shù)部：（主管）、（工程師）”）缺席人員（姓名+職務(wù)+原因，如“銷(xiāo)售部*（專(zhuān)員）因客戶(hù)拜訪請(qǐng)假”）會(huì)議類(lèi)型（例會(huì)/專(zhuān)題會(huì)/推進(jìn)會(huì)/研討會(huì)等）記錄分發(fā)范圍（如“全體參會(huì)人員、總經(jīng)理辦公室、人力資源部”）議題討論與結(jié)論記錄表議題序號(hào)議題名稱(chēng)匯報(bào)人（姓名+職務(wù)）討論要點(diǎn)（簡(jiǎn)述核心觀點(diǎn)、爭(zhēng)議點(diǎn)）結(jié)論/決議（明確共識(shí)或最終決策）1Q3產(chǎn)品迭代需求優(yōu)先級(jí)排序產(chǎn)品經(jīng)理*（研發(fā)主管）：建議優(yōu)先優(yōu)化用戶(hù)反饋高的A功能；（市場(chǎng)主管）：認(rèn)為B功能可搶占先機(jī)，需提前上線。決議：優(yōu)先開(kāi)發(fā)A功能，B功能資源不足時(shí)延后；*（產(chǎn)品經(jīng)理）6月25日前輸出詳細(xì)排期。2跨部門(mén)協(xié)作流程優(yōu)化方案運(yùn)營(yíng)主管*現(xiàn)有流程中需求傳遞耗時(shí)3-5天，（流程專(zhuān)員）提出建立線上審批系統(tǒng)；（財(cái)務(wù)主管）擔(dān)憂(yōu)系統(tǒng)成本。共識(shí)：先試點(diǎn)線上審批（僅適用于研發(fā)-市場(chǎng)協(xié)作），（運(yùn)營(yíng)部）牽頭7月10日前完成方案，（IT部）配合技術(shù)支持。3（臨時(shí)動(dòng)議）客戶(hù)投訴處理機(jī)制客服主管*近期因投訴響應(yīng)慢導(dǎo)致客戶(hù)流失，（質(zhì)量經(jīng)理）建議設(shè)立“2小時(shí)響應(yīng)”標(biāo)準(zhǔn)，（法務(wù)經(jīng)理）需明確投訴升級(jí)流程。決議：即日起執(zhí)行“2小時(shí)初步響應(yīng)，24小時(shí)解決方案”標(biāo)準(zhǔn)；（客服部）更新SOP，（法務(wù)部）7月5日前提供升級(jí)流程指引。待辦事項(xiàng)跟蹤表事項(xiàng)編號(hào)事項(xiàng)描述（具體任務(wù)內(nèi)容）負(fù)責(zé)人（姓名+部門(mén)）協(xié)作人（如有）完成時(shí)限交付成果當(dāng)前狀態(tài)（未開(kāi)始/進(jìn)行中/已完成/延期）WD-20240615-01優(yōu)化Q3產(chǎn)品迭代需求優(yōu)先級(jí)排序方案產(chǎn)品經(jīng)理*（產(chǎn)品部）研發(fā)主管*（技術(shù)部）2024-06-25需求優(yōu)先級(jí)排序表（含排期）未開(kāi)始WD-20240615-02制定跨部門(mén)協(xié)作流程優(yōu)化試點(diǎn)方案運(yùn)營(yíng)主管*（運(yùn)營(yíng)部）IT專(zhuān)員*（技術(shù)部）2024-07-10試點(diǎn)方案文檔進(jìn)行中WD-20240615-03更新客戶(hù)投訴處理SOP及升級(jí)流程指引客服主管*（客服部）法務(wù)專(zhuān)員*（法務(wù)部）2024-07-05SOP修訂版+流程指引文件未開(kāi)始附件清單（如有會(huì)議資料、數(shù)據(jù)報(bào)表、PPT等，在此列出）附件1：《Q3產(chǎn)品迭代需求清單（V1.2）》附件2：《跨部門(mén)協(xié)作現(xiàn)狀調(diào)研報(bào)告》四、關(guān)鍵編寫(xiě)要點(diǎn)（一）客觀性與準(zhǔn)確性?xún)?yōu)先紀(jì)要需忠實(shí)反映會(huì)議內(nèi)容，避免加入記錄人個(gè)人觀點(diǎn)或情緒化表述。數(shù)據(jù)、結(jié)論、待辦事項(xiàng)等關(guān)鍵信息必須經(jīng)參會(huì)人員確認(rèn)，保證“誰(shuí)發(fā)言、誰(shuí)負(fù)責(zé)，誰(shuí)決策、誰(shuí)追溯”。例如記錄爭(zhēng)議時(shí)需注明“*（財(cái)務(wù)經(jīng)理）提出反對(duì)意見(jiàn)，理由是……”，而非簡(jiǎn)單表述為“財(cái)務(wù)部反對(duì)”。（二）結(jié)構(gòu)化與條理性清晰采用“總分總”結(jié)構(gòu)：先會(huì)議概況，再分議題記錄（每議題包含“討論-結(jié)論”），最后待辦事項(xiàng)與附件。通過(guò)序號(hào)、標(biāo)題、符號(hào)（如“●”“1.”）分層，保證邏輯連貫，便于快速檢索信息。復(fù)雜議題可使用“背景-問(wèn)題-方案-結(jié)果”四步法記錄，避免信息堆砌。（三）可執(zhí)行性與責(zé)任到人待辦事項(xiàng)必須明確“五要素”（事項(xiàng)、負(fù)責(zé)人、協(xié)作人、時(shí)限、成果），避免“盡快”“適時(shí)”等模糊表述。負(fù)責(zé)人需為具體個(gè)人（如“市場(chǎng)部*”而非“市場(chǎng)部”），完成時(shí)限需可量化（如“6月30日”而非“月底”），保證后續(xù)跟進(jìn)有據(jù)可依。（四）保密與版本管理根據(jù)會(huì)議性質(zhì)標(biāo)注密級(jí)（如“內(nèi)部公開(kāi)”“秘密”），未經(jīng)允許不得向外部人員傳播。紀(jì)要定稿后需命名規(guī)范（如“20240615-