2026年生物科技服務(wù)公司進(jìn)口采購(gòu)管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司進(jìn)口采購(gòu)管理工作，確保進(jìn)口采購(gòu)業(yè)務(wù)合法合規(guī)、高效有序開(kāi)展，保障公司生物科技服務(wù)業(yè)務(wù)（含技術(shù)研發(fā)服務(wù)、實(shí)驗(yàn)檢測(cè)服務(wù)、技術(shù)咨詢(xún)服務(wù)等）所需進(jìn)口物資（如實(shí)驗(yàn)試劑、檢測(cè)儀器、耗材、核心零部件等）的質(zhì)量與供應(yīng)穩(wěn)定性，控制采購(gòu)成本與風(fēng)險(xiǎn)，依據(jù)《中華人民共和國(guó)海關(guān)法》《中華人民共和國(guó)進(jìn)出口商品檢驗(yàn)法》《中華人民共和國(guó)外匯管理?xiàng)l例》等相關(guān)法律法規(guī)及公司財(cái)務(wù)管理制度、采購(gòu)管理制度，結(jié)合公司經(jīng)營(yíng)實(shí)際，制定本制度。第二條本制度所稱(chēng)進(jìn)口采購(gòu)，是指公司為滿(mǎn)足生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、研發(fā)實(shí)驗(yàn)、客戶(hù)服務(wù)等需求，從境外供應(yīng)商采購(gòu)物資并通過(guò)海關(guān)報(bào)關(guān)進(jìn)口的全部業(yè)務(wù)活動(dòng)，包括采購(gòu)計(jì)劃編制、供應(yīng)商篩選與管理、采購(gòu)合同簽訂、報(bào)關(guān)通關(guān)、物流運(yùn)輸、物資驗(yàn)收、付款結(jié)算等全流程環(huán)節(jié)。第三條本制度適用于公司所有涉及進(jìn)口采購(gòu)業(yè)務(wù)的部門(mén)及人員，包括采購(gòu)部門(mén)、使用部門(mén)（研發(fā)部門(mén)、實(shí)驗(yàn)檢測(cè)部門(mén)等）、財(cái)務(wù)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)、倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)等，覆蓋各類(lèi)進(jìn)口物資的采購(gòu)管理活動(dòng)。第四條進(jìn)口采購(gòu)管理遵循以下基本原則：（一）合法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家進(jìn)出口相關(guān)法律法規(guī)、海關(guān)監(jiān)管規(guī)定、外匯管理要求及行業(yè)監(jiān)管標(biāo)準(zhǔn)，確保進(jìn)口采購(gòu)全流程合規(guī)；（二）質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：以物資質(zhì)量為核心，優(yōu)先選擇質(zhì)量達(dá)標(biāo)、信譽(yù)良好的境外供應(yīng)商，確保進(jìn)口物資符合公司業(yè)務(wù)使用要求及相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)；（三）成本可控原則：在保障質(zhì)量與供應(yīng)的前提下，通過(guò)市場(chǎng)調(diào)研、比價(jià)議價(jià)、優(yōu)化采購(gòu)流程等方式，合理控制采購(gòu)成本，提升采購(gòu)效益；（四）效率保障原則：優(yōu)化進(jìn)口采購(gòu)流程，明確各環(huán)節(jié)時(shí)間要求，確保物資及時(shí)到港、通關(guān)、驗(yàn)收，保障業(yè)務(wù)開(kāi)展的連續(xù)性；（五）風(fēng)險(xiǎn)防控原則：全面預(yù)判進(jìn)口采購(gòu)過(guò)程中的政策風(fēng)險(xiǎn)、匯率風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、通關(guān)風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)鏈風(fēng)險(xiǎn)等，制定針對(duì)性防控措施，降低風(fēng)險(xiǎn)損失；（六）權(quán)責(zé)對(duì)等原則：明確各部門(mén)及人員在進(jìn)口采購(gòu)管理中的職責(zé)權(quán)限，將采購(gòu)執(zhí)行效果與績(jī)效考核掛鉤，確保責(zé)任落實(shí)到位。第五條公司建立“采購(gòu)部門(mén)牽頭統(tǒng)籌、使用部門(mén)需求提報(bào)、相關(guān)部門(mén)協(xié)同配合、管理層審批監(jiān)督、全流程風(fēng)險(xiǎn)管控”的進(jìn)口采購(gòu)管理體系，確保進(jìn)口采購(gòu)工作規(guī)范有序推進(jìn)。第二章職責(zé)分工第六條采購(gòu)部門(mén)職責(zé)：（一）負(fù)責(zé)牽頭組織進(jìn)口采購(gòu)全流程工作，包括采購(gòu)計(jì)劃匯總審核、供應(yīng)商篩選與管理、采購(gòu)詢(xún)價(jià)與比價(jià)、采購(gòu)合同談判與簽訂、報(bào)關(guān)通關(guān)協(xié)調(diào)、物流跟蹤等；（二）負(fù)責(zé)開(kāi)展進(jìn)口市場(chǎng)調(diào)研，收集分析境外供應(yīng)商信息、產(chǎn)品價(jià)格走勢(shì)、行業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、進(jìn)出口政策變化等，為進(jìn)口采購(gòu)決策提供數(shù)據(jù)支撐；（三）負(fù)責(zé)建立并維護(hù)境外供應(yīng)商檔案，組織開(kāi)展供應(yīng)商資質(zhì)審核、評(píng)估與動(dòng)態(tài)管理，淘汰不合格供應(yīng)商；（四）負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)解決進(jìn)口采購(gòu)過(guò)程中的問(wèn)題，如報(bào)關(guān)異常、物流延誤、質(zhì)量爭(zhēng)議等；（五）負(fù)責(zé)收集整理進(jìn)口采購(gòu)相關(guān)資料（如合同、報(bào)關(guān)單據(jù)、物流憑證等），及時(shí)歸檔并向相關(guān)部門(mén)反饋采購(gòu)進(jìn)展；（六）負(fù)責(zé)提出進(jìn)口采購(gòu)流程優(yōu)化建議，提升采購(gòu)效率與風(fēng)險(xiǎn)防控水平。第七條使用部門(mén)職責(zé)：（一）負(fù)責(zé)根據(jù)業(yè)務(wù)需求，準(zhǔn)確提報(bào)進(jìn)口采購(gòu)需求，明確采購(gòu)物資的名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、使用時(shí)限等要求；（二）負(fù)責(zé)參與境外供應(yīng)商篩選與評(píng)估，提供專(zhuān)業(yè)技術(shù)支持，協(xié)助審核供應(yīng)商產(chǎn)品技術(shù)資質(zhì)；（三）負(fù)責(zé)進(jìn)口物資到港后的技術(shù)驗(yàn)收工作，核對(duì)物資的技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量狀況是否符合需求，出具驗(yàn)收意見(jiàn)；（四）負(fù)責(zé)及時(shí)反饋進(jìn)口物資使用過(guò)程中出現(xiàn)的質(zhì)量問(wèn)題，配合采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商溝通處理；（五）負(fù)責(zé)根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃，提前預(yù)判進(jìn)口采購(gòu)需求，配合采購(gòu)部門(mén)編制進(jìn)口采購(gòu)計(jì)劃。第八條財(cái)務(wù)部門(mén)職責(zé)：（一）負(fù)責(zé)審核進(jìn)口采購(gòu)計(jì)劃的財(cái)務(wù)可行性，核查采購(gòu)預(yù)算的合理性，統(tǒng)籌安排進(jìn)口采購(gòu)資金；（二）負(fù)責(zé)審核進(jìn)口采購(gòu)合同中的付款條款、匯率約定、結(jié)算方式等財(cái)務(wù)相關(guān)內(nèi)容，確保符合公司財(cái)務(wù)管理制度及外匯管理要求；（三）負(fù)責(zé)辦理進(jìn)口采購(gòu)?fù)鈪R結(jié)算、付款手續(xù)，嚴(yán)格遵守國(guó)家外匯管理規(guī)定，及時(shí)辦理外匯核銷(xiāo)相關(guān)事宜；（四）負(fù)責(zé)進(jìn)口采購(gòu)相關(guān)賬務(wù)處理，準(zhǔn)確核算采購(gòu)成本，及時(shí)登記賬簿，保管相關(guān)財(cái)務(wù)憑證；（五）負(fù)責(zé)配合采購(gòu)部門(mén)核查進(jìn)口采購(gòu)費(fèi)用支出情況，提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持，參與進(jìn)口采購(gòu)成本分析。第九條法務(wù)部門(mén)職責(zé)：（一）負(fù)責(zé)審核進(jìn)口采購(gòu)合同的合法性、合規(guī)性，核查合同條款是否完整、權(quán)責(zé)是否明確，防范合同法律風(fēng)險(xiǎn)；（二）負(fù)責(zé)為進(jìn)口采購(gòu)業(yè)務(wù)提供法律咨詢(xún)支持，協(xié)助處理采購(gòu)過(guò)程中的法律糾紛（如合同違約、質(zhì)量爭(zhēng)議等）；（三）負(fù)責(zé)跟蹤進(jìn)出口相關(guān)法律法規(guī)變化，及時(shí)向相關(guān)部門(mén)反饋法律風(fēng)險(xiǎn)提示。第十條倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)職責(zé)：（一）負(fù)責(zé)進(jìn)口物資到港后的數(shù)量驗(yàn)收工作，核對(duì)物資數(shù)量、包裝狀況是否符合要求，辦理入庫(kù)手續(xù)；（二）負(fù)責(zé)按照物資特性（如冷藏、避光、防潮等）妥善保管進(jìn)口物資，建立庫(kù)存臺(tái)賬，實(shí)時(shí)更新庫(kù)存信息；（三）負(fù)責(zé)及時(shí)向采購(gòu)部門(mén)、使用部門(mén)反饋進(jìn)口物資入庫(kù)情況及庫(kù)存動(dòng)態(tài)，配合開(kāi)展物資盤(pán)點(diǎn)工作。第十一條管理層職責(zé)：（一）負(fù)責(zé)審批進(jìn)口采購(gòu)計(jì)劃、重大進(jìn)口采購(gòu)項(xiàng)目（如大額采購(gòu)、特殊品類(lèi)采購(gòu)）及進(jìn)口采購(gòu)合同；（二）負(fù)責(zé)審批進(jìn)口采購(gòu)預(yù)算調(diào)整、供應(yīng)商準(zhǔn)入與淘汰等重大事項(xiàng)；（三）負(fù)責(zé)監(jiān)督進(jìn)口采購(gòu)管理制度的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中的重大問(wèn)題；（四）負(fù)責(zé)審定進(jìn)口采購(gòu)績(jī)效考核方案，推動(dòng)采購(gòu)激勵(lì)與約束機(jī)制落地。第三章進(jìn)口采購(gòu)計(jì)劃編制第十二條計(jì)劃編制依據(jù)：（一）公司年度經(jīng)營(yíng)目標(biāo)、業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃及使用部門(mén)實(shí)際需求；（二）進(jìn)口物資庫(kù)存動(dòng)態(tài)，確保采購(gòu)數(shù)量合理，避免積壓或短缺；（三）進(jìn)口市場(chǎng)供需狀況、價(jià)格走勢(shì)及進(jìn)出口政策變化；（四）公司財(cái)務(wù)預(yù)算管控要求，確保采購(gòu)資金合理配置。第十三條計(jì)劃編制流程：（一）需求提報(bào)：使用部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫(xiě)《進(jìn)口采購(gòu)需求申請(qǐng)表》，明確物資名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、使用時(shí)限、預(yù)算金額等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后提交采購(gòu)部門(mén)；（二）匯總審核：采購(gòu)部門(mén)匯總各使用部門(mén)進(jìn)口采購(gòu)需求，結(jié)合庫(kù)存情況、市場(chǎng)調(diào)研結(jié)果，審核需求的合理性、必要性，編制進(jìn)口采購(gòu)計(jì)劃草案；（三）部門(mén)會(huì)簽：采購(gòu)部門(mén)將計(jì)劃草案提交財(cái)務(wù)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)會(huì)簽，財(cái)務(wù)部門(mén)審核預(yù)算可行性，法務(wù)部門(mén)審核政策合規(guī)性，各部門(mén)提出審核意見(jiàn)；（四）審批發(fā)布：采購(gòu)部門(mén)匯總會(huì)簽意見(jiàn)，優(yōu)化完善計(jì)劃草案后，上報(bào)管理層審批；審批通過(guò)后，正式發(fā)布進(jìn)口采購(gòu)計(jì)劃，同步抄送各相關(guān)部門(mén)。第十四條計(jì)劃編制周期與調(diào)整：（一）年度進(jìn)口采購(gòu)計(jì)劃：每年第四季度啟動(dòng)編制，12月底前完成審批發(fā)布，作為下一年度進(jìn)口采購(gòu)工作的依據(jù)；（二）季度/月度進(jìn)口采購(gòu)計(jì)劃：采購(gòu)部門(mén)根據(jù)年度計(jì)劃及使用部門(mén)臨時(shí)需求，每月/每季度末編制下一月度/季度進(jìn)口采購(gòu)執(zhí)行計(jì)劃，明確具體采購(gòu)任務(wù)及時(shí)間節(jié)點(diǎn)；（三）計(jì)劃調(diào)整：因業(yè)務(wù)需求變化、市場(chǎng)環(huán)境突變、政策調(diào)整等特殊情況需調(diào)整進(jìn)口采購(gòu)計(jì)劃的，由使用部門(mén)或采購(gòu)部門(mén)提出調(diào)整申請(qǐng)，說(shuō)明調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容及依據(jù)，按原審批流程報(bào)批后執(zhí)行。第四章境外供應(yīng)商管理第十五條供應(yīng)商準(zhǔn)入條件：（一）具備合法的經(jīng)營(yíng)資質(zhì)，如境外注冊(cè)證明、相關(guān)產(chǎn)品生產(chǎn)許可證、質(zhì)量認(rèn)證證書(shū)（如CE、FDA、ISO等，根據(jù)物資品類(lèi)要求）；（二）具備穩(wěn)定的生產(chǎn)供應(yīng)能力，能夠保障物資質(zhì)量達(dá)標(biāo)且按時(shí)交付；（三）具備良好的商業(yè)信譽(yù)，無(wú)重大質(zhì)量事故記錄、無(wú)違約失信記錄；（四）具備完善的售后服務(wù)體系，能夠及時(shí)響應(yīng)質(zhì)量問(wèn)題處理、技術(shù)支持等需求；（五）能夠配合公司完成進(jìn)口報(bào)關(guān)所需的相關(guān)資料提供工作。第十六條供應(yīng)商準(zhǔn)入流程：（一）信息收集：采購(gòu)部門(mén)通過(guò)市場(chǎng)調(diào)研、行業(yè)展會(huì)、客戶(hù)推薦等合法渠道收集境外供應(yīng)商信息，建立潛在供應(yīng)商名錄；（二）資質(zhì)審核：采購(gòu)部門(mén)牽頭，聯(lián)合使用部門(mén)、法務(wù)部門(mén)對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審核，要求供應(yīng)商提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、質(zhì)量認(rèn)證證書(shū)、產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)等資料，核查資料真實(shí)性、有效性；（三）實(shí)地考察（可選）：對(duì)采購(gòu)金額較大、物資關(guān)鍵程度高的供應(yīng)商，可組織采購(gòu)部門(mén)、使用部門(mén)相關(guān)人員進(jìn)行實(shí)地考察，核查其生產(chǎn)規(guī)模、技術(shù)水平、質(zhì)量管控體系等；（四）樣品測(cè)試：對(duì)有必要的物資，可要求供應(yīng)商提供樣品，由使用部門(mén)進(jìn)行技術(shù)測(cè)試與質(zhì)量評(píng)估，出具樣品測(cè)試報(bào)告；（五）準(zhǔn)入審批：采購(gòu)部門(mén)匯總資質(zhì)審核、實(shí)地考察、樣品測(cè)試等結(jié)果，填寫(xiě)《境外供應(yīng)商準(zhǔn)入審批表》，上報(bào)管理層審批；審批通過(guò)后，將供應(yīng)商納入合格供應(yīng)商名錄。第十七條供應(yīng)商動(dòng)態(tài)管理：（一）建立供應(yīng)商檔案：采購(gòu)部門(mén)為每一家合格供應(yīng)商建立檔案，記錄供應(yīng)商基本信息、資質(zhì)文件、合作歷史、采購(gòu)金額、質(zhì)量反饋、履約情況等信息，實(shí)行動(dòng)態(tài)更新；（二）定期評(píng)估：每年度采購(gòu)部門(mén)牽頭組織對(duì)合格供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估，評(píng)估指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、交付及時(shí)性、價(jià)格合理性、售后服務(wù)、合規(guī)性等，形成供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告；（三）分級(jí)管理：根據(jù)評(píng)估結(jié)果將供應(yīng)商分為優(yōu)秀、合格、不合格三個(gè)等級(jí)，對(duì)優(yōu)秀供應(yīng)商可優(yōu)先合作、給予一定采購(gòu)傾斜；對(duì)合格供應(yīng)商維持正常合作；對(duì)不合格供應(yīng)商暫停合作，要求限期整改，整改仍不合格的，剔除出合格供應(yīng)商名錄；（四）異常處理：合作過(guò)程中若供應(yīng)商出現(xiàn)質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、交付延誤、違規(guī)操作等問(wèn)題，采購(gòu)部門(mén)需及時(shí)與供應(yīng)商溝通整改，記錄整改情況；情節(jié)嚴(yán)重的，立即終止合作，并將其列入黑名單。第五章進(jìn)口采購(gòu)實(shí)施流程第十八條采購(gòu)申請(qǐng)與審批：（一）使用部門(mén)根據(jù)批準(zhǔn)的進(jìn)口采購(gòu)計(jì)劃，填寫(xiě)《進(jìn)口采購(gòu)申請(qǐng)單》，明確物資詳細(xì)信息、采購(gòu)預(yù)算、交貨時(shí)間要求等，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后提交采購(gòu)部門(mén)；（二）采購(gòu)部門(mén)審核采購(gòu)申請(qǐng)的合規(guī)性、合理性，核查是否符合采購(gòu)計(jì)劃、預(yù)算是否合理，審核通過(guò)后按采購(gòu)金額分級(jí)上報(bào)審批：小額采購(gòu)（X元以下）由采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；中額采購(gòu)（X元-X元）由管理層審批；大額采購(gòu)（X元以上）由公司主要負(fù)責(zé)人審批；（三）審批通過(guò)后，采購(gòu)部門(mén)啟動(dòng)采購(gòu)實(shí)施工作。第十九條詢(xún)價(jià)與比價(jià)：（一）采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)申請(qǐng)要求，向至少3家合格境外供應(yīng)商發(fā)出詢(xún)價(jià)通知，明確詢(xún)價(jià)物資的詳細(xì)參數(shù)、數(shù)量、交貨條件、付款方式等；（二）收集供應(yīng)商報(bào)價(jià)單，對(duì)報(bào)價(jià)單中的價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)、貿(mào)易術(shù)語(yǔ)（如FOB、CIF、DDP等）、匯率約定等內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)對(duì)比分析；（三）對(duì)采購(gòu)金額較大、技術(shù)要求復(fù)雜的采購(gòu)項(xiàng)目，可采用招標(biāo)方式采購(gòu)，按公司招標(biāo)管理制度執(zhí)行。第二十條合同談判與簽訂：（一）采購(gòu)部門(mén)根據(jù)詢(xún)價(jià)比價(jià)結(jié)果，選擇最優(yōu)供應(yīng)商進(jìn)行合同談判，談判重點(diǎn)包括價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款條款、匯率風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)、違約責(zé)任、通關(guān)責(zé)任劃分、售后服務(wù)等；（二）談判完成后，采購(gòu)部門(mén)起草進(jìn)口采購(gòu)合同，合同內(nèi)容需完整、明確，符合國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定；（三）采購(gòu)合同經(jīng)法務(wù)部門(mén)審核（審核法律合規(guī)性）、財(cái)務(wù)部門(mén)審核（審核財(cái)務(wù)相關(guān)條款）、使用部門(mén)審核（審核技術(shù)相關(guān)條款）后，上報(bào)管理層審批；大額采購(gòu)合同需經(jīng)管理層集體決策審批；（四）合同審批通過(guò)后，由公司授權(quán)人員與供應(yīng)商簽訂正式進(jìn)口采購(gòu)合同，合同簽訂后及時(shí)分發(fā)至相關(guān)部門(mén)備案。第二十一條報(bào)關(guān)通關(guān)流程：（一）資料準(zhǔn)備：采購(gòu)部門(mén)協(xié)調(diào)供應(yīng)商提供商業(yè)發(fā)票、裝箱單、提單、原產(chǎn)地證書(shū)、產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)等報(bào)關(guān)所需資料，同時(shí)準(zhǔn)備公司報(bào)關(guān)委托書(shū)、進(jìn)出口經(jīng)營(yíng)權(quán)證明等資料，確保資料完整、準(zhǔn)確；（二）報(bào)關(guān)委托：根據(jù)實(shí)際情況，可委托專(zhuān)業(yè)報(bào)關(guān)公司辦理報(bào)關(guān)手續(xù)，采購(gòu)部門(mén)需選擇資質(zhì)齊全、經(jīng)驗(yàn)豐富的報(bào)關(guān)公司，簽訂報(bào)關(guān)委托協(xié)議，明確雙方權(quán)責(zé)；（三）申報(bào)通關(guān)：報(bào)關(guān)公司或采購(gòu)部門(mén)向海關(guān)提交報(bào)關(guān)資料，辦理報(bào)關(guān)申報(bào)手續(xù)；配合海關(guān)查驗(yàn)工作，及時(shí)解答海關(guān)疑問(wèn)，補(bǔ)充相關(guān)資料；（四）商檢流程：對(duì)需要進(jìn)行出入境檢驗(yàn)檢疫的物資，需在通關(guān)前或通關(guān)后辦理商檢手續(xù)，提交相關(guān)資料，配合商檢部門(mén)檢驗(yàn)，取得商檢合格證明；（五）稅費(fèi)繳納：財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)海關(guān)核定的關(guān)稅、增值稅等稅費(fèi)金額，及時(shí)繳納相關(guān)稅費(fèi)，獲取稅費(fèi)繳納憑證；（六）通關(guān)放行：完成上述流程后，海關(guān)審核通過(guò)并放行，采購(gòu)部門(mén)或報(bào)關(guān)公司辦理貨物提取手續(xù)。第二十二條物流運(yùn)輸與跟蹤：（一）采購(gòu)部門(mén)根據(jù)合同約定的貿(mào)易術(shù)語(yǔ)及物資特性，選擇合適的物流方式（如海運(yùn)、空運(yùn)、陸運(yùn)），協(xié)調(diào)供應(yīng)商或物流服務(wù)商安排物資運(yùn)輸；（二）對(duì)需要特殊運(yùn)輸條件的物資（如冷藏試劑、精密儀器），需明確要求物流服務(wù)商采取相應(yīng)防護(hù)措施，確保物資運(yùn)輸過(guò)程中質(zhì)量不受影響；（三）采購(gòu)部門(mén)全程跟蹤物流進(jìn)度，及時(shí)獲取貨物運(yùn)輸狀態(tài)信息，若出現(xiàn)物流延誤、貨物破損等異常情況，及時(shí)與物流服務(wù)商、供應(yīng)商溝通處理；（四）貨物到港后，采購(gòu)部門(mén)協(xié)調(diào)物流服務(wù)商及時(shí)辦理貨物交接手續(xù)，確保貨物順利入庫(kù)。第六章驗(yàn)收、入庫(kù)與付款第二十三條物資驗(yàn)收：（一）數(shù)量驗(yàn)收：倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)收到進(jìn)口物資后，核對(duì)物資包裝是否完好，根據(jù)提單、裝箱單等資料清點(diǎn)物資數(shù)量，檢查物資型號(hào)、規(guī)格是否與合同一致，填寫(xiě)《進(jìn)口物資數(shù)量驗(yàn)收單》；（二）技術(shù)驗(yàn)收：使用部門(mén)在數(shù)量驗(yàn)收合格后，對(duì)物資進(jìn)行技術(shù)參數(shù)核查、質(zhì)量測(cè)試，對(duì)照合同約定的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及需求提報(bào)要求，評(píng)估物資是否符合使用需求，出具《進(jìn)口物資技術(shù)驗(yàn)收單》；（三）驗(yàn)收結(jié)果處理：驗(yàn)收合格的，由倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)辦理入庫(kù)手續(xù)；驗(yàn)收不合格的，采購(gòu)部門(mén)需立即通知供應(yīng)商，說(shuō)明不合格情況，提出處理意見(jiàn)（如退貨、換貨、索賠等），并跟蹤處理進(jìn)度，同時(shí)將相關(guān)情況上報(bào)管理層。第二十四條入庫(kù)管理：（一）驗(yàn)收合格的進(jìn)口物資，倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)需及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)，錄入庫(kù)存管理系統(tǒng)，建立庫(kù)存臺(tái)賬，明確物資存放位置，粘貼物資標(biāo)識(shí)；（二）根據(jù)物資特性采取相應(yīng)的倉(cāng)儲(chǔ)保管措施，如冷藏、避光、防潮、防塵等，確保物資質(zhì)量穩(wěn)定；（三）定期對(duì)進(jìn)口物資進(jìn)行庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)庫(kù)存數(shù)量與臺(tái)賬是否一致，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理庫(kù)存異常情況。第二十五條付款結(jié)算：（一）付款申請(qǐng)：采購(gòu)部門(mén)根據(jù)進(jìn)口采購(gòu)合同約定的付款條款、物資驗(yàn)收合格證明、入庫(kù)單、報(bào)關(guān)單據(jù)、發(fā)票等資料，填寫(xiě)《進(jìn)口采購(gòu)付款申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后提交財(cái)務(wù)部門(mén)；（二）付款審核：財(cái)務(wù)部門(mén)審核付款申請(qǐng)資料的完整性、真實(shí)性，核查付款金額、付款時(shí)間是否符合合同約定，審核通過(guò)后按公司資金審批流程上報(bào)審批；（三）付款辦理：審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門(mén)按照合同約定的結(jié)算方式（如電匯、信用證等）辦理付款手續(xù)，嚴(yán)格遵守國(guó)家外匯管理規(guī)定，及時(shí)完成外匯購(gòu)匯、付匯操作；（四）賬務(wù)處理：財(cái)務(wù)部門(mén)完成付款后，及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，登記相關(guān)賬簿，保管付款憑證及相關(guān)資料；（五）尾款支付：對(duì)于有尾款支付約定的，需在滿(mǎn)足合同約定的尾款支付條件（如質(zhì)保期屆滿(mǎn)、物資無(wú)質(zhì)量問(wèn)題等）后，按上述流程辦理尾款支付手續(xù)。第七章風(fēng)險(xiǎn)防控與應(yīng)急處理第二十六條風(fēng)險(xiǎn)防控措施：（一）政策風(fēng)險(xiǎn)防控：采購(gòu)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)定期跟蹤進(jìn)出口政策、海關(guān)監(jiān)管規(guī)定、外匯管理政策變化，及時(shí)組織相關(guān)人員學(xué)習(xí)，確保進(jìn)口采購(gòu)業(yè)務(wù)符合最新政策要求；（二）匯率風(fēng)險(xiǎn)防控：財(cái)務(wù)部門(mén)、采購(gòu)部門(mén)密切關(guān)注匯率波動(dòng)情況，對(duì)大額進(jìn)口采購(gòu)項(xiàng)目，可通過(guò)簽訂固定匯率條款、選擇合適的結(jié)算貨幣等方式，降低匯率波動(dòng)對(duì)采購(gòu)成本的影響；（三）質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)防控：嚴(yán)格執(zhí)行供應(yīng)商準(zhǔn)入與動(dòng)態(tài)管理機(jī)制，加強(qiáng)進(jìn)口物資驗(yàn)收環(huán)節(jié)管控，對(duì)關(guān)鍵物資可要求供應(yīng)商提供質(zhì)量擔(dān)保；（四）通關(guān)風(fēng)險(xiǎn)防控：提前準(zhǔn)備完整、準(zhǔn)確的報(bào)關(guān)資料，選擇專(zhuān)業(yè)報(bào)關(guān)公司合作，加強(qiáng)與海關(guān)溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)解決報(bào)關(guān)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題；（五）供應(yīng)鏈風(fēng)險(xiǎn)防控：建立多渠道供應(yīng)商資源，避免單一供應(yīng)商依賴(lài)；對(duì)重要物資可適當(dāng)建立安全庫(kù)存，應(yīng)對(duì)供應(yīng)鏈中斷風(fēng)險(xiǎn)；（六）合同風(fēng)險(xiǎn)防控：法務(wù)部門(mén)嚴(yán)格審核進(jìn)口采購(gòu)合同，明確雙方權(quán)責(zé)、違約責(zé)任，防范合同糾紛。第二十七條應(yīng)急處理機(jī)制：（一）報(bào)關(guān)異常處理：若出現(xiàn)報(bào)關(guān)資料不全、海關(guān)查驗(yàn)受阻等報(bào)關(guān)異常情況，采購(gòu)部門(mén)需立即協(xié)調(diào)供應(yīng)商、報(bào)關(guān)公司補(bǔ)充資料，與海關(guān)溝通說(shuō)明情況，制定解決方案，盡快完成通關(guān)；（二）物流延誤處理：若物資運(yùn)輸過(guò)程中出現(xiàn)延誤，采購(gòu)部門(mén)需及時(shí)與物流服務(wù)商、供應(yīng)商溝通，查明延誤原因，督促其加快運(yùn)輸進(jìn)度；若影響業(yè)務(wù)開(kāi)展，需及時(shí)調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃或啟動(dòng)備選供應(yīng)商資源；（三）質(zhì)量問(wèn)題處理：若進(jìn)口物資驗(yàn)收不合格或使用過(guò)程中出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題，采購(gòu)部門(mén)需立即通知供應(yīng)商，收集相關(guān)證據(jù)，提出退貨、換貨、索賠等要求，跟蹤處理結(jié)果；必要時(shí)可通過(guò)法律途徑維護(hù)公司權(quán)益；（四）供應(yīng)商違約處理：若供應(yīng)商出現(xiàn)未按合同約定交付、擅自變更合同條款等違約行為，采購(gòu)部門(mén)需及時(shí)發(fā)出違約通知，要求供應(yīng)商承擔(dān)違約責(zé)任；情節(jié)嚴(yán)重的，終止合同并追究其賠償責(zé)任；（五）重大突發(fā)事件處理：若發(fā)生自然災(zāi)害、國(guó)際沖突、疫情等重大突發(fā)事件影響進(jìn)口采購(gòu)業(yè)務(wù)，采購(gòu)部門(mén)需立即上報(bào)管理層，啟動(dòng)應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制，評(píng)估事件影響，制定替代采購(gòu)方案（如尋找國(guó)內(nèi)替代物資、調(diào)整業(yè)務(wù)計(jì)劃等），降低損失。第八章考核與獎(jiǎng)懲第二十八條考核機(jī)制：（一）公司將進(jìn)口采購(gòu)管理工作納入相關(guān)部門(mén)及人員的績(jī)效考核體系，考核周期分為月度、季度、年度；（二）考核指標(biāo)主要包括采購(gòu)計(jì)劃完成率、采購(gòu)成本控制率、進(jìn)口物資質(zhì)量合格率、交付及時(shí)性、報(bào)關(guān)通關(guān)效率、合規(guī)性、風(fēng)險(xiǎn)防控效果等；（三）考核實(shí)施由人力資源部門(mén)牽頭，采購(gòu)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、使用部門(mén)配合，根據(jù)進(jìn)口采購(gòu)執(zhí)行數(shù)據(jù)、日常工作記錄等，客觀公正開(kāi)展考核評(píng)分；（四）考核結(jié)果及時(shí)反饋給相關(guān)部門(mén)及人員，針對(duì)考核中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，幫助制定改進(jìn)計(jì)劃，提升進(jìn)口采購(gòu)管理水平。第二十九條獎(jiǎng)勵(lì)措施：對(duì)進(jìn)口采購(gòu)管理工作表現(xiàn)突出的部門(mén)及個(gè)人，公司給予以下獎(jiǎng)勵(lì)：（一）采購(gòu)部門(mén)年度進(jìn)口采購(gòu)計(jì)劃完成率100%、物資質(zhì)量合格率98%以上、采購(gòu)成本控制在預(yù)算范圍內(nèi)的，給予部門(mén)年度績(jī)效獎(jiǎng)金上浮15%-25%；（二）采購(gòu)人員在進(jìn)口采購(gòu)過(guò)程中，通過(guò)優(yōu)化采購(gòu)方案、比價(jià)議價(jià)等方式顯著降低采購(gòu)成本，或成功規(guī)避重大采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的，給予專(zhuān)