企業(yè)文檔信息安全管理制度一、制度應用范圍本制度適用于企業(yè)內部所有部門、全體員工（含正式員工、實習生、外包人員及第三方合作人員）在文檔信息處理全生命周期中的安全管理活動，涵蓋文檔的創(chuàng)建、流轉、存儲、使用、銷毀等環(huán)節(jié)，以及涉及企業(yè)核心數據、商業(yè)秘密、客戶信息等敏感內容的文檔管理。二、管理職責分工信息安全管理部門：負責制度的制定、修訂、監(jiān)督執(zhí)行及培訓組織；統(tǒng)籌文檔安全風險評估，制定安全策略；監(jiān)督各部門文檔管理合規(guī)性。業(yè)務部門負責人：保證本部門文檔符合制度要求；指定專人負責本部門文檔日常管理；監(jiān)督員工執(zhí)行文檔安全規(guī)范。全體員工：嚴格遵守本制度，對個人處理的文檔信息安全負責；發(fā)覺文檔泄露風險或違規(guī)行為及時上報。IT部門：提供文檔安全技術支持（如加密、權限控制、備份系統(tǒng)）；協(xié)助開展文檔安全事件的技術調查與處置。三、文檔全生命周期管理流程（一）文檔創(chuàng)建與分類文檔創(chuàng)建員工創(chuàng)建文檔時需明確文檔用途及內容敏感度，使用企業(yè)統(tǒng)一命名規(guī)范（如“部門-類型-日期-版本號”，示例：“市場部-項目計劃-20231001-V1.0”）。涉及敏感信息的文檔（如財務數據、客戶合同、技術方案），需在文檔標題或屬性中標注保密等級（見“文檔保密分類表”）。文檔分類定級根據信息敏感程度將文檔分為四級：公開級：可對外公開，如企業(yè)宣傳冊、公開年報。內部級：僅限企業(yè)內部使用，如部門工作計劃、內部通知。秘密級：僅限相關部門及授權人員知悉，如未公開財務數據、客戶隱私信息。機密級：核心商業(yè)秘密，僅限高層管理人員及直接責任人知悉，如核心技術方案、并購預案。（二）文檔審批與流轉審批流程內部級及以上文檔：需經部門負責人審批后流轉；秘密級文檔：需經部門負責人及分管副總審批；機密級文檔：需經總經理審批。審批通過后，通過企業(yè)內部approved系統(tǒng)或加密郵箱流轉，禁止使用個人郵箱、等非加密渠道傳輸。流轉控制文檔接收人需核對審批權限及傳輸加密狀態(tài)，非授權人員不得打開或轉發(fā)。涉跨部門流轉的文檔，需明確接收部門及責任人，流轉過程留痕（系統(tǒng)記錄發(fā)送人、接收人、時間、內容摘要）。（三）文檔存儲與備份存儲要求公開級、內部級文檔：存儲于企業(yè)指定共享服務器（如\fileserver），設置部門級讀取權限。秘密級文檔：存儲于加密服務器（如\fileserver），啟用文件加密功能，僅授權人員可通過企業(yè)域賬號訪問。機密級文檔：存儲于物理隔離的內部服務器，或采用“雙人雙鎖”管理，訪問需經信息安全部門備案。禁止將敏感文檔存儲于個人電腦、移動硬盤、非企業(yè)云盤等非授權介質。備份管理IT部門每日對服務器文檔進行增量備份，每周全量備份，備份數據異地存儲（如異地災備中心）。重要文檔（如機密級）需由業(yè)務部門每月自行備份至加密U盤（由信息安全部門統(tǒng)一發(fā)放管理），并提交備份記錄至IT部門備案。（四）文檔使用與權限控制權限設置文檔權限遵循“最小必要”原則，僅授予完成工作必需的訪問、編輯權限。權限變更需經部門負責人及信息安全部門審批。員工離職或崗位調動時，部門負責人需及時通知IT部門注銷其文檔訪問權限。使用規(guī)范禁止未經授權復制、摘抄、傳播敏感文檔；打印秘密級及以上文檔需經部門負責人批準，并在打印后立即銷毀草稿（使用碎紙機）。在公共區(qū)域（如會議室、前臺）處理敏感文檔時，需保證離開時鎖定電腦屏幕（快捷鍵Win+L），避免無關人員窺視。（五）文檔銷毀與歸檔銷毀流程過期或無需保留的文檔，由業(yè)務部門提出銷毀申請，說明文檔名稱、編號、數量、銷毀原因，經部門負責人及信息安全部門審批后，由IT部門或行政部（指定專人）執(zhí)行銷毀。秘密級及以上文檔需采用物理銷毀（如碎紙機粉碎至3mm×3mm以下顆粒），并填寫《文檔銷毀記錄表》（見附表3），由監(jiān)銷人簽字確認。歸檔管理具備長期保存價值的文檔（如審計報告、重要合同），需按年度移交至企業(yè)檔案室，按《檔案管理辦法》分類編號、存檔，借閱需履行審批手續(xù)。四、相關表格模板附表1：文檔保密分類表保密等級定義標識管理要求典型示例公開級G可自由流轉，無需加密企業(yè)官網新聞、產品手冊內部級N內部流通，禁止外傳部門周報、內部培訓資料秘密級S加密存儲，授權訪問未公開財務報表、客戶聯系方式機密級C物理隔離，雙人管理核心算法、并購談判方案附表2：文檔審批流轉記錄表文檔名稱文檔編號保密等級申請人部門審批環(huán)節(jié)審批人審批時間審批意見流轉狀態(tài)項目計劃書PM-20231001S*某市場部部門負責人*某2023-10-01同意已審批已發(fā)送至產品部技術方案TECH-20231002C*某研發(fā)部分管副總*某2023-10-02同意已審批已存儲至加密服務器附表3：文檔銷毀記錄表銷毀日期文檔名稱文檔編號保密等級銷毀數量銷毀原因申請人監(jiān)銷人銷毀方式備注2023-10-052022年部門周報存檔BG-2022-001N50本保存期滿*某*某碎紙機粉碎無2023-10-06過期客戶報價單Q-2023-005S30份業(yè)務終止*某*某碎紙機粉碎已審批五、執(zhí)行要點與風險提示培訓與宣貫：信息安全管理部門每季度組織一次文檔安全培訓，保證員工熟悉制度要求及操作流程，新員工入職時必須完成培訓考核。技術保障：IT部門定期檢查文檔加密、權限控制、備份系統(tǒng)有效性，每半年開展一次文檔安全漏洞掃描，及時修復風險。違規(guī)處理：對違反本制度的行為，根據情節(jié)輕重給予警告、降薪、解除勞動合同等處理；造成企業(yè)損失的，依法追究法律責任。應急響應：發(fā)生文檔泄露事件時，當事人應立即向信息安全部門及直屬上級報告，IT部門需在1小時內啟動溯源調查，24小時內提交初步處置報告，并采取補救措施（如阻斷泄露渠道、通知受影響方）。定期審計：信息安全部門每半年組織一次文檔管理合規(guī)審計，重點檢查敏感文檔