企業(yè)物資采購申請及審批標準化模板一、適用范圍與應用場景辦公用品（如文具、耗材）的常規(guī)補充；生產(chǎn)設(shè)備、工具儀器的采購或升級；項目所需原材料、零部件的專項采購；辦公場所裝修、維修所需材料采購；其他經(jīng)企業(yè)認可的物資采購需求。二、標準化操作流程第一步：需求發(fā)起與申請表填寫發(fā)起主體：由物資需求部門指定經(jīng)辦人（如部門助理、項目負責人）作為申請發(fā)起人，保證申請人對物資需求的具體用途、規(guī)格及數(shù)量有明確認知。填寫要求：發(fā)起人需完整填寫《物資采購申請表》（詳見第三部分模板），內(nèi)容需真實、準確，包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預估單價、用途說明等關(guān)鍵信息，避免模糊描述（如“一批辦公用品”需明確具體品名及數(shù)量）。附件：若采購涉及特殊要求（如技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標準、供應商推薦等），需一并附上相關(guān)說明文件（如技術(shù)圖紙、比價單、previous采購記錄等），作為審批依據(jù)。第二步：部門內(nèi)部初審審核人：需求部門負責人（如部門經(jīng)理、項目負責人）對本部門采購申請進行初審。審核重點：物資需求的必要性：是否為部門工作開展所必需，是否存在可替代方案（如內(nèi)部調(diào)配、修舊利廢）；數(shù)量與規(guī)格合理性：是否與實際工作量匹配，避免過量采購造成浪費；預算符合性：預估總價是否在部門年度預算額度內(nèi)，超預算需注明原因并提報額外審批。審核結(jié)果：初審通過后，部門負責人在申請表“部門審核”欄簽字確認；若不通過，需反饋具體修改意見，發(fā)起人據(jù)此調(diào)整后重新提交。第三步：跨部門協(xié)同審核根據(jù)采購物資的類型及金額，需以下部門進行協(xié)同審核（具體審核部門及權(quán)限可根據(jù)企業(yè)規(guī)模調(diào)整）：行政部/綜合管理部：負責辦公用品、通用耗材等非生產(chǎn)類物資的庫存核對，確認是否可從現(xiàn)有庫存調(diào)配，避免重復采購；財務(wù)部：負責審核采購預算的合規(guī)性、預估價格的合理性，以及資金來源是否落實（如是否涉及專項預算、是否需提前申請付款等）；技術(shù)部/生產(chǎn)部：負責涉及生產(chǎn)設(shè)備、原材料、技術(shù)物資的專業(yè)審核，確認規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)是否符合生產(chǎn)或項目要求；法務(wù)部：對金額較大或涉及合同條款的采購（如長期供應商協(xié)議、定制化物資），審核合同條款的法律風險。各部門需在2個工作日內(nèi)完成審核，逾期未反饋視為默認通過。第四步：分級審批決策根據(jù)采購金額及物資重要性，實行分級審批制度（以下為示例，企業(yè)可根據(jù)實際調(diào)整權(quán)限劃分）：低價值采購（預估單價≤500元或總價≤2000元）：由需求部門負責人及行政部/財務(wù)部審核通過后生效，無需更高層級審批；中等價值采購（2000元＜預估總價≤1萬元）：需分管副總（如運營副總、行政副總）審批；高價值采購（預估總價＞1萬元）或關(guān)鍵設(shè)備采購：需提交總經(jīng)理辦公會或決策委員會集體審批，必要時召開專項評審會議。第五步：采購執(zhí)行與過程跟蹤采購部門對接：審批通過后，申請表轉(zhuǎn)至采購部門（或指定采購負責人），采購部門根據(jù)申請表信息實施采購。供應商選擇：優(yōu)先選擇企業(yè)合格供應商名錄內(nèi)的合作方，名錄外供應商需進行資質(zhì)審核（如營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營范圍、供貨能力等）及比價，保證價格公允、質(zhì)量可靠。進度反饋：采購過程中，若遇物資缺貨、價格波動、交期延遲等異常情況，需及時反饋至需求部門及審批人，協(xié)商調(diào)整方案（如更換替代品、調(diào)整采購時間等）。第六步：物資驗收與歸檔驗收主體：物資送達后，由需求部門經(jīng)辦人、部門負責人及采購部門共同參與驗收，核對物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量是否與申請表一致，并簽署《物資驗收單》。問題處理：若發(fā)覺物資不符（如型號錯誤、質(zhì)量缺陷），需在驗收單中注明，并聯(lián)系供應商退換貨，同時將情況反饋至財務(wù)部暫緩付款。資料歸檔：采購完成后，采購部門負責將《物資采購申請表》《審批記錄》《供應商報價單》《物資驗收單》《采購合同》（若有）等資料整理歸檔，保存期限不少于3年，以備審計或追溯。三、物資采購申請表模板申請部門申請日期年月日申請人聯(lián)系方式（內(nèi)部分機號）物資名稱規(guī)格型號單位用途說明（需詳細說明物資用于具體項目/工作場景，如“XX項目辦公設(shè)備配置”“日常行政耗材補充”）預算科目（如“辦公經(jīng)費-辦公用品”“項目經(jīng)費-設(shè)備采購”）是否為緊急采購□是□否預計到貨日期審批流程部門審核行政/財務(wù)審核簽字：簽字：日期：日期：備注（如供應商推薦、特殊技術(shù)要求、previous采購記錄編號等）四、關(guān)鍵執(zhí)行要點信息完整性：申請表中的物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等核心信息必須填寫完整，避免因信息缺失導致審批延誤或采購錯誤。審批時限：各部門需在規(guī)定時限內(nèi)完成審核，緊急采購（如突發(fā)故障維修、項目緊急啟動）可啟動“綠色通道”，但需在申請表中注明“緊急”原因，并由分管副總直接審批。預算剛性約束：嚴格執(zhí)行預算管理，超預算采購需提前提交預算調(diào)整申請，經(jīng)財務(wù)部及分管副總審批后方可執(zhí)行，嚴禁無預算或超預算采購。合規(guī)性要求：采購物資需符合國家法律法規(guī)及企業(yè)內(nèi)部管理制度（如環(huán)保標準、安全規(guī)范），禁止采購與企業(yè)經(jīng)營無關(guān)的物資（如個人用品、非工作相關(guān)設(shè)備）。供應商管理：優(yōu)先選擇長期