合同審批管理自動化系統(tǒng)工具模板一、系統(tǒng)適用業(yè)務(wù)場景本合同審批管理自動化系統(tǒng)適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會組織中需規(guī)范化、高效化處理的合同全生命周期管理場景，具體包括但不限于：多部門協(xié)作合同審批：如采購合同、銷售合同需跨越采購部、法務(wù)部、財務(wù)部、管理層等多部門協(xié)同審批，避免傳統(tǒng)紙質(zhì)審批的流轉(zhuǎn)延遲與信息斷層；跨地域合同管理：企業(yè)分支機(jī)構(gòu)分布在不同城市時，通過系統(tǒng)實現(xiàn)異地合同的在線提交、審批與歸檔，解決地域限制帶來的效率問題；合同全生命周期追溯：從合同發(fā)起、審批、簽署到歸檔、履約跟蹤，全程留痕，滿足企業(yè)合規(guī)審計與風(fēng)險管控需求；標(biāo)準(zhǔn)化流程管控：針對不同類型合同（如勞動合同、服務(wù)合同、租賃合同等）預(yù)設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化審批流程，保證審批節(jié)點、職責(zé)分工的統(tǒng)一性，減少人為操作偏差。二、合同審批全流程操作指引第一步：發(fā)起合同審批申請操作主體：合同發(fā)起人（如業(yè)務(wù)經(jīng)辦人*明）具體操作：登錄系統(tǒng)后，進(jìn)入“合同管理”模塊，“新建合同申請”，選擇合同類型（如“采購合同”“服務(wù)合同”等）；填寫合同基礎(chǔ)信息：包括合同名稱（需體現(xiàn)核心內(nèi)容，如“2024年度辦公設(shè)備采購合同”）、合同編號（按系統(tǒng)規(guī)則自動，如“CG-2024-001”）、合同金額（大小寫需一致）、簽訂方信息（甲方/乙方的名稱、統(tǒng)一社會信用代碼等）；合同附件：包括合同草案、對方資質(zhì)文件（如營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件）、相關(guān)支持性文件（如報價單、技術(shù)協(xié)議等），附件需為PDF/Word格式，單個文件不超過10MB；選擇審批流程：根據(jù)合同類型與金額，系統(tǒng)自動匹配預(yù)設(shè)審批流程（如金額≤5萬元需部門負(fù)責(zé)人審批，＞5萬元需額外增加財務(wù)部、總經(jīng)理審批），或發(fā)起人手動調(diào)整審批節(jié)點（需說明調(diào)整理由）；填寫審批意見（可選）：“請法務(wù)部審核合同條款”“財務(wù)部確認(rèn)付款條件”等，提交申請。第二步：系統(tǒng)自動流轉(zhuǎn)審批操作主體：系統(tǒng)自動觸發(fā)具體操作：系統(tǒng)根據(jù)審批流程，自動向第一審批人（如部門負(fù)責(zé)人*華）發(fā)送審批待辦通知（系統(tǒng)消息/郵件/短信提醒）；審批人登錄系統(tǒng)后，可在“待辦事項”中查看合同申請詳情，包括基礎(chǔ)信息、附件、發(fā)起人備注及審批路徑；若審批人暫無法處理，可“轉(zhuǎn)交審批”，將任務(wù)轉(zhuǎn)交給同部門其他授權(quán)人員（需提前在系統(tǒng)中設(shè)置審批代理規(guī)則）。第三步：審批人在線審批處理操作主體：各審批節(jié)點人員（如部門負(fù)責(zé)人華、法務(wù)專員強(qiáng)、財務(wù)經(jīng)理麗、總經(jīng)理總）具體操作：審核內(nèi)容：審批人需重點審核合同條款的合規(guī)性（如是否符合法律法規(guī)、公司制度）、金額準(zhǔn)確性、附件完整性、履約風(fēng)險等；審批操作：通過：“同意審批”，系統(tǒng)自動流轉(zhuǎn)至下一審批節(jié)點；駁回：“駁回審批”，填寫駁回原因（如“合同金額超出預(yù)算”“付款條件不明確”），系統(tǒng)將通知發(fā)起人修改后重新提交；意見反饋：“補(bǔ)充意見”，可添加非強(qiáng)制性修改建議（如“建議增加違約責(zé)任條款”），發(fā)起人可見但無需暫停審批。特殊處理：若審批人出差或請假，可提前在系統(tǒng)中設(shè)置“審批代理人”，或由系統(tǒng)管理員代為處理（需事后補(bǔ)簽審批意見）。第四步：審批結(jié)果通知與歸檔操作主體：系統(tǒng)自動處理/檔案管理員具體操作：審批完成：所有審批節(jié)點通過后，系統(tǒng)自動“審批通過通知”，通過消息提醒發(fā)起人*明及相關(guān)方；合同簽署：發(fā)起人根據(jù)審批通過的版本，完成合同簽署（可對接電子簽章系統(tǒng)，或打印線下簽署后掃描）；歸檔管理：系統(tǒng)自動將合同終稿、審批流程記錄、簽署文件等歸至“合同檔案庫”，支持按合同編號、名稱、簽訂方、日期等字段檢索，同時設(shè)置查閱權(quán)限（如僅財務(wù)部可查看金額詳情）。三、合同審批核心信息模板模板1：合同基本信息表字段名稱填寫說明示例合同編號系統(tǒng)自動，規(guī)則：[合同類型首字母]-[年份]-[三位流水號]CG-2024-001（采購合同）合同名稱?體現(xiàn)簽訂方、核心內(nèi)容、年份，簡潔明確2024年度軟件服務(wù)采購合同合同類型單選：采購/銷售/服務(wù)/租賃/勞動合同/技術(shù)合作/其他服務(wù)合同金額（元）大小寫需一致，含稅/不含稅需注明100,000.00（大寫：壹拾萬元整）甲方信息名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、聯(lián)系人、電話（僅內(nèi)部可見）科技有限公司/9111X乙方信息同甲方信息技術(shù)服務(wù)有限公司/9112X合同期限起止日期，或“長期合作，終止條件為……”2024年1月1日-2024年12月31日主要條款概述簡述核心條款（如服務(wù)內(nèi)容、付款方式、違約責(zé)任等），不超過200字“乙方提供軟件開發(fā)服務(wù)，甲方分三期付款，違約方按日萬分之五支付違約金”發(fā)起部門發(fā)起人所在部門采購部發(fā)起人員工姓名（系統(tǒng)自動帶出，不可修改）*明提交日期系統(tǒng)自動記錄2024-01-1509:30模板2：審批流程記錄表審批節(jié)點審批人審批狀態(tài)審批意見審批時間備注（如駁回原因）部門負(fù)責(zé)人審批*華已通過同意2024-01-1510:15法務(wù)部審核*強(qiáng)已通過建議補(bǔ)充爭議解決條款2024-01-1514:30發(fā)起人已補(bǔ)充財務(wù)部審批*麗已通過付款方式符合財務(wù)制度2024-01-1516:00總經(jīng)理審批*總已通過2024-01-1609:00最終審批通過四、使用過程中的關(guān)鍵提示信息填寫完整性與準(zhǔn)確性：合同名稱、金額、簽訂方等核心信息需與附件內(nèi)容一致，避免因信息錯誤導(dǎo)致審批延誤或合同糾紛；統(tǒng)一社會信用代碼、銀行賬戶等關(guān)鍵信息需提前在系統(tǒng)中維護(hù)，保證填寫規(guī)范。審批時限與流程規(guī)范：系統(tǒng)默認(rèn)設(shè)置各節(jié)點審批時限（如部門負(fù)責(zé)人24小時內(nèi)、法務(wù)部48小時內(nèi)），超時未審批將自動提醒上級主管；嚴(yán)禁隨意調(diào)整審批流程，確需調(diào)整需在申請中說明理由，并經(jīng)系統(tǒng)管理員審批。附件材料合規(guī)性要求：合同草案需為最終版本，避免審批通過后頻繁修改；對方資質(zhì)文件（如營業(yè)執(zhí)照、許可證）需在有效期內(nèi)，必要時需附加年檢證明。合同信息安全與保密：系統(tǒng)支持設(shè)置合同查閱權(quán)限，僅相關(guān)人員可查看敏感信息（如金額、條款細(xì)節(jié)），嚴(yán)禁泄露合同內(nèi)容；電子簽章需使用公司認(rèn)證的數(shù)字證書，保證簽署法律效力。異常情況處理機(jī)制：若審批人離職或崗位變動，需及時更新系統(tǒng)審批人信息，避免審批卡頓；合同簽署后如需變更，需通過“合同變更審批”流程重新提交，嚴(yán)禁線下修改后歸檔。系