2026年生物科技服務(wù)公司財務(wù)檔案管理制度第一章總則第一條制定目的為規(guī)范公司財務(wù)檔案管理工作，建立系統(tǒng)化、標準化的財務(wù)檔案管理機制，保障財務(wù)檔案的真實、完整、安全與可追溯性，充分發(fā)揮財務(wù)檔案在公司經(jīng)營管理、科研項目推進、合規(guī)審計等工作中的作用，結(jié)合本公司生物科技服務(wù)業(yè)務(wù)特性（涉及科研經(jīng)費核算、項目成本管控、技術(shù)服務(wù)收費等特殊財務(wù)檔案），依據(jù)《中華人民共和國會計法》《會計檔案管理辦法》《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)及公司實際情況，特制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司財務(wù)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用、鑒定、銷毀及電子財務(wù)檔案管理等全流程工作。公司各部門、全體員工（尤其是財務(wù)人員、檔案管理人員）在涉及財務(wù)檔案相關(guān)工作時，均需嚴格遵守本制度規(guī)定。財務(wù)部門為財務(wù)檔案管理的核心責任部門，檔案管理部門協(xié)助開展財務(wù)檔案的專業(yè)保管與規(guī)范管理工作。第三條核心原則真實完整原則：財務(wù)檔案的收集、歸檔需確保內(nèi)容真實、數(shù)據(jù)準確、資料完整，不得偽造、篡改或遺漏財務(wù)檔案相關(guān)信息，保障財務(wù)檔案的原始性與可靠性。規(guī)范有序原則：建立標準化的財務(wù)檔案管理流程，明確各環(huán)節(jié)操作要求，確保財務(wù)檔案的整理、歸檔、保管、查閱等工作規(guī)范有序開展，提升檔案管理效率。安全保密原則：強化財務(wù)檔案安全管理，落實保密責任，采取必要的安全防護措施，防范財務(wù)檔案丟失、損毀、泄露等風險，保護公司商業(yè)秘密及財務(wù)敏感信息。便于利用原則：在保障安全保密的前提下，優(yōu)化財務(wù)檔案查閱、利用流程，確保財務(wù)檔案能夠及時、準確地為公司經(jīng)營決策、科研項目管理、審計監(jiān)督等工作提供支撐。權(quán)責明晰原則：明確各部門、各崗位在財務(wù)檔案管理中的職責與權(quán)利，做到事事有人管、責任有人擔，確保財務(wù)檔案管理工作閉環(huán)落實。第四條職責分工財務(wù)部門：作為財務(wù)檔案管理的核心責任部門，負責財務(wù)檔案的日常收集、整理、初步審核與歸檔工作；建立財務(wù)檔案管理臺賬，詳細記錄檔案流轉(zhuǎn)情況；負責財務(wù)檔案的日常保管與維護（電子檔案除外）；審核財務(wù)檔案查閱、利用、復(fù)制申請；牽頭組織財務(wù)檔案的鑒定與銷毀工作；配合檔案管理部門開展財務(wù)檔案專業(yè)管理相關(guān)工作。檔案管理部門：協(xié)助財務(wù)部門開展財務(wù)檔案的規(guī)范化管理工作；提供財務(wù)檔案保管的專業(yè)指導(dǎo)，包括檔案庫房環(huán)境維護、檔案防護設(shè)施配置等；協(xié)助建立財務(wù)檔案分類歸檔體系；負責財務(wù)檔案的長期專業(yè)保管（如需移交）；參與財務(wù)檔案的鑒定與銷毀工作；監(jiān)督財務(wù)檔案管理流程的合規(guī)性。各業(yè)務(wù)部門：配合財務(wù)部門完成本部門相關(guān)財務(wù)檔案的收集與提交工作，如科研項目經(jīng)費支出憑證、技術(shù)服務(wù)合同相關(guān)財務(wù)資料等；對提交的財務(wù)檔案資料的真實性、完整性負責；遵守財務(wù)檔案查閱、利用規(guī)定，配合財務(wù)部門辦理相關(guān)手續(xù)。信息技術(shù)部門：負責電子財務(wù)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)、維護與升級工作；保障電子財務(wù)檔案的存儲安全、數(shù)據(jù)完整與系統(tǒng)穩(wěn)定；落實電子財務(wù)檔案的備份、加密等安全防護措施；協(xié)助解決電子財務(wù)檔案管理過程中的技術(shù)問題。法務(wù)部門：負責審核本制度及財務(wù)檔案相關(guān)管理規(guī)范的合規(guī)性；提供財務(wù)檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)咨詢支持；參與處理因財務(wù)檔案管理引發(fā)的法律糾紛；對財務(wù)檔案的合規(guī)性鑒定提供專業(yè)意見。審計部門：負責對財務(wù)檔案管理工作進行內(nèi)部審計監(jiān)督，檢查財務(wù)檔案的真實性、完整性、安全性及管理流程的合規(guī)性；對審計過程中發(fā)現(xiàn)的財務(wù)檔案管理問題提出整改建議，跟蹤整改落實情況。財務(wù)檔案管理人員：嚴格遵守本制度規(guī)定，具體負責財務(wù)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱登記等日常工作；及時發(fā)現(xiàn)財務(wù)檔案管理過程中的問題并上報；妥善保管財務(wù)檔案管理相關(guān)印章、臺賬等資料。第二章財務(wù)檔案的收集與歸檔第五條財務(wù)檔案收集范圍公司財務(wù)檔案收集范圍涵蓋公司經(jīng)營管理及科研活動中形成的所有具有保存價值的財務(wù)資料，主要包括以下類別：會計憑證類：原始憑證（如發(fā)票、收據(jù)、支票存根、銀行回單、科研經(jīng)費支出憑證、采購合同付款憑證等）、記賬憑證、匯總憑證及其他會計憑證。會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬（現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬）、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿及其他會計賬簿。財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)會計報告（含資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動表及附注）、科研項目專項財務(wù)報告、審計報告、稅務(wù)申報報告及其他專項財務(wù)分析報告。稅務(wù)管理類：稅務(wù)登記證、納稅申報表、完稅憑證、發(fā)票領(lǐng)用存登記薄、稅收優(yōu)惠備案資料、稅務(wù)稽查相關(guān)資料及其他稅務(wù)管理資料。資金管理類：銀行開戶許可證、銀行賬戶管理制度、銀行對賬單、銀行余額調(diào)節(jié)表、資金預(yù)算方案、資金撥付審批資料、融資相關(guān)資料（借款合同、擔保合同等）及其他資金管理資料?？蒲许椖控攧?wù)類：科研項目經(jīng)費預(yù)算表、經(jīng)費撥付憑證、經(jīng)費支出明細、項目結(jié)題財務(wù)驗收資料、科研設(shè)備采購財務(wù)憑證、技術(shù)服務(wù)收入相關(guān)財務(wù)資料及其他科研項目專屬財務(wù)檔案。資產(chǎn)管理類：固定資產(chǎn)購置合同、付款憑證、驗收單、折舊計提資料、資產(chǎn)盤點表、資產(chǎn)處置審批資料、無形資產(chǎn)購置及攤銷相關(guān)資料、存貨收發(fā)存財務(wù)憑證及其他資產(chǎn)管理財務(wù)資料。財務(wù)制度類：公司財務(wù)管理制度、會計核算辦法、費用報銷規(guī)范、科研經(jīng)費管理辦法、內(nèi)部審計制度及其他相關(guān)財務(wù)管理文件。電子財務(wù)檔案類：電子會計憑證、電子會計賬簿、電子財務(wù)報告、電子稅務(wù)資料、財務(wù)系統(tǒng)備份數(shù)據(jù)、財務(wù)軟件操作日志及其他具有保存價值的電子財務(wù)資料。其他類：財務(wù)人員交接清單、財務(wù)檔案鑒定銷毀報告、財務(wù)檔案查閱利用登記薄、對外財務(wù)合作相關(guān)協(xié)議（如財務(wù)咨詢協(xié)議、審計協(xié)議等）及其他具有保存價值的財務(wù)相關(guān)資料。第六條財務(wù)檔案收集要求財務(wù)部門需建立常態(tài)化的財務(wù)檔案收集機制，明確各崗位財務(wù)資料收集責任，確保所有具有保存價值的財務(wù)資料均能及時、完整收集。財務(wù)資料收集需遵循“及時收集、逐筆核對”的原則，原始憑證需在業(yè)務(wù)發(fā)生后3個工作日內(nèi)收集完畢，記賬憑證需在月度終了后10個工作日內(nèi)整理完畢并收集歸檔相關(guān)附件。收集的財務(wù)資料需符合以下質(zhì)量要求：（1）內(nèi)容真實、數(shù)據(jù)準確，不得有偽造、篡改痕跡；（2）格式規(guī)范、要素齊全，原始憑證需有經(jīng)辦人、審批人簽字，附件完整；（3）紙質(zhì)資料字跡清晰、無涂改，破損資料需及時修復(fù)；（4）電子資料需確保格式兼容、數(shù)據(jù)完整，無病毒感染。各業(yè)務(wù)部門需配合財務(wù)部門做好財務(wù)資料收集工作，及時提交本部門相關(guān)的財務(wù)憑證、合同等資料，對提交資料的真實性、完整性負責；科研項目相關(guān)財務(wù)資料需由項目負責人審核確認后提交財務(wù)部門。第七條財務(wù)檔案歸檔流程整理分類：財務(wù)檔案管理人員對收集的財務(wù)資料進行分類整理，按照會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告、稅務(wù)管理等類別劃分，同一類別內(nèi)按時間順序或項目歸屬進行排序；對紙質(zhì)資料進行裝訂，裝訂需牢固、整齊，注明檔案名稱、年度、月份、冊數(shù)等信息。審核驗收：財務(wù)部門負責人對整理完畢的財務(wù)檔案進行審核，審核內(nèi)容包括檔案分類的準確性、資料的完整性、裝訂的規(guī)范性等；審核合格后，由財務(wù)檔案管理人員與檔案管理部門（如需移交）辦理驗收手續(xù)。編號登記：對審核驗收合格的財務(wù)檔案進行統(tǒng)一編號，編號規(guī)則需規(guī)范統(tǒng)一，包含檔案類別、年度、序號等要素；同時將檔案信息錄入財務(wù)檔案管理臺賬，詳細記錄檔案名稱、編號、數(shù)量、形成日期、保管期限、歸檔日期、經(jīng)辦人等信息。歸檔保管：紙質(zhì)財務(wù)檔案歸檔后，需存放在指定的檔案柜中，做好防潮、防火、防盜等防護措施；電子財務(wù)檔案需上傳至公司指定的電子檔案管理系統(tǒng)，進行加密存儲并做好備份。歸檔時限：月度會計憑證需在月度終了后15個工作日內(nèi)完成歸檔；季度財務(wù)報告需在季度終了后20個工作日內(nèi)完成歸檔；年度財務(wù)檔案（含年度財務(wù)報告、會計賬簿等）需在年度終了后3個月內(nèi)完成歸檔；科研項目財務(wù)檔案需在項目結(jié)題后1個月內(nèi)完成專項歸檔。第三章財務(wù)檔案的保管第八條保管環(huán)境要求紙質(zhì)財務(wù)檔案保管需設(shè)置專用檔案庫房或檔案柜，庫房需具備防潮、防火、防盜、防蟲、防鼠、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備，如安裝滅火器、除濕機、防盜門窗、防蟲藥劑等；庫房溫度控制在14-24℃，相對濕度控制在45%-60%。檔案庫房需保持整潔有序，嚴禁堆放易燃易爆物品、腐蝕性物品及其他與檔案保管無關(guān)的物品；嚴禁在檔案庫房內(nèi)吸煙、飲食、從事無關(guān)活動。電子財務(wù)檔案存儲需使用公司指定的安全服務(wù)器，服務(wù)器需放置在專用機房，配備ups電源、防火墻、防病毒軟件等安全防護設(shè)備；定期對服務(wù)器進行維護，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運行，數(shù)據(jù)安全可靠。第九條保管期限規(guī)定公司財務(wù)檔案保管期限嚴格按照《會計檔案管理辦法》及相關(guān)法律法規(guī)要求執(zhí)行，分為永久保管和定期保管兩類，定期保管期限分為10年、30年。具體保管期限規(guī)定如下：永久保管的財務(wù)檔案：（1）年度財務(wù)會計報告（含附注）；（2）會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書；（3）公司設(shè)立、合并、分立、清算、注銷等重大事項相關(guān)的財務(wù)檔案；（4）科研項目成果轉(zhuǎn)化相關(guān)的核心財務(wù)檔案；（5）其他需永久保管的財務(wù)檔案。保管期限30年的財務(wù)檔案：（1）會計憑證（原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等）；（2）會計賬簿（總賬、明細賬、日記賬、輔助賬簿等）；（3）會計檔案移交清冊；（4）科研項目經(jīng)費支出明細及相關(guān)憑證；（5）其他需保管30年的財務(wù)檔案。保管期限10年的財務(wù)檔案：（1）月度、季度財務(wù)會計報告；（2）銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單；（3）納稅申報表、完稅憑證（已納入永久保管的除外）；（4）發(fā)票領(lǐng)用存登記?。唬?）其他需保管10年的財務(wù)檔案。財務(wù)檔案保管期限從會計年度終了后的第一天算起；科研項目財務(wù)檔案保管期限自項目結(jié)題驗收合格后第一天算起，若項目涉及知識產(chǎn)權(quán)、法律糾紛等，保管期限需延長至相關(guān)事項處理完畢。第十條保管日常維護財務(wù)檔案管理人員需每日檢查檔案庫房環(huán)境，查看溫濕度、防護設(shè)施運行情況，及時處理異常情況；每周對檔案庫房進行一次清潔整理，保持庫房整潔。定期對紙質(zhì)財務(wù)檔案進行檢查，查看是否存在霉變、蟲蛀、破損等情況，對出現(xiàn)問題的檔案及時進行修復(fù)、復(fù)制；每年對紙質(zhì)財務(wù)檔案進行一次全面盤點，核對檔案數(shù)量與臺賬記錄，確保賬實相符。電子財務(wù)檔案需定期進行備份，備份頻率至少為每月一次，備份數(shù)據(jù)需存儲在異地安全位置；定期對電子財務(wù)檔案進行檢測，檢查數(shù)據(jù)完整性、可讀性，及時更新存儲格式，確保電子檔案長期可用。財務(wù)檔案管理人員變動時，需辦理財務(wù)檔案交接手續(xù)，編制交接清單，詳細列明交接檔案的名稱、編號、數(shù)量、保管狀態(tài)等信息，由交接雙方、監(jiān)交人簽字確認后，方可完成交接；交接清單需歸檔保管。第四章財務(wù)檔案的查閱與利用第十一條查閱利用條件公司內(nèi)部員工因工作需要查閱財務(wù)檔案的，需符合以下條件：（1）有明確的查閱目的，且查閱內(nèi)容與工作相關(guān)；（2）經(jīng)過規(guī)定的審批流程；（3）遵守財務(wù)檔案查閱利用相關(guān)規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。外部單位（如審計機構(gòu)、稅務(wù)機關(guān)、司法機關(guān)等）因工作需要查閱財務(wù)檔案的，需提供以下資料：（1）單位介紹信；（2）查閱人員有效身份證明；（3）相關(guān)法律法規(guī)或行政文書規(guī)定的查閱依據(jù)；經(jīng)公司財務(wù)部門負責人及管理層審批同意后，方可查閱。嚴禁任何單位或個人因私人目的查閱公司財務(wù)檔案；嚴禁查閱與自身工作無關(guān)的財務(wù)檔案。第十二條查閱利用流程內(nèi)部員工查閱財務(wù)檔案的，需填寫《財務(wù)檔案查閱申請表》，注明查閱人姓名、部門、崗位、查閱目的、查閱檔案名稱及編號、查閱方式（現(xiàn)場查閱、復(fù)制等），經(jīng)部門負責人審核、財務(wù)部門負責人審批同意后，由財務(wù)檔案管理人員協(xié)助查閱。外部單位查閱財務(wù)檔案的，需由對接部門協(xié)助填寫《財務(wù)檔案查閱申請表》，附上相關(guān)證明資料，經(jīng)財務(wù)部門負責人、法務(wù)部門審核、公司管理層審批同意后，由財務(wù)檔案管理人員全程陪同查閱。財務(wù)檔案管理人員需對查閱人身份及審批手續(xù)進行核實，確認無誤后，方可提供檔案查閱服務(wù)；同時建立《財務(wù)檔案查閱利用登記薄》，詳細記錄查閱人信息、查閱時間、查閱檔案信息、查閱目的、利用結(jié)果等內(nèi)容，由查閱人簽字確認。查閱財務(wù)檔案需在指定的查閱區(qū)域進行，嚴禁將財務(wù)檔案帶出指定區(qū)域；確因工作需要帶出的，需經(jīng)財務(wù)部門負責人及公司管理層審批同意，簽訂《財務(wù)檔案借出承諾書》，明確借出期限及責任，按期歸還。第十三條查閱利用要求查閱人需愛護財務(wù)檔案，嚴禁涂改、勾畫、抽取、損毀檔案資料；嚴禁復(fù)制、摘抄與查閱目的無關(guān)的檔案內(nèi)容；如需復(fù)制檔案資料，需在《財務(wù)檔案查閱申請表》中注明，經(jīng)審批同意后，由財務(wù)檔案管理人員負責復(fù)制，復(fù)制件需加蓋財務(wù)檔案專用章。電子財務(wù)檔案的查閱需在公司內(nèi)部安全網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進行，查閱人需使用個人賬號登錄電子檔案管理系統(tǒng)，系統(tǒng)自動記錄查閱痕跡；嚴禁將電子財務(wù)檔案下載、拷貝至外部設(shè)備，確需拷貝的，需經(jīng)財務(wù)部門負責人審批同意，使用公司指定的加密設(shè)備，并在使用后及時刪除設(shè)備中的檔案數(shù)據(jù)。查閱人獲取的財務(wù)檔案復(fù)制件僅可用于公司指定的工作用途，嚴禁外傳、泄露；因違規(guī)使用或泄露財務(wù)檔案內(nèi)容給公司造成損失的，需承擔相應(yīng)責任。財務(wù)檔案查閱完畢后，財務(wù)檔案管理人員需及時將檔案歸位，核對檔案數(shù)量與狀態(tài)，確保檔案完整無損；對借出的財務(wù)檔案，需在借出期限屆滿前提醒借閱人歸還，逾期未歸還的，需及時上報財務(wù)部門負責人處理。第五章財務(wù)檔案的鑒定與銷毀第十四條鑒定機制與流程公司建立財務(wù)檔案鑒定機制，由財務(wù)部門牽頭，聯(lián)合檔案管理部門、法務(wù)部門、審計部門組成財務(wù)檔案鑒定小組，負責財務(wù)檔案的鑒定工作。財務(wù)檔案鑒定工作定期開展，每年至少開展一次；對保管期限屆滿的財務(wù)檔案，需重點進行鑒定；對保管期限未屆滿但已失去保存價值的財務(wù)檔案，可隨時組織鑒定。鑒定流程如下：（1）財務(wù)檔案管理人員梳理保管期限屆滿或需鑒定的財務(wù)檔案，編制《財務(wù)檔案鑒定清單》，提交鑒定小組；（2）鑒定小組對檔案進行逐一審核，評估檔案的保存價值，確定檔案是否需要繼續(xù)保管、延長保管期限或予以銷毀；（3）鑒定小組形成《財務(wù)檔案鑒定意見書》，詳細記錄鑒定結(jié)論、理由、鑒定人員簽字等信息；（4）《財務(wù)檔案鑒定意見書》經(jīng)公司管理層審批同意后生效。經(jīng)鑒定需要繼續(xù)保管的財務(wù)檔案，需更新財務(wù)檔案管理臺賬，明確延長后的保管期限；需要銷毀的財務(wù)檔案，需納入銷毀清單，按規(guī)定流程處理。第十五條銷毀流程與要求財務(wù)檔案銷毀需嚴格按照以下流程進行：（1）財務(wù)檔案管理人員根據(jù)審批通過的《財務(wù)檔案鑒定意見書》，編制《財務(wù)檔案銷毀清冊》，詳細列明銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、形成日期、保管期限、鑒定結(jié)論等信息；（2）《財務(wù)檔案銷毀清冊》經(jīng)財務(wù)部門負責人、檔案管理部門負責人、法務(wù)部門負責人審核，公司管理層審批同意后，方可組織銷毀；（3）銷毀財務(wù)檔案需由財務(wù)部門、檔案管理部門共同派員監(jiān)銷，監(jiān)銷人員需全程監(jiān)督銷毀過程，確保檔案全部銷毀完畢；（4）銷毀完畢后，監(jiān)銷人員需在《財務(wù)檔案銷毀清冊》上簽字確認，注明銷毀日期、銷毀方式等信息；（5）《財務(wù)檔案銷毀清冊》及相關(guān)鑒定資料需歸檔永久保管。財務(wù)檔案銷毀方式需符合相關(guān)規(guī)定，紙質(zhì)財務(wù)檔案可采用粉碎、焚燒等方式銷毀，確保無法復(fù)原；電子財務(wù)檔案需采用徹底刪除、數(shù)據(jù)覆蓋等方式銷毀，同時銷毀相關(guān)備份數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。嚴禁擅自銷毀財務(wù)檔案，嚴禁將需銷毀的財務(wù)檔案出售、贈與或挪作他用；對未達保管期限但因特殊情況確需銷毀的財務(wù)檔案，需經(jīng)上級主管部門批準后，方可按規(guī)定流程銷毀。銷毀過程中如發(fā)現(xiàn)有仍需保存的財務(wù)檔案，需立即停止銷毀工作，將相關(guān)檔案移出銷毀清單，重新進行鑒定，確定保管方式。第六章財務(wù)檔案的安全保密第十六條安全防護措施紙質(zhì)財務(wù)檔案庫房需安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備、火災(zāi)報警系統(tǒng)等安全設(shè)施，監(jiān)控設(shè)備需24小時運行，監(jiān)控記錄保存期限不少于3個月；檔案柜需加鎖管理，鑰匙由財務(wù)檔案管理人員專人保管，嚴禁轉(zhuǎn)借他人。電子財務(wù)檔案管理系統(tǒng)需設(shè)置嚴格的訪問權(quán)限，采用賬號密碼、身份認證等多重防護措施；對敏感財務(wù)檔案數(shù)據(jù)進行加密處理，確保數(shù)據(jù)傳輸與存儲安全；定期對系統(tǒng)進行安全檢測與漏洞修復(fù)，防范黑客攻擊、病毒入侵等風險。財務(wù)檔案管理人員需嚴格遵守保密規(guī)定，妥善保管財務(wù)檔案管理相關(guān)的賬號、密碼、鑰匙等，不得泄露給無關(guān)人員；離職時需及時移交相關(guān)資料，注銷系統(tǒng)賬號。第十七條保密管理要求所有接觸財務(wù)檔案的人員均需承擔保密責任，嚴禁以任何形式泄露財務(wù)檔案內(nèi)容，包括但不限于向外部單位或個人泄露、在非工作場合談?wù)撠攧?wù)檔案信息、私自復(fù)制傳播財務(wù)檔案等。涉及公司商業(yè)秘密、科研項目核心財務(wù)數(shù)據(jù)、重大決策財務(wù)信息等敏感財務(wù)檔案，需采取額外的保密措施，如單獨存放、加密存儲、限制查閱權(quán)限等；查閱此類檔案需經(jīng)公司高層管理人員審批同意。外部單位查閱財務(wù)檔案時，需簽訂《保密承諾書》，明確保密責任；財務(wù)檔案管理人員需向其告知保密要求，監(jiān)督其遵守保密規(guī)定。發(fā)生財務(wù)檔案泄露、丟失等安全事件時，相關(guān)人員需立即向財務(wù)部門負責人及公司管理層報告，同時采取必要的補救措施，控制事態(tài)發(fā)展；公司需組織調(diào)查事件原因，追究相關(guān)人員責任；涉及違法犯罪的，需及時報警處理。第七章監(jiān)督檢查與責任追究第十八條監(jiān)督檢查機制財務(wù)部門需定期對財務(wù)檔案管理工作進行自查，每月開展一次日常檢查，每季度開展一次專項檢查，每年開展一次全面檢查，重點檢查財務(wù)檔案的收集歸檔、保管維護、查閱利用、鑒定銷毀等環(huán)節(jié)的合規(guī)性，及時發(fā)現(xiàn)并整改問題。審計部門需將財務(wù)檔案管理工作納入內(nèi)部審計范圍，每年至少開展一次專項審計，檢查財務(wù)檔案的真實性、完整性、安全性，評估管理流程的有效性，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，跟蹤整改落實情況。檔案管理部門需定期對財務(wù)檔案保管情況進行監(jiān)督檢查，重點檢查檔案庫房環(huán)境、保管設(shè)施運行、檔案完好程度等，對不符合保管要求的情況提出改進意見，督促財務(wù)部門落實。建立財務(wù)檔案管理投訴舉報機制，員工發(fā)現(xiàn)違反本制度的行為，可向財務(wù)部門、審計部門或公司管理層投訴舉報