行政文件歸檔管理制度文檔管理規(guī)范版一、適用范圍與實施背景本規(guī)范適用于公司、事業(yè)單位及社會團體等各類組織（以下簡稱“單位”）的行政文件歸檔管理工作，涵蓋行政活動中形成的各類具有保存價值的紙質(zhì)文件、電子文件及聲像資料。旨在規(guī)范文件的收集、整理、歸檔、保管及利用流程，保證行政文件的完整性、系統(tǒng)性和安全性，為單位決策、歷史追溯及合規(guī)管理提供有效支持。本規(guī)范自發(fā)布之日起正式實施，由單位行政管理部門負責(zé)監(jiān)督執(zhí)行。二、行政文件歸檔管理全流程操作指引（一）文件形成與收集階段文件形成責(zé)任劃分各部門在開展行政活動（如會議紀要、請示報告、規(guī)章制度、合同協(xié)議、人事檔案、財務(wù)憑證等）時，需指定專人（如部門文秘或負責(zé)人）作為文件形成的直接責(zé)任人，保證文件內(nèi)容真實、格式規(guī)范、要素齊全（含標題、文號、形成日期、發(fā)文部門、主送/抄送單位等）。涉及多部門聯(lián)合辦理的文件，由主辦部門牽頭協(xié)調(diào)，保證文件內(nèi)容一致，并由主辦部門負責(zé)人審核簽字后形成正式文本。文件收集范圍及時限收集范圍：包括但不限于單位內(nèi)部發(fā)文、外來收文（如上級單位來文、平行單位函件、下級單位請示）、會議材料、檢查記錄、審計報告、合同文本、員工名冊、培訓(xùn)資料等具有查考利用價值的文件。收集時限：紙質(zhì)文件：應(yīng)在文件辦理完畢后3個工作日內(nèi)，由部門責(zé)任人整理后移交至檔案管理部門；電子文件：應(yīng)在形成后24小時內(nèi)至單位指定的電子檔案管理系統(tǒng)，并同步標注文件元數(shù)據(jù)（如形成部門、文件類型、密級等）。（二）文件整理與分類階段文件分類原則按年度-問題分類法，結(jié)合單位組織架構(gòu)，將文件劃分為綜合管理、人事勞資、財務(wù)資產(chǎn)、后勤保障、審計監(jiān)察等大類，每個大類下再按具體問題細分（如“綜合管理”類下分會議紀要、請示報告等子類）。電子文件需按分類建立文件夾結(jié)構(gòu)，層級不超過3級（例：2024年/綜合管理/會議紀要/2024年第一次行政會議紀要.docx）。文件排序與編頁紙質(zhì)文件：按文號形成時間先后排序；無文號的文件按內(nèi)容邏輯順序排序，并在文件右上角用鉛筆編寫頁碼（單件文件編總頁碼，案卷內(nèi)文件編件內(nèi)頁碼）。電子文件：按“部門-日期-文號”規(guī)則重命名文件名（例：行政部-20240315-行辦001-關(guān)于XX會議的通知.docx），保證檢索便捷。價值鑒定與保管期限劃分由檔案管理部門會同業(yè)務(wù)部門對文件進行價值鑒定，根據(jù)《文件歸檔范圍和檔案保管期限表》劃分保管期限，分為永久、30年、10年三類。永久保存：單位發(fā)展規(guī)劃、年度總結(jié)、重要會議紀要、人事任免、重大合同、審計報告等；30年保存：一般性規(guī)章制度、財務(wù)月報、后勤管理合同、員工培訓(xùn)記錄等；10年保存：臨時通知、一般性請示報告、會議簽到表等。（三）文件歸檔與移交階段歸檔質(zhì)量檢查檔案管理部門接收文件前，需檢查以下內(nèi)容：文件是否完整（正件、附件、審批手續(xù)齊全）；格式是否規(guī)范（字跡清晰、用紙統(tǒng)一、電子文件無病毒）；分類、排序、頁碼編寫是否正確；保管期限劃分是否準確。對不符合要求的文件，退回原部門整改，整改后重新提交。歸檔手續(xù)辦理紙質(zhì)文件：填寫《文件歸檔移交清單》（詳見模板一），一式兩份，移交部門與檔案管理部門各執(zhí)一份，雙方經(jīng)辦人簽字確認后完成移交。電子文件：通過電子檔案管理系統(tǒng)文件，系統(tǒng)自動歸檔憑證，移交人確認后歸檔流程完結(jié)。（四）檔案保管與維護階段實體檔案保管紙質(zhì)檔案存入符合國家標準的檔案柜，庫房保持溫度14-24℃、濕度45-60%，配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，定期檢查（每季度至少1次）。檔案柜內(nèi)張貼標簽，標注檔案類別、年度、起止文號，便于查找。電子檔案保管電子檔案存儲于單位專用服務(wù)器或云存儲平臺，定期進行數(shù)據(jù)備份（本地備份每周1次，異地備份每月1次），備份數(shù)據(jù)需加密并定期驗證可讀性。嚴禁在非指定設(shè)備上處理或存儲電子檔案，定期對電子檔案進行病毒查殺（每月1次）。（五）檔案利用與借閱階段借閱權(quán)限管理檔案分為公開、內(nèi)部、秘密三個密級，不同密級文件對應(yīng)不同借閱權(quán)限：公開文件：各部門員工可自行在電子檔案系統(tǒng)查閱；內(nèi)部文件：需經(jīng)本部門負責(zé)人*審批；秘密文件：需經(jīng)分管行政負責(zé)人*審批，并限定借閱范圍。借閱流程規(guī)范紙質(zhì)文件借閱：填寫《檔案借閱申請表》（詳見模板二），經(jīng)審批后到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，借閱期限不超過5個工作日，逾期需辦理續(xù)借手續(xù)。電子文件查閱：通過系統(tǒng)在線申請，審批通過后可在線瀏覽或（文件需添加水印，標注借閱人信息及日期）。保密與歸還要求借閱人需妥善保管檔案，不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪文件內(nèi)容，不得擅自復(fù)制或外傳。借閱完畢后，應(yīng)在3個工作日內(nèi)歸還檔案，檔案管理部門檢查文件完整性無誤后，注銷借閱記錄。（六）檔案鑒定與銷毀階段到期鑒定程序檔案保管期限屆滿前3個月，由檔案管理部門牽頭，組織行政、業(yè)務(wù)、審計等部門組成鑒定小組，對到期檔案進行價值重新鑒定。銷毀流程管理對確無保存價值的檔案，由鑒定小組編制《檔案銷毀清冊》（詳見模板三），經(jīng)單位主要負責(zé)人*審批后，由2名以上監(jiān)督人員在指定地點監(jiān)銷（紙質(zhì)檔案需送至指定造紙廠銷毀，電子檔案需徹底刪除并銷毀存儲介質(zhì)）?！稒n案銷毀清冊》需永久保存，以備查考。三、常用管理工具模板模板一：文件歸檔移交清單序號文件標題文號形成日期頁數(shù)保管期限移交部門移交人接收人接收日期備注12024年行政工作計劃行辦0012024-01-058永久行政部張*李*2024-01-082關(guān)于XX會議的紀要行辦0022024-01-10530年行政部張*李*2024-01-11……………模板二：檔案借閱申請表借閱人部門聯(lián)系方式借閱日期歸還日期王*財務(wù)部2024-03-152024-03-20借閱檔案信息文件標題文號密級借閱用途備注2023年度財務(wù)審計報告審計001秘密年度總結(jié)編制需加蓋檔案證明章審批意見部門負責(zé)人簽字：*日期：2024-03-15檔案管理部門意見：*日期：2024-03-15模板三：檔案銷毀清冊序號檔案名稱檔號歸檔日期保管期限銷毀原因鑒定小組意見審批人銷毀日期監(jiān)銷人備注12018年后勤物資采購清單后勤-2018-0052018-12-2010年保管期限已滿無保存價值趙*2024-03-01錢、孫22019年臨時會議通知綜合-2019-0322019-06-1510年保管期限已滿無保存價值趙*2024-03-01錢、孫……………四、執(zhí)行過程中的關(guān)鍵要點提示責(zé)任到人，避免推諉：各部門需明確文件歸檔責(zé)任人，檔案管理部門應(yīng)定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)（每半年1次），提升全員歸檔意識與操作規(guī)范性。電子文件同步管理：紙質(zhì)文件歸檔時，需同步檢查對應(yīng)電子文件是否已歸檔，保證“雙軌制”管理下檔案的一致性，避免電子文件遺漏或丟失。保密文件嚴格管控：秘密及以上密級文件需單獨存放，借閱時實行“專人專檔”管理，借閱過程需全程記錄，嚴禁帶離辦公區(qū)域。定期檢查與動態(tài)更新：檔案管理部門每年度需對檔案保管情況進行全面檢查