正版軟件管理工作規(guī)范指南規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)正版軟件的管理，規(guī)范正版軟件的采購(gòu)、使用、維護(hù)等工作流程，確保公司軟件使用符合法律法規(guī)要求，提高軟件使用效率，降低軟件使用成本，特制定本正版軟件管理工作規(guī)范。（二）適用范圍本規(guī)范適用于公司內(nèi)部所有部門(mén)及員工在工作過(guò)程中對(duì)正版軟件的采購(gòu)、安裝、使用、升級(jí)、卸載等管理活動(dòng)。（三）管理原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)，確保所使用的軟件均為合法授權(quán)的正版軟件。2.必要性原則：根據(jù)工作實(shí)際需求，合理配置軟件，避免不必要的軟件采購(gòu)和使用。3.經(jīng)濟(jì)性原則：在滿(mǎn)足工作需求的前提下，選擇性?xún)r(jià)比高的軟件產(chǎn)品，降低軟件采購(gòu)和使用成本。4.安全性原則：采取必要的安全措施，保障正版軟件的安全使用，防止軟件被盜版、惡意攻擊或數(shù)據(jù)泄露。二、管理職責(zé)（一）信息管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定和完善正版軟件管理規(guī)章制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.組織開(kāi)展正版軟件的采購(gòu)、選型和評(píng)估工作。3.建立和維護(hù)正版軟件資產(chǎn)臺(tái)賬，記錄軟件的采購(gòu)、安裝、使用、升級(jí)、卸載等信息。4.負(fù)責(zé)正版軟件的安裝、配置、調(diào)試和維護(hù)工作，及時(shí)解決軟件使用過(guò)程中出現(xiàn)的技術(shù)問(wèn)題。5.定期對(duì)公司正版軟件的使用情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，提出改進(jìn)建議。（二）財(cái)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)審核正版軟件采購(gòu)預(yù)算，確保采購(gòu)資金的合理使用。2.按照公司財(cái)務(wù)制度辦理正版軟件的采購(gòu)付款手續(xù)。3.對(duì)正版軟件的采購(gòu)成本進(jìn)行核算和分析，為公司的成本控制提供支持。（三）各使用部門(mén)1.根據(jù)工作實(shí)際需求，提出正版軟件的采購(gòu)申請(qǐng)，并明確軟件的功能、性能、數(shù)量等要求。2.負(fù)責(zé)本部門(mén)正版軟件的日常使用和管理，確保軟件的合法使用和安全運(yùn)行。3.配合信息管理部門(mén)開(kāi)展正版軟件的檢查和評(píng)估工作，及時(shí)反饋軟件使用過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題和建議。三、軟件采購(gòu)管理（一）需求調(diào)研1.各使用部門(mén)應(yīng)定期對(duì)本部門(mén)的軟件使用需求進(jìn)行調(diào)研和分析，結(jié)合工作實(shí)際情況，提出軟件采購(gòu)需求。2.需求調(diào)研應(yīng)包括軟件的功能、性能、兼容性、安全性等方面的要求，以及軟件的預(yù)計(jì)使用人數(shù)、使用場(chǎng)景等信息。（二）采購(gòu)申請(qǐng)1.各使用部門(mén)根據(jù)需求調(diào)研結(jié)果，填寫(xiě)《正版軟件采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明軟件的名稱(chēng)、版本、功能、數(shù)量、預(yù)算等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給信息管理部門(mén)。2.信息管理部門(mén)對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審核，主要審核軟件的必要性、合理性、兼容性等，對(duì)于不符合要求的采購(gòu)申請(qǐng)，應(yīng)及時(shí)反饋給使用部門(mén)并說(shuō)明原因。（三）選型評(píng)估1.對(duì)于審核通過(guò)的采購(gòu)申請(qǐng)，信息管理部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行軟件選型評(píng)估。2.選型評(píng)估應(yīng)綜合考慮軟件的功能、性能、價(jià)格、售后服務(wù)、技術(shù)支持等因素，選擇最適合公司需求的軟件產(chǎn)品。3.選型評(píng)估過(guò)程中，應(yīng)收集相關(guān)軟件產(chǎn)品的資料和信息，進(jìn)行對(duì)比分析，并邀請(qǐng)專(zhuān)業(yè)人士或用戶(hù)代表進(jìn)行評(píng)估和論證。（四）采購(gòu)審批1.信息管理部門(mén)根據(jù)選型評(píng)估結(jié)果，制定軟件采購(gòu)方案，包括軟件的名稱(chēng)、版本、數(shù)量、價(jià)格、供應(yīng)商等信息，并填寫(xiě)《正版軟件采購(gòu)審批表》。2.采購(gòu)方案經(jīng)信息管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。對(duì)于重大軟件采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行集體決策。（五）采購(gòu)實(shí)施1.采購(gòu)方案經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，信息管理部門(mén)應(yīng)按照公司采購(gòu)管理制度的要求，與供應(yīng)商簽訂軟件采購(gòu)合同。2.采購(gòu)合同應(yīng)明確軟件的名稱(chēng)、版本、數(shù)量、價(jià)格、交付時(shí)間、售后服務(wù)、技術(shù)支持等條款，確保雙方的權(quán)益和義務(wù)得到保障。3.信息管理部門(mén)應(yīng)跟蹤軟件采購(gòu)的執(zhí)行情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，確保軟件按時(shí)、按質(zhì)、按量交付。四、軟件安裝與配置管理（一）安裝前準(zhǔn)備1.信息管理部門(mén)在安裝軟件前，應(yīng)檢查計(jì)算機(jī)設(shè)備的硬件配置和操作系統(tǒng)是否符合軟件的安裝要求。2.準(zhǔn)備好軟件安裝所需的介質(zhì)、密鑰、序列號(hào)等資料，并對(duì)軟件進(jìn)行病毒查殺和安全檢測(cè)。（二）安裝過(guò)程管理1.信息管理部門(mén)應(yīng)按照軟件的安裝說(shuō)明和操作指南進(jìn)行軟件安裝，確保安裝過(guò)程的正確性和規(guī)范性。2.在安裝過(guò)程中，應(yīng)注意軟件的配置參數(shù)設(shè)置，如數(shù)據(jù)庫(kù)連接、網(wǎng)絡(luò)設(shè)置、用戶(hù)權(quán)限等，確保軟件能夠正常運(yùn)行。（三）安裝測(cè)試1.軟件安裝完成后，信息管理部門(mén)應(yīng)進(jìn)行安裝測(cè)試，檢查軟件的功能是否正常、性能是否穩(wěn)定、兼容性是否良好等。2.對(duì)于安裝測(cè)試過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，信息管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行排查和解決，確保軟件能夠滿(mǎn)足使用部門(mén)的需求。（四）配置管理1.信息管理部門(mén)應(yīng)建立軟件配置管理文檔，記錄軟件的配置參數(shù)、安裝路徑、用戶(hù)權(quán)限等信息，以便于軟件的維護(hù)和管理。2.根據(jù)使用部門(mén)的需求和軟件的升級(jí)情況，及時(shí)調(diào)整軟件的配置參數(shù)，確保軟件的正常運(yùn)行。五、軟件使用與維護(hù)管理（一）使用培訓(xùn)1.軟件安裝完成后，信息管理部門(mén)應(yīng)組織使用部門(mén)的員工進(jìn)行軟件使用培訓(xùn)，使員工熟悉軟件的功能和操作方法。2.培訓(xùn)方式可以采用集中培訓(xùn)、在線(xiàn)培訓(xùn)、現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)等多種形式，確保培訓(xùn)效果。（二）使用規(guī)范1.各使用部門(mén)應(yīng)要求員工嚴(yán)格遵守軟件的使用規(guī)范和操作流程，不得擅自更改軟件的配置參數(shù)、刪除軟件文件等。2.員工在使用軟件過(guò)程中，應(yīng)注意保護(hù)軟件的版權(quán)和知識(shí)產(chǎn)權(quán)，不得將軟件擅自復(fù)制、傳播、出租給他人使用。（三）日常維護(hù)1.信息管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)軟件進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，包括軟件的更新、升級(jí)、備份、病毒查殺等工作。2.建立軟件維護(hù)記錄，記錄軟件的維護(hù)時(shí)間、維護(hù)內(nèi)容、維護(hù)人員等信息，以便于對(duì)軟件的維護(hù)情況進(jìn)行跟蹤和管理。（四）故障處理1.當(dāng)軟件出現(xiàn)故障時(shí)，使用部門(mén)應(yīng)及時(shí)向信息管理部門(mén)報(bào)告，信息管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)響應(yīng)并進(jìn)行故障排查和處理。2.對(duì)于一般性故障，信息管理部門(mén)應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)解決；對(duì)于較為復(fù)雜的故障，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系軟件供應(yīng)商的技術(shù)支持人員進(jìn)行協(xié)助處理。六、軟件升級(jí)與更新管理（一）升級(jí)需求評(píng)估1.信息管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)軟件的使用情況進(jìn)行評(píng)估，結(jié)合軟件供應(yīng)商發(fā)布的升級(jí)信息和公司的業(yè)務(wù)需求，判斷是否需要對(duì)軟件進(jìn)行升級(jí)。2.升級(jí)需求評(píng)估應(yīng)考慮軟件的功能增強(qiáng)、性能提升、安全漏洞修復(fù)等因素，以及升級(jí)的成本、風(fēng)險(xiǎn)和影響等。（二）升級(jí)方案制定1.對(duì)于需要升級(jí)的軟件，信息管理部門(mén)應(yīng)制定詳細(xì)的升級(jí)方案，包括升級(jí)的時(shí)間、步驟、方法、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估及應(yīng)對(duì)措施等。2.升級(jí)方案應(yīng)經(jīng)過(guò)相關(guān)部門(mén)和人員的審核和批準(zhǔn)后實(shí)施。（三）升級(jí)實(shí)施1.在升級(jí)實(shí)施前，信息管理部門(mén)應(yīng)做好充分的準(zhǔn)備工作，包括備份數(shù)據(jù)、測(cè)試升級(jí)環(huán)境、通知相關(guān)人員等。2.按照升級(jí)方案的要求，逐步實(shí)施軟件升級(jí)，確保升級(jí)過(guò)程的順利進(jìn)行。3.升級(jí)完成后，對(duì)軟件進(jìn)行全面的測(cè)試和檢查，確保軟件的功能和性能正常。（四）更新管理1.對(duì)于軟件的日常更新，如安全補(bǔ)丁、功能更新等，信息管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)關(guān)注軟件供應(yīng)商的發(fā)布信息，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行更新。2.更新過(guò)程中，應(yīng)遵循軟件供應(yīng)商的更新指南和要求，確保更新的正確性和安全性。七、軟件卸載管理（一）卸載申請(qǐng)1.當(dāng)軟件不再使用或需要更換時(shí)，使用部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《正版軟件卸載申請(qǐng)表》，說(shuō)明卸載軟件的原因、名稱(chēng)、版本等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給信息管理部門(mén)。（二）卸載審批1.信息管理部門(mén)對(duì)卸載申請(qǐng)進(jìn)行審核，主要審核卸載的必要性、數(shù)據(jù)備份情況等，對(duì)于不符合要求的卸載申請(qǐng)，應(yīng)及時(shí)反饋給使用部門(mén)并說(shuō)明原因。（三）卸載實(shí)施1.經(jīng)審核通過(guò)的卸載申請(qǐng)，信息管理部門(mén)應(yīng)按照軟件的卸載說(shuō)明和操作指南進(jìn)行軟件卸載，確保卸載過(guò)程的徹底性和安全性。2.卸載完成后，對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行清理，刪除相關(guān)的軟件文件、注冊(cè)表項(xiàng)等，釋放系統(tǒng)資源。八、軟件資產(chǎn)管理（一）資產(chǎn)臺(tái)賬建立1.信息管理部門(mén)應(yīng)建立正版軟件資產(chǎn)臺(tái)賬，記錄軟件的名稱(chēng)、版本、供應(yīng)商、采購(gòu)時(shí)間、采購(gòu)價(jià)格、授權(quán)數(shù)量、使用部門(mén)、使用人等信息。2.資產(chǎn)臺(tái)賬應(yīng)采用電子化管理方式，便于查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)和分析。（二）資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)1.信息管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)正版軟件資產(chǎn)進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)資產(chǎn)臺(tái)賬與實(shí)際使用情況是否一致。2.盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)軟件資產(chǎn)存在丟失、損壞、被盜用等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。（三）資產(chǎn)報(bào)廢1.對(duì)于已經(jīng)過(guò)期、損壞、不再適用的正版軟件，信息管理部門(mén)應(yīng)按照公司的資產(chǎn)報(bào)廢管理制度進(jìn)行報(bào)廢處理。2.報(bào)廢處理前，應(yīng)確保軟件的數(shù)據(jù)已經(jīng)備份和清理，避免數(shù)據(jù)泄露。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.信息管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)公司正版軟件的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括軟件的合法性、使用情況、維護(hù)情況等。2.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求相關(guān)部門(mén)和人員限期整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.將正版軟件管理工作納入公司的績(jī)效考核體系，對(duì)各部門(mén)和人員的正版軟件管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核評(píng)價(jià)指標(biāo)包括軟件采購(gòu)的合理性、使用的合法