PAGE培訓(xùn)項(xiàng)目檔案歸檔制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司培訓(xùn)項(xiàng)目檔案的管理，確保培訓(xùn)項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于培訓(xùn)項(xiàng)目的查詢(xún)、利用和總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部組織開(kāi)展的各類(lèi)培訓(xùn)項(xiàng)目檔案的歸檔管理，包括但不限于新員工入職培訓(xùn)、崗位技能培訓(xùn)、管理能力培訓(xùn)、專(zhuān)項(xiàng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)等。（三）定義1.培訓(xùn)項(xiàng)目檔案：指在培訓(xùn)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中形成的，具有保存價(jià)值的各種文件、資料、記錄等，包括培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)教材、學(xué)員名單、考核成績(jī)、培訓(xùn)總結(jié)等。2.歸檔：指將培訓(xùn)項(xiàng)目檔案按照規(guī)定的分類(lèi)方法和編號(hào)規(guī)則，整理、裝訂成冊(cè)，并移交至公司檔案管理部門(mén)進(jìn)行集中保管的過(guò)程。（四）管理職責(zé)1.培訓(xùn)部門(mén)負(fù)責(zé)培訓(xùn)項(xiàng)目檔案的收集、整理、初步審核和裝訂工作。按照檔案管理部門(mén)的要求，定期移交培訓(xùn)項(xiàng)目檔案。對(duì)培訓(xùn)項(xiàng)目檔案的完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。2.檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)培訓(xùn)項(xiàng)目檔案的接收、保管、查閱和銷(xiāo)毀等工作。制定培訓(xùn)項(xiàng)目檔案的分類(lèi)方案和編號(hào)規(guī)則。對(duì)培訓(xùn)項(xiàng)目檔案的管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。二、培訓(xùn)項(xiàng)目檔案的收集（一）收集范圍1.培訓(xùn)計(jì)劃類(lèi)培訓(xùn)項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)表。培訓(xùn)需求調(diào)研報(bào)告。培訓(xùn)計(jì)劃（包括培訓(xùn)目標(biāo)、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)地點(diǎn)、培訓(xùn)師資、培訓(xùn)對(duì)象等）。2.培訓(xùn)實(shí)施類(lèi)培訓(xùn)教材（包括自編教材、外購(gòu)教材、電子教材等）。培訓(xùn)課件（PPT、視頻等）。培訓(xùn)師資資料（包括個(gè)人簡(jiǎn)歷、培訓(xùn)經(jīng)歷、授課評(píng)價(jià)等）。學(xué)員簽到表。培訓(xùn)現(xiàn)場(chǎng)照片、視頻等記錄資料。培訓(xùn)過(guò)程中的學(xué)員反饋意見(jiàn)、建議等。3.考核評(píng)估類(lèi)培訓(xùn)考核試卷及標(biāo)準(zhǔn)答案。學(xué)員考核成績(jī)登記表。培訓(xùn)效果評(píng)估報(bào)告（包括學(xué)員滿意度調(diào)查、培訓(xùn)前后知識(shí)技能對(duì)比分析等）。4.培訓(xùn)總結(jié)類(lèi)培訓(xùn)項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告。培訓(xùn)項(xiàng)目成果（如學(xué)員取得的證書(shū)、工作績(jī)效提升等）。5.其他相關(guān)類(lèi)與培訓(xùn)項(xiàng)目相關(guān)的合同、協(xié)議（如培訓(xùn)合作協(xié)議、師資聘請(qǐng)合同等）。培訓(xùn)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算及決算報(bào)告。培訓(xùn)項(xiàng)目相關(guān)的榮譽(yù)證書(shū)、表彰文件等。（二）收集要求1.培訓(xùn)部門(mén)應(yīng)在培訓(xùn)項(xiàng)目結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，完成培訓(xùn)項(xiàng)目檔案的收集工作。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于電子文檔，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進(jìn)行備份保存。三、培訓(xùn)項(xiàng)目檔案的整理（一）分類(lèi)原則培訓(xùn)項(xiàng)目檔案按照培訓(xùn)項(xiàng)目的類(lèi)別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類(lèi)，確保同一類(lèi)別的檔案集中存放，便于查找和管理。（二）分類(lèi)方法1.新員工入職培訓(xùn)檔案培訓(xùn)計(jì)劃類(lèi)培訓(xùn)教材類(lèi)培訓(xùn)實(shí)施類(lèi)考核評(píng)估類(lèi)培訓(xùn)總結(jié)類(lèi)其他相關(guān)類(lèi)2.崗位技能培訓(xùn)檔案培訓(xùn)計(jì)劃類(lèi)培訓(xùn)教材類(lèi)培訓(xùn)實(shí)施類(lèi)考核評(píng)估類(lèi)培訓(xùn)總結(jié)類(lèi)其他相關(guān)類(lèi)3.管理能力培訓(xùn)檔案培訓(xùn)計(jì)劃類(lèi)培訓(xùn)教材類(lèi)培訓(xùn)實(shí)施類(lèi)考核評(píng)估類(lèi)培訓(xùn)總結(jié)類(lèi)其他相關(guān)類(lèi)4.專(zhuān)項(xiàng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)檔案培訓(xùn)計(jì)劃類(lèi)培訓(xùn)教材類(lèi)培訓(xùn)實(shí)施類(lèi)考核評(píng)估類(lèi)培訓(xùn)總結(jié)類(lèi)其他相關(guān)類(lèi)（三）編號(hào)規(guī)則培訓(xùn)項(xiàng)目檔案編號(hào)采用“培訓(xùn)項(xiàng)目類(lèi)別代碼+年份+項(xiàng)目序號(hào)”的格式，具體如下：1.培訓(xùn)項(xiàng)目類(lèi)別代碼新員工入職培訓(xùn)：XZ崗位技能培訓(xùn)：GW管理能力培訓(xùn)：GL專(zhuān)項(xiàng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)：ZX2.年份：采用公元紀(jì)年，取年份的后兩位數(shù)字，如“22”表示2022年。3.項(xiàng)目序號(hào)：按照培訓(xùn)項(xiàng)目實(shí)施的先后順序，從001開(kāi)始依次編號(hào)。例如，2022年第3個(gè)新員工入職培訓(xùn)項(xiàng)目的檔案編號(hào)為：XZ22003（四）裝訂要求1.培訓(xùn)項(xiàng)目檔案應(yīng)按照分類(lèi)順序進(jìn)行裝訂，同一類(lèi)別的檔案應(yīng)集中裝訂在一起。2.裝訂時(shí)應(yīng)使用A4規(guī)格的紙張，采用左側(cè)裝訂方式，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁(yè)、不缺頁(yè)。3.對(duì)于紙張較大的文件，應(yīng)進(jìn)行折疊處理，使其大小與A4紙一致。4.每份檔案應(yīng)編制頁(yè)碼，頁(yè)碼應(yīng)連續(xù)、準(zhǔn)確，標(biāo)注在頁(yè)面的右下角。四、培訓(xùn)項(xiàng)目檔案的審核（一）審核內(nèi)容1.檔案資料的完整性，檢查是否按照收集范圍要求收集齊全各類(lèi)文件資料。2.檔案資料的準(zhǔn)確性，核對(duì)文件內(nèi)容是否真實(shí)、準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)是否一致。3.檔案資料的規(guī)范性，檢查文件格式、簽字蓋章、編號(hào)等是否符合要求。（二）審核流程1.培訓(xùn)部門(mén)在完成檔案整理后，應(yīng)首先進(jìn)行自我審核，確保檔案資料的質(zhì)量。2.自我審核通過(guò)后，培訓(xùn)部門(mén)將檔案提交至檔案管理部門(mén)進(jìn)行審核。3.檔案管理部門(mén)收到檔案后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審核工作，并將審核意見(jiàn)反饋給培訓(xùn)部門(mén)。4.培訓(xùn)部門(mén)根據(jù)審核意見(jiàn)，對(duì)檔案進(jìn)行補(bǔ)充、修改和完善，直至審核通過(guò)。五、培訓(xùn)項(xiàng)目檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間培訓(xùn)項(xiàng)目檔案審核通過(guò)后，培訓(xùn)部門(mén)應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)將檔案移交至檔案管理部門(mén)進(jìn)行歸檔。（二）歸檔方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)存放，并填寫(xiě)檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.電子檔案應(yīng)按照檔案管理部門(mén)的要求，存儲(chǔ)在指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)介質(zhì)上，并建立相應(yīng)的目錄結(jié)構(gòu)，確保電子檔案的可查性和安全性。（三）檔案保管期限培訓(xùn)項(xiàng)目檔案的保管期限根據(jù)檔案的重要性和使用價(jià)值分為永久、長(zhǎng)期和短期三種，具體如下：1.永久保管：涉及公司核心業(yè)務(wù)、重要決策、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等具有重大歷史價(jià)值和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。2.長(zhǎng)期保管：對(duì)公司經(jīng)營(yíng)管理、業(yè)務(wù)發(fā)展有一定影響，保存期限為[X]年的檔案。3.短期保管：對(duì)公司日常工作有參考價(jià)值，保存期限為[X]年的檔案。檔案保管期限屆滿后，檔案管理部門(mén)應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀。六、培訓(xùn)項(xiàng)目檔案的查閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱培訓(xùn)項(xiàng)目檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《培訓(xùn)項(xiàng)目檔案查閱申請(qǐng)表》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《申請(qǐng)表》），注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)根據(jù)《申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，對(duì)于符合查閱條件的，予以批準(zhǔn)，并指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)提供查閱服務(wù)。3.涉及公司機(jī)密或重要信息的培訓(xùn)項(xiàng)目檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。如需復(fù)印或摘錄檔案資料，應(yīng)另行填寫(xiě)《培訓(xùn)項(xiàng)目檔案復(fù)印/摘錄申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。（二）查閱流程1.查閱人員填寫(xiě)《申請(qǐng)表》，提交至所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字。2.將簽字后的《申請(qǐng)表》提交至檔案管理部門(mén)。3.檔案管理部門(mén)審核《申請(qǐng)表》，批準(zhǔn)后安排查閱時(shí)間和地點(diǎn)。4.查閱人員在指定時(shí)間和地點(diǎn)查閱檔案，查閱過(guò)程中應(yīng)遵守檔案管理部門(mén)的相關(guān)規(guī)定。5.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記簿上簽字確認(rèn)。七、培訓(xùn)項(xiàng)目檔案的借閱（一）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱培訓(xùn)項(xiàng)目檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《培訓(xùn)項(xiàng)目檔案借閱申請(qǐng)表》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《申請(qǐng)表》），注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)根據(jù)《申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，對(duì)于符合借閱條件的，予以批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。3.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。（二）借閱流程1.借閱人員填寫(xiě)《申請(qǐng)表》，提交至所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字。2.將簽字后的《申請(qǐng)表》提交至檔案管理部門(mén)。3.檔案管理部門(mén)審核《申請(qǐng)表》，批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)，包括登記借閱檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等，并收取借閱押金（押金金額根據(jù)檔案的重要性和價(jià)值確定）。4.借閱人員領(lǐng)取檔案資料，并在檔案借閱登記簿上簽字確認(rèn)。5.借閱人員在借閱期限屆滿后，應(yīng)按時(shí)歸還檔案資料，檔案管理部門(mén)檢查檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性后，退還借閱押金。八、培訓(xùn)項(xiàng)目檔案的保密（一）保密措施1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立健全培訓(xùn)項(xiàng)目檔案保密制度，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育和培訓(xùn)，提高保密意識(shí)。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。對(duì)于涉及公司機(jī)密或重要信息的檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專(zhuān)人保管等措施，確保檔案的安全性。3.查閱和借閱培訓(xùn)項(xiàng)目檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得在非工作場(chǎng)所談?wù)摍n案內(nèi)容，不得將檔案帶出公司或泄露給無(wú)關(guān)人員。（二）保密責(zé)任1.因工作需要接觸培訓(xùn)項(xiàng)目檔案的人員，應(yīng)與公司簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.對(duì)于違反保密規(guī)定泄露檔案內(nèi)容的人員，公司將依法追究其責(zé)任，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。九、培訓(xùn)項(xiàng)目檔案的銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件1.培訓(xùn)項(xiàng)目檔案保管期限屆滿，且經(jīng)過(guò)檔案管理部門(mén)鑒定確認(rèn)無(wú)保存價(jià)值的。2.因不可抗力等原因?qū)е聶n案損壞、丟失，無(wú)法修復(fù)或恢復(fù)的。3.其他經(jīng)公司批準(zhǔn)需要銷(xiāo)毀的培訓(xùn)項(xiàng)目檔案。（二）銷(xiāo)毀流程1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)保管期限屆滿的培訓(xùn)項(xiàng)目檔案進(jìn)行清理和鑒定，編制《培訓(xùn)項(xiàng)目檔案銷(xiāo)毀清單》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《清單》），注明檔案名稱(chēng)、編號(hào)、保管期限、銷(xiāo)毀原因等。2.《清單》經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司分管領(lǐng)