PAGE機(jī)場安保培訓(xùn)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)機(jī)場安保培訓(xùn)檔案管理，規(guī)范培訓(xùn)檔案的收集、整理、保管、查閱和銷毀等工作，確保培訓(xùn)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和保密性，為機(jī)場安保工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于機(jī)場安保培訓(xùn)活動中形成的各類檔案資料，包括但不限于培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)教材、學(xué)員檔案、考核記錄、證書頒發(fā)等相關(guān)文件和記錄。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：培訓(xùn)檔案應(yīng)如實(shí)反映培訓(xùn)活動的全過程，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集培訓(xùn)過程中產(chǎn)生的各類資料，保證檔案資料的完整性，不得遺漏重要信息。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)培訓(xùn)檔案中的敏感信息，防止信息泄露，確保檔案資料的安全性。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范對培訓(xùn)檔案進(jìn)行整理、分類和編號，便于管理和查閱。二、培訓(xùn)檔案管理職責(zé)（一）安保培訓(xùn)部門1.負(fù)責(zé)制定培訓(xùn)計(jì)劃，并將相關(guān)資料提交檔案管理部門備案。2.組織實(shí)施培訓(xùn)活動，收集、整理培訓(xùn)過程中的各類資料，包括培訓(xùn)教材、教案、學(xué)員簽到表、考核試卷等，并及時(shí)移交檔案管理部門。3.對培訓(xùn)檔案的完整性和準(zhǔn)確性進(jìn)行初步審核，確保檔案資料符合要求。（二）檔案管理部門1.負(fù)責(zé)培訓(xùn)檔案的集中統(tǒng)一管理，建立健全培訓(xùn)檔案管理制度和流程。2.對接收的培訓(xùn)檔案進(jìn)行分類、編號、裝訂和存儲，確保檔案資料的有序存放。3.按照規(guī)定的查閱流程，為授權(quán)人員提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。4.定期對培訓(xùn)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。（三）培訓(xùn)教員1.在培訓(xùn)過程中，負(fù)責(zé)生成和整理與教學(xué)相關(guān)的資料，如教學(xué)課件、授課記錄等，并及時(shí)提交給安保培訓(xùn)部門。2.配合檔案管理部門進(jìn)行培訓(xùn)檔案的整理和審核工作，提供必要的協(xié)助和信息。（四）學(xué)員1.按照培訓(xùn)要求，如實(shí)提供個人信息和學(xué)習(xí)情況，配合培訓(xùn)部門完成學(xué)員檔案的建立。2.妥善保管培訓(xùn)期間發(fā)放的各類資料，培訓(xùn)結(jié)束后及時(shí)歸還相關(guān)物品。三、培訓(xùn)檔案的分類與編號（一）分類培訓(xùn)檔案分為以下幾類：1.培訓(xùn)計(jì)劃類：包括年度培訓(xùn)計(jì)劃、專項(xiàng)培訓(xùn)計(jì)劃等。2.培訓(xùn)教材類：涵蓋各類安保培訓(xùn)教材、講義、參考資料等。3.學(xué)員檔案類：包含學(xué)員個人信息、培訓(xùn)記錄、考核成績、證書領(lǐng)取記錄等。4.考核記錄類：如考核試卷、評分標(biāo)準(zhǔn)、考核結(jié)果匯總等。5.證書管理類：涉及培訓(xùn)證書的頒發(fā)、補(bǔ)發(fā)、注銷等相關(guān)記錄。6.其他類：與機(jī)場安保培訓(xùn)相關(guān)的其他重要文件和記錄。（二）編號1.培訓(xùn)檔案采用分類編號法，按照上述分類順序依次編號。2.編號格式為：[類別代碼][年份][流水號]。例如，培訓(xùn)計(jì)劃類檔案編號為“PJ[2023][001]”，其中“PJ”代表培訓(xùn)計(jì)劃類，“2023”為年份，“001”為該年度此類檔案的流水號。3.編號應(yīng)確保唯一性，便于檔案的識別和管理。四、培訓(xùn)檔案的收集與整理（一）收集要求1.安保培訓(xùn)部門應(yīng)在培訓(xùn)活動開始前，明確各類培訓(xùn)檔案的收集范圍和責(zé)任人，確保檔案資料的及時(shí)收集。2.培訓(xùn)過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)、文件、記錄等應(yīng)隨時(shí)整理，做到隨產(chǎn)生隨收集，避免遺漏或丟失。3.對于外部提供的培訓(xùn)資料，如合作培訓(xùn)機(jī)構(gòu)提供的教材、講義等，應(yīng)在接收時(shí)進(jìn)行登記，并確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。（二）整理方法1.培訓(xùn)檔案應(yīng)按照分類和編號順序進(jìn)行整理，確保同一類檔案資料集中存放。2.每份檔案資料應(yīng)進(jìn)行編號，并在首頁附上目錄清單，注明資料名稱、日期、來源等信息。同時(shí)，對檔案資料進(jìn)行裝訂或裝盒，確保整齊、牢固。3.對于電子檔案，應(yīng)按照相同的分類和編號規(guī)則進(jìn)行命名和存儲，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于查找和使用。五、培訓(xùn)檔案的保管（一）保管期限1.培訓(xùn)計(jì)劃類檔案保管期限為[X]年，自培訓(xùn)計(jì)劃實(shí)施年度的次年起計(jì)算。2.培訓(xùn)教材類檔案保管期限為[X]年，自培訓(xùn)教材使用完畢或更新后的次年起計(jì)算。3.學(xué)員檔案類檔案保管期限為[X]年，自學(xué)員完成培訓(xùn)后的次年起計(jì)算。4.考核記錄類檔案保管期限為[X]年，自考核結(jié)束后的次年起計(jì)算。5.證書管理類檔案應(yīng)長期保管。6.其他類檔案根據(jù)其重要性和實(shí)際需要確定保管期限，一般不少于[X]年。（二）保管方式1.培訓(xùn)檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照分類和編號順序排列，確保存放整齊、便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，建立電子檔案的訪問權(quán)限管理機(jī)制，確保只有授權(quán)人員能夠訪問和操作電子檔案。3.檔案保管場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保檔案資料的安全保存。（三）檔案清查與盤點(diǎn)1.檔案管理部門應(yīng)定期對培訓(xùn)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查。清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失或其他異常情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。同時(shí)，對清查結(jié)果進(jìn)行記錄，形成清查報(bào)告，報(bào)上級主管部門備案。3.根據(jù)清查和盤點(diǎn)結(jié)果，對檔案保管工作進(jìn)行總結(jié)和評估，針對存在的問題及時(shí)調(diào)整和完善檔案管理制度和保管措施。六、培訓(xùn)檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.機(jī)場內(nèi)部工作人員因工作需要查閱培訓(xùn)檔案的，應(yīng)填寫《培訓(xùn)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容和查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對查閱申請進(jìn)行審核，對于符合查閱條件的申請，予以批準(zhǔn)，并安排專人陪同查閱。查閱人員只能在指定的查閱場所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出。3.涉及機(jī)場安保核心機(jī)密的培訓(xùn)檔案，如特定的安保技術(shù)資料、學(xué)員敏感信息等，查閱權(quán)限僅限于機(jī)場安保管理部門負(fù)責(zé)人及以上級別人員，并需經(jīng)機(jī)場安保主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）借閱程序1.因工作需要借閱培訓(xùn)檔案的，應(yīng)填寫《培訓(xùn)檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限和歸還時(shí)間等，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請并說明原因。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改或損壞檔案。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)追究借閱人員的責(zé)任。（三）查閱與借閱記錄1.檔案管理部門應(yīng)建立培訓(xùn)檔案查閱和借閱登記臺賬，詳細(xì)記錄查閱和借閱的日期、申請人姓名、部門、查閱或借閱內(nèi)容、審批情況、歸還時(shí)間等信息。2.查閱和借閱登記臺賬應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，作為培訓(xùn)檔案管理的重要組成部分，以備查詢和審計(jì)。七、培訓(xùn)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.培訓(xùn)檔案保管期滿，且確無繼續(xù)保存價(jià)值的，可按照本制度規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.因其他特殊原因需要提前銷毀的培訓(xùn)檔案，必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，并提供充分的理由和證明材料。（二）銷毀程序1.檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的培訓(xùn)檔案進(jìn)行清理，提出銷毀意見，并填寫《培訓(xùn)檔案銷毀申請表》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.《培訓(xùn)檔案銷毀申請表》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)機(jī)場安保主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)銷毀工作，并在銷毀現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等物理方法，確保檔案資料無法恢復(fù)。4.銷毀工作完成后，銷毀人員應(yīng)在《培訓(xùn)檔案銷毀申請