PAGE培訓學校物質采購制度一、總則1.目的為了規(guī)范培訓學校物質采購行為，加強采購管理，確保采購工作的公開、公平、公正，提高資金使用效益，保障學校教學、辦公等各項工作的順利開展，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于培訓學校內所有物質采購活動，包括但不限于教學設備、辦公用品、教材資料、實驗器材、后勤物資等的采購。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。效益性原則：在滿足學校教學和管理需求的前提下，充分考慮采購成本，追求資金使用效益最大化。公開透明原則：采購過程應公開透明，接受學校內部監(jiān)督和相關部門的檢查。質量優(yōu)先原則：優(yōu)先采購質量可靠、性能優(yōu)良、符合教學和使用要求的物資。歸口管理原則：各類物質采購歸口相關部門管理，明確職責分工，確保采購工作有序進行。二、采購組織與職責1.采購決策機構學校設立采購領導小組，由學校領導、相關部門負責人等組成。采購領導小組負責審議采購預算、采購計劃、重大采購項目等，對采購工作進行決策和指導。2.采購執(zhí)行部門根據(jù)采購物資的類別，明確相應的采購執(zhí)行部門：教學設備采購：由教學管理部門負責組織實施，根據(jù)教學需求制定采購計劃，進行市場調研、選型論證等工作。辦公用品采購：由行政部門負責，定期統(tǒng)計辦公用品需求，集中采購并發(fā)放。教材資料采購：由教學管理部門或相關學科教研組負責，根據(jù)教學大綱和課程安排，選擇合適的教材和資料供應商進行采購。實驗器材采購：由實驗管理部門負責，依據(jù)實驗教學要求確定采購清單，組織采購活動。后勤物資采購：由后勤管理部門負責，包括食堂物資、維修材料、清潔用品等的采購。3.各部門職責采購執(zhí)行部門負責制定本部門采購計劃，報采購領導小組審批。組織實施采購活動，包括供應商選擇、采購合同簽訂、物資驗收等工作。建立采購檔案，記錄采購過程和相關資料。定期對采購工作進行總結和分析，提出改進建議。財務部門負責審核采購預算，確保采購資金的合理安排。參與采購合同審核，監(jiān)督采購資金的支付。對采購項目進行財務核算和審計。審計部門對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性、采購合同的合法性等。對采購項目的經(jīng)濟效益進行評價，提出審計意見和建議。使用部門提出物資采購需求，協(xié)助采購執(zhí)行部門進行選型論證。參與物資驗收工作，對物資的質量和適用性進行評價。三、采購預算管理1.預算編制各采購執(zhí)行部門應根據(jù)學校教學、辦公等工作的實際需求，結合上一年度采購情況和本年度工作計劃，編制年度采購預算。采購預算應詳細列出采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預算金額等內容，并說明采購的必要性和預期效益。采購預算經(jīng)部門負責人審核后，報采購領導小組審批。2.預算執(zhí)行采購執(zhí)行部門應嚴格按照批準的采購預算執(zhí)行采購活動，不得擅自突破預算。如因特殊情況需要調整采購預算，應按照規(guī)定程序報采購領導小組審批。3.預算監(jiān)督財務部門負責對采購預算的執(zhí)行情況進行監(jiān)督，定期檢查采購資金的使用情況。審計部門對采購預算的編制和執(zhí)行情況進行審計，確保預算的合理性和嚴肅性。四、采購流程1.采購申請使用部門根據(jù)實際需求填寫《采購申請表》，詳細說明采購物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、預計采購時間等信息，并經(jīng)部門負責人簽字確認?！恫少徤暾埍怼诽峤恢敛少張?zhí)行部門。2.采購審批采購執(zhí)行部門收到《采購申請表》后，對采購申請進行審核。審核內容包括采購需求的合理性、預算的合規(guī)性等。對于金額較大或重要的采購項目，采購執(zhí)行部門應組織相關人員進行選型論證，必要時可邀請專家參與。經(jīng)審核通過的采購申請報采購領導小組審批。采購領導小組根據(jù)學校實際情況和采購原則進行審批決策。3.供應商選擇采購執(zhí)行部門根據(jù)采購項目的特點和要求，通過多種渠道選擇供應商。可采用公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購等方式確定供應商。對供應商進行資格審查，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、資質證書、業(yè)績情況、信譽狀況等。建立供應商評估機制，定期對供應商的產品質量、交貨期、售后服務等進行評估，評估結果作為供應商選擇和合作的依據(jù)。4.采購合同簽訂采購執(zhí)行部門與選定的供應商簽訂采購合同。采購合同應明確物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質量標準、售后服務等條款。采購合同經(jīng)部門負責人審核后，報學校法律顧問審核，確保合同的合法性和有效性。采購合同簽訂后，由采購執(zhí)行部門負責跟蹤合同執(zhí)行情況，及時協(xié)調解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。5.物資驗收物資到貨前，采購執(zhí)行部門應通知使用部門和相關人員做好驗收準備。物資到貨時，采購執(zhí)行部門、使用部門等相關人員共同對物資進行驗收。驗收內容包括物資的數(shù)量、規(guī)格型號、質量、外觀等。對于重要物資或技術復雜的物資，可邀請專業(yè)人員或第三方檢測機構進行驗收。驗收合格的物資，由驗收人員簽字確認，并辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的物資，采購執(zhí)行部門應及時與供應商溝通協(xié)商，要求供應商采取補貨、換貨、退貨等措施。6.采購付款物資驗收合格后，采購執(zhí)行部門應及時整理相關資料，填寫《付款申請表》，附上采購合同、驗收報告、發(fā)票等憑證，報財務部門審核。財務部門對《付款申請表》及相關憑證進行審核，審核無誤后按照合同約定支付采購款項。對于預付款項，應嚴格按照合同約定的比例和條件支付，并跟蹤后續(xù)合同履行情況。五、采購風險管理1.風險識別采購過程中可能面臨的風險包括：供應商違約風險、質量風險、價格風險、合同風險、法律風險等。采購執(zhí)行部門應定期對采購風險進行識別和評估，分析風險產生的原因和可能造成的影響。2.風險應對措施供應商違約風險：加強對供應商的管理和監(jiān)督，在合同中明確違約責任和賠償條款；選擇信譽良好、實力較強的供應商；建立供應商備用機制，確保在供應商出現(xiàn)問題時能夠及時找到替代供應商。質量風險：嚴格進行物資驗收，加強對供應商產品質量的控制；要求供應商提供質量保證承諾和售后服務承諾；定期對采購物資進行質量抽檢。價格風險：加強市場調研和價格分析，掌握市場價格動態(tài)；采用多種采購方式進行比較，爭取合理的采購價格；與供應商協(xié)商簽訂價格調整條款，應對市場價格波動。合同風險：加強合同管理，確保合同條款明確、合法、有效；嚴格按照合同約定履行雙方義務；定期對合同執(zhí)行情況進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。法律風險：加強對采購法律法規(guī)的學習和培訓，提高采購人員的法律意識；在采購活動中嚴格遵守法律法規(guī)要求；重大采購項目咨詢法律顧問意見，確保采購行為合法合規(guī)。六、采購檔案管理1.檔案內容采購檔案應包括采購申請、采購審批文件、采購合同、供應商資料、驗收報告、付款憑證等與采購活動相關的所有文件和資料。2.檔案整理與歸檔采購執(zhí)行部門應指定專人負責采購檔案的整理和歸檔工作，按照采購項目的類別和時間順序進行分類整理，確保檔案資料的完整性和準確性。3.檔案保管與查閱采購檔案應妥善保管，保存期限按照國家法律法規(guī)和學校相關規(guī)定執(zhí)行。如需查閱采購檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)相關部門負責人批準后，在指定地點查閱，并做好查閱記錄。七、監(jiān)督與檢查1.內部監(jiān)督學校審計部門定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購程序的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂和履行情況、采購資金的使用情況等。學校