2026年生物科技服務(wù)公司辦公用品管理制度第一章總則第一條制定目的為規(guī)范公司辦公用品管理工作，建立“采購合規(guī)、領(lǐng)用有序、消耗可控、管理高效”的全流程管理機制，保障日常辦公及生物科技研發(fā)、技術(shù)服務(wù)等核心業(yè)務(wù)的辦公用品供應(yīng)，合理控制辦公成本，避免資源浪費，提升辦公用品使用效率，結(jié)合公司行業(yè)特性及辦公實際需求，特制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司所有辦公用品的采購、驗收、入庫、存儲、領(lǐng)用、使用、盤點、報廢及相關(guān)費用管理，覆蓋全體員工辦公及研發(fā)所需的各類用品（包括常規(guī)辦公用品、實驗室專用辦公用品、應(yīng)急辦公用品等）。公司各部門及全體員工涉及辦公用品的申請、領(lǐng)用、使用等相關(guān)工作，均需嚴格遵循本制度規(guī)定。第三條核心原則合規(guī)有序原則：嚴格遵循申請審批流程開展辦公用品采購、領(lǐng)用等工作，確保管理全流程規(guī)范可追溯，符合公司財務(wù)管理制度及相關(guān)法律法規(guī)要求。節(jié)約高效原則：倡導(dǎo)勤儉節(jié)約的辦公理念，合理規(guī)劃辦公用品采購量，控制消耗成本；優(yōu)化領(lǐng)用流程，保障辦公用品及時供應(yīng)，提升辦公效率。按需配置原則：根據(jù)各部門辦公需求、人員規(guī)模及研發(fā)業(yè)務(wù)特性，科學(xué)核定辦公用品采購及領(lǐng)用標準，避免過度采購或領(lǐng)用浪費。權(quán)責(zé)明晰原則：明確各部門及相關(guān)人員在辦公用品管理中的職責(zé)，將采購、驗收、存儲、領(lǐng)用、監(jiān)督等責(zé)任落實到具體主體，確保管理責(zé)任到位。安全合規(guī)原則：針對實驗室專用辦公用品（如實驗記錄冊、專用筆、防護類用品等），嚴格把控質(zhì)量標準，確保符合研發(fā)實驗安全及行業(yè)規(guī)范要求。第四條制度管理本制度由公司行政部牽頭制定與修訂，會同財務(wù)部、研發(fā)部、技術(shù)服務(wù)部等相關(guān)部門共同完善。制度修訂需經(jīng)公司管理層審議通過后予以更新發(fā)布。本制度自發(fā)布之日起正式施行，原有相關(guān)辦公用品管理規(guī)定與本制度不一致的，以本制度為準。第二章組織架構(gòu)與職責(zé)分工第五條組織架構(gòu)公司建立“統(tǒng)籌-執(zhí)行-監(jiān)督”三級辦公用品管理架構(gòu)。行政部為統(tǒng)籌責(zé)任部門，負責(zé)辦公用品的全流程統(tǒng)籌管理；各部門為領(lǐng)用執(zhí)行主體，負責(zé)本部門辦公用品需求的審核與統(tǒng)籌；財務(wù)部為費用監(jiān)督部門，負責(zé)辦公用品相關(guān)費用的審核與支付；研發(fā)部負責(zé)實驗室專用辦公用品的需求提報與質(zhì)量審核。第六條各主體職責(zé)行政部：牽頭落實本制度，制定辦公用品管理實施細則及采購、領(lǐng)用標準；負責(zé)辦公用品的采購計劃制定、供應(yīng)商篩選、采購實施及合同簽訂；負責(zé)辦公用品的驗收、入庫、存儲、盤點及報廢管理；建立辦公用品管理臺賬，詳細記錄采購、入庫、領(lǐng)用、庫存等信息；負責(zé)辦公用品領(lǐng)用窗口的日常運營，為員工提供領(lǐng)用服務(wù)；定期分析辦公用品消耗情況，提出成本優(yōu)化建議；組織開展辦公用品節(jié)約使用的宣傳培訓(xùn)。各部門：審核本部門員工的辦公用品領(lǐng)用需求，確認領(lǐng)用的必要性與合理性；統(tǒng)籌本部門辦公用品領(lǐng)用計劃，控制部門領(lǐng)用成本；指定專人作為部門辦公用品管理員，負責(zé)本部門辦公用品的統(tǒng)一領(lǐng)用、分發(fā)及使用監(jiān)督；督促本部門員工遵守本制度規(guī)定，節(jié)約使用辦公用品，避免浪費。研發(fā)部：負責(zé)提報實驗室專用辦公用品的需求清單、質(zhì)量標準及技術(shù)要求；配合行政部開展實驗室專用辦公用品的采購篩選及驗收工作，確保用品符合研發(fā)實驗需求；監(jiān)督本部門研發(fā)人員實驗室專用辦公用品的規(guī)范使用，避免違規(guī)消耗或浪費。財務(wù)部：負責(zé)審核辦公用品采購費用的真實性、合規(guī)性及完整性；按規(guī)定辦理采購費用的支付與報銷手續(xù)；對辦公用品費用支出情況進行核算與管控，定期向管理層匯報費用預(yù)算執(zhí)行情況；提出辦公用品費用成本優(yōu)化建議。法務(wù)部：為辦公用品采購合同、供應(yīng)商合作協(xié)議等提供法律支持，審核相關(guān)法律文件的合規(guī)性；協(xié)助處理采購過程中出現(xiàn)的法律糾紛（如質(zhì)量問題、合同違約等）。員工：根據(jù)工作需求如實提報辦公用品領(lǐng)用申請，嚴格遵守領(lǐng)用標準；節(jié)約使用辦公用品，杜絕浪費行為（如重復(fù)領(lǐng)用、隨意丟棄可回收用品等）；規(guī)范使用實驗室專用辦公用品，遵守相關(guān)安全操作要求；發(fā)現(xiàn)辦公用品質(zhì)量問題及時向行政部反饋。第三章辦公用品全流程管理第七條辦公用品分類與標準分類標準：公司辦公用品分為三大類，第一類為常規(guī)辦公用品，包括書寫工具（鋼筆、中性筆、鉛筆等）、辦公用紙（A4紙、便簽紙等）、裝訂用品（文件夾、訂書機、回形針等）、辦公耗材（打印機墨盒、硒鼓等）、清潔用品（抹布、洗手液等）；第二類為實驗室專用辦公用品，包括實驗記錄冊、專用實驗筆、防護手套、實驗標簽紙、樣品收納盒等；第三類為應(yīng)急辦公用品，包括應(yīng)急照明設(shè)備、備用打印機耗材、臨時辦公桌椅等。領(lǐng)用標準：行政部結(jié)合各部門人員規(guī)模、辦公需求及研發(fā)業(yè)務(wù)量，制定統(tǒng)一的辦公用品領(lǐng)用標準。常規(guī)辦公用品實行“按月限額領(lǐng)用”，個人領(lǐng)用額度根據(jù)崗位需求核定，部門公用辦公用品根據(jù)部門規(guī)模核定；實驗室專用辦公用品實行“按實驗項目限額領(lǐng)用”，由研發(fā)部根據(jù)項目需求提出額度建議，行政部審核確定；應(yīng)急辦公用品實行“按需領(lǐng)用、專項審批”，僅限突發(fā)應(yīng)急場景使用。第八條采購管理采購計劃：行政部每月底根據(jù)各部門領(lǐng)用需求、庫存剩余量及年度費用預(yù)算，制定下月辦公用品采購計劃，明確采購品類、數(shù)量、預(yù)算金額、交付時間等信息，填寫《辦公用品采購申請表》，經(jīng)財務(wù)部審核、管理層審批后實施。針對實驗室專用辦公用品，采購計劃需提前征求研發(fā)部意見，確認質(zhì)量標準及技術(shù)要求。供應(yīng)商管理：行政部建立合格供應(yīng)商名錄，通過公開招標或合規(guī)供應(yīng)商比價方式選擇合作供應(yīng)商，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、價格合理、服務(wù)優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商；與供應(yīng)商簽訂長期合作協(xié)議，明確質(zhì)量標準、價格條款、交貨周期、售后服務(wù)及違約責(zé)任等內(nèi)容；定期對供應(yīng)商進行評估（每季度一次），淘汰質(zhì)量差、服務(wù)差的供應(yīng)商，更新合格供應(yīng)商名錄。采購實施：行政部根據(jù)審批通過的采購計劃，向合格供應(yīng)商下達采購訂單，明確采購細節(jié)及交付要求；采購過程中，行政部需跟蹤采購進度，確保辦公用品按時交付；對于特殊品類（如進口實驗室專用用品），需提前規(guī)劃采購周期，預(yù)留報關(guān)、檢驗等時間。第九條驗收與入庫驗收流程：辦公用品到貨后，行政部組織驗收工作，常規(guī)辦公用品由行政部采購專員與倉庫管理員共同驗收，重點核查品類、數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量是否符合采購計劃要求，是否存在破損、過期等問題；實驗室專用辦公用品需由行政部、研發(fā)部共同驗收，除核查常規(guī)項目外，還需驗證是否符合研發(fā)實驗的技術(shù)標準及安全要求。驗收處理：驗收合格的辦公用品，由驗收人員在《辦公用品驗收單》上簽字確認；驗收不合格的（如質(zhì)量不達標、數(shù)量短缺、規(guī)格不符等），行政部需立即與供應(yīng)商溝通，要求退換貨，并重新組織驗收，確保辦公用品符合要求后方可入庫。入庫登記：驗收合格的辦公用品，倉庫管理員需在1個工作日內(nèi)完成入庫登記，詳細記錄辦公用品的品類、數(shù)量、規(guī)格、采購日期、供應(yīng)商、入庫日期等信息，更新辦公用品管理臺賬；將辦公用品按分類存放至指定倉庫區(qū)域，做好標識，確保存儲有序、便于領(lǐng)用。第十條領(lǐng)用與分發(fā)領(lǐng)用申請：員工領(lǐng)用辦公用品需通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)填寫《辦公用品領(lǐng)用申請表》，明確領(lǐng)用品類、數(shù)量、領(lǐng)用用途及所屬部門，經(jīng)部門負責(zé)人審核后提交行政部。常規(guī)辦公用品按月領(lǐng)用，員工需在每月固定時間段內(nèi)提交申請；實驗室專用辦公用品按項目領(lǐng)用，需注明對應(yīng)實驗項目名稱；應(yīng)急辦公用品領(lǐng)用需注明應(yīng)急場景，經(jīng)部門負責(zé)人及行政部經(jīng)理雙重審批。領(lǐng)用審核：行政部收到領(lǐng)用申請后，在1個工作日內(nèi)完成審核，核查申請是否符合領(lǐng)用標準、審批流程是否完整；對符合要求的申請，通知申請人或部門辦公用品管理員到指定地點領(lǐng)用；對超出領(lǐng)用標準或?qū)徟蝗纳暾?，退回申請人補充完善后重新提交。分發(fā)與登記：領(lǐng)用人員憑審核通過的申請單到倉庫領(lǐng)用辦公用品，倉庫管理員按申請單內(nèi)容發(fā)放對應(yīng)用品，雙方共同核對數(shù)量、規(guī)格后，在《辦公用品領(lǐng)用登記本》上簽字確認；倉庫管理員及時更新辦公用品管理臺賬，核減對應(yīng)品類庫存數(shù)量。部門公用辦公用品由部門辦公用品管理員統(tǒng)一領(lǐng)用后，負責(zé)在部門內(nèi)部分發(fā)，并做好部門內(nèi)部領(lǐng)用記錄。第十一條使用與保管規(guī)范使用：員工需規(guī)范使用辦公用品，節(jié)約資源，杜絕浪費。書寫工具、辦公用紙等按需使用，避免重復(fù)領(lǐng)用；打印機、復(fù)印機等設(shè)備耗材合理使用，及時關(guān)閉設(shè)備電源，減少耗材浪費；實驗室專用辦公用品需嚴格按照實驗操作規(guī)范使用，避免因操作不當(dāng)導(dǎo)致用品損壞或失效。日常保管：行政部負責(zé)倉庫辦公用品的日常保管工作，保持倉庫環(huán)境干燥、通風(fēng)、整潔，做好防潮、防火、防盜措施；定期檢查庫存辦公用品的質(zhì)量狀況，對易過期、易損壞的用品（如洗手液、實驗防護用品）優(yōu)先安排領(lǐng)用；部門公用辦公用品由部門辦公用品管理員負責(zé)保管，定期核查使用及剩余情況，及時補充領(lǐng)用?？苫厥沼闷饭芾恚汗窘⑥k公用品回收機制，對可回收利用的用品（如廢舊文件夾、空墨盒、廢舊紙張等）進行集中回收，行政部指定專門回收區(qū)域，定期組織回收處理，實現(xiàn)資源循環(huán)利用。第十二條盤點與庫存管理日常盤點：倉庫管理員每日對辦公用品庫存進行抽查，核查庫存數(shù)量與管理臺賬是否一致，及時發(fā)現(xiàn)并處理庫存異常（如短缺、破損、過期等）；每周對重點品類（如高頻領(lǐng)用的常規(guī)用品、高價值的實驗室專用用品）進行全面盤點，確保庫存信息準確。定期盤點：行政部每月組織一次全面的辦公用品庫存盤點，由采購專員、倉庫管理員及財務(wù)部相關(guān)人員共同參與，詳細核查所有品類辦公用品的庫存數(shù)量、質(zhì)量狀況，核對庫存數(shù)據(jù)與財務(wù)核算數(shù)據(jù)的一致性；盤點完成后，編制《辦公用品盤點報告》，明確盤點結(jié)果、差異情況及處理建議，經(jīng)財務(wù)部審核后報管理層備案。庫存優(yōu)化：行政部根據(jù)盤點結(jié)果及領(lǐng)用數(shù)據(jù)，優(yōu)化庫存結(jié)構(gòu)，對高頻領(lǐng)用的辦公用品適當(dāng)增加安全庫存，避免缺貨；對低頻領(lǐng)用、庫存積壓的辦公用品，減少采購量或暫停采購；對過期、破損的辦公用品，及時啟動報廢流程。第十三條報廢管理報廢標準：符合以下條件的辦公用品可申請報廢：質(zhì)量不合格、無法正常使用的；超過保質(zhì)期、失去使用價值的（如過期的實驗防護用品、變質(zhì)的清潔用品）；因意外損壞或操作不當(dāng)導(dǎo)致無法修復(fù)的；其他經(jīng)確認無使用價值的辦公用品。報廢申請：倉庫管理員或使用部門發(fā)現(xiàn)符合報廢標準的辦公用品，需填寫《辦公用品報廢申請表》，明確報廢品類、數(shù)量、報廢原因及所屬部門，附上相關(guān)證明材料（如質(zhì)量檢測報告、破損照片等），經(jīng)部門負責(zé)人審核后提交行政部。報廢審核與處理：行政部收到報廢申請后，組織相關(guān)人員（如研發(fā)部、財務(wù)部）對報廢用品進行核實，確認符合報廢標準后，經(jīng)行政部經(jīng)理審核、管理層審批，方可辦理報廢手續(xù)。報廢辦公用品由行政部統(tǒng)一組織處理，可回收利用的進行回收再加工，不可回收的按環(huán)保要求進行無害化處理；涉及實驗室專用報廢用品（如沾染實驗樣品的用品），需按實驗廢棄物處理規(guī)范進行專項處理，確保安全環(huán)保。行政部及時更新辦公用品管理臺賬，核銷報廢品類庫存數(shù)量。第四章特殊場景辦公用品管理第十四條實驗室專用辦公用品管理需求提報：研發(fā)部根據(jù)實驗項目進度及需求，提前向行政部提報實驗室專用辦公用品需求清單，明確品類、數(shù)量、質(zhì)量標準、技術(shù)要求及交付時間，確保采購工作提前規(guī)劃，不影響實驗進度。采購與驗收：行政部根據(jù)研發(fā)部提報的需求，選擇具備相關(guān)資質(zhì)的供應(yīng)商采購實驗室專用辦公用品，采購前需核實供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量認證文件；驗收時需由研發(fā)部專業(yè)人員參與，重點核查用品的質(zhì)量參數(shù)、安全性能是否符合實驗要求，驗收合格后方可入庫。領(lǐng)用與使用：實驗室專用辦公用品領(lǐng)用需嚴格關(guān)聯(lián)實驗項目，研發(fā)人員需憑項目相關(guān)證明材料提報領(lǐng)用申請；使用過程中需遵守實驗安全規(guī)范，做好用品使用記錄，避免因用品質(zhì)量問題影響實驗結(jié)果；剩余用品需及時退回倉庫保管，嚴禁隨意丟棄或挪作他用。第十五條應(yīng)急辦公用品管理庫存儲備：行政部根據(jù)公司辦公及研發(fā)應(yīng)急需求，提前儲備一定數(shù)量的應(yīng)急辦公用品，明確儲備品類、數(shù)量及存儲位置，定期檢查儲備用品的質(zhì)量狀況，及時更新補充，確保應(yīng)急時能夠快速調(diào)用。領(lǐng)用與審批：應(yīng)急辦公用品僅限突發(fā)應(yīng)急場景（如停電、設(shè)備故障、突發(fā)實驗需求等）使用，領(lǐng)用人員需立即向部門負責(zé)人及行政部經(jīng)理報備，提交緊急領(lǐng)用申請，經(jīng)審批后快速領(lǐng)用；應(yīng)急場景結(jié)束后，領(lǐng)用部門需在2個工作日內(nèi)補全正式領(lǐng)用手續(xù)，說明應(yīng)急領(lǐng)用的詳細情況。后續(xù)補充：應(yīng)急辦公用品領(lǐng)用后，行政部需在3個工作日內(nèi)評估庫存儲備情況，及時制定補充采購計劃，確保應(yīng)急儲備恢復(fù)到位，保障后續(xù)應(yīng)急需求。第十六條遠程辦公人員辦公用品管理需求核定：遠程辦公人員確需領(lǐng)用辦公用品的，需向所在部門提交遠程辦公辦公用品需求申請，說明領(lǐng)用品類、數(shù)量及使用場景，經(jīng)部門負責(zé)人審核后，由行政部根據(jù)遠程辦公時長及工作需求核定領(lǐng)用額度。領(lǐng)用與分發(fā)：遠程辦公人員的辦公用品可由本人到公司領(lǐng)取，或由行政部通過快遞方式寄送；通過快遞寄送的，行政部需做好包裝防護，選擇可靠的快遞服務(wù)商，跟蹤物流信息，確保用品安全送達；領(lǐng)用相關(guān)記錄按常規(guī)領(lǐng)用流程納入辦公用品管理臺賬。第五章監(jiān)督管理第十七條日常監(jiān)督行政部每日核查辦公用品領(lǐng)用申請的審核進度及領(lǐng)用登記情況，確保領(lǐng)用流程規(guī)范；每周檢查倉庫庫存管理情況，核實庫存數(shù)據(jù)與臺賬的一致性；每月匯總辦公用品采購、領(lǐng)用、消耗及費用支出數(shù)據(jù)，形成月度辦公用品管理報告，報管理層備案。財務(wù)部每月對辦公用品采購費用報銷情況進行核查，重點核查費用憑證的真實性、合規(guī)性，核查費用支出是否符合預(yù)算及標準，對發(fā)現(xiàn)的問題及時反饋行政部整改。第十八條專項檢查行政部聯(lián)合財務(wù)部每季度開展一次辦公用品管理專項檢查，重點核查采購流程的規(guī)范性、驗收入庫的嚴謹性、領(lǐng)用標準的執(zhí)行情況、庫存管理的合規(guī)性及費用支出的合理性；對實驗室專用辦公用品、應(yīng)急辦公用品的管理情況進行重點抽查，評估管理措施的有效性。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，出具《辦公用品管理專項檢查報告》，明確整改要求及期限，督促相關(guān)部門限期整改。第十九條定期評估行政部每半年會同研發(fā)部、財務(wù)部等相關(guān)部門對本制度的執(zhí)行效果進行全面評估，分析辦公用品管理工作中存在的問題及原因，評估采購效率、成本控制效果、領(lǐng)用滿意度等指標；結(jié)合公司業(yè)務(wù)發(fā)展需求，提出制度優(yōu)化及流程改進建議，報管理層審批后實施。第二十條違規(guī)核查與處理對收到的違規(guī)領(lǐng)用、浪費辦公用品或采購過程中違規(guī)操作的舉報，或監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，行政部需及時開展核查，核實違規(guī)事實；對確認存在違規(guī)行為的，按本制度獎懲規(guī)定處理，并督促相關(guān)責(zé)任人限期整改；對涉嫌違法違規(guī)的，移交法務(wù)部或相關(guān)監(jiān)管部門處理。第六章獎懲規(guī)定第二十一條獎勵情形對在辦公用品管理工作中表現(xiàn)突出的部門及個人，公司予以表彰獎勵：各部門嚴格遵守本制度規(guī)定，合理控制辦公用品領(lǐng)用成本，全年領(lǐng)用費用低于預(yù)算且無浪費行為的，給予部門通報表揚及專項獎金獎勵；員工節(jié)約使用辦公用品成效顯著，或主動提出辦公用品回收利用、成本優(yōu)化等合理化建議，被采納后有效降低辦公成本的，給予個人物質(zhì)獎勵；行政部工作人員嚴格履行管理職責(zé)，采購效率高、庫存管理規(guī)范、成本控制效果好的，給予績效加分及物質(zhì)獎勵；研發(fā)部在實驗室專用辦公用品管理中，規(guī)范領(lǐng)用、合理使用，有效避免資源浪費或安全風(fēng)險的，給予部門通報表揚。第二十二條懲處情形對違反本制度規(guī)定、在辦公用品管理工作中存在問題的部門及個人，公司予以相應(yīng)懲處：員工超出領(lǐng)用標準重復(fù)領(lǐng)用辦公用品，或存在浪費行為（如隨意丟棄可使用用品、惡意損壞辦公用品等）的，給予通報批評；情節(jié)嚴重的，扣除績效獎金；部門未按規(guī)定審核領(lǐng)用申請，導(dǎo)致本部門員工違規(guī)領(lǐng)用或浪費辦公用品的，給予部門負責(zé)人通報批評；部門全年辦公用品領(lǐng)用費用嚴重超出預(yù)算的，扣除部門負責(zé)人績效獎金；行政部工作